O que é e como escrever [+5 modelos]

Um documento de requisitos de negócios (BRD) é um ponto de partida para qualquer projeto de software ou solução de negócios. Este documento alinha os membros da equipe sobre o que construir, por que construir e como fazê-lo.

Este artigo explora os fundamentos dos documentos de requisitos de negócios. Isso inclui por que você precisa de um, como escrever um de forma eficaz e muito mais. Também incluímos os 5 exemplos mais legais de BRD de grandes empresas.

Continue lendo para o guia completo.

Índice

O que é um documento de requisitos de negócios
Por que é importante documentar os requisitos de negócios
Como escrever um documento de requisitos de negócios em 9 etapas fáceis
Exemplos de documentos de requisitos comerciais

Os BRDs capturam todas as etapas do desenvolvimento do produto, desde um resumo executivo até os resultados esperados. Os documentos de requisitos de negócios geralmente incluem:

• Pontos de dor atuais e objetivos do projeto.
• Quais recursos uma empresa precisa.
• As etapas de entrega e os marcos de um projeto.
• Os requisitos funcionais de uma nova solução (técnicos e não técnicos).
• Restrições do projeto (tudo o que pode retardar ou atrapalhar o andamento de um projeto).
• Partes interessadas.
• Riscos.
• ROI esperado.

A estrutura dos documentos de requisitos de negócios pode variar dependendo do tipo de projeto. Por exemplo, você eliminará os requisitos técnicos funcionais se a solução que pretende construir não for software.

Vamos explicar como escrever um BRD na íntegra. Você pode ver um modelo de amostra abaixo.

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Por que os documentos de requisitos comerciais são importantes?

BRDs pintam um quadro completo de um projeto em potencial. Esses documentos reúnem todas as equipes envolvidas no lançamento de um projeto e garantem a entrega bem-sucedida do projeto.

Na verdade, o Project Management Institute descobriu que equipes sem planejamento prévio falham em projetos com duas vezes mais frequência do que equipes preparadas. O PMI também revelou que o planejamento ajuda as equipes a atingirem 77% de suas metas, contra 56% para aquelas com baixa maturidade em gerenciamento de projetos .

Os BRDs também permitem que sua equipe:

• Monitore a integridade geral do projeto.
• Reúna as partes interessadas e os membros da equipe para criar consenso e colaboração.
• Proteja o risco de mudanças inesperadas no projeto.
• Entenda seu orçamento e o ROI previsto.
• Entenda as restrições do seu projeto e encontre uma solução ideal para abordá-las.
• Promova a responsabilidade entre sua equipe, definindo metas claras e transparentes.

Como escrever um documento de requisitos de negócios

Aqui, você aprenderá o que escrever em cada seção de um documento de requisitos de negócios. Para tornar o processo fácil de entender, explicaremos cada etapa em um exemplo.

Então, para começar, imagine que sua empresa deseja criar um sistema de gerenciamento de conteúdo para especialistas em TikTok. O que você tem agora é uma bagunça de Planilhas Google e notas em papel. Seu objetivo é planejar, gerenciar e medir o desempenho do TikTok em um só lugar.

Com isso em mente, vamos começar a delinear nossos requisitos de negócios.

1. Comece com seu resumo executivo.

Os resumos executivos descrevem um projeto de forma concisa para seus executivos ou outras partes envolvidas (por exemplo, parceiros de negócios). Esta seção oferece uma declaração de alto nível dos propósitos do projeto. Um resumo executivo deve capturar o seguinte:

• Pontos problemáticos atuais e como eles afetam os negócios.
• O que você oferece como solução.
• Dados relevantes, como ROI esperado.
• Um prazo para o projeto.

Seu resumo executivo deve ser fácil de entender. Seus leitores devem saber por que o projeto é importante e vale a pena investir apenas lendo esta seção.

Para nosso projeto TikTok CMS, o resumo executivo seria o seguinte:

Nossa organização está buscando um sistema de gerenciamento de conteúdo TikTok para medir o desempenho da equipe TikTok. Nosso objetivo é analisar campanhas, gastos com anúncios e ROI para dimensionar as campanhas mais benéficas.

Esperamos que o produto seja construído até o final do terceiro trimestre.

2. Comunique os objetivos de negócios.

Liste os objetivos de negócios que você espera alcançar com o projeto. O sistema SMART da HubSpot oferece um método simples de definição de metas. Seus objetivos devem ser específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado.

Vamos definir objetivos para o nosso TikTok CMS:

• Aumente o ROI dos anúncios do TikTok em 10% em novembro.

• Acelere a criação de posts para publicar 2 posts por dia.

• Crie um relatório analítico para acessar e analisar as métricas do TikTok em um só lugar.

• Defina as campanhas de melhor desempenho do TikTok para escalá-las.

Se você não puder especificar os números ou for difícil prevê-los, detalhe os resultados específicos que você espera alcançar com a implementação completa do projeto.

3. Explique o histórico do projeto e por que ele é necessário.

Cite alguns problemas urgentes que você pretende resolver com o projeto. Forneça dados e pesquisas para apoiar sua afirmação. Por exemplo, você pode comparar os gastos atuais e esperados. Certifique-se de incluir um resumo de experimentos ou projetos anteriores nesta seção.

Aqui está o plano de fundo para o nosso exemplo do TikTok:

Nossa equipe não tem registro detalhado do nosso ROI do TikTok. Um CMS do TikTok ajudará a reduzir os custos das campanhas do TikTok e aumentar o ROI. Também determinaremos as campanhas com melhor desempenho em termos de ROI.

