Como hospedar um evento virtual em WordPress (passo a passo)

Você está procurando a melhor maneira de hospedar e gerenciar um evento virtual?

Talvez você queira realizar sua próxima conferência online ou realizar um webinar sobre seus produtos e serviços. Você pode estar preocupado com a possibilidade de ser muito caro ou não ter o conhecimento técnico para realizá-lo.

Neste artigo listaremos todos os equipamentos de serviços online que você precisa e ensinaremos tudo o que você precisa para hospedar um evento virtual em WordPress. Além disso, se a sua empresa não tiver um site, nós também cobriremos isso.

Por que hospedar eventos virtuais?

Você deseja hospedar uma conferência para aumentar sua autoridade em seu nicho ou convidar usuários para um webinar onde possa demonstrar seus produtos e serviços? Você pode usar seu site WordPress como plataforma de lançamento para eventos virtuais.

Um evento virtual é uma reunião online onde as pessoas se conectam usando computadores e dispositivos móveis em vez de se reunirem no mesmo local físico. Esses eventos podem variar de pequenas reuniões a conferências em grande escala com milhares de participantes.

Eles são uma boa maneira de gerar leads, aumentar o envolvimento do usuário e até mesmo ganhar dinheiro por meio de oportunidades de patrocínio, venda de ingressos premium e oferta de assinaturas pagas.

Há muitos benefícios em realizar esses eventos online. Você não precisará se preocupar em pagar por um local e seus usuários não precisarão se preocupar com transporte. Você também não será tão afetado pelas diferenças de fuso horário.

Esses benefícios significam que você provavelmente terá uma participação maior no evento. No entanto, os eventos virtuais também estão mais sujeitos a problemas e dificuldades técnicas. Organizar um evento sempre exigirá esforço, planejamento e recursos adequados, mesmo quando realizado online.

Você está pronto para aprender como hospedar um evento virtual usando seu site WordPress? Orientaremos você em cada etapa.

Aqui está um esboço rápido que você pode usar para navegar facilmente pelo artigo:

Configurando o site do seu evento

Se você já possui um site WordPress configurado, clique em pular esta seção. Se desejar, você pode simplesmente usar o site da sua empresa. Para grandes eventos, você pode criar uma landing page em um site separado.

Você pode assistir a este tutorial em vídeo ou ler nosso guia passo a passo sobre como criar um site WordPress para começar.

Se você estiver com orçamento limitado, encontrará algumas ideias sobre como manter os custos baixos em nosso guia sobre quanto realmente custa construir um site WordPress, como alternativas gratuitas para plug-ins populares.

Se você está apenas começando, é altamente recomendável usar o Bluehost para hospedar seu site.

Eles estão oferecendo aos leitores do WPBeginner um nome de domínio gratuito e um desconto de 60% em hospedagem na web. Basicamente, você pode começar por US$ 2,75 por mês.

Você também pode querer ver nosso resumo dos melhores temas WordPress para eventos e conferências para que possa personalizar o design do seu site.

Depois que seu site estiver configurado, a próxima etapa é escolher e instalar um plugin de evento.

Escolhendo e instalando um plugin de evento WordPress

Você pode adicionar os recursos necessários para hospedar um evento em seu site WordPress instalando um plugin de evento WordPress. O plugin que você escolher dependerá de suas necessidades, como se seus usuários precisam comprar um ingresso ou simplesmente se registrar ou confirmar presença para participar do evento.

Você deve começar decidindo se deseja exibir um formulário de confirmação de presença, um calendário de eventos ou uma página de inscrição de eventos em seu site.

Crie um formulário RSVP no WordPress

Se você simplesmente deseja que seus usuários confirmem presença em seu evento, você pode usar o plugin gratuito WPForms Lite para criar um formulário de confirmação de presença simples em seu site.

Isso permitirá que você acompanhe quem estará presente e terá uma ideia do número de participantes que terá.

Mostramos como usar WPForms para criar o formulário, adicioná-lo ao seu site e verificar as respostas em nosso guia sobre como criar um formulário RSVP no WordPress.

Para outras opções, consulte nossa lista dos melhores plug-ins WordPress RSVP para o seu site.

Crie um calendário de eventos simples no WordPress

Um calendário de eventos é uma maneira fácil de informar seus usuários sobre os eventos que você está realizando. Dependendo do plugin que você escolher, você poderá exibir seus eventos, permitir que os usuários confirmem presença em eventos, vender ingressos, adicionar e gerenciar locais e muito mais.

