WooCommerce: 6 dicas fiscais e contábeis para economizar tempo nesta temporada de impostos

Se apenas o pensamento da temporada de impostos lhe dá dor de cabeça, você não está sozinho. Na verdade, 60 por cento dos proprietários de pequenas empresas não se sentem confiantes sobre seus conhecimentos contábeis (Relatório de Pequenas Empresas – Contabilidade).

Nós entendemos o sentimento – a temporada de impostos está se aproximando e você está tentando freneticamente somar e categorizar todas aquelas caixas de sapatos cheias de recibos. Ou talvez você nem tenha certeza absoluta da posição financeira da sua empresa, pois não rastreou com precisão seus pedidos/vendas.

Se você está atrasado em sua contabilidade, não tem certeza de qual é a receita da sua empresa ou simplesmente quer economizar tempo e dores de cabeça que a temporada de impostos implica, este guia é para você.

Compilamos nossas principais dicas de contabilidade do WooCommerce para economizar seu tempo nesta temporada de impostos (e todos os anos depois…)

Pronto para mergulhar?

1. Reúna-se com um contador para acertar seus números e datas

Nossa primeira dica pode não surpreendê-lo, mas uma reunião com um contador vale ouro. Você obterá respostas para todas as suas perguntas importantes, receberá recomendações personalizadas e muito mais. Mesmo uma reunião pode economizar grandes números todos os anos. Além disso, um contador o ajudará a garantir que você esteja em conformidade com todas as regras e regulamentos.

Se você precisa de mais convencimento – o valor que você gasta com um contador é uma despesa comercial dedutível!

Um contador é para a saúde do seu negócio o que um médico é para a saúde de um ser humano. Eles poderão avaliar a saúde financeira do seu negócio, dizer o que está dando certo e o que não está, além de dar dicas e sugestões. Sugerimos que você se encontre com um pelo menos uma vez por ano, assim como você (espero) faz com seus exames anuais de saúde.

Você já tem um contador? Perfeito! Caso contrário, sugerimos procurar um contador que esteja familiarizado com negócios de comércio eletrônico. As empresas de comércio eletrônico têm suas próprias regras e situações particulares, e um contador especializado poderá ajudá-lo com sua contabilidade.

Aqui estão algumas dicas para encontrar um contador:

• Pergunte a outros empresários de comércio eletrônico sobre seus contadores
• Encontre um QuickBooks Pro Advisor perto de você https://quickbooks.intuit.com/find-an-accountant/
• Compile uma lista de candidatos e faça a cada um um conjunto de perguntas

Depois de encontrar um contador, prepare todas as suas perguntas com antecedência. Isso permitirá que você tire o máximo proveito de sua reunião.

Perguntas a serem feitas aos contadores:

A seguir estão algumas perguntas que você pode fazer ao seu contador para garantir que elas sejam adequadas para o seu negócio. Lembre-se de que, como proprietário de uma loja de comércio eletrônico, você precisa encontrar um contador que esteja familiarizado com seu modelo de negócios e possa representá-lo em todos os estados onde você faz negócios.

1. Quais são suas taxas?
2. Quais os serviços que você oferece?
3. Você conhece o comércio eletrônico?
4. Você pode me aconselhar sobre as regras em todos os Estados onde faço negócios?
5. Você pode explicar sua filosofia tributária e prioridades de planejamento tributário?

2. Use um software de contabilidade

Se você ainda não está usando um software de contabilidade, esta dica pode mudar completamente a maneira como você faz negócios. Plataformas como o QuickBooks atuam como seu próprio contador pessoal, absorvendo tudo o que você diz e, em seguida, fazendo todo o trabalho contábil para você. É como ter um contador pessoal que trabalha 10 vezes mais rápido por menos de 1/10 do preço.

Alguns dos recursos que a maioria das plataformas de contabilidade fornecem incluem:

• Gerenciamento de fluxo de caixa
• Faturamento e vendas
• Acompanhamento de despesas
• Relatórios Contábeis
• Contabilidade em Nuvem

Esses recursos permitirão que você acompanhe facilmente todas as suas despesas (não há mais caixas de sapato cheias de recibos!), categorize as despesas, gerencie seu fluxo de caixa e monitore a saúde do seu negócio.

Uma das principais razões pelas quais amamos tanto essas plataformas é porque elas tornam tudo tão fácil. Você não precisa mais ter conhecimentos avançados de contabilidade para avaliar a saúde financeira do seu negócio.

Dependendo da plataforma que você usa, a entrada de dados, como rastreamento de despesas, pode ser tão simples quanto tirar uma foto de um recibo ou apenas conectar seu cartão de crédito ao aplicativo para rastrear suas transações. No final do ano, você pode facilmente obter um relatório de todas as suas despesas comerciais para maximizar os benefícios de economia de impostos.

A plataforma de contabilidade nº 1 e nossa principal recomendação é o QuickBooks, mas certamente existem outras alternativas disponíveis. O QuickBooks oferece alguns planos e níveis diferentes, para que você possa escolher o plano que funciona melhor para você.

Para economizar ainda mais tempo, você pode usar o QuickBooks Sync for WooCommerce by MyWorks para conectar sua loja WooCommerce diretamente ao QuickBooks. Essa plataforma de sincronização levará automaticamente todos os seus clientes, vendas, pagamentos, impostos e taxas de transação e categorizará seus dados nas contas corretas no QuickBooks. Isso significa que você nunca terá que perder tempo inserindo ou ajustando manualmente seus dados – você apenas os verá no QuickBooks.

