Como escrever um memorando [modelo e exemplos]

Um memorando (também conhecido como memorando ou “lembrete”) é usado para comunicações internas sobre procedimentos ou negócios oficiais dentro de uma organização.

Ao contrário de um e-mail, um memorando é uma mensagem que você envia a um grande grupo de funcionários, como todo o seu departamento ou todos na empresa. Talvez seja necessário escrever um memorando para informar a equipe sobre eventos futuros ou transmitir mudanças internas.

Se você precisar informar seus funcionários sobre assuntos internos oficiais, mostraremos como escrever um memorando para comunicar melhor sua mensagem. Mas antes de analisarmos, vamos falar sobre os vários propósitos dos memorandos.

Os memorandos são compartilhados para informar os leitores sobre novas informações e têm aplicações para diferentes comunidades e empresas.

As comunidades podem usar memorandos para informar as pessoas sobre as diretrizes de segurança pública, promover vários eventos, aumentar a conscientização sobre assuntos que afetam suas vidas.

As empresas podem usar memorandos para transmitir informações envolvendo políticas recém-atualizadas, mudanças nos procedimentos ou persuadir os funcionários a tomar uma ação, como participar de uma próxima reunião, convenção ou celebração de marcos organizacionais.

A seguir, orientaremos você na redação de seu próprio memorando.

Você pode montar um memorando em algumas etapas curtas. Todos os memorandos devem incluir o seguinte:

1. Escreva um título.

Não importa que tipo de memorando você esteja escrevendo, você precisará incluir um título. Esta seção deve incluir a quem se destina o memorando (seja um indivíduo ou departamento), a data, de quem é o memorando e uma linha de assunto.

Sua linha de assunto deve ser curta, atraente e dar aos leitores uma ideia geral do que trata o memorando.

2. Escreva uma introdução.

Sua introdução deve resumir o propósito do seu memorando em duas a três frases. Deve destacar o problema ou problema e a solução que você decidiu seguir em frente.

3. Forneça informações básicas sobre o assunto.

Nesta seção, explique o raciocínio por trás do memorando. Por exemplo, podem tratar-se de alterações no orçamento, de uma reestruturação empresarial ou de uma nova implementação de procedimentos. Esta explicação deve fornecer uma justificação para as alterações que estão a ser implementadas.

4. Descreva os itens de ação e o cronograma (opcional).

Dependendo do propósito do seu memorando, você pode ter itens de ação para os funcionários completarem ou fornecer um cronograma de quando as mudanças ocorrerão. Por exemplo, eles podem precisar concluir uma tarefa ou fornecer informações dentro de um determinado prazo. Esta seção deve incluir o seguinte:

• Quando os funcionários podem esperar que as mudanças entrem em vigor
• Quais mudanças já foram feitas e o que esperar no futuro
• Prazos que eles precisam cumprir

Se nenhuma ação for necessária em nome do funcionário, você poderá deixar esta seção de fora.

5. Inclua uma declaração final.

Sua declaração final incluirá qualquer informação que você gostaria de reforçar. Há algum contato específico que os leitores devem contatar em caso de dúvidas? Se sim, inclua-os aqui.

6. Revise e revise antes de enviar.

Esta etapa pode parecer óbvia, mas é importante revisar seu documento antes de enviá-lo. Os memorandos têm como objetivo informar os leitores sobre mudanças futuras e transmitir informações importantes. Você não quer correr o risco de causar confusão com um erro de digitação ou declaração incorreta.

Para começar a fazer seus próprios memorandos comerciais, aqui está um modelo de memorando comercial fácil de seguir, com exemplos de como usá-los para atender a diferentes necessidades como orientação.

Modelo de memorando comercial

MEMORANDO

PARA:

DE:

DATA:

ASSUNTO:

Estou escrevendo para informar que [motivo para escrever o memorando].

À medida que nossa empresa continua a crescer… [evidência ou razão para apoiar seu parágrafo inicial].

Por favor, deixe-me saber se você tem alguma dúvida. Enquanto isso, agradeceríamos sua cooperação enquanto [as informações comerciais oficiais] acontecem.

Formato de modelo de memorando comercial

O formato do modelo de memorando comercial foi projetado para comunicar sua mensagem de maneira eficaz. Um memorando deve divulgar as informações necessárias de uma forma que seja fácil de digerir por um grande número de funcionários.

Uma linha de assunto precisa irá alertá-los de que este memorando é relevante especificamente para eles. E começar com um resumo executivo permite que os destinatários entendam a mensagem geral antes de se aprofundarem nos detalhes. As informações básicas oferecem contexto à mensagem, e a visão geral e o cronograma devem responder às perguntas que provavelmente surgirão.

Cabeçalho:

Em seu cabeçalho, você desejará rotular claramente seu conteúdo como “Memorando” para que seus leitores saibam exatamente o que estão recebendo. Conforme mencionado anteriormente, você desejará incluir “TO”, “FROM”, “DATE” e “SUBJECT”. Essas informações são relevantes para fornecer conteúdo, como a quem você está se dirigindo e por quê.

