Por que você precisa de um plano de backup em caso de desastre de mídia social

Com a ajuda de um plano de continuidade de negócios (BCP) bem pensado nas mídias sociais, quaisquer efeitos negativos de um desastre nos produtos da sua empresa podem ser mitigados o mais rápido possível. Desastres naturais, ataques cibernéticos e guerras podem sobreviver com a ajuda do planejamento de continuidade. É, no entanto, absolutamente necessário que você esteja pronto para uma crise de mídia social? A mídia social é realmente importante para o crescimento do seu negócio . Até que ponto isso acontecerá, é discutível. Embora o planejamento de continuidade de negócios (BCP) seja mais importante no caso de um desastre natural, como um furacão destruindo suas fábricas ou uma pandemia global isolando você de sua clientela, ele também pode ser útil no caso de um desastre de relações públicas nas mídias sociais. A razão é que é possível reduzir com sucesso os estágios necessários nos cenários típicos que ele cobre para lidar com esse tipo de problema.

O guia passo a passo para desenvolver um plano de continuidade de negócios

Existe um processo de várias etapas que a maioria das empresas deve seguir para estabelecer um BCP confiável. Eles são os seguintes:

• Durante esta parte da Análise de Impacto nos Negócios, a empresa determinará quais funções e recursos são sensíveis ao tempo e quais não são. (Falaremos mais sobre isso mais tarde.) Nesta seção do processo, a empresa tem a tarefa de determinar e colocar em ação os procedimentos necessários para recuperar as funções comerciais essenciais.
• É preciso haver uma equipe de continuidade estabelecida. Este grupo criará uma estratégia para lidar com a interrupção ocorrida. É necessário treinamento da tripulação de continuidade, e eles também devem ser testados. Além disso, é importante que cada membro da equipe realize atividades que revisem o plano e as estratégias.
• Uma empresa também pode achar útil desenvolver uma lista de verificação que inclua elementos cruciais, como informações sobre contatos de emergência, uma lista de recursos que a equipe de continuidade pode exigir, a localização dos dados de backup e outras informações necessárias e outros funcionários importantes.

Além de colocar a equipe de continuidade à prova, a organização deve testar o BCP por conta própria. Deve ser submetido a testes rigorosos para garantir que possa ser utilizado em uma ampla variedade de circunstâncias perigosas. Isso ajudará a identificar quaisquer falhas no plano, que poderão ser localizadas e corrigidas quando forem detectadas.

A diferença entre o plano de continuidade de negócios de mídia social e um plano de recuperação de desastres

Ambos os planos de continuidade de negócios (BCPs) e planos de recuperação de desastres (DRPs) têm propósitos muito semelhantes; no entanto, esta última é mais focada em tecnologia e infraestrutura de tecnologia da informação (TI). Os BCPs são mais abrangentes, concentrando-se em toda a empresa, incluindo a cadeia de suprimentos e o atendimento ao cliente. Em contraste com os planos de recuperação de desastres, os planos de continuidade de negócios concentram-se exclusivamente em minimizar o tempo que a tecnologia fica indisponível e as despesas associadas. As únicas pessoas frequentemente envolvidas em planos de recuperação de desastres são o pessoal de TI, que estabelece e monitora a política. Por outro lado, os BCPs geralmente têm um número maior de funcionários treinados nos processos relevantes.

A importância de um plano de continuidade de negócios

As empresas precisam de planos de continuidade de negócios (BCPs) para garantir que possam continuar operando em caso de crise, não importa quão grande ou pequena. O planejamento de continuidade de negócios (BCP) é projetado para manter os negócios funcionando sem problemas, mesmo quando confrontados com obstáculos inesperados. Isso pode causar uma queda na lucratividade devido à perda de receita e/ou aumento das despesas. E como o seguro raramente paga tudo, especialmente quando os consumidores passam para a concorrência, as empresas não podem contar apenas com ele.

O que deve ser incluído em um plano de continuidade de negócios?

Quaisquer ameaças potenciais às operações de uma empresa devem ser consideradas em qualquer plano de continuidade de negócios viável. Além de identificar as ameaças e estabelecer proteções e processos para lidar com elas, o plano também deve detalhar como as operações serão impactadas. A eficácia dessas medidas preventivas e protocolos operacionais deve ser verificada por meio de testes rigorosos. Por último, mas não menos importante, o plano precisa ser revisado frequentemente para garantir que permaneça relevante.

