5 benefícios da implementação de uma base de conhecimento interna

Cada vez mais organizações estão implementando uma base de conhecimento interna por diversos motivos. À medida que você expande seus negócios, também precisa de um local onde os funcionários possam se conectar e recuperar informações valiosas que possam ajudá-los a tomar decisões informadas.

Ao implementar uma base de conhecimento interna, você pode colher muitos dos benefícios que vêm com essa coleção organizada de informações e conhecimento de dentro de sua organização. Então, o que exatamente acontece quando você disponibiliza essas informações para todos que precisam delas?

Vamos dar uma olhada mais de perto e você verá por que sua organização precisa de uma base de conhecimento interna. Em uma palavra, tornará suas operações muito mais eficientes e seus funcionários muito mais produtivos.

Melhorando a produtividade em todos os departamentos

A importância da produtividade não precisa ser explicada, mas é muito preocupante ver o quanto a produtividade caiu nos últimos anos. O funcionário médio só é produtivo por 2 horas e 53 minutos por dia devido a vários fatores, e isso precisa mudar.

Uma das razões pelas quais a produtividade é tão baixa é porque os funcionários passam muito tempo procurando informações. Isso é especialmente verdadeiro para organizações maiores com muitos funcionários e aquelas que não possuem um sistema adequado para armazenar e encontrar informações.

Se você já teve que pesquisar em caixas desordenadas, percorrer mensagens antigas do Slack ou encontrar um colega de trabalho que possa ter as informações que você está procurando, você sabe quanto tempo isso pode desperdiçar. No entanto, se você implementar uma base de conhecimento interna onde você armazena todos os dados essenciais, isso será coisa do passado.

Aumentando o engajamento dos funcionários

A diferença entre um funcionário engajado e não engajado é impressionante. O envolvimento dos funcionários melhora o moral, aumenta a lucratividade e reduz o absenteísmo em 41%. Uma das maneiras mais fáceis de garantir maior engajamento é dar a todos os seus funcionários acesso à sua base de conhecimento.

Se você disponibilizar todo o conhecimento e informações da organização por meio de ferramentas da base de conhecimento, você mostrará que sua empresa valoriza a transparência acima de tudo. Isso, por sua vez, promoverá a confiança, porque todos os seus funcionários sentirão que estão sendo mantidos no circuito.

Os trabalhadores que confiam na empresa para a qual trabalham estão mais dispostos a compartilhar seus conhecimentos, o que eles podem fazer convenientemente por meio de sua base de conhecimento. E como as bases modernas têm recursos de colaboração incríveis, seus funcionários poderão interagir mais do que nunca.

Graças aos recursos que permitem comentar em postagens ou documentos, como eles, marcar outros colegas, fazer perguntas, seguir tópicos e muito mais, a colaboração e o engajamento aumentarão, sem dúvida. Não importa se seus funcionários estão sentados lado a lado ou trabalhando em lados diferentes do mundo, eles sempre estarão conectados e sentirão que sua voz é valorizada dentro da empresa.

Preservando o conhecimento de ex-funcionários

Ninguém trabalha em uma organização para sempre e existem várias razões pelas quais os funcionários deixam uma empresa, alguns temporariamente e outros permanentemente. Não importa se alguém muda de emprego, se aposenta ou sai de férias, eles também levam muito conhecimento e informações valiosos com eles.

Cada trabalhador é uma parte importante do seu negócio, e se você perder o conhecimento de alguém apenas porque ele não está mais na sua empresa, isso pode levar ao desastre e criar problemas. Felizmente, tudo isso pode ser evitado se você souber como lidar com a transferência de conhecimento sem esforço.

Incentive todos que trabalham em sua empresa a documentar cada projeto que concluem, perguntas que fazem, o conteúdo que escrevem, protocolos que desenvolvem e assim por diante. Dessa forma, será muito mais simples transferir qualquer tarefa e informação de uma pessoa para outra.

Além disso, se você emprega especialistas no assunto, precisa usar uma plataforma que permita aos usuários compartilhar conteúdo em diferentes formatos. Se você permitir postagens de imagens, áudio, vídeo e texto em sua base de conhecimento, permitirá que especialistas compartilhem informações da maneira mais conveniente para eles.

Capacitando trabalhadores remotos

Os dias de 9 a 5 horas de expediente estão sendo lentamente substituídos por uma forma diferente de trabalho, e isso é trabalho remoto. Você não precisa compartilhar um escritório com alguém para colaborar com eles, especialmente porque mais e mais pessoas estão migrando para trabalhar em casa.

O número de trabalhadores remotos continua aumentando a cada ano, e esse número se tornou ainda maior desde o início da pandemia do COVID-19. Há uma grande possibilidade de você também ter vários funcionários remotos em sua empresa, mas isso não significa que a colaboração tenha que sofrer.

Contanto que você tenha uma base de conhecimento interna baseada em nuvem e compatível com dispositivos móveis, qualquer funcionário poderá acessá-la, não importa onde esteja localizado no mundo.

E se você adotar um modelo de trabalho flexível e permitir que seus funcionários trabalhem quando quiserem, eles poderão acessar as informações de que precisam sempre que precisarem. Portanto, mesmo que alguém não esteja disponível em um determinado momento, sua experiência sempre estará.

Se alguém da sua empresa precisa acessar informações urgentes, e a base de conhecimento de fácil acesso é sua maior arma. Por exemplo, se um representante de atendimento ao cliente que trabalha remotamente precisa responder à pergunta de um cliente imediatamente, ele pode fazer isso sem problemas.

Lembre-se de que a reputação de uma empresa pode depender muito da rapidez com que ela pode fornecer serviços a um cliente ou cliente. Se sua linha de trabalho exige que seus funcionários ajudem em tempo hábil, é essencial ter uma base de conhecimento onde eles possam encontrar respostas e informações imediatamente.

Reduzindo a necessidade de e-mails

Por muito tempo, os funcionários de uma organização dependiam de e-mails e várias plataformas de mensagens para compartilhar conhecimento entre si, e essa prática ainda está presente em muitas empresas. No entanto, compartilhar conteúdo como esse tem um problema gritante, que é o controle de versão.

Quando você compartilha um documento com alguém por e-mail e a pessoa que o recebeu precisa editá-lo, ela terá que reenviar a versão nova e atualizada. Às vezes, várias pessoas precisam trabalhar em um documento ao mesmo tempo, e isso resulta em muitas versões diferentes desse documento.

Além disso, podem surgir problemas se houver várias conversas individuais sobre este documento por e-mail, e isso geralmente leva à contaminação dessas informações.

Se você aprender a incentivar seus funcionários a usar uma base de conhecimento e postar nela sempre que trabalharem em projetos com várias pessoas, poderá garantir que todo o conteúdo esteja sempre atualizado. E você também poderá ver quem fez qual mudança ao longo do tempo, o que aumentará a responsabilidade.

Pensamentos finais

Todos os benefícios que discutimos aqui não são especulações, são simples fatos que foram comprovados repetidamente. Cada empresa que implementou sua própria base de conhecimento viu um aumento na produtividade dos funcionários, no engajamento e muito mais.

O tamanho e o nicho do seu negócio são irrelevantes, pois esse tipo de preservação e compartilhamento de conhecimento pode ser benéfico para qualquer organização. Contanto que você se certifique de que todos os seus funcionários entendam que a base de conhecimento existe para tornar seus trabalhos mais fáceis e eficientes, você não terá problemas para implementá-la.