Como gerenciar leads com eficiência em todas as etapas do seu funil de vendas

O gerenciamento eficaz de leads de vendas é um dos princípios básicos de qualquer negócio de sucesso. Isso ajuda as pessoas certas a se tornarem seus clientes e torna mais fácil para eles comprarem de você novamente no futuro.

Quando você obtém o gerenciamento de leads correto, pode converter mais clientes em potencial em clientes, simplificar as operações e melhorar a experiência de vendas. Mas nem sempre está claro como criar um processo eficaz de gerenciamento de leads. Trata-se de responder rapidamente aos leads, manter seu CRM limpo e organizado ou usar as tags e listas adequadas?

A resposta curta é que se trata de todos os itens acima. Exploraremos mais abaixo.

• O que é gerenciamento de leads de vendas?
• As 5 etapas do sistema de gerenciamento de leads
• Melhores práticas para gerenciamento eficaz de leads de vendas

As 5 etapas do sistema de gerenciamento de leads

O gerenciamento de leads de vendas é, em última análise, sobre gerenciamento de dados e construção de relacionamentos. Uma das melhores maneiras de visualizar sua estratégia de gerenciamento de leads é através das lentes do Data Lifecycle Management (DLM).

O DLM consiste em cinco estágios:

• Coleção de dados.
• Armazenamento de dados.
• Manutenção de dados.
• Uso de dados.
• Limpeza de dados.

Cada lead (e seus dados associados) passa por estágios semelhantes com o seu negócio, por isso é crucial acertar cada um deles para um gerenciamento de leads eficaz.

Sem mais delongas, aqui estão os cinco estágios do sistema de gerenciamento de leads.

1. Coleta de Leads

Um sistema de gerenciamento de leads bem-sucedido começa com um fluxo constante de leads. Essa é a base sobre a qual todos os outros estágios são construídos. Sem leads, não há ninguém para comercializar e vender.

Esta etapa envolve atrair as pessoas que visitam seu site, clicam em um anúncio ou participam de eventos da empresa para preencher seus dados de contato. A pessoa pode receber uma isca digital, avaliação gratuita, demonstração do produto, chamada de vendas ou se inscrever em sua lista de e-mail.

2. Armazenamento de leads

Depois que um lead fornece seus detalhes de contato, é uma prática recomendada armazená-los em um sistema CRM (Customer Relationship Management). Isso permite que equipes multifuncionais organizem e simplifiquem informações de leads para fácil acesso.

Sem o armazenamento adequado de leads, você pode ignorar clientes em potencial ou confiar em dados inconsistentes.

A consequência? A receita potencial vai pelo ralo.

3. Manutenção de dados de leads

Nem todo lead se tornará um cliente. Então, como você garante que filtra e direciona os leads certos no momento certo? Ao manter ativamente os dados de leads.

Essa etapa envolve complementar os dados de leads armazenados em um CRM para obter uma melhor compreensão de cada indivíduo, desqualificar os leads que não são adequados e também classificar os leads com base em sua probabilidade de compra.

Tempo é dinheiro, e isso prepara o terreno para que as equipes de vendas prestem atenção nos leads certos, aumentando a eficiência das vendas.

4. Uso de dados de leads

Você compraria um produto de um anúncio aleatório que aparece em seu feed do Facebook pela primeira vez? As possibilidades são, provavelmente não.

Mas depois de se inscrever na lista de e-mails e receber e-mails com valor, ler o blog da empresa, ver anúncios mais relevantes, conferir depoimentos e esclarecer qualquer dúvida pelo bate-papo do Instagram, você pode estar mais inclinado a clicar no botão “comprar”. ou agende uma chamada de vendas.

É disso que se trata este estágio - alcançar, cultivar um relacionamento e nutrir leads por meio de pontos de contato frequentes. Simplificando, esta etapa é onde os dados são colocados em ação.

5. Dados de chumbo de limpeza

É essencial limpar e atualizar periodicamente seus dados para manter um banco de dados de leads confiável e preciso. Você pode fazer isso por:

• Verificando todas as entradas.
• Excluindo dados desatualizados.
• Corrigindo erros e inconsistências.

