O melhor guia para contabilidade WooCommerce para iniciantes

Você está tentando configurar um sistema de contabilidade WooCommerce funcional para sua loja online? Embora a contabilidade não seja uma luta para muitos donos de lojas WooCommerce, é um trabalho tedioso, mas essencial. Ele permite que você saiba quanto dinheiro você ganha como um negócio.

Um sistema de contabilidade de qualidade também evitará qualquer problema legal. Felizmente, um bom sistema de contabilidade WooCommerce é fácil de configurar.

Por que a contabilidade é importante para empresas que usam WooCommerce ?

Quer você venda através do Amazon FBA ou em sua própria loja com a ajuda da plataforma WooCommerce ou Shopify, é crucial conhecer seus números. Isso é essencial se você deseja administrar um negócio lucrativo e sustentável.

A maioria dos lojistas acompanha seus principais números de receita. No entanto, esses KPIs financeiros são tão importantes quanto determinam a saúde do seu negócio:

• Lucro: o restante após receitas e despesas operacionais
• Fluxo de caixa de entrada: a quantidade de dinheiro que entra no negócio a cada mês
• Fluxo de caixa de saída: a quantidade de dinheiro que sai do negócio a cada mês
• Despesas operacionais: todos os custos de funcionamento do seu negócio, incluindo os salários dos funcionários
• Ativos: o que a empresa possui
• Passivos: qualquer dívida ou empréstimo devido pela empresa
• Custo de aquisição do cliente (CAC)
• Custo das mercadorias vendidas (CPV)

Por exemplo, algumas empresas têm problemas quando se concentram demais em receita e lucro, mas não o suficiente no ciclo de fluxo de caixa. Como resultado, as empresas lutam para obter folha de pagamento ou comprar estoque suficiente, mesmo que sejam tecnicamente rentáveis.

Como configurar um sistema de contabilidade de qualidade para lojas WooCommerce ?

Vincule o WooCommerce ao software de contabilidade

Uma boa plataforma de contabilidade possui uma extensa lista de recursos, garantindo que todas as transações enviadas pela sua loja WooCommerce sejam registradas e estejam prontas para relatórios futuros.

Encontrar essa plataforma de contabilidade é o primeiro passo para configurar um fluxo de trabalho de contabilidade para lojas WooCommerce. Alguns até fornecem um plugin ou extensão gratuita para agilizar o processo.

Portanto, o objetivo não é apenas encontrar uma plataforma de contabilidade respeitável, mas também uma com um plug-in viável e um processo de sincronização.

Abaixo estão alguns dos melhores softwares de contabilidade para WooCommerce:

Sincronização WooCommerce para QuickBooks Online

Este plugin integra sua loja WooCommerce com uma das ferramentas de contabilidade mais populares para empresas de qualquer tamanho - QuickBooks Online. Ele fornece sincronização em tempo real para estoque, produtos e números de vendas.

Basta vinculá-lo à sua conta bancária para rastrear despesas e usar o suporte global de impostos e moedas do QuickBooks para registrar todos os impostos e transações de qualquer lugar.

Xero

O Xero é outro software de contabilidade respeitável que possui uma extensão WooCommerce. A extensão faz tudo, desde a conciliação das transações da sua conta bancária até a verificação do estoque e acompanhamento da folha de pagamento.

O melhor é que todos os dados de impostos, produtos e remessas são enviados para o Xero diretamente do WooCommerce.

Livros rápidos

Quando a maioria das pessoas se depara com o termo “software de contabilidade para pequenas empresas”, provavelmente pensa em QuickBooks. A Intuit introduziu o produto há 20 anos. Ele evoluiu para uma das plataformas de gerenciamento financeiro mais populares e amplamente utilizadas no mundo de hoje. Seu único concorrente real é o Xero.

Atualmente, o QuickBooks é usado por mais de 80% de todas as pequenas empresas. Muitas pequenas e médias empresas o valorizam como um recurso valioso. O QuickBooks pode ser usado para atender aos requisitos de contabilidade, relatórios e faturamento. Ele também fornece vários complementos para processamento de cartão de crédito, rastreamento de estoque e processamento de folha de pagamento.

