Como realizar uma reunião inicial perfeita

Começar seu projeto sem uma reunião inicial é como caminhar sem um mapa. Claro, você pode gostar de algumas trilhas legais, mas provavelmente se perderá sem um mapa e um plano claro.

O mesmo acontece no lançamento de projetos sem reunião inicial. Somente com uma comunicação sólida e um plano você poderá manter seu projeto no caminho certo. É como um GPS ajudando você a chegar ao seu destino.

Vamos aprender mais sobre isso.

Índice

O que é uma reunião inicial?

Uma reunião inicial prepara o terreno para o sucesso, esclarecendo os objetivos do projeto, definindo funções e responsabilidades e delineando o cronograma do projeto.

No geral, isso resulta em uma execução tranquila do projeto. Pense nisso como o início oficial do seu projeto – como a cerimônia de abertura das Olimpíadas.

Existem dois tipos de kickoffs – internos e externos . Os kickoffs internos concentram-se no alinhamento da equipe interna, enquanto os kickoffs externos reúnem stakeholders externos ou parceiros envolvidos no projeto.

Os benefícios das reuniões iniciais

1. Melhor alinhamento e comunicação

A beleza das reuniões iniciais? Eles permitem que todos compartilhem suas prioridades, percepções e planos. Isso significa que sua equipe pode alinhar e concordar com os elementos críticos desde o início.

A Sage Journals conduziu um estudo comunitário destacando a importância dos eventos iniciais para projetos de pesquisa.

Esses eventos envolvem a colaboração em cada etapa da reunião, a construção de relacionamentos desafiando as perspectivas de cada um e o compartilhamento de conhecimentos.

São sugeridas reuniões iniciais para facilitar o diálogo entre os membros da equipe e promover parcerias equitativas.

Dica profissional: abra um diálogo para aproveitar a experiência coletiva de sua equipe, gerar insights valiosos e promover um senso de propriedade compartilhada.

2. Planejamento e execução simplificados de projetos

Os pontapés iniciais são como o apito inicial de um jogo: você atribui funções e reconhece possíveis conflitos.

Isso ajuda uma equipe a economizar uma quantidade imensa de energia e tempo, permitindo que você comece a trabalhar com um plano de gerenciamento de projeto sólido em vigor.

Heather Negley reforça esse ponto em seu livro intitulado The Salesforce Consultant's Guide: Tools to Implement or Improvement Your Client's Salesforce Solution:

“A reunião inicial é uma das reuniões mais importantes de um projeto.

É o momento em que a equipe causa a importante primeira impressão e conversa com o cliente sobre seus objetivos para o projeto. A metodologia do projeto também é ensinada ao cliente.

“Durante a descoberta, a equipe do projeto conduz análises de negócios usando uma variedade de técnicas para obter uma compreensão dos processos atuais e futuros. Os membros do projeto escrevem histórias de usuários para se prepararem para a fase de construção.”

3. Marcos e prazos claros

Imagine um grupo de indivíduos altamente motivados se unindo para transformar um plano em realidade.

Eles executam meticulosamente cada etapa, desde a fase de planejamento até os testes finais, mantendo o controle do relógio e comunicando abertamente seu progresso.

Este nível de colaboração garante um processo contínuo e entrega pontual do produto acabado. Jean Kang, gerente de programa estratégico da Figma, diz:

“Lance seu programa com força, organizando uma reunião inicial de 30 minutos.

• Estabeleça metas, apresente os membros da equipe e estabeleça um plano de execução.
• Defina fontes de verdade para recursos, a quem recorrer e para quê e os canais de comunicação certos (Slack, formulário de admissão, Microsite).
• Compartilhe a estrutura de tomada de decisão como DACI, RACI ou RAPID.”

4. Feedback antecipado

As cinco principais ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos mais comumente usadas são “reunião inicial”, “reuniões de progresso”, “relatórios de progresso”, “análise de requisitos” e “lista de atividades”, de acordo com João Varajão, Gabriela Fernandes e Hélio Silva. .

Esses métodos são vitais para o sucesso do projeto, pois permitem que as equipes recebam feedback antecipado e façam os ajustes necessários em tempo real , levando a uma conclusão do projeto mais precisa e eficiente.

Dica profissional: use a nuvem de emojis do Slido para fazer perguntas simples e obter feedback usando emojis. Com esta gamificação, você pode coletar feedback qualitativo e quantitativo e mitigar qualquer sentimento de tensão e desconforto.

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4 tipos de reuniões iniciais

Reunião inicial interna

Melhor para: Equipe de Projeto

O kickoff interno é uma reunião crucial que reúne uma equipe de projeto e dá o tom para o projeto maior ou futuro. É comumente chamado de início do projeto e permite que os membros da equipe se conheçam.

