Como escrever ótimos e-mails em 16 etapas rápidas

Você quer ser um empreendedor mais seguro e bem-sucedido? Pare de enviar e-mails medíocres.

A frase “as primeiras impressões são importantes” é mais verdadeira do que nunca no mundo dos e-mails.

Se você vir paredes de texto volumoso ou termos com erros ortográficos, é provável que você salte ou perca a concentração, independentemente de o e-mail ter sido enviado por um executivo de nível C, um membro da família ou um profissional de marketing vendendo histórias.

A má etiqueta de e-mail pode destruir relacionamentos com clientes, colegas e parceiros.

Depois de falhar na comunicação devido aos meus próprios e-mails defeituosos e, em seguida, orientar outros autores e clientes por esse problema frequente, permiti que os seguintes princípios conduzissem e-mails claros e conscientes.

A seguir estão 16 sugestões sobre como parar de enviar e-mails chatos. Seja único.

1. Em primeiro lugar, não use um endereço de e-mail maluco.

Use nomes reais em vez de bobos, que parecem profissionais.

Para e-mails pessoais, as seguintes fórmulas são sempre válidas: nome e inicial do sobrenome ou nomes completos, como [email protected] ou [email protected]

Use nomes mais genéricos para outros emails usados ​​por uma equipe, como acesso ao site de um cliente ou dados de desempenho, como [email protected], [email protected] e assim por diante.

2. Linhas de tópicos úteis

Não seja evasivo. Os dois aspectos principais de uma linha de assunto são sobre o que é o e-mail e qual ação é necessária. Isso simplifica as coisas e elimina qualquer mal-entendido.

Essa fórmula também auxilia na descoberta de e-mails ao pesquisar.

Você também pode impactar as aberturas da linha de assunto usando colchetes e parênteses no início da linha de assunto. Use-os para definir o tom e as letras maiúsculas dessa seção do e-mail, deixando o restante da capitalização da frase sozinha. Como exemplo de um membro da equipe, considere o seguinte:

[Edições necessárias] As revisões finais são necessárias para o artigo de ghostwriting de XXX.

Aqui está um exemplo para um cliente:

[Ação necessária] A aprovação é necessária para escrever um artigo fantasma sobre etiqueta de e-mail.

3. Ao responder, altere a linha do tópico.

Ao responder a um e-mail, certifique-se de editar a linha de assunto para maior clareza.

Aqui está um método rápido para realizá-lo:

[Reação de James] Re: Você recebeu o relatório de SEO atualizado?

4. Um tópico por tópico

Esta é uma lei inquebrável de clareza. Ao responder a um e-mail, discuta apenas o tópico principal da discussão.

Isso torna as coisas menos complicadas e muito mais simples identificar as respostas ao verificar os tópicos de e-mail (e é por isso que uma linha de assunto clara indicando o assunto e a ação relevantes é sempre necessária).

5. Olá… Saudações: endereçando destinatários

Em primeiro lugar, sempre se dirija à pessoa pelo nome. Não basta começar a falar. Isso demonstra que você não tem tempo para eles e não se importa (embora os e-mails devam ser curtos e diretos).

O uso de gírias ou vocabulário de rua, como “Ei”, é proibido.

Pense em como você se dirigiria a um reverenciado veterano de guerra ou a uma senhora de 100 anos. Seja sincero, mas direto.

Os três primeiros são os seguintes:

1. Olá (nome)
2. Bom dia (nome)
3. Boa noite (nome)

Ao dizer adeus, use o mesmo procedimento.

As três principais escolhas são:

1. Melhor
2. Obrigado pelo seu tempo
3. em diante

6. Personalize sua assinatura para ajudar você e sua empresa a se destacarem.

Tenha sempre uma assinatura personalizada que inclua, no mínimo, o seguinte:

• Nome completo
• Título
• Número de telefone
• O logotipo da empresa está conectado ao seu site.
• Links para redes sociais

Além disso, se você escreve rotineiramente em publicações de terceiros, publicou um livro ou foi apresentado em um canal de mídia de destaque, forneça as seguintes informações em sua assinatura: Leia o “título” do meu livro mais recente; leia meu artigo mais recente do Entrepreneur; e assim por diante.

7. Formate com parágrafos breves e assista a vídeos divertidos

Você já recebeu um e-mail que era simplesmente um parágrafo longo? Este bloco de texto parece difícil e você perderá a atenção.

Faça seus parágrafos mais curtos. Apenas uma ou duas frases.

Além disso, mantenha suas frases curtas e diretas. Isso permite que sua mensagem seja transmitida aos leitores de forma rápida e clara.

Além disso, evite usar pontos de exclamação ou emoticons.