4. Defina seu escopo de trabalho.

Esta é a parte mais importante do seu BRD. Esta seção deve incluir:

• Uma visão detalhada dos objetivos do projeto.
• Conquistas.
• Entregas do projeto.
• Critérios de aceitação.

Seu escopo de trabalho identifica o que precisa ser feito dentro de um período específico. Certifique-se de comunicar claramente os requisitos do projeto para cada etapa do desenvolvimento. Isso promove uma comunicação clara entre as partes interessadas e os membros da equipe que trabalharão no projeto. Você também reduzirá o risco de o projeto sair do curso.

5. Defina os requisitos de funcionalidade do projeto.

Liste todos os recursos e funcionalidades necessárias do produto. Esta seção inclui o que precisa ser construído e quaisquer recursos que seu novo projeto requer. Você também pode descrever esta seção no Escopo do Trabalho.

Para nosso TikTok CMS, precisaremos de:

• Uma visualização de tarefas de calendário para gerenciamento de conteúdo.

• Análise de desempenho mensal para uma postagem independente e um grupo de postagens.

• Filtrando por diferentes campanhas.

6. Identifique seus principais interessados.

Esta seção do seu BRD lista as principais partes interessadas do seu projeto. Aproveite o tempo para delinear os papéis e responsabilidades de cada pessoa. Certifique-se de incluir partes internas e externas.

Vamos mergulhar no nosso exemplo.

• Diretor de marketing: aprove a criação do TikTok CMS.

• Gerentes de projeto: Responsáveis ​​por decompor o projeto, designar membros da equipe e garantir que o projeto seja concluído dentro do cronograma.

• Líder da equipe TikTok: Responsável por criar conteúdo e coletar métricas de desempenho.

7. Comunique as restrições do projeto.

É essencial especificar os limites existentes que afetam o desenvolvimento do projeto. Suas restrições podem ser qualquer coisa do seu orçamento, kit de ferramentas atual, limitações técnicas, disponibilidade da equipe ou dependências.

Aqui está um ótimo exemplo de limites de projeto para um produto técnico:

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8. Defina uma programação.

Trabalhe lado a lado com seus gerentes de projeto para especificar prazos para cada fase de suas iniciativas. BRDs para clientes externos devem incluir prazos finais e datas de entrega estimadas em torno de marcos.

Para o nosso TikTok CMS, aqui está nossa programação.

• Fase 1. Conclua X até dezembro de 2022

• Fase 2. Desenvolver e conduzir a garantia de qualidade do recurso X até março de 2023

9. Resuma sua análise de custo-benefício.

Uma análise de custo-benefício determina se os benefícios do projeto superam seus custos. Crie uma planilha que descreva as despesas atuais e o orçamento perdido por ineficiências. Preveja a quantidade de dinheiro e outros benefícios que uma empresa ganhará.

Seu objetivo é convencer os executivos de que um novo projeto vale o investimento. Reforce seu caso apresentando fatos e números.

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5 Exemplos de documentos de requisitos comerciais pendentes

Reunimos uma coleção de 5 modelos de documentos de requisitos de negócios. Analise cada um e escolha aquele que melhor se adapta ao seu projeto. Certifique-se de ajustar cada modelo para atender aos requisitos do seu projeto.

Modelo PandaDoc BRD

Este é um modelo fantástico se você deseja preparar um BRD para o desenvolvimento de produtos. O PandaDoc fornece exemplos diretos de qual texto você deve colocar em cada seção. Você também encontrará as melhores práticas para cada entidade mencionada no modelo.

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Modelo TechWhirl BRD

Este modelo foi projetado especificamente para novas soluções de tecnologia. TechWhirl inclui 17 seções que detalham o resumo do projeto, escopo, visão geral do processo de negócios, requisitos de negócios e muito mais. Você pode até incluir dados em tabelas e gráficos.

Melhor para: Explicar dependências e processos de negócios complexos.

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Modelo Asana BRD

A Asana oferece um modelo BRD gratuito que você pode editar em tempo real. Este modelo compacto inclui apenas os campos necessários e cada seção tem dicas sobre o que escrever. Este modelo é melhor para obter a adesão de partes interessadas internas.

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Modelo BRD Smartsheet

O Smartsheet oferece um modelo BRD de tamanho único. Você pode usá-lo para pequenos projetos internos e para projetos complexos e caros para fornecedores externos. Cada seção é complementada por uma breve descrição ou exemplo do que deve ser escrito.

Quer ver mais modelos? Aqui estão 10 modelos BRD gratuitos do Smartheet (todos seguem o mesmo padrão).

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Modelo ClickUp BRD

Procurando um BRD simples para orientar seus projetos? Experimente este modelo do ClickUp. Existem apenas seções básicas (com folhas) que você pode preencher facilmente online. As equipes de marketing e vendas podem usar esse modelo para obter adesão para ajustes de CRM, desenvolvimento de conectores de API etc.

Melhor para: Pequenos projetos internos com poucos requisitos e entregas.

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Escrevendo seu documento de requisitos de negócios

Não importa o escopo do seu projeto, um documento de requisitos de negócios pode ajudá-lo a manter o processo organizado. Com este documento, você terá um plano claro para orientar seu projeto. Além disso, você terá um resumo compacto do caso de negócios que alimenta sua iniciativa.

Se você deseja apresentar sua empresa como um todo, explore o modelo de proposta comercial gratuita da HubSpot. Veremos como resumir suas soluções, compartilhar preços e definir cronogramas.