O Guia Definitivo para RFPs

Você foi encarregado de criar uma solicitação de proposta ou uma RFP?

Se você não tem ideia do que é isso ou não escreve há algum tempo, o guia de hoje pode ajudar.

Estamos nos aprofundando nas especificidades do que realmente é um RFP, por que você pode precisar de um e como criar seu primeiro hoje.

Para começar, você deve entender o que todas essas letras significam.

Quando sua empresa tem um projeto novo (muitas vezes grande), ou um que é mais complexo e requer um pouco de terceirização, um RFP pode ajudá-lo a fazer o trabalho certo na primeira vez.

O documento RFP torna-se uma maneira de descobrir rapidamente os pontos fortes e fracos de fornecedores em potencial em relação ao seu projeto, sem ter que gastar muito do seu tempo procurando por eles.

Os RFPs também podem dar uma espiada em diferentes estratégias que você pode não ter considerado, pois cada fornecedor incluirá seu próprio plano de ação exclusivo junto com seu lance.

E você terá essas informações antes mesmo de se comprometer com o fornecedor.

Lembre-se de que isso não deve ser confundido com uma RFQ.

RFP x RFQ

Uma RFQ, ou solicitação de cotação, é um pouco diferente de uma RFP, pois é apenas a cotação em si. Aqui, as empresas solicitam várias cotações de preços de vários fornecedores para comparar serviços com base apenas no preço. Enquanto uma RFP inclui uma cotação de preço (juntamente com vários outros detalhes), uma RFQ não detalha nada além do preço.

Ao contrário de uma RFP, uma RFQ é uma solicitação de cotação ou cotação.

Veja como entender a diferença:

Enquanto você recebe tecnicamente uma cotação em uma RFP, também obtém informações sobre o cronograma de conclusão, o cronograma de entrega e a lista de serviços prestados.

Mas com uma RFQ, você recebe apenas a cotação do serviço ou produto que está interessado em adquirir.

Na maioria dos casos, simplesmente comparar cotações não é suficiente para ver se um fornecedor em potencial é adequado para sua empresa, e é por isso que uma RFP é mais apropriada nessas situações.

O que é uma RFP em marketing?

No marketing, uma RFP é frequentemente usada para terceirizar quaisquer atividades de marketing que possam ajudar sua marca a aumentar o alcance. Essas atividades incluem qualquer coisa relacionada ao marketing que você não pode fazer internamente.

Por exemplo, se você trabalha em uma pequena startup, pode criar uma RFP para encontrar uma empresa de comunicação e marketing de serviço completo para criar um plano de marketing integrado para sua empresa. Se for esse o caso, você descreveria em sua RFP que está procurando uma empresa para ajudá-lo a “aumentar a presença de SEO” ou “atrair seguidores nas mídias sociais”, etc.

Por outro lado, se você trabalha para uma agência de marketing, deve ficar de olho nas RFPs em sua área relacionadas aos serviços que oferece. Por exemplo, se você trabalha para uma empresa de web design, convém procurar empresas que criaram RFPs para serviços de web design.

O que é uma RFP em vendas?

Em vendas, uma RFP geralmente é criada quando uma empresa deseja comprar um produto ou serviço que atenda às suas necessidades. Por exemplo, se uma empresa corporativa estiver procurando por um novo software de CRM, a empresa pode lançar um RFP que descreva o que está procurando e o que espera alcançar com o novo software de CRM.

Por esse motivo, os RFPs podem desempenhar um papel crítico no ciclo de vendas da empresa. As empresas que emitem RFPs geralmente procuram empresas que possam fornecer suporte de TI, segurança, integração e treinamento e outros serviços adicionais. Para fechar essas contas maiores, é vital que sua equipe de vendas esteja preparada com um processo de resposta à RFP e seja capaz de responder com eficiência a essas grandes empresas dentro do tempo alocado.

O processo de RFP explicado

Antes que os potenciais licitantes possam apresentar suas propostas, uma RFP deve ser elaborada pela empresa solicitante do trabalho. (PS Mostraremos como fazer isso mais adiante neste guia)

Isso dá aos contratantes em potencial uma ideia melhor do que sua empresa está procurando.

