O Guia Completo para Gestão de Partes Interessadas

Projetos bem-sucedidos têm o apoio das partes interessadas em toda a organização. É por isso que a gestão das partes interessadas é essencial para qualquer iniciativa.

A gestão das partes interessadas permite identificar e atender às necessidades dos líderes, mantendo a comunicação aberta.

Neste artigo, você aprenderá o que é gerenciamento de partes interessadas, por que é importante e como criar um plano de gerenciamento de partes interessadas.

Índice

Por que a gestão das partes interessadas é importante?

Os projetos falham quando os interesses e necessidades das partes interessadas são ignorados. Isso leva a uma falta de adesão das principais partes interessadas, o que pode comprometer o sucesso do projeto.

Quando as partes interessadas sentem que suas necessidades estão sendo atendidas, é mais provável que apoiem o projeto. Por outro lado, se suas necessidades não forem atendidas, eles podem tentar bloquear sua iniciativa. O gerenciamento das partes interessadas ajuda a construir relacionamentos positivos que mantêm seu projeto funcionando sem problemas.

Uma estratégia eficaz de gestão das partes interessadas pode ajudá-lo a:

• Evitar ou resolver conflitos entre as partes interessadas.
• Garantir a adesão e o apoio das principais partes interessadas.
• Comunique-se de forma eficaz com as partes interessadas.
• Gerenciar as expectativas das partes interessadas.
• Monitorar o envolvimento das partes interessadas ao longo do projeto.

Benefícios da Gestão das Partes Interessadas

Há muitos benefícios de uma estratégia eficaz de gestão das partes interessadas, incluindo:

• Comunicação melhorada. Ao identificar os interesses e necessidades das partes interessadas, você pode adaptar suas comunicações às suas necessidades específicas. Isso garante que suas mensagens sejam recebidas e compreendidas.
• Aumento da compra. Segundo a KPMG, 61% dos projetos têm patrocinadores altamente envolvidos. Quando as partes interessadas sentem que seus interesses e necessidades estão sendo considerados, é mais provável que apoiem o projeto.
• Riscos reduzidos. Ao se envolver com as partes interessadas, você pode identificar riscos potenciais antecipadamente e tomar medidas para evitá-los ou mitigá-los. Isso pode ajudar a reduzir o risco geral do projeto.
• Performance melhorada. Uma estratégia eficaz de gerenciamento das partes interessadas pode ajudá-lo a otimizar recursos e alinhar as atividades do projeto com os interesses das partes interessadas. Isso pode levar a um melhor desempenho do projeto.

Dentro do Processo de Gestão das Partes Interessadas

Embora o gerenciamento das partes interessadas possa parecer intuitivo para alguns, você pode começar a construir a confiança sistematicamente com um roteiro mais formal.

As seis etapas a seguir podem ajudá-lo a entender as prioridades das partes interessadas e como você pode atender a essas necessidades.

1. Identifique as partes interessadas.

Comece identificando todos os indivíduos e grupos que podem impactar seu projeto, tanto positiva quanto negativamente. Isso inclui partes interessadas internas (como membros da equipe) e partes interessadas externas (como clientes ou fornecedores).

Para identificar as partes interessadas, faça a si mesmo as seguintes perguntas.

• Quem será impactado pelo seu projeto?
• Quem tem interesse no seu projeto?
• Quem tem o poder de influenciar o seu projeto?
• Quem quer que seu projeto fracasse?
• Quem quer que seu projeto seja bem-sucedido?

2. Priorize as partes interessadas.

Depois de identificar todas as partes interessadas, a próxima etapa é a priorização. Isso ajudará você a concentrar sua atenção nas partes interessadas mais importantes para o sucesso do seu projeto.

Você deve identificar onde estão as expectativas deles, seu nível de influência, quais informações eles desejam de você e com que frequência eles desejam relatórios de sua equipe. Você pode usar o mapeamento das partes interessadas para ajudá-lo a priorizar os principais líderes.

Executar um Exercício de Mapeamento das Partes Interessadas

Fonte da imagem

O exercício de mapeamento das partes interessadas acima pede que você plote os líderes em uma grade de dois por dois. Um eixo é rotulado como poder e o outro como interesse.