Objetivos de uma reunião inicial interna:

• Estabeleça canais de comunicação, frequência de reuniões e fluxos de trabalho claros.
• Identifique possíveis gargalos e desenvolva um cronograma para mitigá-los.
• Certifique-se de que todos os membros da equipe tenham o mesmo entendimento das informações do projeto.
• Alinhe prioridades e expectativas para o projeto.

Idealmente, um início interno deve abranger as funções dos membros da equipe, o histórico do projeto, a estrutura do projeto e o propósito.

Reunião inicial sazonal

Melhor para: A próxima temporada

Um início sazonal ajuda a energizar a empresa para a próxima temporada ou ano e também celebra as conquistas do ano/temporada anterior.

As grandes empresas costumam realizar uma reunião inicial sazonal no início do exercício financeiro, em uma nova temporada ou em um novo ano.

Este evento interno pode ser específico do departamento ou para toda a empresa. Normalmente dura um dia, embora possa ser concluído em algumas horas.

Objetivos da reunião inicial sazonal:

• Fortalecer a cultura da empresa e a confiança da equipe.
• Estabeleça prioridades e metas para a nova temporada.
• Resolva alguns problemas anteriores.
• Motivar todos para o trabalho que temos pela frente.

Reunião inicial da nova equipe

Melhor para: Construir confiança em novos membros da equipe

Um novo pontapé inicial da equipe, também conhecido como reunião para “conhecer você”, garante apresentações adequadas e alinhamento entre os membros novos e atuais da equipe.

Normalmente realizada fora do local, esta reunião oferece uma oportunidade para networking, discursos inspiradores, brainstorming colaborativo e sessões produtivas.

No final do dia, os membros da equipe saem com uma compreensão clara de como trabalhar juntos de forma eficaz e atingir seus objetivos.

Objetivos da reunião inicial da nova equipe:

• Infundir uma atitude positiva.
• Demonstre os papéis de todos.
• Decida a frequência das reuniões, canais de comunicação e muito mais.
• Crie confiança e conheça todos.

Reunião externa de lançamento

Melhor para: Unir-se aos clientes

Imagine conhecer um novo cliente pela primeira vez. Você não conhece seu estilo de trabalho, suas preferências ou expectativas. É aí que entra um pontapé inicial externo.

Essa reunião reúne empresa e cliente para alinhar seus objetivos, definir o escopo do projeto e estabelecer uma linha clara de comunicação.

Durante o pontapé inicial externo, defina expectativas para revisões de trabalho e determine a melhor forma de colaborar. Um deck formal também será uma boa adição. Explore modelos de apresentação de reunião inicial.

Objetivos da reunião inicial externa:

• Defina o escopo do projeto.
• Crie um roteiro do projeto.
• Identificar e interagir com as partes interessadas do projeto.
• Estabeleça protocolos para relatórios regulares de status.

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Como realizar uma reunião inicial bem-sucedida

Se você nunca planejou um pontapé inicial, o guia passo a passo a seguir mostrará exatamente como fazê-lo.

1. Preparação

Decida os participantes da reunião e a duração do início da reunião. Os detalhes essenciais dependem da formalidade e do propósito de uma reunião inicial . Aqui estão alguns fatores básicos a serem considerados durante a preparação:

• Finalize a lista de convidados.
• Agende a duração e o horário, e deixe algum tempo para dúvidas.
• Elabore uma agenda.

Você pode usar esta lista de verificação inicial do pré-projeto.

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Dica profissional: designe um anotador para que todos os participantes ausentes possam receber uma recapitulação. Além disso, se o pontapé inicial for realizado virtualmente, grave-o.

2. Introduções

Apresentando um novo membro da equipe ou encontrando um cliente pela primeira vez? Não subestime o valor de uma introdução calorosa. Começar com uma nota positiva pode definir o tom para uma reunião produtiva e bem-sucedida.

Exemplo:

“HubSpoters, vamos dar as boas-vindas ao nosso mais novo membro da equipe, Sarah! Sarah é uma especialista em Marketing que mal pode esperar para compartilhar sua sabedoria conosco. Estamos felizes em ter você aqui!

“Sarah, você gostaria de nos contar um pouco mais sobre você?”

Dica profissional: considere perguntas engraçadas para quebrar o gelo para melhorar o clima. Por exemplo, “Conte-nos sobre o seu pior dia de cabelo”. Mas certifique-se de que o respondente se sinta confortável com essas perguntas.

3. Objetivo do Projeto

Certifique-se de que todos na equipe estejam na mesma página. Todos devem saber por que o projeto é importante e que resultado podem esperar.