Os dados orientam as decisões, e os dados incorretos irão prejudicá-lo a longo prazo. De acordo com uma pesquisa com 300 engenheiros de dados, 47% estimaram que a má qualidade dos dados afeta um quarto ou mais da receita de suas empresas.

Resumindo, limpar dados de leads é muito parecido com uma visita ao dentista. Não é uma tarefa divertida, mas precisa ser feita regularmente para garantir a saúde do seu banco de dados.

Cada um dos estágios acima desempenha um papel crucial no gerenciamento de leads de vendas. Para ajudá-lo a maximizar sua eficiência em todas as etapas, aqui estão algumas práticas recomendadas para implementar em seus negócios.

Melhores práticas para gerenciamento eficaz de leads de vendas

Práticas recomendadas para coleta de leads

1. Diversifique as fontes de leads.

Como mencionado anteriormente, um fluxo contínuo de leads é essencial para o crescimento da empresa. Mas quais fontes de leads funcionam melhor?

Uma pesquisa com mais de 1.000 profissionais de vendas revelou que as referências de clientes existentes geram os leads de mais alta qualidade. Isso não é surpresa – o boca a boca é uma poderosa ferramenta de marketing.

Outras fontes de leads valiosos de acordo com a pesquisa incluem mídia social, telemarketing, feiras e eventos, marketing de entrada, blogs e SEO.

Quer ser mais criativo com seus métodos de coleta de leads? Aqui estão algumas outras ideias para tentar.

2. Otimize formulários para capturar leads e inserir dados precisos.

Imagine o seguinte: uma pessoa lê seu blog em seu telefone e, eventualmente, clica em um pop-up oferecendo um e-book, pronto para se inscrever para acessar seu conteúdo.

Mas eles são recebidos com um formulário desordenado com 25 campos de entrada obrigatórios que aparecem desalinhados no celular. Você acha que eles vão se inscrever? Provavelmente não.

Essa é uma pista potencial perdida. Por isso, é importante otimizar seus formulários para melhorar a captação de leads. Por exemplo, o formulário abaixo é claro e direto ao ponto. Possui espaço em branco adequado e solicita apenas os detalhes necessários.

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A maneira como você coleta leads também determina como as coisas serão organizadas mais adiante. Faça um favor a si mesmo e aos colegas do futuro, coletando leads de maneira padronizada, organizada e precisa. Isso inclui ajustar os campos do formulário para coletar os dados corretos da melhor maneira.

3. Lembre-se dos regulamentos de proteção de dados.

As leis de proteção de dados e privacidade foram promulgadas em 137 países em todo o mundo.

Entre os mais famosos está o GDPR (General Data Protection Regulation) na Europa. Uma parte essencial dessa legislação é a proteção de dados desde o design. Isso significa construir a segurança dos dados e o uso ético nas bases do seu negócio.

É vital garantir que cada lead adicionado ao seu banco de dados tenha dado consentimento claro para que seus dados sejam armazenados. Armazene-o apenas pelo tempo e finalidade que você definir em seus termos e condições.

Veja o formulário de inscrição de demonstração do produto abaixo para ver algumas práticas recomendadas em ação.

O formulário solicita o seu consentimento para assinar o blog de marketing (não o inscreve automaticamente) e fornece acesso fácil à política de privacidade.

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Armazenamento de leads

4. Centralize todos os leads em seu CRM.

Você não pode gerenciar seus leads de forma eficaz se eles estiverem espalhados entre várias plataformas ou em um sistema desatualizado que não foi projetado para gerenciamento de contatos.

Para ficar por dentro de todos os leads, escolha um sistema de CRM que ajude sua equipe a proporcionar ótimas experiências aos clientes. O Hub de Marketing e Hub de Vendas da HubSpot são duas opções.

Então, quais são os principais benefícios de um CRM? Aqui está o que os vendedores têm a dizer:

• Os CRMs atuam como um banco de dados organizado e centralizado.
• Os CRMs ajudam a identificar oportunidades valiosas.
• Eles agilizam o ciclo de vendas.
• Os CRMs facilitam o compartilhamento de dados em toda a organização.
• Você pode aumentar a produtividade.
• Os CRMs ajudam você a entender os clientes e suas necessidades.