Depois que sua RFP é enviada, os empreiteiros ou fornecedores podem analisá-la e enviar suas melhores ofertas para concorrer ao trabalho.

Nessas propostas, os fornecedores geralmente incluem os seguintes itens:

• Um plano de ação de como eles resolverão o problema
• Uma linha do tempo do que você pode esperar
• Qualquer informação de fundo necessária
• Quanto eles esperam que todo o projeto custe

Em certos casos, os licitantes podem voltar e dizer que componentes específicos da RFP precisam ser ajustados com base em sua experiência no setor.

Neste ponto, você pode revisar seus comentários e criar uma nova RFP para ajustar as alterações ou pode deixar o original como está e mantê-lo em mente ao considerar os outros lances enviados. A seguir detalharemos o processo para criar a RFP perfeita.

5 estágios de RFP para obter os melhores lances

1. Avalie o que você precisa.

Antes de redigir uma RFP, você precisará se preparar um pouco para descobrir o que precisa e o que gostaria de realizar. Esse processo ajudará você a definir seus objetivos, escopo do projeto e descobrir obstáculos.

Use esse tempo para conduzir pesquisas de concorrentes e do setor para avaliar sua posição. Você está seguindo os padrões e diretrizes atuais do setor? O seu produto está de acordo com o que a concorrência oferece ou existem recursos que faltam e que agregariam valor?

2. Liste todas as especificações técnicas.

Incluir especificações técnicas antecipadamente em sua RFP permite que os fornecedores determinem se podem ou não fornecer o que você precisa. Isso também protege o seu negócio, porque no caso de um fornecedor concordar que pode atender às suas especificações inicialmente, mas não consegue entregar depois de assumir o projeto, você pode responsabilizá-lo pelas especificações listadas na RFP.

3. Distribua a RFP.

Depois que a RFP estiver escrita, é hora de enviá-la. Você pode publicá-lo em seu site, talvez até criando uma página de destino específica para ele. Aproveite todos os grupos profissionais relacionados ao setor dos quais você é membro e anuncie-os lá. Utilizar sua câmara de comércio local também é um excelente lugar para anunciar sua RFP se você preferir trabalhar com um fornecedor local.

4. Avalie suas ofertas.

Depois de receber todas as propostas, será quase fácil comparar cada uma delas e determinar qual fornecedor é o mais adequado para sua empresa.

Fora da pilha de licitantes, você deve restringir isso a um punhado de seus três, cinco ou 10 favoritos a serem considerados, dependendo de quantos você recebe ou nos quais está interessado. gaste tempo avaliando fornecedores em potencial para determinar quem é realmente o ajuste ideal para o trabalho.

5. Selecione o melhor fornecedor para o trabalho.

Algumas empresas podem solicitar mais uma oferta melhor e final de seus principais fornecedores depois de iniciar esse processo de negociação para garantir que não apenas contratem a pessoa ou empresa certa para o trabalho, mas também pelo preço certo.

Embora isso possa parecer uma etapa extra, é uma etapa que pode economizar dinheiro, tempo e dores de cabeça no futuro.

Mas isso também nos leva a uma grande questão: tudo isso é realmente necessário?

Você não pode gastar tempo revisando dois ou três fornecedores por conta própria?

Como você verá a seguir, esse caminho definitivamente não é do seu interesse.

Por que emitir uma Solicitação de Proposta?

Vamos comparar brevemente esses dois cenários:

• Opção nº 1: gaste tempo procurando o fornecedor perfeito por conta própria.
• Opção nº 2: use uma RFP para atrair fornecedores em potencial até você.

Escolha o primeiro caminho e provavelmente usará seus colegas de trabalho, amigos e grupos de networking para ajudar a solicitar possíveis referências para o trabalho.

Ou você pode realizar uma pesquisa no Google para verificar os principais fornecedores em sua área.

Depois de revisar o site de um possível candidato para o trabalho, você criará a mensagem perfeita para entrar em contato e saber se eles podem ajudar.

Em seguida, você terá que explicar as especificidades do seu projeto e pode ou não pedir que eles enviem uma proposta antes de decidir escolhê-los para o seu projeto.

Não é um processo complicado, mas mencionamos que você deve repeti-lo para cada indicação ou fornecedor promissor que encontrar?

Imagine quanto tempo isso vai levar!

