As 5 fases do gerenciamento de tarefas

Que desafios e obstáculos você enfrenta como supervisor de tarefas? Para muitos, o aumento do escopo, a interação fraca e os atrasos de esforço são os melhores registros.

Para condicionar o aparente, o gerenciamento de projetos pode ser difícil. Sem agendamento e estratégia cuidadosos, pode parecer que você está funcionando às cegas.

Então, se você está em uma posição de gerenciamento de risco, começar com os fundamentos é sua melhor aposta. Aqui, vamos dividir os projetos em 5 fases para ajudá-lo a entender melhor quais demandas devem ser concluídas e quando.

O Ciclo de Vida do Gerenciamento de Desafios

As 5 etapas da gestão de empreendimentos

Fase 1: Concepção e Iniciação do Desafio

Estágio 2: Organização de Tarefas

Fase 3: Execução do Compromisso

Estágio 4: Verificação e gerenciamento do empreendimento

Fase 5: Encerramento do Empreendimento

O futuro da administração de empregos parece mais brilhante do que nunca.

O ciclo de vida da administração do trabalho

Não importa o tamanho ou escopo, todos os projetos aderem a um processo comparável. No gerenciamento de empreendimentos, esse curso de ação é chamado de ciclo de vida de uma tarefa.

O ciclo de vida de uma tarefa geralmente é composto de quatro fases: iniciação, preparação, execução e encerramento. Alguns gerentes de desafio, no entanto, incorporam um quinto estágio chamado monitoramento e controle.

A mudança adicional pode ajudar os profissionais a manter o projeto sob controle e garante que os problemas sejam determinados e resolvidos prontamente.

Como resultado, os produtos de 5 períodos são vistos como mais ágeis e úteis para ajudar no sucesso das tarefas. Na verdade, o Job Management Institute (PMI) também incentiva um ciclo de vida de 5 períodos.

Na área a seguir, veremos mais de perto cada estágio individual do ciclo de vida da administração de tarefas.

Os 5 Níveis de Administração de Trabalho

Todo trabalho eficaz passa pelas mesmas 5 fases: iniciação, organização, execução, verificação e controle.

Fase 1: Concepção e Iniciação do Desafio

Cada projeto começa com a concepção e iniciação. Durante esta fase, uma estratégia obtém um sistema de pequenas empresas, termina com planos, cartas de risco e partes interessadas.

É também quando os grupos de projeto aparecem juntos - com o gerente de projeto - para criar um amplo roteiro para o trabalho.

Os grupos precisam abordar uma série de questões nesta fase, juntamente com:

• Qual é a razão deste empreendimento?

• Quais são alguns bloqueios de oportunidade?

• Quem são os principais interessados?

• Tem um valor mínimo ou um orçamento ótimo?

• Quanto tempo levará este projeto?

Como parte desta etapa, o patrocinador do projeto (a pessoa que solicitou a conclusão do empreendimento) aprova a faixa de preço e o cronograma.

Etapa 2: Planejamento do Projeto

Depois de descrever o desafio em um nível mais amplo, é hora de definir os detalhes.

Ao longo desta fase, o gerente de empreendimento desenvolve um plano completo para a execução, verificação e controle do empreendimento. Isso normalmente começa com ambições de localização.

Na hora de definir os alvos de um desafio, as metodologias SMART e Crystal clear são as mais comuns.

A sigla SMART significa Specific, Measurable, Achievable, Real Looking e Timely. A aplicação dessa estrutura garante que seus planos sejam obviamente delineados, práticos e alcançáveis.

Vamos olhar para uma ilustração. Um objetivo obscuro pode ser: “Desenvolver um aplicativo que simplifique o sucesso da compra”. Empregando o processo SMART, essa meta seria algo como “Desenvolver um software que reduza o tempo de sucesso do pedido em 20%”.

O acrônimo CLEAR significa Colaborativo, Restrito, Psicológico, Apropriado e Refinado.

Nesta metodologia, o grupo de projeto é eficaz em direção a um objetivo que é distinto e alcançável dentro do prazo e das finanças do empreendimento. Cada pessoa deve ser apaixonada por realizá-lo e deve estar relacionada aos objetivos gerais da tarefa.

O plano também deve envolver marcos e entregas para que todos saibam quais requisitos devem ser cumpridos, quem lida com o quê e quando os marcos precisam ser cumpridos. Ele também consiste em uma divisão de trabalhos, uma linha do tempo, um plano de interação, uma abordagem de mitigação de ameaças e um sistema para oferecer com eventualidades de pior situação.

