Como escrever um memorando [Modelo e exemplos]

Um memorando (também conhecido como memorando ou “lembrete”) é usado para comunicações internas sobre procedimentos ou negócios oficiais dentro de uma organização.

Ao contrário de um e-mail, um memorando é uma mensagem que você envia a um grande grupo de funcionários, como todo o seu departamento ou todos na empresa. Pode ser necessário escrever um memorando para informar a equipe sobre os próximos eventos ou divulgar mudanças internas.

Se você precisar informar seus funcionários sobre negócios internos oficiais, mostraremos como escrever um memorando para comunicar melhor sua mensagem. Mas antes de detalhá-lo, vamos falar sobre os muitos propósitos dos memorandos.

Memorandos são compartilhados para informar os leitores sobre novas informações e têm aplicações para diferentes comunidades e empresas.

As comunidades podem usar memorandos para informar as pessoas sobre as diretrizes de segurança pública, promover vários eventos, aumentar a conscientização sobre assuntos que afetam suas vidas.

As empresas podem usar memorandos para transmitir informações envolvendo políticas recém-atualizadas, mudanças nos procedimentos ou persuadir os funcionários a realizar uma ação, como participar de uma próxima reunião, convenção ou celebração de marcos organizacionais.

Em seguida, vamos orientá-lo a escrever um memorando de sua preferência.

Você pode montar um memorando em algumas etapas curtas. Todos os memorandos devem incluir o seguinte:

1. Escreva um título.

Não importa que tipo de memorando você esteja escrevendo, você precisará incluir um título. Esta seção deve incluir para quem é o memorando (se é um indivíduo ou departamento), a data, de quem é o memorando e uma linha de assunto.

Sua linha de assunto deve ser curta, chamar a atenção e dar aos leitores uma ideia geral do assunto do memorando.

2. Escreva uma introdução.

Sua introdução deve resumir o propósito de seu memorando em duas ou três frases. Deve destacar o problema ou problema e a solução que você decidiu seguir em frente.

3. Forneça antecedentes sobre o assunto.

Nesta seção, explique o raciocínio por trás do memorando. Por exemplo, podem ser mudanças no orçamento, uma reestruturação da empresa ou uma nova implementação de procedimentos. Esta explicação deve fornecer justificativa para as mudanças que estão sendo implementadas.

4. Descreva os itens de ação e o cronograma (opcional).

Dependendo da finalidade do seu memorando, você pode ter itens de ação para os funcionários concluírem ou fornecer um cronograma de quando as mudanças ocorrerão. Por exemplo, eles podem precisar concluir uma tarefa ou fornecer informações em um determinado prazo. Esta seção deve incluir o seguinte:

• Quando os funcionários podem esperar que as mudanças entrem em vigor
• Quais mudanças já foram feitas e o que esperar no futuro
• Prazos que eles precisam cumprir

Se nenhuma ação for necessária em nome do funcionário, você pode deixar esta seção de fora.

5. Inclua uma declaração final.

Sua declaração final incluirá qualquer informação que você gostaria de reforçar. Há algum contato específico para o qual os leitores devem entrar em contato para tirar dúvidas? Em caso afirmativo, inclua-os aqui.

6. Revise e revise antes de enviar.

Esta etapa pode parecer óbvia, mas é importante revisar seu documento antes de enviá-lo. Os memorandos destinam-se a informar os leitores sobre as próximas mudanças e transmitir informações importantes. Você não quer correr o risco de causar confusão com um erro de digitação ou declaração incorreta.

Para começar a fazer seus próprios memorandos de negócios, aqui está um modelo de memorando de negócios fácil de seguir com exemplos de como usá-los para atender a diferentes necessidades como orientação.

Modelo de Memorando de Negócios

MEMORANDO

PARA:

A PARTIR DE:

ENCONTRO:

SUJEITO:

Estou escrevendo para informar que [motivo para escrever o memorando].

À medida que nossa empresa continua a crescer … [evidência ou razão para apoiar seu parágrafo de abertura].

Por favor, deixe-me saber se você tem alguma dúvida. Enquanto isso, gostaria de sua cooperação enquanto [informações comerciais oficiais] ocorre.

Formato de modelo de memorando comercial

O formato de modelo de memorando comercial foi projetado para comunicar sua mensagem com eficiência. Um memorando deve disseminar as informações necessárias de uma forma que seja fácil de digerir para um grande número de funcionários.

Uma linha de assunto precisa irá alertá-los de que este memorando é relevante para eles especificamente. E começar com um resumo executivo permite que os destinatários entendam a mensagem geral antes de se aprofundarem nos detalhes. As informações básicas oferecem contexto para a mensagem, e a visão geral e a linha do tempo devem responder às perguntas que provavelmente surgirão.

Cabeçalho:

Em seu cabeçalho, você deve rotular claramente seu conteúdo como “Memorando” para que seus leitores saibam exatamente o que estão recebendo. Como mencionado anteriormente, você deve incluir “TO”, “FROM”, “DATE” e “SUBJECT”. Essas informações são relevantes para fornecer conteúdo, como quem você está abordando e por quê.