Parágrafo Um:

No primeiro parágrafo, você desejará declarar de forma rápida e clara o propósito do seu memorando. Você pode começar sua frase com a frase “Estou escrevendo para informá-lo…” ou “Estou escrevendo para solicitar…”. Um memorando deve ser curto, claro e direto ao ponto. Você desejará fornecer suas informações mais críticas antecipadamente e, em seguida, usar os parágrafos subsequentes como oportunidades para se aprofundar em mais detalhes.

Parágrafo Dois:

No segundo parágrafo, você desejará fornecer contexto ou evidências de apoio. Por exemplo, digamos que seu memorando informe a empresa sobre uma reorganização interna. Se for esse o caso, o parágrafo dois deveria dizer algo como: “À medida que nossa empresa continua a crescer, decidimos que faz mais sentido separar nossa equipe de produção de vídeo de nossa equipe de conteúdo. Dessa forma, essas equipes podem se concentrar mais em seus objetivos individuais.”

Parágrafo Terceiro:

No terceiro parágrafo, você desejará incluir sua solicitação específica de cada funcionário - se estiver planejando um passeio em equipe, este é o espaço que você incluiria: “Por favor, confirme presença com restrições alimentares” ou “Por favor, envie-me um e-mail com questões."

Pelo contrário, se estiver informando a equipe sobre as próximas obras do prédio, você pode dizer: “Agradeceria sua cooperação durante esse período”. Mesmo que não haja nenhuma ação específica que você espera dos funcionários, é útil incluir como você espera que eles lidem com a notícia e se espera que eles façam algo em resposta ao memorando.

Modelo de memorando para download

Quer ver o formato do memorando acima em sua forma final? Baixe os modelos de memorandos de negócios gratuitos da HubSpot, mostrados abaixo. O documento fornece uma estrutura que classifica seu memorando em subtópicos para ajudar os funcionários a digerir melhor as informações e entender o que se espera deles após lê-las.

Baixe este modelo

Exemplos de memorandos

Diferentes setores ou situações exigirão memorandos ligeiramente diferentes. Alguns terão de ser mais longos ou mais curtos, outros poderão não ter um cronograma e alguns terão extensa informação de base. O formato do seu memorando deve mudar para se adequar à mensagem que você deseja que seus funcionários recebam.

Memorando de atraso de lançamento

O objetivo deste memorando é anunciar que o lançamento de um produto será adiado. A introdução inclui a nova data, portanto não é necessário um cronograma ou uma visão geral longa. Este formato deste memorando poderia ser aplicado a outras situações em que uma mudança simples, mas importante, esteja ocorrendo.

O que gostamos : O memorando de lançamento fornece aos leitores informações sobre os atrasos no lançamento de produtos, o que pode aliviar alguma frustração que os clientes ou funcionários poderiam sentir se não fossem informados.

Outras alterações de datas, promoções, marcos ou anúncios de produtos também podem utilizar este formato.

Memorando de atualização de construção

Existem aspectos logísticos de um negócio que preocupam seus funcionários, mas não envolvem necessariamente o trabalho deles. Este memorando mostra um exemplo de remodelação de cozinha no escritório. É um pouco inconveniente, mas não de grande magnitude.

O que gostamos : Este memorando demonstra a compreensão de uma empresa sobre o impacto que as reformas podem ter sobre os funcionários e mostra respeito e consideração por suas necessidades.

Este formato de memorando pode ser aplicado a outras atualizações de edifícios, dias de trabalho em casa ou outros anúncios generalizados, mas menores.

Memorando da comunidade

Celebrações, eventos, dias temáticos ou outras atividades divertidas para seus funcionários também podem ser comunicadas por meio de memorandos. Os memorandos da comunidade como este exemplo são geralmente mais curtos porque não exigem muitas informações básicas ou muitos detalhes.

O que gostamos : Este memorando contém instruções claras sobre onde encontrar o evento, algo que teria sido menos eficaz se incluísse apenas o número do andar.

Memorandos desta natureza devem incluir, no mínimo, um resumo, data e local.

Memorando de persuasão

Os memorandos de persuasão são usados ​​para encorajar os leitores a agir em relação a um evento ou proposta, como votar ou fazer uma petição.

O que gostamos : Este memorando de persuasão prioriza fornecer ao leitor informações para aprender por conta própria e tomar uma decisão com base em suas descobertas.

Os principais componentes do memorando de persuasão devem incluir uma visão geral da tarefa em questão, o contexto para aprender mais sobre ela e um apelo à ação que enfatize o impacto que o leitor pode potencialmente causar.

Escreva seus memorandos direto ao ponto

A principal diferença entre um memorando e apenas um e-mail não é o nível de complexidade, mas o tamanho do público. Um memorando pode ser simples ou complexo, desde que comunique sua mensagem de maneira eficaz e seja relevante para o grupo de funcionários destinatário. E a mensagem em si deve ser clara e concisa, independentemente do formato de memorando usado.

Nota do editor: esta postagem foi publicada originalmente em outubro de 2018 e foi atualizada para maior abrangência.