Como aumentar o crescimento dos negócios com a tecnologia OCR

Olá pessoal, hoje neste artigo, discutiremos como aumentar o crescimento dos negócios com a tecnologia OCR. Então continue lendo.

Se você for como a maioria dos empresários, a ideia de aumento de produtividade e aumento de lucros tem sua atenção. Existem várias maneiras de aumentar a produtividade e os lucros, mas alguns métodos exigem mais esforço do que outros.

Um desses métodos é a tecnologia OCR — também conhecida como reconhecimento óptico de caracteres — que funciona convertendo documentos em papel em digitais para serem armazenados com mais eficiência e acessados ​​com maior eficiência.

Como digitalizar seus documentos comerciais usando a tecnologia OCR

Ao implementar a tecnologia OCR, há quatro etapas que você deve seguir:

Converter arquivos comerciais em texto digital

Você pode encontrar software de OCR online, por exemplo, OCR .net, mas ele vem com um preço. É uma boa ideia pedir cotações de pelo menos três empresas com boa reputação nos negócios antes de decidir qual usar.

Nem todos os softwares de OCR são iguais, então é melhor fazer sua pesquisa. Em segundo lugar, execute um teste do software e veja como ele funciona com seus arquivos.

Se ele não puder lidar com seus arquivos de negócios, você precisará encontrar outro software que possa.

Adicionar metadados a esses arquivos

Você deve adicionar metadados aos arquivos criados durante o processo de verificação. Metadados são informações que descrevem seus arquivos e lhes dão contexto.

Isso significa adicionar informações como a pessoa que os criou e quando foram criados. Com essas informações, é mais fácil encontrar conteúdo relevante em um extenso arquivo digital ou em um backup.

Certifique-se de que os metadados sejam precisos

É essencial garantir que seus metadados sejam precisos. Você quer que seus arquivos sejam bem estruturados e fáceis de encontrar, certo? Portanto, certifique-se de que as informações adicionadas na etapa 2 sejam precisas.

Peça a um dos membros de sua equipe para verificar novamente seu trabalho. Além disso, o uso da tecnologia OCR pode ajudá-lo a estruturar seus documentos e economizar tempo ao formatá-los posteriormente.

Escolha a melhor maneira de compartilhar seus arquivos

Você pode decidir enviar seus arquivos por e-mail ou armazená-los em um dispositivo de armazenamento em nuvem. Ao optar por armazenar seus arquivos, certifique-se de escolher a melhor opção para sua empresa.

Por exemplo, se você é uma pequena empresa que lida principalmente com documentos em papel, será melhor optar por um dispositivo de armazenamento baseado em nuvem.

Se você estiver lidando com empresas de médio porte e grandes corporações, uma solução baseada em e-mail será mais adequada para você.

Como aumentar o crescimento dos negócios com a tecnologia OCR

Aqui estão quatro maneiras pelas quais ele pode impactar positivamente sua empresa.

Reduza os recursos necessários para administrar seu negócio

Uma das desvantagens mais significativas de operar uma pequena empresa é manter a lucratividade e, ao mesmo tempo, manter os custos baixos.

Embora cortar despesas seja essencial, você não pode arriscar a qualidade de seu produto ou serviço tomando atalhos, como contratar mão de obra mais barata ou terceirizar projetos para pessoas de fora da sua empresa.

Mas com a tecnologia OCR, você não precisa arriscar a qualidade do seu negócio diminuindo o número de funcionários que você contrata ou o número de recursos que você usa.

Usar esse tipo de programa pode manter seus funcionários atuais felizes e aumentar a eficiência sem gastar mais dinheiro.

Resolver problemas relacionados ao moral e à retenção dos funcionários

Muitas pequenas empresas lutam com o moral dos funcionários, o que é um problema por vários motivos. Primeiro, altas taxas de rotatividade significam que menos trabalhadores qualificados estão fazendo mais trabalho.

Em segundo lugar, o moral de seus funcionários atuais será afetado pela rotatividade constante. Isso pode resultar em um aumento do número de erros e diminuição do entusiasmo, o que diminui o comprometimento dos funcionários.

Você não quer microgerenciar seus funcionários para mantê-los na tarefa, mas também não quer que eles parem de trabalhar por frustração ou tédio.

Um programa de OCR pode ajudá-lo a evitar esses problemas, liberando tempo para que seus funcionários sejam mais produtivos.

Aumente a eficiência e a produtividade

O desenvolvimento de sites e o marketing online são vitais para aumentar a produtividade e o crescimento do seu negócio. Uma das melhores maneiras de aumentar a eficiência, a produtividade e os lucros é usar tecnologia que facilite os processos.

Um programa como a tecnologia OCR pode fazer isso de várias maneiras. Em primeiro lugar, elimina alguns dos inconvenientes da entrada manual de dados.

Por exemplo, você não precisa se preocupar em excluir ou atualizar acidentalmente as informações de uma conta de cliente quando puder digitalizar e carregar o documento diretamente em seu banco de dados.

Ele também permite que seus funcionários aproveitem tarefas menos exigentes, como fazer anotações sobre transações de clientes. Isso os alivia de parte do trabalho demorado que eles teriam que fazer.

Economize dinheiro ao longo do tempo reduzindo o consumo de papel e o desperdício

O consumo e o desperdício de papel não são apenas questões com as quais você precisa se preocupar porque você opera uma pequena empresa – são problemas que todo empresário eventualmente enfrentará.

Muitas pequenas empresas já estão sentindo os efeitos adversos do uso de papel. Por exemplo, eles podem descobrir que estão gastando dinheiro em clipes de papel ou cartuchos de toner quando poderiam estar usando o dinheiro para comprar materiais de um site de download de e-books para seu escritório ou pagar funcionários.

É por isso que faz sentido implementar a tecnologia OCR mais cedo ou mais tarde, mesmo que você não veja necessidade dela hoje.

Seus melhores usos estão no futuro, quando você pode criar um escritório sem papel ou usar o tempo liberado para construir um sistema mais conveniente para sua equipe.

Algumas empresas têm usado com sucesso a tecnologia OCR em grandes ambientes de escritório, onde é essencial manter altos níveis de produtividade.

Mas como esse método é adaptado para grandes organizações, pode não ser ideal para empresas menores. Um programa de OCR pode ser uma ótima ferramenta para aumentar a produtividade, dependendo das suas necessidades e dos tipos de produtos e serviços que você oferece.

Portanto, certifique-se de falar com um provedor de OCR hoje se quiser saber mais.

Espero que você tenha gostado deste artigo sobre como aumentar o crescimento dos negócios com a tecnologia OCR. Obrigado por ler!.