5. Crie backups seguros.

Se todos os seus dados de leads estiverem centralizados em uma única plataforma, é importante realizar backups regulares. Uma maneira eficaz de fazer isso é com uma sincronização automatizada para outro sistema baseado em nuvem.

Backups seguros e confiáveis ​​facilitam a proteção de dados e a privacidade de seus contatos.

Manutenção de dados de leads

6. Facilite o gerenciamento de leads para vendas.

Um processo de gerenciamento de leads que depende de entrada manual não é eficiente. É uma receita para o erro humano.

Para minimizar erros, torne o gerenciamento de leads o mais intuitivo possível para sua equipe. Você pode fazer isso com:

• Processos automatizados.
• Ferramentas dedicadas de gerenciamento de leads. (O software de gerenciamento de leads da HubSpot é um ótimo lugar para começar gratuitamente.)
• Restrições de entrada de dados para garantir que o formato correto seja usado.

7. Enriqueça seus dados.

Dados de leads de alta qualidade são dados de leads enriquecidos.

O que isto significa? Isso significa que seus representantes de vendas não recebem apenas um nome e endereço de e-mail para trabalhar, mas também uma visão abrangente e de alta definição de cada cliente em potencial.

Isso pode incluir o setor de um lead, tamanho da empresa e até mesmo metas com base em interações anteriores com conteúdo de marketing e formulários progressivos. Os aplicativos de enriquecimento de dados também são uma maneira prática de incluir mais insights em cada registro de contato.

8. Segmente seus leads.

A segmentação é importante para todos os departamentos.

A segmentação permite que os profissionais de marketing enviem aos clientes em potencial as mensagens e anúncios mais relevantes. Os vendedores podem usá-lo para criar um processo de compra sob medida. E as equipes de serviço podem garantir que os clientes conheçam os recursos mais valiosos de seu produto ou serviço.

Com tags, rótulos, grupos e associações de lista, você pode organizar seus leads nos segmentos mais relevantes para toda a jornada do cliente. Aqui está um exemplo de uma lista segmentada em um CRM.

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9. Sincronize leads entre aplicativos.

A maioria das empresas usa vários aplicativos para gerenciar dados de leads. É normal ter várias plataformas para diferentes propósitos dentro de um único departamento.

As sincronizações automatizadas entre seus aplicativos podem evitar dores de cabeça e dados contraditórios. Com uma ferramenta como o Operations Hub, você pode garantir que todos estejam sempre olhando os dados de leads mais recentes e enriquecidos em todos os aplicativos.

10. Use a pontuação de leads.

Uma das maneiras mais rápidas de tornar o gerenciamento de leads de vendas mais eficaz é com a pontuação de leads.

Esse é um recurso comum de CRMs avançados, embora frequentemente protegido por planos superiores. A pontuação de leads atribui instantaneamente pontos positivos ou negativos a um lead com base nas informações que eles fornecem e nas interações que eles têm com sua empresa. Isso permite que sua equipe de vendas identifique instantaneamente os leads mais prontos para vendas a qualquer momento.

Aqui estão algumas etapas acionáveis ​​que podem ajudá-lo a começar com a pontuação de leads.

Uso de dados de leads

11. Alimente seus leads.

O gerenciamento eficaz de leads de vendas mantém os leads engajados e se movendo pelo funil. É aqui que entra a nutrição de leads. Uma maneira de conseguir isso é com sequências de e-mail oportunas e relevantes que orientam cada lead em direção a uma meta definida, como solicitar uma demonstração de vendas.

12. Alimente os clientes existentes também.

Na corrida para gerar e converter novos leads, é fundamental não esquecer os clientes atuais. Fortalecer o relacionamento com seus clientes pode aumentar a fidelidade. Isso pode levar a oportunidades de upselling e cross-selling.

O upselling contribui com 11-30% da receita para 47% das empresas, de acordo com o Relatório de Estratégia e Tendências de Vendas de 2022 da HubSpot. É uma porcentagem considerável.

Além disso, 86% dizem que recomendam uma marca à qual são leais, de acordo com uma pesquisa da KPMG International com mais de 18.000 pessoas.

Lembre-se da estatística sobre referências de clientes existentes produzindo a melhor fonte de leads de qualidade? Tudo isso combinado torna o valor de nutrir seus clientes existentes um acéfalo.