8. Nunca componha uma peça emotiva.

Não componha e-mails quando suas emoções estiverem em alta, especialmente se forem desagradáveis ​​ou tensas. Reserve um segundo para respirar se algo for crítico, como um e-mail urgente de um cliente sobre um prazo perdido. Dê um passeio rápido. Tirar um livro. Faça qualquer coisa, menos se preocupe em responder por um tempo.

Então, quando você estiver revigorado, reaja ou se estiver lidando com alguém que exige respostas altamente urgentes, diga que entrará em contato o mais rápido possível. Então dê a si mesmo um descanso mental.

Este é também o brilho de um desenhista. Faça-os para os e-mails mais importantes e depois durma neles. No dia seguinte, você provavelmente mudará de ideia sobre o que quer dizer e sua mensagem será melhor e mais envolvente.

9. Responda o mais rápido possível

Os tempos de resposta variam de acordo com o nível de urgência.

Se você sabe que precisará de mais tempo para responder, escreva uma resposta rápida dentro desse prazo de 24 horas explicando por que, juntamente com uma data exata, eles devem antecipar a resposta de retorno:

Pam aqui.
Eu espero que tudo esteja bem. Deixe-me investigar isso mais a fundo e te retorno até sexta-feira.

10. Não envie ou responda a e-mails nos finais de semana ou fora do horário comercial.

A menos que seja uma exigência do seu emprego. Aqui estão alguns exemplos:

Isso demonstra aos clientes em potencial que você está desesperado.

Isso demonstra aos clientes ou à sua equipe que você está apreensivo, o que demonstra uma má gestão do tempo.

Isso demonstra workaholism, que combina bem com a falta de atenção.

Você também educará as pessoas a acreditarem que você está constantemente “ligado”, e elas começarão a antecipar respostas suas mesmo quando você não estiver. E, se for genuinamente uma emergência, como o site de um cliente estar fora do ar ou algo horrível acontecendo com um cliente/membro da equipe, SMS ou telefone.

11. Entenda seus fusos horários.

Entenda os fusos horários das pessoas para quem você está enviando e-mails. Novamente, isso demonstra que você gastou o tempo adicional para aprender algo, o que demonstra que você se importa.

Considere receber um e-mail de um cliente em Israel quando ele começa o dia e você está prestes a ir para a cama que diz “Bom dia”. Isso, mais uma vez, demonstra sua falta de concentração.

12. Forneça o endereço de e-mail do destinatário.

Quantas vezes você pressionou acidentalmente o botão enviar? Alguns sistemas, como o Google Gmail, incluem uma zona de buffer para transmissão, mas não todos. Ao retirar um e-mail inacabado ou não editado, isso pode impedir que você pareça pretensioso.

13. Fique de olho em suas respostas.

O e-mail está amplamente disponível. Sempre verifique as informações do destinatário antes de clicar no botão enviar. Você pode falar de maneira diferente com uma pessoa do que com a outra, e as mensagens podem ficar confusas (ou você com problemas se houver negatividade).

Além disso, lembre-se de que os outros podem reagir com uma resposta apenas para você. Lembre-se disso antes de enviar o mesmo e-mail para várias pessoas.

14. Não use a palavra “desculpe”.

“Desculpe a demora” é o pior. Isso passa a mensagem de que você é desorganizado. Em vez disso, diga “por favor, perdoe o atraso”. Não há necessidade de entrar em detalhes.

Outra abordagem sensata é evitar usar a palavra “desculpe”. O termo demonstra fraqueza. Você não quer sair tão fraco. Sempre.

15. Interaja com o leitor

Reduza o uso do “eu” e fale diretamente com o receptor. Isto é particularmente verdadeiro para os clientes.

Sempre dirija-se ao receptor diretamente e omita o maior número possível de “Is”.

16. Negativos devem ser convertidos em positivos

As palavras têm significado tanto no nível consciente quanto no subconsciente. Evite frases como “não posso”, “minha empresa gostaria que pudesse” e “se ao menos eu pudesse”.

Esses são vários níveis de comentários negativos que podem prejudicar sua mensagem positiva geral. Esses tipos de interações, sem se aprofundar na neurobiologia, estabelecem uma programação ruim para você e seu cliente. E quanto mais essas ações forem repetidas, mais elas se tornarão um hábito.

Faça uso de positivos. Substitua as latas pelas não para criar um diálogo mais positivo. Em vez de afirmar: “Minha empresa espera que possa criar resultados mais oportunos”, diga: “Minha empresa deseja que possa produzir resultados mais oportunos”. “À medida que nos concentramos em suas necessidades, minha empresa entrega um trabalho mais pontual…”

Os e-mails são meios de contato decisivos, especialmente agora que o trabalho remoto transformou o aspecto da comunicação para muitas empresas.

Essas ideias rápidas podem ajudá-lo a se destacar da multidão, simplificando e esclarecendo suas mensagens. Eles farão de você um redator de e-mail melhor, o que o ajudará a se tornar um empreendedor melhor.