Como realizar um evento virtual de sucesso em 2023, além das melhores práticas de acordo com o CMO da Eventbrite

Como resultado da pandemia, houve uma mudança nos últimos anos para conferências virtuais.

Mas uma estratégia de conferência virtual não pode ser copiar e colar uma física. As conferências virtuais vêm com desafios únicos e exigem uma nova perspectiva para serem bem-sucedidas.

Aqui, vamos explorar os benefícios das conferências virtuais, dar uma olhada em alguns exemplos de conferências virtuais bem-sucedidas para inspirá-lo e verificar algumas ferramentas que podem ajudá-lo a planejar a sua.

Além disso, ouça Tamara Mendelsohn, CMO da Eventbrite, sobre suas práticas recomendadas para hospedar um evento virtual de sucesso em 2023 e além.

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Benefícios da conferência virtual

Há muitos benefícios importantes em hospedar uma conferência virtual.

Por um lado, pode reduzir o preço de admissão, permitindo que empresas menores com orçamentos limitados comprem ingressos para sua conferência e ofereçam seus próprios insights exclusivos.

Também reduz o custo que sua empresa teria de pagar por espaço para conferência, equipe disponível, serviço de bufê, segurança e muito mais.

Além disso, permite que pessoas de todo o mundo interajam entre si sem a necessidade de gastar quantias exorbitantes em voos e hotéis. Imagine como é mais fácil para os profissionais de marketing da Índia, Irlanda, Austrália e Estados Unidos colaborar virtualmente , em vez de tentar se reunir pessoalmente.

Também pode ajudá-lo a atrair palestrantes de alta demanda que não têm tempo para se comprometer com uma conferência pessoal, mas ficam felizes em compartilhar informações do setor por meio de uma rápida chamada de vídeo ou apresentação pré-gravada.

Além disso, uma conferência online permite que você crie um produto – gravações de sua conferência – que você pode continuar a compartilhar e usar como uma ferramenta de geração de leads por meses e anos após o lançamento inicial ao vivo.

E, finalmente, há o óbvio: às vezes, circunstâncias imprevistas, como uma pandemia global, podem tornar as conferências presenciais em determinados locais simplesmente impossíveis.

Emily Raleigh, gerente de marketing de marca e parcerias estratégicas da HubSpot, oferece alguns conselhos se você de repente mudar seu evento pessoal para um virtual: “Se você está mudando de um evento ao vivo, tente agregar valor extra aos espectadores que agora estão sintonizando online. Faça uma sessão extra. Ofereça mais tempo para perguntas e respostas. Dê uma oferta extra especial. Encontre maneiras criativas de adicionar momentos extras de prazer.”

Além disso, Raleigh menciona: “Os eventos virtuais podem facilmente perder um dos melhores benefícios dos eventos ao vivo: a conexão humana. Para mitigar isso, mantenha o evento envolvente e envolva o público.”

Agora que exploramos alguns benefícios, vamos mergulhar nas dicas de Mendelsohn para tornar seu próximo evento virtual um sucesso.

6 práticas recomendadas para eventos virtuais, de acordo com o CMO da Eventbrite

1. Identifique seu público.

Ao se sentar com sua equipe para organizar um evento virtual, primeiro você precisa decidir para quem é o evento – também conhecido como seu público-alvo. Seu público-alvo afetará quase todos os aspectos do seu evento, como os palestrantes que você selecionar, os tópicos abordados e até o horário em que você hospedará o evento.

Mendelsohn me disse: “Pesquise quem você quer que participe do seu evento e entenda seus desafios e objetivos. O que vai inspirá-los a se registrar? Qual o valor que você está fornecendo? Qual a melhor forma de entregar isso em um ambiente virtual?”

Ela acrescenta: “Lembre-se de que os eventos virtuais podem ampliar seu público além das restrições físicas do presencial, portanto, esta é uma oportunidade de se conectar com novos públicos – potencialmente até globalmente”.

Este é um dos principais benefícios dos eventos virtuais: a oportunidade de atingir um público mais amplo do que você conseguiria de outra forma. Obviamente, ao definir seu público-alvo, você deve considerar quais regiões fazem mais sentido para o seu evento.

Por exemplo, seu tópico é amplo o suficiente para ser global ou é melhor hospedar uma sessão para os participantes da América do Norte e outra para regiões específicas na América do Sul ou na Europa? Como alternativa, talvez seja melhor começar com um pequeno grupo em uma cidade e expandir a partir daí.