Parágrafo Primeiro:

No primeiro parágrafo, você deve declarar de forma rápida e clara o objetivo do seu memorando. Você pode começar sua frase com a frase “estou escrevendo para informá-lo…” ou “estou escrevendo para solicitar…”. Um memorando deve ser curto, claro e direto ao ponto. Você desejará fornecer suas informações mais críticas antecipadamente e, em seguida, usar os parágrafos subsequentes como oportunidades para mergulhar em mais detalhes.

Parágrafo Segundo:

No segundo parágrafo, você deve fornecer contexto ou evidências de apoio. Por exemplo, digamos que seu memorando esteja informando a empresa sobre uma reorganização interna. Se for esse o caso, o parágrafo dois deve dizer algo como: “À medida que nossa empresa continua crescendo, decidimos que faz mais sentido separar nossa equipe de produção de vídeo de nossa equipe de conteúdo. Dessa forma, essas equipes podem se concentrar mais em seus objetivos individuais.”

Parágrafo Terceiro:

No terceiro parágrafo, você deve incluir sua solicitação específica de cada funcionário - se estiver planejando um passeio em equipe, este é o espaço que você incluiria: “Por favor, responda com restrições alimentares” ou “Por favor, envie-me um e-mail com perguntas."

Pelo contrário, se estiver informando a equipe sobre as próximas obras do prédio, você pode dizer: "Agradeceria sua cooperação durante este período". Mesmo que não haja nenhuma ação específica que você espera dos funcionários, é útil incluir como você espera que eles lidem com as notícias e se você espera que eles façam algo em resposta ao memorando.

Modelo de memorando para download

Quer ver o formato de memorando acima em sua forma final? Baixe os modelos de memorando de negócios gratuitos da HubSpot, mostrados abaixo. O documento fornece uma estrutura que classifica seu memorando em subtópicos para ajudar os funcionários a digerir melhor as informações e entender o que se espera deles após a leitura.

Baixe este modelo

Exemplos de memorandos

Diferentes setores ou situações exigirão memorandos ligeiramente diferentes. Alguns precisarão ser mais longos ou mais curtos, outros podem não ter uma linha do tempo e alguns terão extensas informações básicas. O formato do seu memorando deve mudar para se adequar à mensagem que você deseja que seus funcionários recebam.

Memorando de Atraso de Lançamento

O objetivo deste memorando é anunciar que o lançamento de um produto será adiado. A introdução inclui a nova data, portanto, uma linha do tempo ou uma visão geral longa não é necessária. Este formato deste memorando pode ser aplicado a outras situações em que uma mudança simples, mas importante, está ocorrendo.

Do que gostamos : o memorando de lançamento fornece aos leitores uma visão por trás dos atrasos no lançamento do produto, o que pode aliviar alguma frustração que os clientes ou funcionários podem sentir se não forem informados.

Outras mudanças de data, promoções, marcos ou anúncios de produtos também podem utilizar esse formato.

Memorando de atualização do edifício

Existem aspectos logísticos de um negócio que preocupam seus funcionários, mas não necessariamente envolvem o trabalho deles. Este memorando retrata um exemplo de uma remodelação da cozinha no escritório. É um pouco inconveniente, mas não de grande magnitude.

Do que gostamos : este memorando demonstra a compreensão de uma empresa sobre o impacto que as reformas podem ter sobre os funcionários e mostra respeito e consideração por suas necessidades.

Esse formato de memorando pode ser aplicado a outras atualizações de edifícios, dias de trabalho em casa ou outros anúncios generalizados, mas menores.

Memorando da comunidade

Comemorações, eventos, dias temáticos ou outras coisas divertidas para seus funcionários também podem ser comunicados por meio de memorandos. Os memorandos da comunidade como este exemplo são geralmente mais curtos porque não requerem muitas informações básicas ou muitos detalhes.

Do que gostamos : Este memorando tem instruções claras sobre onde encontrar o evento, algo que teria sido menos eficaz se incluísse apenas o número do andar.

Memorandos desta natureza devem incluir um resumo, data e local, no mínimo.

Memorando de Persuasão

Os memorandos de persuasão são usados ​​para encorajar os leitores a agir em relação a um evento ou proposição, como votar ou fazer uma petição.

Do que gostamos : Este memorando de persuasão prioriza dar ao leitor informações para aprender por conta própria e tomar uma decisão com base em suas descobertas.

Os principais componentes do memorando de persuasão devem incluir uma visão geral da tarefa em questão, contexto para aprender mais sobre ela e uma chamada à ação que enfatize o impacto que o leitor pode causar.

Escreva seus memorandos direto ao ponto

A principal diferença entre um memorando e apenas um e-mail não é o nível de complexidade, mas o tamanho do público. Um memorando pode ser simples ou complicado, desde que comunique sua mensagem de forma eficaz e seja relevante para o grupo de funcionários que o recebe. E a própria mensagem deve ser clara e concisa, não importa qual formato de memorando você use.

Nota do editor: esta postagem foi publicada originalmente em outubro de 2018 e foi atualizada para maior abrangência.