Agora, e se esses empreiteiros em potencial já conhecessem os detalhes do seu projeto e voltassem com o melhor plano de ação e uma oferta formal para você revisar?

Então, em vez de ter que explicar suas necessidades a cada vez, você simplesmente delinearia uma vez e enviaria para as massas.

E para economizar ainda mais tempo, caberia aos contratantes em potencial - não a você - entrar em contato.

Benefícios da RFP

Embora a criação de uma RFP exija tempo inicial, certamente vale a pena fazer o trabalho braçal. Os benefícios de criar uma RFP incluem:

• Economiza tempo: conforme explicado nos cenários acima, uma RFP economiza muito tempo fazendo contato com os fornecedores. Em vez disso, você pode criar um documento RFP, publicá-lo e solicitar que os fornecedores o procurem.
• Não limitado por sua rede: ao fazer o alcance você mesmo, é mais provável que você permaneça em sua própria rede, contando com referências. Embora as referências sejam ótimas, a publicação de uma RFP on-line permite que você alcance uma faixa muito maior de fornecedores.
• Soluções testadas: a rota RFP também oferece uma prévia do plano de ação real de cada fornecedor, não aquele em que eles o convenceram por telefone ou pessoalmente. Como os candidatos em potencial precisam enviar uma oferta formal, eles precisarão gastar tempo delineando a solução e realmente trabalhando no problema em questão.

Com os RFPs, você tem uma maneira fácil de eliminar fornecedores e cortar a pilha de opções rapidamente.

Mas, para chegar a este ponto, você não pode cometer este próximo erro.

O que não fazer com uma RFP

Se você deseja encontrar o fornecedor certo, precisa que sua RFP seja específica.

Fazer apenas perguntas “sim” ou “não” não o levará a lugar algum.

É por isso que você deve criar perguntas específicas que exijam respostas ponderadas. Faça perguntas abertas que exijam que eles expliquem seu processo de pensamento ao resolver um problema.

Tente usar frases semelhantes a estas:

• Você pode compartilhar um exemplo de como você resolveu esse problema ou um semelhante para outra empresa? Você encontrou algum obstáculo imprevisto? O que você faria igual ou diferente desta vez?

• Com o redesenho proposto, quanto tempo levaria para uma pessoa não experiente em tecnologia preencher o novo formulário de registro? Quanto tempo você estima que isso poderia economizar?

Com essas dicas em mente, você está pronto para redigir sua primeira RFP.

Como Escrever um RFP

Aqui está a estrutura básica de uma RFP e o que incluir na sua:

1. Visão geral do projeto

Antes de entrar nas especificidades da sua empresa, você deve fazer uma breve introdução ao projeto em si, para que os fornecedores saibam imediatamente se vale a pena licitar.

2. Histórico da sua empresa

Esta não deve ser uma longa história da sua empresa. Em vez disso, deve dar aos contratados uma ideia melhor do que sua empresa faz e de quem você atende como mercado-alvo.

3. Os objetivos do seu projeto

Identifique claramente o que você espera realizar com este projeto e o que você vê como uma “vitória” para que todos estejam na mesma página.

4. Escopo do Projeto

Os detalhes do projeto são essenciais em uma RFP. Da mesma forma que você não deseja usar perguntas vagas, um escopo de projeto vago também não o ajudará a encontrar o fornecedor certo.

Gaste tempo realmente detalhando o escopo do seu projeto para que não haja surpresas mais tarde.

5. Cronograma de Entrega Alvo

Mesmo que seus prazos não sejam muito apertados, você ainda deve ter um cronograma de entrega em mente. Isso precisa ser incluído em sua RFP para que fornecedores em potencial possam avaliar adequadamente se possuem recursos e largura de banda para concluir o trabalho no prazo.

6. Possíveis bloqueios

Não esconda seus problemas existentes ou potenciais sob o tapete proverbial se quiser que eles desapareçam. Uma RFP bem-sucedida é explicitamente clara sobre quaisquer problemas técnicos ou possíveis obstáculos, como: Você está lidando com codificação personalizada ou uma plataforma desatualizada? Sua equipe tem recursos limitados?

Ao explicar isso antecipadamente, os fornecedores em potencial saberão exatamente no que estão se metendo.

