Qual destas ferramentas de gerenciamento de projetos é melhor?

Um bom gerenciamento de projetos é essencial para cuidar de todas as partes móveis de um negócio, principalmente quando você começa a contratar outras pessoas. Neste guia do Trello vs Asana, examinarei de perto essas duas ferramentas populares de gerenciamento de projetos para determinar qual é a melhor.

Ao terminar de ler este post, você terá todo o conhecimento necessário para escolher a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos para o seu negócio.

Trello vs Asana: uma introdução

Trello

O Trello é essencialmente uma versão digitalizada de um quadro Kanban, um método de organização vertical que organiza diferentes fases de um projeto em colunas e usa notas adesivas para tarefas individuais. As tarefas podem ser facilmente movidas de uma fase para outra usando a tecnologia de arrastar e soltar.

Asana

A Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos mais tradicional, com maior ênfase em resultados, acompanhamento e trabalho em equipe. O programa também oferece várias maneiras de visualizar tarefas, incluindo uma visualização de lista tradicional e uma visualização em estilo de quadro.

Trello vs Asana: características

Esta seção examinará os recursos associados ao plano gratuito de cada ferramenta. Se você quiser saber mais sobre os planos pagos, vá para a seção de preços.

Trello vs Asana: Interface e facilidade de uso

Trello

Existem duas áreas da interface do Trello: seu Workspace e Boards .

Área de trabalho

O Workspace é sua área de conta principal, onde você pode visualizar, gerenciar e criar Quadros . Há também uma guia “ Membros ” onde você pode adicionar pessoas ao seu workspace e uma área “ Configurações ” onde você pode controlar a visibilidade do seu Workspace e/ou conectá-lo ao Slack.

Os usuários Premium também podem acessar a “ Workspace Table ”. Isso permite visualizar tarefas de vários quadros em um espaço para que você possa verificar rapidamente o progresso geral dos projetos conectados. Por exemplo, se você tiver um boletim informativo por e-mail relacionado ao seu blog, convém criar uma tabela de área de trabalho na qual possa exibir tarefas relacionadas ao blog e ao boletim informativo.

Observe que você pode ter vários workspaces conectados a uma conta do Trello.

Pranchas

Os quadros são a principal forma de exibição dos projetos no Trello. Cada quadro é organizado em listas verticais, facilitando o agrupamento de tarefas relacionadas. Você pode personalizar os nomes de cada lista para atender às necessidades do seu projeto. Por exemplo, se você administra um blog, pode ter colunas para “Ideias”, “Em rascunho”, “Em edição”, “Agendado” e “Publicado”.

As tarefas individuais podem ser adicionadas às listas como cartões. Estes são basicamente o equivalente digital de notas adesivas: você pode reordená-los facilmente ou movê-los para novas listas à medida que um projeto avança.

Você também pode personalizar cada cartão com vários tipos de informações, incluindo uma descrição de texto, anexos de imagem, uma lista de verificação de tarefas e uma data de vencimento. Os usuários premium também podem criar campos personalizados, como um campo de contagem de palavras para postagens de blog, e atribuir cartões a membros específicos.

Automação

Os usuários do Trello também têm acesso à automação por meio do Butler. Você pode acessá-los a qualquer momento clicando no botão “ Automação ” no canto superior direito de qualquer Painel . Isso abre uma área onde você pode visualizar os diferentes tipos de automação oferecidos pelo Butler.

A área mais útil dessa automação é a configuração de “ Regras ” mostrada acima. Isso permite determinar o que acontece com os cartões quando uma ação específica é realizada. Por exemplo, você pode configurá-lo para que, quando uma data de vencimento for marcada como concluída, o cartão relevante seja movido automaticamente para a lista “ Em edição ”. Essa é uma ótima maneira de garantir que os cartões sempre sejam movidos quando deveriam, sem depender de sua equipe para se lembrar deles sempre.

Asana

A interface da Asana é organizada de forma muito diferente da do Trello. Ao fazer login, você é levado a um painel pessoal com duas caixas de conteúdo principais: uma caixa privada que lista suas prioridades e uma lista de projetos em que você está atualmente. Esse painel é uma das minhas coisas favoritas na Asana porque permite que você veja os prazos futuros e vencidos imediatamente, sem a necessidade de procurar uma tarefa específica para ver seu prazo.

Visão Geral do Projeto

A próxima área da Asana é a visão geral do projeto. Esta área inclui o título do projeto, uma breve descrição, uma lista dos membros da equipe envolvidos neste projeto, documentos de suporte e um indicador de status para informar aos usuários se o projeto está no caminho certo, em risco ou completamente fora do caminho.

Essa visão geral é um grande benefício para projetos complexos, especialmente aqueles com vários documentos de suporte. No entanto, para projetos simples, parece um passo desnecessário entre você e a lista de tarefas.

Tarefas

A versão gratuita da Asana permite visualizar as tarefas como uma lista, quadro de recados ou calendário. Gosto particularmente da visualização de calendário porque fornece uma exibição visual dos prazos das tarefas.

Depois de adicionar uma tarefa à sua lista, você pode editá-la para adicionar uma descrição, atribuir colegas de equipe a ela e selecionar ou alterar a data de conclusão. Você também pode adicionar subtarefas e atribuir datas de vencimento e membros da equipe separados para cada subtarefa.

Acompanhando suas tarefas

Uma coisa que realmente se destaca no debate Trello vs Asana é a área “ Minhas tarefas ” da Asana. Essa área permite visualizar todas as tarefas atribuídas a você e organizá-las em categorias com base em quando você planeja completá-las. Você também pode adicionar categorias separadas se quiser organizar as tarefas de maneira diferente.