Infelizmente, chocantes 74% dos funcionários sentem-se desligados dos objectivos da sua empresa. Na verdade, eles nem sequer entendem como o seu trabalho se enquadra no panorama geral, o que é muito triste. Não deixe sua equipe cair nessa estatística.

Em vez disso, reserve um tempo para explicar seus objetivos a cada membro da equipe. E o mais importante, mostre a eles por que seu papel é importante para alcançar o sucesso.

Dica profissional: certifique-se de ter uma conversa individual com todos (se possível).

4. Plano do Projeto

Inclua este componente super importante na agenda da reunião para permitir que os participantes se aprofundem nos detalhes antes do evento.

Durante o pontapé inicial, concentre-se nas informações primárias que realmente importam: resultados principais, marcos importantes e cronograma do projeto.

Dica profissional: incentive perguntas durante esta fase.

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5. Escopo do Projeto

Depois de delinear o plano principal do projeto, esclareça o que está no escopo e o que não está.

Isso coloca todos na mesma página e evita qualquer confusão em torno dos resultados e surpresas inesperadas no futuro. Em seguida, defina claramente os limites do projeto.

Dica profissional: inclua landing pages, recursos, objetivos e demandas criativas no escopo do seu projeto.

6. Funções do projeto

Decida as funções do seu projeto – quem será o patrocinador executivo e o principal ponto de contato? Haverá um aprovador para o projeto?

Isso fornecerá clareza e direção para a equipe. Lembre-se de que um pouco de planejamento antecipado pode evitar muitas dores de cabeça no futuro.

Dica profissional: compartilhe um gráfico RACI como um item de ação. É uma estrutura de gerenciamento de projetos útil para esclarecer funções e responsabilidades para tarefas e resultados específicos.

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7. Atualizações e dados do projeto

Todos nós temos tendência a perder muito tempo vasculhando documentos e coletando informações. O resultado? Menos tempo para se concentrar em trabalhos de alto impacto.

Portanto, estabeleça uma fonte central de verdade para as informações relacionadas ao projeto. Quando os membros da equipe sabem onde procurar para obter as informações de que precisam, você pode esperar mais produtividade.

Dica profissional: garanta que atualizações, resultados, marcos e documentos em tempo real estejam acessíveis em um local fácil de localizar. Use o Notion, por exemplo, como seu centro central de conhecimento.

8. Perguntas

Após o término da reunião, não deixe sua equipe no escuro. Deixe-os fazer perguntas sobre o projeto. Essa etapa extra pode levar a um maior alinhamento e insights.

Dica profissional: incentive a participação ativa dedicando bastante tempo para perguntas.

9. Agenda da reunião inicial

Para tornar tudo isso mais fácil de entender, elaboramos um exemplo de agenda de reunião inicial .

Introdução

Permita que os participantes da reunião se apresentem. Ilumine as coisas fazendo algumas perguntas divertidas e inventivas que certamente despertarão um ou dois sorrisos.

Informações básicas

• Explique porque este projeto é essencial para os objetivos da sua equipe e para o sucesso da empresa.
• Compartilhe informações adequadas sobre projetos e clientes anteriores para ajudar a equipe a compreender o escopo do projeto e o que está em jogo.

Objetivos do projeto

• Discuta detalhadamente o escopo e os objetivos do projeto.
• Defina as métricas para medir o sucesso do projeto.

Tarefas e cronograma proeminentes

• Mantenha seu projeto sob controle delineando um cronograma claro com os principais marcos.
• Defina as funções de cada membro da equipe para garantir que todos saibam o que se espera deles.
• Discuta detalhadamente o cronograma e os marcos e esclareça as responsabilidades de cada membro da equipe.

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Logística

• Estabeleça canais e protocolos de comunicação claros para garantir uma colaboração eficaz.
• Compartilhe informações de contato de todos os membros da equipe para facilitar a comunicação e a colaboração.
• Combine as táticas e a frequência dos relatórios para manter todos informados e no caminho certo.

Possíveis ativos e desafios

• Discuta oportunidades potenciais que possam surgir durante o projeto e pense em maneiras de aproveitá-las.
• Avalie os recursos existentes e determine se são necessários recursos adicionais.

Você também pode usar o modelo do Smartsheet para registrar a presença e as atas da reunião inicial do projeto.

Abrange itens da agenda, itens de ação, planos de acompanhamento, regras de reunião, objetivos do projeto, funções e responsabilidades e possíveis problemas.

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6 práticas recomendadas para reuniões iniciais

Dominar reuniões requer anos de prática. Felizmente, a última seção do nosso guia compartilhará fragmentos de sabedoria para aumentar ainda mais suas habilidades iniciais.

1. Exale energia positiva.

Abandone o traje formal e deixe seu exterior frio na porta. Em vez disso, traga sua disposição ensolarada e calor para a mesa.