Você também eliminará naturalmente os empreiteiros que não conseguem lidar com a tarefa devido a essas restrições.

Mas você também se conectará com empresas que sabem como contornar esses problemas comuns com habilidade e sutileza.

Lembre-se, é muito melhor descobrir isso agora do que depois de aceitar a oferta e começar a trabalhar.

7. Restrições orçamentárias

Também é importante estar adiantado com o seu orçamento também. Quanto mais você puder eliminar surpresas, melhor para todas as partes envolvidas.

8. O que você procura em fornecedores em potencial

Outra forma de reduzir ou eliminar surpresas é explicar exatamente o que você está procurando em potenciais contratantes.

Tudo o que você precisa fazer é delinear o que é mais importante para o seu projeto (ou seja, tempo, solução, orçamento etc.) e mostrar como você avaliará as propostas deles com base nisso.

Mostraremos como isso é feito em breve, mas antes disso, há mais uma coisa a acrescentar aqui: uma carta de apresentação da RFP.

Assim como uma carta de apresentação para um currículo, uma carta de apresentação de RFP cria uma imagem profissional para sua marca e define o tom para fornecedores em potencial. Sinaliza que devem levar a proposta e o projeto a sério.

A boa notícia é que existem várias ferramentas para tornar a criação de RFPs mais fácil e menos estressante do que você imagina.

Exemplos de Respostas a RFPs

Se você emitiu uma RFP e está coletando respostas, pode estar se perguntando o que deve procurar em respostas de RFP eficazes. Aqui, vamos ver alguns exemplos impressionantes de amostras de respostas de RFP.

Exemplo Um: Resposta Geral de RFP para Serviços de Web Design

Prezado [autor da RFP]:

Em relação à sua solicitação de proposta (RFP), [nossa empresa] está entusiasmada com a oportunidade de fornecer serviços de web design. Tendo trabalhado com [breve lista de clientes anteriores], acreditamos que uma parceria com [empresa para a qual você está escrevendo] teria um tremendo impacto na satisfação do cliente e nos resultados financeiros.

Como um dos fornecedores líderes [do setor do cliente] do [principal serviço do cliente], você sabe o quanto esta época do ano pode ser crítica para seus clientes. Em média, o custo de entrega é de $[xxxx.xx] e [nome do cliente] está comprometido com a “[declaração de missão do cliente]”.

À medida que esses desafios se tornam mais comuns, é cada vez mais importante fornecer aos clientes um site poderoso e otimizado para SEO para atrair novos leads. Pensando nisso, [nossa empresa] pretende ajudar [nome do cliente]:

• Crie um site elegante e impressionante que seja limpo, fácil de usar e responsivo a dispositivos móveis para funcionar em todos os dispositivos, para que os visualizadores da Web tenham uma forte primeira impressão de sua marca, independentemente do dispositivo que usam para encontrá-lo.

• Ajudá-lo a fortalecer a identidade da marca por meio de um novo logotipo e uma nova paleta de cores coesa.

• Certifique-se de que cada uma de suas páginas da web seja otimizada para SEO para classificação rápida, o que atrairá novos clientes para seu site e demonstrará sua liderança no setor.

Conforme declarado no resumo executivo, [nossa empresa] pretende ajudar [nome do cliente] [breve alusão aos benefícios do cliente descritos no resumo executivo]. Para fazer isso, nossa equipe delineou um conjunto proposto de entregas, uma ordem de operações, divisão de trabalho e datas previstas de conclusão para garantir que a parceria entre [sua empresa] e [nome do cliente] seja bem-sucedida.

[Sua empresa] mal pode esperar para trabalhar com você para ajudar [nome do cliente] a lidar com [os desafios do cliente descritos no Resumo Executivo]. Para recapitular, veja abaixo uma breve visão geral dos serviços incluídos nesta parceria.

Este exemplo de resposta explica de forma clara e sucinta como o serviço do fornecedor resolverá os pontos críticos do comprador quando se trata de criar um site forte. Ao delinear os principais benefícios, você mostra ao cliente como colocá-lo em primeiro lugar e se concentrar em suas necessidades para realizar o trabalho.