No eixo de poder, você avalia cada parte interessada em sua capacidade de influenciar o projeto. No eixo de interesse, você classifica cada parte interessada em seu nível de interesse no projeto. Isso lhe dará uma visão clara de quais partes interessadas são as mais importantes para se envolver e qual a melhor forma de fazê-lo.

Existem várias maneiras diferentes de mapear as partes interessadas, incluindo:

• Matriz RACI. Este é um método popular de mapeamento de partes interessadas que usa as letras R (responsável), A (responsável), C (consultado) e I (informado) para avaliar os interessados ​​em seu nível de envolvimento no projeto.
• Rede de poder/interesse. Essa é uma maneira simples de mapear as partes interessadas que pode ser usada para priorizar o engajamento. Também é conhecido como modelo de Saliência.
• Matriz de influência/impacto. Este é um método de mapeamento de partes interessadas mais detalhado que pode ser usado para avaliar o impacto potencial de cada parte interessada no projeto.

3. Avalie as necessidades e interesses das partes interessadas.

A chave para um plano de gerenciamento de partes interessadas bem-sucedido é entender suas partes interessadas. Isso ajudará você a avaliar o que eles querem do projeto e a melhor forma de se envolver com eles.

Nesta fase, faça a si mesmo as seguintes perguntas.

• Você entende suas necessidades, prioridades e problemas?
• Eles têm o poder de influenciar o projeto?
• Que interesse financeiro ou emocional eles têm no resultado do projeto?
• O que os motiva?

Ao entender as respostas a essas perguntas, você pode desenvolver melhor um plano de gerenciamento de partes interessadas adequado a cada líder.

4. Defina os motivos das partes interessadas.

Depois de identificar e avaliar as partes interessadas, você pode começar a definir seus motivos. Isso ajudará você a entender o que eles querem do projeto e a melhor forma de se envolver com eles.

Existem várias maneiras de definir os motivos das partes interessadas, incluindo:

• Entrevistas. Você pode entrevistar as partes interessadas para obter suas opiniões sobre o projeto. Isso pode ser feito pessoalmente, por telefone ou por e-mail.
• Pesquisas. Você pode enviar pesquisas às partes interessadas para obter seus comentários sobre o projeto. Esta é uma maneira rápida de coletar dados de um grande número de partes interessadas.
• Grupos de foco. Você pode realizar grupos focais com as partes interessadas para obter suas opiniões sobre o projeto. Isso pode ser usado para gerar ideias e identificar problemas.

Ao entender os motivos das partes interessadas, você pode desenvolver um plano eficaz de gerenciamento das partes interessadas que atenda às suas necessidades e interesses.

5. Desenvolva um plano de engajamento.

O objetivo do engajamento das partes interessadas é gerenciar as expectativas e construir relacionamentos. Isso pode ser feito através de vários métodos diferentes, incluindo:

• Comunicação frequente. Este é o aspecto mais importante do envolvimento das partes interessadas. Você deve se comunicar regularmente com as partes interessadas para atualizá-las sobre o projeto e obter feedback. Isso pode ser feito por meio de reuniões presenciais, telefonemas, e-mails ou ferramentas online, como um software de gerenciamento de projetos. Cada parte interessada pode precisar de sua própria estratégia de comunicação.
• Consulta. Isso envolve consultar as partes interessadas na tomada de decisões. Isso pode ser feito por meio de reuniões, pesquisas ou grupos focais.
• Colaboração. Isso envolve trabalhar com as partes interessadas para concluir tarefas ou atingir objetivos. Isso pode ser feito por meio de cocriação, planejamento conjunto ou tomada de decisão compartilhada.

A melhor maneira de se envolver com vários líderes dependerá da parte interessada e do projeto. Você deve adaptar seu plano de engajamento para cada indivíduo.

Modelos de Plano de Gestão das Partes Interessadas

Depois de identificar as partes interessadas, é hora de desenvolver planos de gerenciamento para cada grupo.

Os modelos abaixo podem ajudá-lo a criar planos de engajamento e organizar sua comunicação com as partes interessadas.

asana

Se você é novo no gerenciamento de partes interessadas, este modelo da Asana oferece uma maneira simples de se manter organizado. Neste plano, você anota cada parte interessada, seu nível de interesse em seu projeto e quão influentes eles são em seu trabalho.

Em seguida, você pode marcar uma caixa para identificar suas preferências de comunicação. Isso inclui a frequência com que eles querem ouvir sua equipe e como eles querem que você entre em contato.