2. Crie sua estratégia de evento.

Durante a pandemia global, muitos profissionais de marketing correram para transformar eventos presenciais em eventos virtuais. Mas, na realidade, os eventos virtuais exigem uma estratégia completamente diferente. Afinal, o meio é diferente, a tecnologia é diferente e a forma como os participantes interagem é — adivinhou — diferente.

Uma estratégia completa deve delinear suas metas, orçamento e plano de ação para o grande dia, de acordo com Mendelsohn.

Um bom lugar para começar é responder ao “porquê” ou propósito do seu evento. Do lado dos negócios, o que você espera alcançar? Por exemplo, talvez você queira aumentar o conhecimento da marca, gerar receita ou aumentar as assinaturas. Também é importante considerar o que os participantes desejam do evento. Isso pode ser networking, educação, entretenimento ou uma mistura dos três.

Mendelsohn deu um exemplo de um dos criadores da Eventbrite, o estúdio de vidro personalizado UrbanGlass, que organizou um treinamento ministrado por instrutor sobre a fabricação de vidro. Depois que o comparecimento foi menor do que o esperado, eles revisaram sua estratégia para entender o porquê. Eles perceberam que os participantes estavam buscando comunidade e oportunidades de trabalhar juntos.

Ao experimentar suas aulas em grupo virtuais para garantir que oferecessem um melhor senso de comunidade e colaboração, a UrbanGlass acabou obtendo muito mais sucesso.

3. Facilite a interação e o networking do seu público.

Já é difícil envolver as pessoas pessoalmente, mas depois de mudar o evento para o online, você precisa competir contra distrações indesejadas.

Dito isso, você não precisa se contentar com baixo engajamento. Na verdade, 47% das pessoas têm mais chances de fazer uma pergunta em um evento virtual e 37% têm mais chances de falar com alguém em um estande virtual do que em um real. A chave é encontrar oportunidades para as pessoas interagirem.

“Criar oportunidades para a participação do público. Isso pode ser uma pesquisa ou verificação de pulso no início de um evento, um brainstorm no meio ou uma sessão de perguntas e respostas no final”, Mendelsohn me disse.

Ela continua: “Se for apropriado para o seu evento, envie os participantes para salas temáticas. As pessoas são mais propensas a participar em grupos menores.”

Se o seu evento tiver um componente físico – como uma sessão de ioga ou aula de culinária – será mais fácil envolver o público. Mas se não houver, Mendelsohn recomenda pensar fora da caixa: “Incentivar seu público a se levantar, se movimentar ou participar de uma atividade em grupo pode ser muito divertido e poderoso”.

4. Promova seu evento antes, durante e depois.

Quer o seu evento seja presencial ou virtual, você ainda precisa de participantes - e isso significa promoção do evento. De acordo com Mendelsohn, isso deve acontecer antes, durante e depois do seu evento.

Ela diz: “Isso pode envolver promoção paga ou de parceiros, postagens ao vivo nas mídias sociais durante o evento e e-mails de agradecimento depois. Certifique-se de acessar sua rede e peça a outras pessoas que espalhem a palavra.”

A marca do evento é outro aspecto importante da promoção. Isso pode ser qualquer coisa, desde seu logotipo e slogan até seu site e materiais promocionais. Para Mendelsohn, trata-se de criar uma marca forte e mantê-la consistente em todo o seu programa.

5. Agende ensaios técnicos.

Os eventos virtuais dependem da tecnologia — mas a tecnologia nem sempre é confiável. É por isso que Mendelsohn recomenda ensaios técnicos.

Ela aconselha: “Organize sessões práticas com seus palestrantes e equipe – e tenha um plano alternativo caso o inesperado aconteça”.

Outro erro com a tecnologia é assumir que todos os participantes são conhecedores de tecnologia. Na realidade, as pessoas têm diferentes níveis de conforto quando se trata de tecnologia.

Mendelsohn enfatiza este ponto: “Para pessoas que não frequentam eventos online, até mesmo encontrar o link do Zoom ou saber como inserir uma senha pode ser complicado.”

Para combater esse desafio, considere realizar um teste do evento do ponto de vista do participante. Clique em qualquer link, envie uma mensagem no chat e inicie diferentes sessões.

Além disso, você pode testar o uso de várias plataformas para aumentar a acessibilidade com base nas preferências de plataforma das pessoas.

Por exemplo, Mendelsohn me disse: “Um dos criadores da Eventbrite, a Eastwind Books de Berkeley, viu esse desafio quando introduziu a programação virtual. A solução deles? Transmissão em várias plataformas, como o Facebook Live, e arquivamento de eventos no YouTube, para que as pessoas possam participar por meio de sua tecnologia preferida e revisitar mais tarde.”