Uma coisa a ter em mente é que o QuickBooks e o WooCommerce não estão diretamente conectados. Extensões de terceiros são necessárias para concluir a integração.

Esta tarefa pode ser concluída usando uma variedade de recursos. Conhecer as diferenças de como o WooCommerce e o QuickBooks transmitem dados é o primeiro passo para selecionar a melhor solução para sua empresa.

A conexão entre WooCommerce e QuickBooks é possibilitada pelo MyWorks, Zapier e outros plugins de terceiros. A integração pode ser tão simples quanto integrar informações de vendas ou tão complexa quanto atualizar seu estoque em tempo real à medida que as mudanças ocorrem. O plugin ou extensão que você selecionar deve ser baseado nas necessidades da sua empresa.

Você precisará de uma conta ativa do QuickBooks que possa ser integrada à sua loja WooCommerce antes de fazer qualquer tipo de conexão. O QuickBooks Online é uma excelente solução para muitas pequenas empresas.

É uma solução baseada em nuvem para rastrear seus clientes, despesas, receitas e transações de vendas. O QuickBooks Online também pode ser usado para gerenciar estoque, faturas, compras e muito mais. Os preços começam em $ 20 por mês, tornando-se um recurso muito acessível.

As integrações do QuickBooks e WooCommerce comunicam e enviam informações de várias maneiras: Integrações para transferência unidirecional e sincronização bidirecional

Saber o que é importante para sua empresa o ajudará a encontrar a melhor solução QuickBooks. Uma empresa individual ou uma pequena empresa iniciante pode exigir apenas um plug-in unidirecional com uma pequena taxa única para que seus pedidos do WooCommerce sejam publicados automaticamente no QuickBooks para eles.

Organizações maiores ou empresas com grandes volumes de pedidos podem exigir uma integração bidirecional para manter seus dados o mais atualizados possível. Esse é um recurso útil, mas geralmente tem um custo em termos de taxas mensais para esses serviços.

FreshBooks

FreshBooks é outro plugin de contabilidade WooCommerce que pode se conectar automaticamente ao seu site WooCommerce.

Você pode usar o FreshBooks para gerar faturas automaticamente sempre que um pedido for feito em seu site WooCommerce. Uma conta de cliente será criada e quaisquer pagamentos feitos nessa conta serão registrados.

Além disso, você pode escolher quais contas vincular ao FreshBooks com base na origem do pedido, status de atendimento ou status de pagamento. As opções avançadas oferecem mais controle sobre como suas contas são integradas.

Você também pode mapear códigos de impostos para o FreshBooks automaticamente. Produtos em pedidos online WooCommerce geram novos itens em sua conta FreshBooks.

Você pode designar uma conta de compensação específica para pagamentos ou atribuir diferentes métodos de pagamento atualmente aceitos.

Quando os produtos são atualizados ou criados na loja WooCommerce, os itens também podem ser criados na conta FreshBooks.

WooCommerce Zapier

A extensão WooCommerce Zapier é uma alternativa para quem já utiliza uma plataforma de contabilidade além do QuickBooks ou Xero.

O Zapier atua como um integrador universal para vincular sua loja WooCommerce a qualquer software de contabilidade que não tenha uma extensão/plugin oficial do WooCommerce.

Além da contabilidade, a integração do WooCommerce Zapier também pode automatizar outros aspectos da sua loja WooCommerce, como marketing, suporte ao cliente, rastreamento de pedidos e muito mais.

Configure o Rastreamento e Relatórios para Números Importantes.

Idealmente, com um único clique, uma plataforma de contabilidade começará a sincronizar os dados de vendas e a colocá-los nas colunas e relatórios de rastreamento adequados.

No entanto, você também deve acompanhar outras métricas importantes para ver como sua loja WooCommerce progride ao longo do tempo e criar relatórios com mais facilidade no futuro.

Os relatórios contábeis do WooCommerce ajudam a manter o controle de suas finanças. Você também pode enviá-los para as partes interessadas que precisam verificar a estabilidade financeira do seu negócio. Finalmente, você pode ter que reler esses relatórios antes do prazo final do imposto.