Por exemplo, o Calendário de Eventos é um sistema de gerenciamento de eventos rico em recursos que facilita a adição de todos os detalhes do evento, incluindo uma página separada para locais e organizadores.

Você tem várias visualizações diferentes para exibir seu calendário de eventos no front-end, incluindo dia, semana ou mês. Você pode até destacar eventos para aumentar o envolvimento nos eventos nos quais deseja mais atenção.

Além disso, você pode adicionar filtros para que seus usuários possam encontrar exatamente os eventos que procuram, além de oferecer vários complementos para a venda de ingressos.

Crie uma página de registro de evento no WordPress

Se você decidir vender ingressos para o seu evento, descobrirá rapidamente que muitos serviços terceirizados de registro e emissão de ingressos cobrarão uma pequena taxa por cada ingresso vendido.

Você pode evitar alguns desses problemas criando sua própria página de inscrição em eventos no WordPress. Isso permitirá que você receba pagamentos online diretamente, armazene informações dos participantes em seu site e use sua própria marca ao promover o evento.

Você pode criar facilmente uma página de registro de evento usando WPForms.

A versão Lite gratuita oferece suporte a pagamentos com cartão de crédito Stripe, e você pode desbloquear métodos de pagamento adicionais, como PayPal, Square e Authorize.net, atualizando para o plano Pro.

Para começar, consulte nosso guia sobre como criar uma página de inscrição em eventos no WordPress.

Criando uma landing page para o seu evento

Agora que você tem uma maneira de os usuários avisarem que comparecerão ao seu evento, você deve criar uma landing page. Esta é uma página cuidadosamente projetada que permite aos visitantes saber sobre o seu evento e os incentiva a se inscreverem.

Ele deve conter uma frase de chamariz clara vinculada ao formulário RSVP, calendário de eventos ou página de registro de evento que você criou.

Existem muitos plug-ins de páginas de destino do WordPress disponíveis. Se você está procurando uma opção gratuita, recomendamos a versão gratuita do SeedProd. À medida que suas necessidades aumentam, você pode atualizar para o SeedProd Pro, muito mais poderoso, para ter muito mais opções.

Em nosso guia sobre como criar uma landing page com WordPress, mostramos como usar as três principais soluções para criar landing pages em WordPress. Esses construtores de páginas de destino são fáceis de usar, otimizados para velocidade e acessíveis para pequenas empresas. Você pode escolher a solução que melhor atende às suas necessidades.

Você também encontrará dicas úteis sobre como tornar sua página de destino mais eficaz em nosso guia sobre como aumentar as conversões de sua página de destino em 300%.

Depois de ter uma landing page para o seu evento, você pode começar a promovê-la. Você pode começar criando um link para a página inicial do seu evento em seu boletim informativo por e-mail e nas redes sociais.

Obtendo o equipamento de áudio e vídeo certo

A menos que você esteja começando com um orçamento muito apertado, você e os palestrantes do evento não devem usar a webcam e o microfone embutidos no seu computador. Seus usuários perceberão instantaneamente a baixa qualidade de áudio e vídeo e poderão decidir não participar de eventos futuros.

Sua escolha de equipamento mais importante será o microfone. Recomendamos que você escolha um microfone USB para poder conectá-lo diretamente ao computador sem a necessidade de equipamento extra. Aqui estão três opções populares de microfone:

• O Samson C01U é um bom microfone USB básico.
• O Rode NT-USB é um microfone USB de alta qualidade que vem com montagem em mesa e filtro pop.
• O Heil PR-40 é o que os profissionais usam. Ele tem a conexão XLR padrão em vez de USB, então você também precisará comprar um cabo XLR de 3,5 mm, uma interface de áudio ou um mixer.

Seu microfone soará melhor se você comprar mais alguns itens, como braço de microfone, montagem antichoque e filtro pop. Por exemplo, se estiver usando o microfone Rode NT-USB, você precisará da montagem antichoque Rode SM6 com um filtro pop integrado e um braço boom Rode PSA1.

O kit Rode Podcaster tem um bom valor e vem com um braço de microfone e montagem antichoque, e usamos isso no WPBeginner.

Se não quiser comprar todo o seu equipamento de uma vez, você pode usar a webcam integrada enquanto começa, mas provavelmente obterá melhor qualidade de vídeo com a câmera do seu smartphone.