Essa é uma ótima maneira de priorizar suas tarefas, especialmente se você estiver trabalhando em vários projetos.

Comunicação

Existem três maneiras principais de os colegas de equipe se comunicarem na Asana:

• Caixa de entrada. Esta área é para mensagens entre membros que fazem parte da mesma organização, mas não estão trabalhando nos mesmos projetos. Mensagens que não se enquadram em nenhum projeto específico também podem ser enviadas aqui.
• Mensagens do Projeto . Cada projeto tem sua própria área de “Mensagens” para comunicação entre os colegas de equipe. Apenas as pessoas atribuídas ao projeto em questão poderão ver as mensagens enviadas aqui.
• Comentários da tarefa. As pessoas podem deixar comentários em tarefas dentro de um projeto específico.

Essa variedade de métodos de comunicação cria oportunidades de colaboração mais robustas do que você obterá com o Trello.

Metas

Os usuários da Asana no nível Business também podem definir as metas da empresa. Basta digitar um nome para sua meta, o período de tempo em que deseja alcançá-la e os colaboradores que estão ajudando a alcançá-la. Você também pode alternar se outras pessoas na empresa podem visualizar essa meta.

Depois de criar a meta, você poderá inserir mais informações, incluindo uma descrição básica e quaisquer documentos de apoio. Você também poderá selecionar a métrica que usará para acompanhar o sucesso. Por exemplo, você pode optar por acompanhar o número de pessoas que se inscrevem em um evento que você está organizando.

Observe que a Asana não acompanha o progresso em direção a essas metas; você precisará inserir manualmente qualquer progresso feito. Você pode configurá-lo para lembrá-lo em intervalos estratégicos, como uma vez por semana.

Comunicando

Os planos premium da Asana também oferecem excelentes recursos de geração de relatórios. Você pode criar gráficos para rastrear uma variedade de métricas, incluindo gráficos personalizados para rastrear métricas exclusivas de seus projetos.

Trello vs Asana: complementos e integrações

Trello

O Trello oferece uma grande variedade de “Power Ups” – o termo da empresa para add-ons. Isso inclui coisas como ferramentas de fluxo de trabalho, um bate-papo no quadro para melhorar a comunicação entre os membros da equipe e uma ferramenta para criar personas de clientes.

Você também pode usar Power Ups para conectar o Trello a uma grande variedade de aplicativos externos, permitindo que você gerencie tudo, desde arquivos da empresa até suporte ao cliente e mídias sociais. Algumas das integrações mais notáveis ​​são com o Google Suite, Slack e HelpScout.

Asana

A Asana se conecta a muitas ferramentas de terceiros diferentes, tornando possível gerenciar quase todos os aspectos do seu negócio em um só lugar. Algumas das integrações mais notáveis ​​incluem o Google Suite, o Microsoft Office e o Salesforce.

Observe que você terá que ativar manualmente todas as integrações que planeja usar com a Asana.

Trello vs Asana: preços

Trello

Junto com o plano gratuito que discutimos anteriormente, o Trello oferece três planos premium:

• Padrão. Disponível por $ 5 por pessoa por mês quando cobrado anualmente ($ 6/pessoa/mês quando cobrado mensalmente). Inclui tudo, desde o plano gratuito + quadros ilimitados, listas de verificação avançadas, campos personalizados, armazenamento ilimitado (250 MB/arquivo), 1.000 comandos do Workspace por mês, convidados de quadro único e pesquisas salvas.
• Prêmio. Disponível por $ 10 por pessoa por mês quando cobrado anualmente ($ 12,50/pessoa/mês quando cobrado mensalmente). Inclui tudo, desde o plano padrão + visualização do painel, visualização da linha do tempo, visualização da tabela do espaço de trabalho, visualização do calendário, visualização do mapa, execuções ilimitadas de comandos do espaço de trabalho e uma variedade de recursos de administração e segurança.
• Empreendimento. Disponível por $ 17,50 por pessoa por mês quando cobrado anualmente (sem cobrança mensal disponível). Inclui tudo, desde o plano Premium + Espaços de trabalho ilimitados, permissões em toda a organização, quadros visíveis à organização, gerenciamento público de quadros, convidados de vários quadros e recursos adicionais de segurança e administração.

Observe que o preço por pessoa listado conta os usuários que fazem parte do seu Workspace e convidados de vários quadros, não pessoas convidadas para trabalhar em quadros individuais.

Asana

Junto com o plano gratuito discutido anteriormente, a Asana oferece dois planos premium:

• Prêmio. Disponível por US$ 10,99 por pessoa por mês, cobrado anualmente (US$ 13,49/pessoa/mês quando cobrado mensalmente). Este plano inclui tudo, desde o plano gratuito + fluxos de trabalho automatizados, relatórios, usuários ilimitados, suporte personalizado da comunidade.
• O negócio. Disponível por US$ 24,99 por pessoa por mês, cobrado anualmente (US$ 30,49/pessoa/mês quando cobrado mensalmente). Este plano inclui tudo, desde o plano Premium + relatórios avançados, metas de projeto e portfólio, fluxos de trabalho avançados e suporte personalizado ao cliente.

A Asana tem um guia completo sobre quais usuários são contabilizados no faturamento.

Trello vs Asana: o veredicto

Bem, primeiro, aqui está um rápido resumo do vencedor em cada categoria:

• Características: Trello
• Interface: Trello para projetos com colaboração mínima; Asana para projetos com mais colaboração
• Complementos e integrações: empate
• Preço: Trello

Qual ferramenta de gerenciamento de projetos você vai usar? Deixe-nos saber nos comentários!