Existem várias ideologias que você pode empregar para programar esta fase. Ao empregar uma administração de trabalho ágil, as fontes de avanço são usadas com sucesso e os requisitos do cliente são atendidos.

Além de manter todas as pessoas atualizadas sobre o desenvolvimento, permite que alterações rápidas e sem esforço sejam feitas. A administração ágil de projetos tornaria possível cuidar das atribuições de progresso do programa com muito mais eficácia e proficiência.

Estágio 3: Execução do Desafio

Assim que a seção de agendamento estiver completa, é hora de começar a aplicar o plano. Está listado aqui que o desempenho genuíno é realizado.

Durante esta fase, os gerentes de empreendimento estabelecem fluxos de trabalho, atribuem responsabilidades aos membros da força de trabalho e garantem que todos estejam monitorando. Eles também mantêm as partes interessadas e as equipes informadas à medida que o empreendimento avança.

Com tantos detalhes para lidar, muitos gerentes de projeto utilizam equipamentos de colaboração como Asana, Trello e o software de gerenciamento de tarefas da HubSpot para rastrear tarefas, cronogramas e orçamentos em um local central específico.

Um instrumento de administração de desafios devidamente desenvolvido irá mantê-lo no caminho certo e ajudá-lo a atingir suas metas. Para obter uma lista do melhor programa de software de gerenciamento de desafios, confira esta diretriz útil.

Fase 4: Monitoramento e Controle do Empreendimento

O estágio 4 normalmente é executado simultaneamente com a Fase 3. Afinal, para verificar um trabalho, ele deve estar funcionando no ponto inicial.

Durante esse período, o supervisor do desafio trabalha com sua equipe para resolver quaisquer problemas. Isso envolverá críticas e atualizações periódicas da estratégia para replicar melhorias no escopo da tarefa ou na disponibilidade de ativos.

Também é importante ficar de olho no desenvolvimento versus o sistema e considerar o movimento corretivo quando necessário. Por exemplo, talvez seja necessário revisar o cronograma para acomodar atrasos ou ajustes imprevistos.

Além disso, os gerentes de empreendimento podem acompanhar o desenvolvimento a partir de indicadores críticos de eficácia (KPIs) ou elementos essenciais de bons resultados (CSFs). Por exemplo, você pode medir se sua tarefa está dentro da rotina e do orçamento ou se tarefas específicas estão sendo realizadas.

Fase 5: Fechamento do Empreendimento

Este é o período anterior do ciclo de vida do gerenciamento do projeto. É quando você entrega o excesso das entregas ao patrocinador do empreendimento para aceitação. Ao longo desta etapa, a equipe se desfaz e quaisquer contratações contratuais para a tarefa serão rescindidas.

Logo após o encerramento, o supervisor de trabalho conduz uma revisão final que documenta as lições aprendidas com o desafio, bem como qualquer informação necessária que possa ser útil no futuro.

Os clientes e partes interessadas do grupo também se concentram em falhas e sucessos durante a apresentação do relatório. Isso pode ajudar a fortalecer a funcionalidade e a eficiência em toda a empresa.

O futuro previsível do gerenciamento de empregos está mais brilhante do que em qualquer outro momento

Tradicionalmente, a administração do empreendimento era feita com caneta e papel ou, no ideal, uma planilha. Devido à complexidade das atribuições e à dispersão da força de trabalho, esses procedimentos tornaram-se ineficazes.

Acompanhar o progresso e cumprir os prazos exige uma solução digital em primeiro lugar. O pacote de software de administração de desafios da HubSpot é um recurso que pode, sem dúvida, ajudar no gerenciamento de empreendimentos.

Com este programa, os grupos podem simplificar seus fluxos de trabalho, monitorar seu progresso, compartilhar arquivos e regular seus trabalhos.

Além disso, a plataforma HubSpot CRM permite que você a combine facilmente com seus outros aplicativos de vendas e promoção. Isso torna mais fácil manter o controle do desenvolvimento e garante que todos estejam na mesma página.

Além disso, o software de computador oferece aos clientes informações em tempo real sobre seus fluxos de trabalho, permitindo que eles identifiquem gargalos e regulem adequadamente.

Portanto, se você está procurando maneiras de aprimorar a administração de seu negócio, aqui está sua chance. Aproveite seu modelo de gerenciamento de tarefas para acompanhar o progresso de sua equipe e agilizar seus fluxos de trabalho para aumentar a eficiência.