Integração com WooCommerce QuickBooks: um guia abrangente

Introdução

Se você é proprietário de uma loja WooCommerce, sabe que acompanhar suas finanças pode ser um desafio. Mas você sabia que existem ferramentas disponíveis para ajudar a facilitar esse processo? Uma dessas opções é o QuickBooks, um software de contabilidade projetado para ajudar as pequenas empresas a gerenciar suas finanças.

Ao usar uma extensão de integração do QuickBooks para o seu site, você pode acompanhar o inventário de maneira eficaz e analisar seus dados de vendas. Mas como essas duas ferramentas de software se integram e o que exatamente isso significa para você como comerciante?

Este tutorial explicará como integrar o WooCommerce com o QuickBooks. Abordaremos o que é um software de contabilidade, os benefícios da integração dos dois programas e explicaremos por que nossa extensão é a melhor ferramenta de integração de QuickBooks disponível. Então, se você está pronto para começar, continue lendo!

Como o WooCommerce funciona com o QuickBooks?

QuickBooks é um programa de software projetado para pequenas empresas que os ajuda a rastrear transações financeiras, enviar faturas, receber pagamentos e criar relatórios. Então, aqui está como funciona.

Quando um cliente faz uma compra ou doação em sua loja WooCommerce e usa seu cartão de crédito, as informações da transação são enviadas ao banco. Eventualmente, ele é encaminhado para um processador de cartão de crédito para verificação. É aí que entra a conexão entre WooCommerce e QuickBooks: um desses processadores é a Intuit, fabricante do QuickBooks.

Em outras palavras, a compra ou doação de seu cliente de sua loja WooCommerce envia essas informações para o QuickBooks por meio de seu processador terceirizado, Intuit.

Quando o WooCommerce envia dados para o QuickBooks, eles estão no formato .QBO. As informações são então registradas na conta do seu cliente dentro do software e atualizadas à medida que suas transações de cartão de crédito são finalizadas e enviadas de volta a eles por meio da Intuit. Se o cliente usar um extrato bancário ou outros serviços de relatórios relacionados à empresa de cartão de crédito para acompanhar o status de suas transações, esses relatórios não mostrarão nenhuma informação sobre sua loja WooCommerce. Somente o QuickBooks registrará essas informações para eles.

O processo também funciona ao contrário. Quando você precisar atualizar o pedido ou os registros de pagamento do seu cliente no WooCommerce depois que eles retornarem do QuickBooks, você precisará usar um plug-in Intuit. Esse plug-in conectará os dois programas para que você possa enviar informações atualizadas do WooCommerce para o QuickBooks.

Benefícios da integração com o WooCommerce QuickBooks

Há muitos benefícios em usar o WooCommerce e o QuickBooks juntos. Vamos a eles:

Isso economiza tempo

Como este software é integrado, ele permite que todas as entradas e atualizações de dados aconteçam em um só lugar. Não há necessidade de alternar entre diferentes plataformas e inserir manualmente os mesmos dados várias vezes (ou pior, um sistema). Isso economiza tempo tanto para o usuário quanto para o contador/contador, pois o QuickBooks pode reconciliar dados financeiros entre si, WooCommerce e outros softwares de contabilidade.

Diminuição da chance de erro humano

A entrada de dados é dupla quando esses dois sistemas são combinados. Em um programa, os dados são inseridos diretamente no QuickBooks ou WooCommerce e, no outro programa, são verificados. Isso torna mais difícil cometer um erro ao inserir dados, pois seus dedos estarão cruzados para que você acerte tudo! Uma vez que esta entrada inicial foi feita, é mais fácil atualizar.

A configuração é rápida e fácil

Configurar o WooCommerce e o QuickBooks para esse tipo de integração é rápido, fácil e indolor. Depois de configurar sua API para funcionar com o QuickBooks, os dois já têm uma conexão estabelecida que você só precisará confirmar. A partir daí, você pode fazer atualizações instantaneamente. Isso significa que os usuários podem ter mais tempo fazendo o que amam e menos tempo aprendendo a usar o software de contabilidade.

Promove excelente contabilidade e escrituração

Por fim, quando o WooCommerce e o QuickBooks são usados ​​juntos, ele aprimora os processos de contabilidade e escrituração (e os torna mais gerenciáveis). Como tudo está sendo feito em um só lugar usando dois sistemas que já funcionam bem juntos, não há mais a necessidade de alternar entre plataformas diferentes ou inserir manualmente os mesmos dados várias vezes. Isso economiza tempo, reduz o erro humano e torna a contabilidade mais simples (e menos frustrante).

Métodos de integrações do QuickBooks

As transferências de dados podem ser feitas por meio de integrações de dados unidirecionais ou bidirecionais, dependendo do plug-in usado.