Definição de Análise de Impacto nos Negócios

A realização de uma análise de impacto de continuidade de negócios é crucial para a construção de um BCP porque identifica as consequências negativas de uma interrupção de atividades e funções críticas da empresa. Além disso, utiliza os dados para determinar quais tipos de prioridades e táticas devem ser aplicadas ao processo de recuperação. Existe uma planilha fornecida pela FEMA para calcular os impactos operacionais e financeiros que podem ser usados ​​em uma análise de continuidade de negócios. Esses documentos compilam os efeitos monetários e funcionais da perda de várias operações e funções da empresa. Também é especificado quando as implicações de negócios identificadas ocorreriam no caso de uma perda de função ou processo.

Para avaliar a probabilidade e a gravidade de uma crise de mídia social,

Você precisa de um planejamento de continuidade de negócios (BCP)

Vamos fingir que você acabou de começar a trabalhar na expansão da visibilidade online de sua empresa usando a mídia social. Você espera aumentar sua clientela e rede por meio da mídia social. Ao fazer isso, no entanto, você deve estar ciente e preparado para quaisquer perigos potenciais associados a esse modo de comunicação. Táticas de difamação, clientes irritados por causa de uma linha de produtos defeituosa e disposição para cancelar como resultado de um desrespeito percebido são exemplos.

O planejamento de continuidade de negócios permite que você preveja ameaças à sua presença na mídia social e avalie a gravidade de sua possível influência na capacidade da empresa de permanecer no mercado. Um único trabalhador insatisfeito divulgando dados embaraçosos geralmente não será suficiente para criar uma grande interrupção em seu crescimento, mas se alguns influenciadores proeminentes em seu campo anunciarem seu apoio a eles, você poderá estar diante de um grande protesto de mídia social e um caso de um boicote ao consumidor.

Com a ajuda do BCP, você pode estabelecer um plano confiável para lidar com uma crise de mídia social

Como existem muitas ameaças potenciais à presença na mídia social para que qualquer pessoa possa monitorá-las e gerenciá-las com sucesso, você precisará estabelecer um protocolo consistente para lidar com elas, o que pode ser facilitado pelo emprego de software líder do setor, como o Continuity2. Nessa abordagem, qualquer funcionário da sua empresa pode entender rapidamente a situação e tomar as medidas adequadas. No caso de uma crise de mídia social, por exemplo, a pessoa responsável por sua página provavelmente também não será responsável por lidar com a resposta à crise. Conhecendo os protocolos de cor, eles podem identificar os primeiros sinais de um grande desastre de relações públicas e suspender imediatamente sua publicação regular. Como eles já estão com raiva, continuar, como de costume, só os deixaria ainda mais irritados se você agir como se nada tivesse acontecido. Eles assumirão que você está optando por desconsiderar o problema. Graças ao BCP, você evitou por pouco uma situação embaraçosa.

Os melhores planos de resposta a crises ajudam você a descobrir como lidar com um colapso da mídia social

Os melhores remédios possíveis para o problema podem então ser determinados com a ajuda da abordagem de resposta padrão que você estabeleceu. Então, sua empresa acaba de ser criticada por uma estratégia de marketing que algumas pessoas consideram ofensiva. O resultado previsto é que os usuários de mídia social estão furiosos e suas postagens estão chamando a atenção. Uma resposta genuína do BCP começaria com a remoção do material ofensivo, a emissão de um pedido público de desculpas e a promessa de implementar medidas para evitar a reincidência.

A próxima etapa é iniciar uma investigação interna no departamento de marketing para identificar a pessoa ou pessoas responsáveis ​​por esse esforço e fazer com que o advogado avalie qualquer possível responsabilidade. A transparência é essencial ao lidar com um problema de mídia social. Para reconquistar a confiança de seus ouvintes, você deve ser totalmente aberto e honesto. Essa é a única maneira de reparar o dano à sua credibilidade e acalmar seus críticos. O público não está interessado em truques de relações públicas, mas em explicações sinceras. Não se desculpe ao interagir com seus seguidores, pois isso pode levá-los a julgar mal a gravidade da situação.

Conclusão

Atualmente, nenhuma empresa pode se dar ao luxo de ignorar a importância do planejamento de contingência para emergências comerciais. Pode significar a diferença entre resolver com sucesso e sem sucesso uma crise de mídia social, bem como ajudar na recuperação de um desastre natural ou um ataque cibernético. A melhor maneira de lidar com uma crise de mídia social é antecipá-la e tomar medidas preventivas com antecedência. Esperançosamente, o tempo e a energia gastos no planejamento de contingência valerão a pena e ajudarão você a escapar desse desastre de mídia social com mais conhecimento e, quem sabe, talvez até mais confiança de seu público. Divirta-se!