6. Mostre humildade e divirta-se com o processo.

Finalmente - divirta-se e esteja disposto a mostrar humildade se algo não sair como planejado.

Mendelsohn diz: “Em nosso encontro RECONVENE no ano passado, Victoria Luisi, do Zoológico de Lincoln Park, disse algo que me marcou: 'Virtual agora é nosso playground para tentar coisas que nunca poderíamos tentar antes.' Essa abordagem pode expandir nosso pensamento sobre eventos virtuais como um todo e é especialmente instrutiva para envolver o público virtual.”

Ela acrescenta: “Estamos todos juntos neste mundo virtual/híbrido em evolução. Abrace esses momentos de leviandade quando as coisas não saem como planejado e use-os como uma forma de se humanizar ainda mais diante das câmeras e estabelecer relacionamento com seu público.”

Agora que exploramos algumas práticas recomendadas, vamos nos aprofundar nas ferramentas que podem ajudá-lo a criar sua própria conferência virtual.

Ferramentas de conferência virtual

1. Hopin

Hopin é uma plataforma tudo-em-um para planejamento de conferências online, oferecendo tudo, desde uma recepção virtual até sessões temáticas, um palco principal e eventos de networking.

A ferramenta de networking é particularmente útil, com um cronômetro que você pode definir para cada participante se misturar com outro por apenas alguns minutos antes de passar para a próxima conversa (e, se a conversa for excepcionalmente bem, eles podem clicar em “Conectar” para receber contato informações do outro participante para acompanhamento posterior).

Seu evento pode incluir webinars e transmissões ao vivo, e uma função de bate-papo ao vivo permite que os participantes façam perguntas em tempo real. Além disso, os participantes podem usar estandes virtuais para promover seus produtos ou serviços e também oferecer descontos.

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2. Whova

O Whova Event App é líder em envolvimento e networking de participantes desde 2014. Por quatro anos consecutivos, Whova recebeu o prêmio de Melhor Aplicativo de Evento e o People's Choice Award do Event Technology Awards.

Os organizadores de eventos podem usar o Whova para ajudar a tornar os eventos online altamente interativos, divertidos e produtivos antes, durante e depois do evento. A ferramenta se integra diretamente com ferramentas de transmissão ao vivo e hospedagem de vídeo, como Zoom, Google Hangout, YouTube, Vimeo, etc. -ups.

Muitos organizadores fornecem acesso ao aplicativo Whova antes de seus eventos para permitir que os participantes se socializem virtualmente e discutam vários tópicos, individualmente ou em grupos virtuais, fazendo com que todos se sintam mais conectados no momento do evento. Cada participante tem um perfil profissional, o que permite encontrar outras pessoas com quem tenha interesses em comum. O quebra-gelo e o bate-papo no aplicativo, em particular, tornam divertido para estranhos se conhecerem em um nível pessoal e se comunicarem com novos e velhos amigos.

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3. Aceleradores

Accelevents é uma plataforma de eventos personalizável e flexível para realizar conferências virtuais, híbridas e presenciais.É uma plataforma robusta que oferece registro poderoso, white label verdadeiro, transmissão ao vivo integrada, análises detalhadas e inúmeras oportunidades de expositores e patrocinadores. Embora a plataforma seja intuitiva, eles ainda levam o suporte a sério com um tempo médio de resposta de menos de 30 segundos.

Eles são conhecidos por seu conjunto de ferramentas de rede que fornecem um poderoso envolvimento dos participantes. Entre as ferramentas de rede estão lounges, workshops, vídeo de participantes 1:1, rede de velocidade automatizada e chat de participantes ao vivo.

Além disso, os expositores e patrocinadores podem personalizar seu próprio estande e participar de um bate-papo por vídeo com seus clientes em potencial que visitam seu estande. As ferramentas integradas de gamificação e notificação por push são uma ótima maneira de gerar mais envolvimento durante o evento. Eles também podem anunciar em banners exibidos em toda a plataforma e ter fácil acesso ao gerenciamento de leads e análises criteriosas de expositores.

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Exemplos de Conferências Virtuais

Conferência de desenvolvedores de jogos

A Game Developers Conference (GDC) de 2022 mudou suas conferências presenciais para versões gravadas em streaming no canal GDC Twitch. A conferência ainda terá cerimônias para o The Independent Games Festival (IGF) e Game Developers Choice Awards (GDCA), e transmitirá o conteúdo da sessão a partir das 9h PT diariamente, de 16 a 20 de março.

O GDC tem um itinerário bem organizado publicado em seu site, com sessões de breakout lideradas por influenciadores e especialistas na indústria de jogos.