Exemplo Dois: Empresa de Produção de Vídeo Oferecendo Seus Serviços

Fonte da imagem

Ao responder a um RFP da Anthem Blue Cross e Blue Shield, a Paul Horton Visuals optou por criar uma página da Web completa dedicada à resposta do RFP. O formato da página da web permitiu que a equipe da Paul Horton criasse um exemplo completo de tratamento e processo de vídeo para mostrar à Anthem o que eles seriam capazes de oferecer se a Anthem os escolhesse. A página também inclui um vídeo incorporado para destacar os pontos fortes de Paul Horton: produção de vídeo.

Ferramentas de software de propostas para ajudá-lo a gerenciar RFPs

Neste artigo, descrevemos 10 ferramentas para ajudá-lo a gerenciar e criar propostas com aparência profissional em menos tempo.

Para os propósitos de hoje, as cinco ferramentas a seguir são ótimos lugares para começar:

1. RFPI

O RFPIO resolve o problema de responder a RFPs, desde o gerenciamento de projetos até a colaboração e a integração com outros softwares. A solução deles inclui painéis de relatórios, recursos de resposta automática e geração automatizada de propostas proativas de dentro do seu CRM. O RFPIO também inclui uma biblioteca de respostas inteligentes que transforma as respostas de RFP anteriores em inteligência sob demanda que capacita as equipes de receita com conteúdo corporativo na ponta dos dedos onde quer que trabalhem.

E o que é melhor? O RFPIO possui uma integração com o HubSpot que sincronizará automaticamente seu RFP com seu portal, facilitando o compartilhamento de informações com sua equipe.

2. PandaDoc

Para criar RFPs personalizados com sua própria marca, considere usar o software de propostas PandaDoc.

Aqui você pode configurar sua primeira RFP em minutos e até mesmo colaborar com os membros da equipe usando atualizações em tempo real no próprio documento.

3. Nusii

Semelhante a outros softwares de propostas no mercado, o Nusii usa um editor de arrastar e soltar que facilita a criação de RFPs - especialmente para iniciantes.

Graças ao seu design limpo, moderno e simples, também é muito fácil de descobrir.

Um dos recursos mais úteis do Nusii é usá-lo para retrabalhar RFPs existentes para economizar seu tempo. Basta copiar o conteúdo de uma RFP de sua preferência e editar as informações para atender à sua nova solicitação.

4. Loopio

Como você planeja organizar todas as respostas às suas RFPs?

Um recurso de destaque com Loopio é sua biblioteca de respostas RFP, que oferece acesso instantâneo a todas as suas respostas de RFPs anteriores. Isso evita o incômodo de procurar o que você precisa em uma caixa de entrada lotada.

O recurso mágico deles ajudará você a preencher automaticamente uma resposta se ela parecer semelhante a uma que você já fez.

Além disso, você pode gerenciar todo o processo de RFP - incluindo o envio de respostas automatizadas - e colaborar com sua equipe em um só lugar com o painel intuitivo.

E se as ferramentas de proposta estiverem fora do orçamento agora, ou se você quiser tentar criar as suas próprias primeiro, use este modelo como ponto de partida.

5. RFP360

O RFP360 agiliza sua abordagem ao gerenciamento de respostas de RFP. Seus recursos intuitivos de gerenciamento de conhecimento, fluxo de trabalho e colaboração facilitam a criação, revisão, atualização e aprovação de respostas atraentes em uma única biblioteca. Os recursos de automação de propostas e inteligência de resposta (IA) aceleram sua capacidade de responder a perguntas, sugerindo as melhores respostas possíveis e completando-as automaticamente em massa.

Você também pode importar RFPs em vários formatos e gerar propostas finais polidas, e as extensões integradas permitem que qualquer pessoa em sua organização use o conteúdo de sua biblioteca de conhecimento em arquivos do Microsoft Office, questionários online e formulários — sem sair desses aplicativos.

Modelo de RFP gratuito e editável

Baixe um modelo de RFP editável e gratuito.

Para usar este modelo, basta baixá-lo aqui ou preencher o formulário abaixo. Você pode remover seções ou informações que não pertencem ao seu projeto e adicionar o que mais precisar para suas RFPs. Você também pode usar esta fórmula de proposta testada e comprovada para garantir que sua RFP também seja profissional e polida.