O que amamos: com este modelo, você sabe qual dos seus líderes prefere um Slack rápido em vez de um e-mail formal.

Documentos de Gerenciamento de Projetos

Se você estiver procurando por um plano de engajamento mais detalhado, considere esta opção em Project Management Docs. Com este documento, você pode definir totalmente a visão do seu projeto e quais departamentos sua iniciativa afetará.

O que amamos: este modelo inclui gráficos e tabelas que você pode usar para determinar o nível de importância de cada parte interessada em seu projeto. Você pode usar este documento para debater e delinear seu rascunho final.

KnowledgeHut

Se você está procurando um guia completo para escrever um plano de engajamento, KnowledgeHut está aqui para ajudar. Este modelo inclui seções que ajudam a identificar as partes interessadas e criar um cronograma para o envolvimento de cada pessoa. Você também pode acompanhar os custos e o envolvimento dos recursos humanos.

O que amamos: este modelo apresenta gráficos que você pode preencher com os dados das partes interessadas. Se você ficar preso, cada seção vem com perguntas úteis para auto-reflexão para guiá-lo ao longo do caminho.

PM-Training

Se você está procurando uma planilha simples para gerenciar suas partes interessadas, não procure mais. Este modelo do PMTraining oferece uma abordagem direta para gerenciar as partes interessadas.

O que amamos: este modelo descreve quem está envolvido, o que eles precisam fazer para o seu projeto e como você planeja mantê-los envolvidos. Se você está procurando uma maneira rápida de desenvolver um guia de gerenciamento de partes interessadas de uma página, é isso. Além disso, tudo pode ser editado no Google Docs.

Dicas para o gerenciamento das partes interessadas

A formalização do gerenciamento das partes interessadas pode parecer um processo avassalador. Quer você esteja apenas começando ou tenha anos de experiência, as dicas a seguir podem ajudá-lo a garantir o sucesso do gerenciamento das partes interessadas.

1. Defina o propósito do projeto.

De acordo com o PMI, 44% dos projetos falham devido à falta de alinhamento entre os objetivos do negócio e do projeto.

Antes de começar a se envolver com as partes interessadas, é crucial definir o objetivo do projeto. Isso o ajudará a identificar com quem você precisa se envolver e seus objetivos.

2. Defina papéis e responsabilidades.

No início de um projeto, defina claramente as funções e responsabilidades de cada parte interessada. Isso ajudará a garantir que todos tenham clareza sobre seu envolvimento no projeto.

3. Comunique-se regularmente.

A comunicação regular é essencial para uma gestão bem-sucedida das partes interessadas. Você deve atualizar as partes interessadas sobre o projeto regularmente e solicitar seus comentários.

Seus objetivos estratégicos devem estar sempre claros na comunicação com as partes interessadas. Isso permite que sua equipe gerencie as expectativas das partes interessadas e crie relacionamentos positivos.

4. Seja transparente.

É importante ser transparente com as partes interessadas sobre o projeto. Isso ajudará a criar confiança e garantir que todos estejam na mesma página.

5. Busque feedback.

O feedback é essencial para uma gestão bem-sucedida das partes interessadas. Você deve buscar feedback das partes interessadas em todas as fases do projeto.

Acompanhe suas sugestões e implemente seus insights. Você pode relatar como implementou as soluções deles para obter ainda mais o suporte deles.

6. Escolha o software certo.

Hoje, apenas uma em cada quatro equipes usa um software de gerenciamento de projetos. A implementação de uma dessas ferramentas pode ajudá-lo a se manter organizado.

Isso varia de software de gerenciamento de projetos, como Basecamp ou Asana, a software de colaboração, como Google Drive ou Trello. Escolha uma pilha de tecnologia que melhor atenda às necessidades do seu projeto.

7. Seja flexível.

O gerenciamento das partes interessadas não é um processo único para todos. Você deve ser flexível e adequar sua abordagem a cada indivíduo com quem trabalha.

Crie um Plano Eficaz de Gerenciamento das Partes Interessadas

As partes interessadas têm o poder de influenciar seu projeto, portanto, envolver os líderes, mantendo suas necessidades em primeiro plano, ajudará a manter as coisas funcionando sem problemas.

Lembre-se dessas dicas ao desenvolver sua estratégia de gerenciamento de partes interessadas para se manter no caminho certo.