Você precisará montar seu telefone em um tripé, e o GripTight GorillaPod Stand PRO é uma boa opção para qualquer tipo de telefone. Possui pernas ajustáveis ​​que podem ser fixadas em qualquer superfície.

Eventualmente, você pode atualizar para uma webcam 4K como a Logitech BRIO Webcam. Esta câmera é perfeita para videoconferência e pode ser facilmente fixada em qualquer computador. Possui excelente qualidade de vídeo mesmo com pouca luz.

Você também precisará de fones de ouvido decentes para que o áudio dos alto-falantes não seja captado pelo microfone. Os fones de ouvido conectados são mais confiáveis ​​do que os fones de ouvido Bluetooth. Uma boa opção é o Sony MDR7506.

Escolhendo e integrando um serviço de videoconferência

Você precisará escolher um serviço online que permita realizar eventos virtuais. Você pode verificar nossa lista das melhores plataformas de software de webinar e comparar seus recursos para escolher a melhor plataforma de webinar que atenda às suas necessidades e orçamento.

Acreditamos que GoToWebinar, LiveStorm e EasyWebinar são boas opções porque oferecem todos os recursos poderosos de webinar de que você precisa com streaming de vídeo de alta qualidade e planos de preços acessíveis.

Se você está apenas começando, recomendamos o Zoom porque é fácil de usar, bem conhecido e compatível com dispositivos móveis. O Zoom permite agendar reuniões com antecedência e fornece um link exclusivo para cada evento que você pode compartilhar com os participantes e incluir em seu site.

Também é fácil integrar o Zoom ao WordPress, mas para fazer isso você precisa de pelo menos a versão Pro do Zoom e o complemento Zoom webinar. Existe uma versão gratuita, mas você precisará ter uma conta paga para configurar a integração.

Você precisará configurar o Zoom corretamente e conectar sua conta ao site WordPress. Depois de fazer isso, você pode configurar um fluxo de trabalho usando o Uncanny Automator para registrar automaticamente seus usuários no Zoom assim que eles se inscreverem ou comprarem um ingresso.

Para saber como conectar o Zoom ao seu site passo a passo, consulte nosso guia detalhado sobre como integrar facilmente reuniões e webinars do Zoom no WordPress.

Executando o Evento

Antes que você perceba, chegará a hora de realizar seu evento. Se você escolheu a plataforma de software de webinar certa, terá todos os recursos necessários, além de vídeo e áudio confiáveis ​​e de alta qualidade.

Você poderá apresentar vários apresentadores e anfitriões e compartilhar sua tela com os participantes para demonstrações.

Recomendamos que você silencie todos por padrão. No entanto, usando o recurso de chat integrado da sua plataforma, os participantes poderão interagir com você e entre si durante o evento.

Eles também poderão fazer e responder perguntas, e você poderá fazer com que preencham enquetes para fornecer feedback. Recomendamos UserFeedback da MonsterInsights para esse tipo de interação.

Acompanhamento de eventos

Após o término do evento, você deve entrar em contato com os participantes o mais rápido possível, enquanto eles estiverem mais interessados ​​e o evento ainda estiver fresco em suas mentes.

Como você tem os dados de contato de quando eles se registraram, você pode enviar um e-mail de acompanhamento. Nesse e-mail, você pode pedir feedback. Você pode seguir nosso guia sobre como criar um formulário de pesquisa no WordPress.

Você pode enviar mais e-mails para informá-los sobre os eventos que estão por vir e para avaliar o interesse deles em diferentes tópicos, criando uma enquete interativa.

A maioria dos serviços de webinar permite gravar o evento e alguns podem até criar transcrições. Isso permitirá que os usuários que não puderam comparecer ao evento ao vivo vejam o conteúdo.

Por fim, a maioria dos serviços de webinar inclui análises acionáveis ​​para que você possa ver o que funciona e o que não funciona. Eles mostrarão quem compareceu, avaliarão o interesse do público, listarão as perguntas que foram feitas e muito mais. Isso permitirá que você ajuste seu evento no futuro para obter o máximo de conversões.

Esperamos que este tutorial tenha ajudado você a aprender como hospedar um evento virtual no WordPress. Você também pode consultar nosso guia sobre como adicionar palavras-chave e meta descrições, ou nossa seleção especializada dos melhores plug-ins de mídia social para WordPress.

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