Configurar as taxas de imposto do WooCommerce

Embora o software de contabilidade faça muito trabalho para sincronizar suas receitas e despesas, você ainda é responsável por outra área de destaque: impostos. Você precisa deles para cumprir a lei e garantir que não precise pagar multas quando chegar a temporada de impostos.

Em resumo, se você não configurar regras fiscais em sua loja WooCommerce, seu negócio não durará muito, pois as faturas se acumulam rapidamente.

Além disso, o cálculo preciso do imposto contribui para melhores relatórios no software de contabilidade. Esses pagamentos são classificados como impostos e podem ser reservados para pagar o governo quando chegar a hora.

Como o assunto é complicado, já escrevemos um artigo específico sobre as alíquotas do WooCommerce que você definitivamente deveria conferir!

Alternativamente, existem plugins de impostos - desde calculadoras de impostos simples para pequenas empresas até organizadores de impostos de comércio eletrônico mais complexos - para você utilizar.

TaxJar é um exemplo. Este plug-in gratuito se integra perfeitamente ao WooCommerce e extrai taxas de impostos em tempo real de vários locais. Portanto, você não precisa saber as alíquotas da sua região.

Além disso, o TaxJar oferece relatórios avançados, arquivamento automático e cálculos de impostos em tempo real que informam quando os limites de impostos foram atingidos em cada uma de suas regiões.

Principais dicas de contabilidade do WooCommerce

Abaixo estão algumas práticas recomendadas de contabilidade e contabilidade para lojas WooCommerce que você deve seguir.

Crie um processo contábil mensal

Você precisa de dados financeiros precisos se quiser tomar decisões baseadas em dados. Isso significa construir um processo mensal (idealmente semanal se você vender vários itens) para o contador atualizar o gráfico de contas.

Mudar para contabilidade de competência

Existem duas formas de contabilidade: contabilidade de caixa e contabilidade de competência. O primeiro funciona bem quando você está apenas começando ou administrando uma pequena empresa simples.

No entanto, se você tiver uma loja WooCommerce onde tende a ver picos de vendas, como durante as festas de fim de ano, você deve mudar para a contabilidade de competência.

A contabilidade de competência significa que as receitas e despesas são registradas nos gráficos de sua conta quando são ganhas, não quando o dinheiro chega ou sai de sua conta bancária.

Use um plug- in de gerenciamento de inventário para sua loja WooCommerce

Se você tiver mais de uma dúzia de SKUs, investir em um software de gerenciamento de estoque que sincronize com seu software de contabilidade economizará muito tempo e dores de cabeça. Isso porque você também pode usá-lo para prever estoques, calcular perdas de estoque, etc., além de acompanhar seu estoque.

Conheça seus prazos fiscais

Os prazos fiscais variam de acordo com a localização da sua empresa. Você deve lembrá-los se quiser evitar possíveis multas e inspeções.

Vejamos os EUA como exemplo. Tradicionalmente, o Dia do Imposto é 15 de abril aqui. Cada ano tem seu próprio prazo de declaração de imposto estendido, que você pode encontrar on-line se houver algum motivo para o atraso.

Além disso, você pode ter que pagar impostos estimados como proprietário de uma empresa. Embora isso nem sempre seja necessário, a maioria dos proprietários individuais, parcerias, corporações e S-Corps têm requisitos de pagamento.

Configurar um painel financeiro

Uma maneira sustentável de administrar um negócio (e salvar sua saúde mental) é construir um painel financeiro com todos os KPIs financeiros essenciais que mostram a saúde do seu negócio.

Se você acompanhar sua contabilidade e visualizar este painel pelo menos uma vez por semana, estará sempre por dentro de como está o seu negócio.

Considerações finais sobre a contabilidade do WooCommerce

O mundo dos impostos e da contabilidade nem sempre é divertido. Mas sua melhor aposta é configurar um processo de contabilidade WooCommerce corretamente desde o início. Assim, você nunca terá que se preocupar com surpresas assustadoras do governo.

Contrate um contador, sincronize seus dados de vendas com o software de contabilidade WooCommerce de qualidade e garanta a execução de relatórios regularmente.

Por fim, encontre mais maneiras de melhorar sua loja WooCommerce e seu fluxo de trabalho, verificando nossa coleção dos melhores plugins WooCommerce gratuitos.