13. Use a automação para um alcance mais rápido.

Grande parte do trabalho pesado do gerenciamento de leads pode ser aliviado com a automação. Algumas das melhores maneiras de automatizar o gerenciamento de leads incluem pontuação de leads, atribuição de leads e sincronização de dados de leads entre aplicativos.

A automação também é excelente para nutrir leads por meio do funil de vendas e, ao mesmo tempo, oferecer uma experiência personalizada. Na verdade, quase 80% dos líderes empresariais acreditam que os consumidores gastam mais com uma experiência personalizada.

Isso pode ser feito por meio de segmentação, publicidade direcionada, personalização de e-mail e recomendações personalizadas de produtos ou conteúdo com base no comportamento do lead.

14. Crie painéis de relatórios perspicazes.

Ao visualizar os dados de seus leads, você pode entender exatamente como está o desempenho de sua equipe. Para obter os melhores insights, crie relatórios que detalham o desempenho por estágio do funil. Aqui, você pode entender onde sua equipe está prosperando ou onde a eficiência está diminuindo.

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15. Atribua leads automaticamente ao melhor proprietário.

Outra maneira útil de usar a automação é com o roteamento de leads, que direciona cada novo lead pronto para vendas ao vendedor ou agente de suporte certo.

Você pode encaminhar leads com base em sua localização, requisitos do produto, tamanho da empresa ou outros atributos.

16. Desenvolva conteúdo de capacitação de vendas.

Mais da metade dos profissionais de vendas que usam o conteúdo de capacitação de vendas dizem que ele desempenha um papel “muito a extremamente importante” na realização de vendas.

Então, em que tipo de conteúdo você deve investir? Dados dizem:

• Demonstrações de produtos.
• Pesquisa de mercado.
• Depoimentos e avaliações de clientes.
• Conteúdo de mídia social.
• Scripts de chamada e modelos de e-mail.
• Análises de concorrentes.
• Estudos de caso.

17. Coloque vendas e marketing na mesma página.

O gerenciamento de leads se sobrepõe entre os departamentos de marketing e vendas. Portanto, é essencial que cada equipe não opere isoladamente.

Oitenta e cinco por cento dos líderes de vendas e marketing acreditam que alinhar os dois oferece a maior oportunidade de melhorar o desempenho dos negócios. Mas no que ambas as equipes devem estar alinhadas?

Os vendedores acham que certos aspectos vitais incluem estratégia geral de marketing, compartilhamento de informações e feedback do cliente, compartilhamento de pesquisa de mercado, personas do comprador, criação de conteúdo e marketing baseado em contas.

Assista a Debbie McClure, vice-presidente de vendas do Dropbox, compartilhar dicas sobre o que as equipes de vendas querem que o marketing saiba.

Dados de chumbo de limpeza

18. Faça limpezas regulares.

A limpeza frequente é uma parte essencial do gerenciamento de dados de leads. Ele mantém seus dados atualizados e confiáveis. Sem ele, os dados deteriorados podem rapidamente se tornar incontroláveis ​​e caros para corrigir.

19. Estabelecer padrões e processos de entrada de dados.

Definir padrões para entrada de dados de CRM (seja manual ou automatizada) resolve o problema de informações inconsistentes e ausentes na raiz. Isso ajuda a garantir que os dados certos possam ser encontrados no lugar certo e no formato certo.

20. Evite duplicatas.

Ter contatos duplicados em seu banco de dados é uma barreira para o gerenciamento eficaz de leads. Para evitar duplicatas, concentre-se em:

• Evitando contatos duplicados com uma sincronização de contato bidirecional entre seus aplicativos. Isso não exclui duplicatas, mas permite sincronizar os dados mais limpos para evitar duplicatas e mesclar de forma inteligente os dados que podem se sobrepor.
• Corrigindo contatos duplicados com um recurso integrado oferecido por seus aplicativos ou com uma solução de terceiros.

Aproveitando ao máximo seus leads

O gerenciamento eficaz de leads de vendas depende de como você coleta, armazena, mantém, usa e limpa seus dados de leads. Com a ajuda de um ótimo CRM, processos sólidos para nutrição e automação e manutenção regular, você deve estar no caminho certo para simplificar seu funil.