Além disso, você pode pausar as sessões ao vivo se estiver interessado em assistir mais tarde, e o GDC incluiu “Canais recomendados” com contagens no lado esquerdo da tela. Com algumas sessões evocando mais de 30.000 espectadores, é seguro dizer que o GDC lançou com sucesso uma versão virtual de seu evento inicialmente presencial.

2. Dia do parceiro da HubSpot

De 7 a 8 de abril de 2020, a HubSpot lançou seu próprio Dia do Parceiro virtual. A equipe do Partner usou o Zoom, uma ferramenta popular de videoconferência, e enviou a cada apresentador um “kit de vídeo” com microfone, câmera, iluminação e pano de fundo, para que os participantes pudessem ter uma experiência de visualização ideal de cada um dos palestrantes virtuais do dia. Além disso, os participantes usaram o Zoom para interagir com outros parceiros.

Falei com Arden Brust, gerente da equipe de marketing de parceiros da HubSpot, para saber mais sobre alguns desafios que você pode enfrentar ao planejar sua própria experiência virtual.

Brust me disse: “Ao planejar um evento online, é fundamental que você permaneça flexível e tenha a mente aberta. Com um evento virtual, você corre o risco de problemas de tecnologia, bem como problemas de agendamento que talvez não tivesse considerado se tivesse todos pessoalmente (incluindo problemas de fuso horário). Para combater isso, continue iterando com sua equipe e planeje o pivotamento – não fique muito apegado ao plano A a ponto de não considerar como o plano B pode funcionar melhor.”

3. Como eu construí isso, por Women In Product

Com a ajuda da ferramenta de conferência virtual Run The World, a organização sem fins lucrativos Women In Product lançou um evento totalmente virtual de 7 a 8 de março de 2020. A conferência Women In Product incluiu participantes da China, Índia, Canadá e Vale do Silício.

A conferência contou com 10 palestrantes que criaram produtos de sucesso - incluindo o Diretor de Produto da GoDaddy, um Líder de Produto do PayPal e um Gerente de Produto Sênior do Ebay. O evento virtual incluiu bate-papos, palestrantes e eventos de networking que permitiram às mulheres ouvir sobre os desafios e sucessos de lançamentos de produtos em diferentes mercados.

4. Webinar Mastery Summit

Jon Schumacher organizou webinars on-line por um tempo com resultados mínimos quando lançou o Webinar Mastery Summit, uma conferência virtual para pessoas que desejavam aprimorar suas habilidades em webinars.

Seu primeiro encontro virtual contou com 25 especialistas e gerou 7.000 novos assinantes de e-mail e mais de US$ 55.000 em receita com as vendas do All-Access Pass. Com o All-Access, seus participantes recebem acesso vitalício a 17 sessões de vídeo especializadas, gravações completas em MP3 de todas as sessões, três meses de software de criação de curso e acesso a uma comunidade privada para networking adicional.

Por fim, com as conferências virtuais, você pode criar conteúdo empacotado gravado para futuras vendas e geração de leads, mesmo após o lançamento inicial ao vivo - algo que as conferências presenciais, com todos os seus benefícios de rede, não conseguem fazer.

5. Grupos de usuários da HubSpot (HUGs)

Meghann Keogh, gerente de marketing da HubSpot responsável pelos grupos e eventos de usuários da HubSpot, passou por circunstâncias em que achou necessário cancelar eventos presenciais e criar eventos virtuais. Keogh me disse que organizou eventos HUGs virtuais para São Francisco, Nova York, Berlim, Londres, Helsinque, Paris, Bogotá e Cidade do México.

Além disso, ela criou bate-papos virtuais ao lado da lareira, incluindo um próximo com o CEO e cofundador Brian Halligan e Christian Kinnear, vice-presidente de vendas e diretor administrativo EMEA.

Quando questionado sobre como realizar um evento virtual de sucesso, Keogh me disse: “Seja pessoalmente ou virtualmente, as pessoas estão ansiosas para se conectar. O feedback que recebemos até agora tem sido extremamente positivo. Não são apenas as cidades que estão se conectando, são os países.”

“O que tornou nossos eventos virtuais um sucesso até agora? Nossos incríveis palestrantes que inspiram, educam e inovam nossas comunidades HUG.”

Keogh acrescenta: “Estamos empenhados em trazer conteúdo relevante para nossos HUGs, seja pessoalmente ou virtualmente. Queremos garantir que nossas comunidades ainda tenham a chance de se envolver umas com as outras e estamos empenhados em fazer isso acontecer.”