Integração de dados unidirecional

A integração de dados unidirecional ocorre quando uma empresa, digamos QuickBooks, atribui um identificador exclusivo à empresa que recebe as informações. Quaisquer alterações feitas pelo QuickBooks nos registros do cliente são imediatamente atualizadas no outro sistema (por exemplo, software de gestão da empresa).

Integração de dados bidirecional

A integração de dados bidirecional ocorre quando o QuickBooks atualiza seu sistema e o outro sistema (por exemplo, software de gerenciamento da empresa) simultaneamente, utilizando um modelo bidirecional de compartilhamento de informações. Ambas as empresas devem usar os mesmos identificadores exclusivos para rastrear clientes para que isso seja bem-sucedido.

O QuickBooks fornece vários complementos que podem ajudar na integração de dados de outros softwares de gerenciamento de negócios, como Salesforce, Microsoft Dynamics e NetSuite.

Em geral, a integração de dados bidirecional é mais benéfica do que a integração unidirecional. Ele fornece uma taxa de precisão mais alta, pois você pode atualizar automaticamente os dois sistemas simultaneamente. Além disso, reduz o trabalho manual, reduzindo a chance de erro humano.

Como Integrar WooCommerce com QuickBooks

A integração do WooCommerce com o QuickBooks é uma excelente maneira de manter seus registros contábeis atualizados e permitir que você reconcilie suas contas rapidamente. Vejamos como você pode obter essa integração usando o plug-in QuickBooks Sync for WooCommerce da MyWorks.

Passo 1: Download e instalação

Primeiro, você precisará acessar o painel do WordPress e navegar até Plugins> Adicionar novo. Na caixa de pesquisa de palavras-chave, insira o nome do seu plug-in, 'QuickBooks Sync for WooCommerce' neste caso. Depois de identificá-lo, prossiga para instalá-lo e ativá-lo seguindo todas as etapas.

Etapa 2: criar uma conta no MyWorks

Você precisará de uma conta no MyWorks para conectar o plug-in instalado recentemente à sua conta do QuickBooks. Vá até o site oficial do MyWorks e inscreva-se para uma conta.

Etapa 3: verificar a chave de licença

Em seguida, na guia 'Planos' no painel do MyWorks, há um código de licença vinculado ao plug-in auxiliar da plataforma no WooCommerce. Selecione o plano para o qual você está registrado e copie este código de chave de licença.

Agora, retorne ao seu painel do WordPress, visite MyWorks Sync> Connection e cole o código que você copiou. Aperte o botão 'Enter' para ativar sua licença.

Para continuar, role a página e clique em 'Conectar ao QuickBooks Online'.

Etapa 4: conectar o MyWorks ao QuickBooks Online

Agora, você precisa fazer login na sua conta do QuickBooks. Se você não tiver uma, sempre poderá criar uma conta visitando o site oficial do QuickBooks. No painel do MyWorks, clique no botão 'Conectar ao QuickBooks'.

Uma janela pop-up será aberta solicitando autorização para conectar o MyWorks à sua conta online do QuickBooks. Clique no botão 'Conectar' para iniciar o processo de conexão. Após uma conexão bem-sucedida, o nome registrado da sua empresa no QuickBooks ficará visível na conexão do QuickBooks.

Etapa 5: conectar o WooCommerce ao QuickBooks Online

Depois de conectar com êxito o MyWorks ao QuickBooks Online, role para baixo até a seção 'CONEXÃO QUICKBOOKS' (na mesma página) e copie o token de acesso gerado. Em seguida, volte para o painel do WordPress, clique em MyWorks Sync> Connection e cole o token de acesso no campo 'Enter Access Token' fornecido. Clique no botão 'Salvar' para prosseguir. A página será recarregada e agora você verá que o WooCommerce está conectado com sucesso ao QuickBooks Online.

Passos fáceis e simples de seguir, certo? Neste ponto, você integrou com sucesso o WooCommerce ao QuickBooks. Agora você pode explorar quais recursos o QuickBooks tem a oferecer à sua empresa.

No geral

O WooCommerce trabalha lado a lado com o software de contabilidade QuickBooks para permitir que as empresas gerenciem seus estoques e vendas. As empresas agora podem ter uma visão geral com uma solução de gerenciamento de pedidos e produtos totalmente integrada.

A integração do WooCommerce com o QuickBooks pode ser unidirecional ou bidirecional. E com a ajuda do plugin MyWorks, você pode usar processos automatizados para conectar os dois aplicativos.

Resumindo, usar WooCommerce com QuickBooks é essencial para as empresas. Os lojistas podem otimizar os negócios por meio de uma solução de gerenciamento de pedidos e produtos totalmente integrada. Com a ajuda do plugin MyWorks, os varejistas podem automatizar o processo de exportação e importação de produtos entre WooCommerce e QuickBooks.

Chegamos ao final deste artigo. Obrigado por tomar o tempo para lê-lo. Se você precisar de serviços profissionais do WordPress, não hesite em nos contatar. Além disso, você pode conferir nosso site para saber mais sobre nossos serviços.