Adrian Neumeyer, criador do Tactical Project Manager, compartilha suas cinco principais dicas pessoais para alcançar um pontapé inicial fenomenal:

Segundo Neumeyer, a chave para um grande pontapé inicial é a energia positiva. Ao abraçar desafios e contratempos com uma atitude “posso fazer”, você pode motivar sua equipe e estabelecer as bases para um projeto de sucesso.

2. Defina metas.

Sucesso significa coisas diferentes para cada empresa e equipe, então pergunte-se qual é a definição de sucesso e compartilhe-a com todos. Defina uma meta mensurável para que os membros da equipe possam agir automaticamente e se esforçar para alcançá-la.

Pergunte aos membros da equipe como o projeto pode ter sucesso, discuta as metas de cada métrica e determine como medir tudo.

“Uma grande parte de qualquer reunião inicial bem-sucedida é definir metas para todo o projeto. Você deve reservar um tempo para explicar por que esse projeto específico é importante e como ele se enquadra no objetivo ou missão geral da sua empresa.

Ao fazer isso, todos na equipe entenderão por que seu trabalho é importante — e ficarão mais motivados para concluir suas tarefas de acordo”, afirma Thad Heiges, gerente de projetos de contratos governamentais dos EUA no ANDECO Institute e treinador de PMs.

3. Acompanhe como todos se sentem.

Às vezes, certos membros podem sentir que o projecto está a desviar-se do rumo ou podem ficar desapontados com a falta de colaboração. É claro que nenhum gerente de projeto deseja ter membros de equipe descomprometidos ou apáticos.

Dica profissional: recomendamos compartilhar pensamentos e sentimentos após a reunião para garantir que todos estejam alinhados. Se você notar que um membro da equipe se comporta de maneira um tanto estranha, converse com ele 1:1 o mais rápido possível para ouvir e resolver a causa.

Além disso, considere a maneira criativa de Stephanie Middaugh de obter feedback das equipes após eventos ou treinamentos.

Stephanie, CEO da Phoenix GTM Consulting, virou Kahoot! questionário em uma pesquisa e descobri que a maior parte da equipe de vendas queria informações diretas.

Middaugh diz que é importante se adaptar aos tempos difíceis atuais e usar vários métodos para obter feedback.

4. Compartilhe as tarefas com antecedência.

Compartilhe todos os documentos essenciais com sua equipe antes do início do jogo.

Em vez de enviar um e-mail enfadonho com uma pilha de anexos, organize os materiais em um centro de conhecimento. Incentive os membros da equipe a explorá-lo com antecedência, fazer perguntas e compartilhar suas ideias.

5. Apoie o envolvimento.

Sim, você pode ser o gerente do projeto. Mas isso não significa que só você deva falar durante as reuniões.

Incentive sua equipe e as partes interessadas a compartilhar seus pensamentos e ideias. Eles podem surpreendê-lo com suas contribuições brilhantes.

Dica profissional: considere dar a diferentes membros da equipe a chance de realizar diferentes seções de um pontapé inicial. Isso não apenas tira um pouco da pressão, mas também torna a reunião mais interativa e agradável para todos os envolvidos.

6. Envie um e-mail de acompanhamento.

Ataque enquanto o ferro está quente e envie um e-mail de acompanhamento 24 horas após a reunião. Não espere até que seu interlocutor se esqueça completamente de sua interação.

Use um modelo de acompanhamento:

Oi pessoal,

Que ótima reunião inicial tivemos! Tenho sorte de liderar uma equipe tão fantástica e motivada. Vamos manter a bola rolando recapitulando nossa discussão e destacando nossos próximos passos.

• Recapitular. Durante a reunião, cobrimos [o cronograma do projeto, funções e responsabilidades da equipe e possíveis obstáculos]. Também discutimos algumas ideias criativas para os resultados do nosso projeto e discutimos maneiras de permanecer no caminho certo e comunicar de forma eficaz. Estes são: …
• Próximos passos. Nos próximos dias, enviarei tarefas e itens de ação detalhados com base em nossa discussão. Estaremos agendando nossa próxima reunião de equipe para revisar nosso progresso e permanecer conectado em 2023-09-19T11:00:00Z.

Um grande obrigado a todos por contribuir para o sucesso da nossa reunião inicial. Nossas conquistas são um esforço de equipe.

Melhor,

Seu nome

Finalize seu pontapé inicial como um chefe

Estrondo! Agora você está munido de ferramentas, modelos e estruturas para assumir o controle do seu pontapé inicial como um chefe. Deixe sua energia e entusiasmo brilharem e fazer com que todos se sintam valorizados e inspirados.