Se você conectar sua loja WooCommerce, conta bancária e cartão de crédito ao QuickBooks, terá cerca de 95% do seu trabalho de contabilidade feito automaticamente.

E se você reservar um tempo para configurar suas contas de CPV no QuickBooks, poderá até acompanhar o custo dos produtos que vende.

Para sincronizar o WooCommerce e o QuickBooks, você só precisará concluir as seguintes etapas:

1. Inscreva-se para uma conta com MyWorks
2. Instale o plugin auxiliar no seu site
3. Conecte-se ao QuickBooks
4. Revise as configurações e o mapeamento de dados
5. Opcional: sincronize o histórico de vendas no QuickBooks

E é isso. Todos os seus dados de vendas serão sincronizados diretamente no QuickBooks, para que o QuickBooks esteja atualizado e categorizado para a próxima temporada de impostos.

3. Acompanhe as despesas através da plataforma de contabilidade

Depois da renda, a próxima informação mais importante que você precisa para se preparar para a temporada de impostos são as despesas. Para maximizar seus benefícios de economia de impostos, você deve contar todas as despesas dedutíveis... e também acompanhá-las. QuickBooks permitirá que você facilmente tire uma foto de um recibo e salve e categorize para você.

Uma plataforma de contabilidade poderá armazenar essas informações para você por anos – e você não terá que se preocupar em acompanhar os recibos.

Além disso, categorizar suas despesas permitirá que você gere relatórios para obter um detalhamento de suas áreas de despesas. Quanto mais você sabe, mais você pode economizar.

4. Observe seu CPV

Nossa próxima dica é acompanhar o custo dos produtos vendidos. Este é um passo muito importante no seu processo de contabilidade para entender:

• Suas margens
• Mais vendidos
• Quanto você está realmente ganhando com um produto quando ele é vendido

Então, o que é Custo das Mercadorias Vendidas, exatamente? É um cálculo de todos os custos envolvidos na venda de um produto. Esses custos podem incluir materiais, mão de obra e operações.

Materiais

• Custos de todas as peças ou materiais usados ​​para criar um produto
• Custo de todas as matérias-primas
• Custo de qualquer coisa usada para montar o produto

Trabalho

• As pessoas que criam ou manipulam os produtos
• Custo de pessoas ou máquinas usadas para criar produtos
• Transporte e carregadores de combustível

Operações

• Funcionários
• Software, hardware ou outros utilitários diretamente envolvidos na criação do produto

Por que você deve acompanhar o custo das mercadorias vendidas? O acompanhamento do seu custo dos produtos vendidos pode ser muito importante e útil em uma plataforma de contabilidade para ajudar a entender suas margens e seus best-sellers.

Se você usa o QuickBooks, pode gerenciar facilmente essas informações usando o campo “Custo”. Se você usar o plug-in WooCommerce Cost of Goods Sold, também poderá sincronizar esse custo do WooCommerce no QuickBooks com o MyWorks Sync.

5. Revise os livros com frequência

Não importa como você escolha gerenciar sua contabilidade, é importante que você gaste tempo reconciliando ou “limpando” seus livros periodicamente.

Como a Investopedia coloca, “A reconciliação é um processo contábil que usa dois conjuntos de registros para garantir que os números estejam corretos e de acordo. Ele confirma se o dinheiro que sai de uma conta corresponde ao valor gasto e garante que os dois estejam equilibrados no final do período de registro. A reconciliação fornece consistência e precisão nas contas financeiras ” (https://www.investopedia.com/terms/r/reconciliation.asp).

A reconciliação de suas contas permitirá que você encontre quaisquer discrepâncias. Se você tiver discrepâncias, será importante chegar ao fundo delas. Quanto mais vezes você reconciliar, mais fácil será identificar e resolver quaisquer problemas – como uma despesa que você esqueceu de registrar, um cheque que esqueceu de depositar ou uma venda inserida incorretamente.

Você se lembra do que comprou no supermercado há 6 meses? Provavelmente não. Agora imagine reconciliar seus livros apenas uma vez por ano. Você seria capaz de se lembrar de números, fatos e eventos de 6 meses antes? Se você reconciliar com frequência, poderá detectar e corrigir discrepâncias facilmente.

6. Separe dinheiro para impostos em uma conta separada

Se sua empresa dá lucro, geralmente precisa pagar impostos pelo menos uma vez por ano. Dependendo de onde está incorporada, pode até precisar pagar impostos trimestrais.

Dependendo da natureza do seu negócio, você pode precisar pagar uma variedade de impostos diferentes. Exemplos incluem:

• Imposto sobre vendas: o imposto sobre vendas que você coleta quando vende produtos
• Imposto de franquia: isso varia de estado para estado, mas pode ser exigido pelos estados em que você tem nexo
• Imposto sobre a propriedade: se sua empresa de comércio eletrônico possui imóveis, talvez seja necessário pagar impostos sobre a propriedade
• Imposto sobre o emprego: impostos pagos se você contratar funcionários
• Imposto de renda: imposto pago sobre qualquer lucro do seu negócio

Como mencionamos anteriormente, um dos melhores investimentos que você pode fazer no seu negócio é consultar um contador.

Eles poderão informá-lo sobre suas obrigações fiscais, além de ajudá-lo a acompanhar datas e prazos importantes. Eles também poderão ajudá-lo a estimar quanto imposto você pode precisar pagar.

Como regra geral, use a regra dos 30% . Economize 30% do lucro do seu negócio para cobrir seus impostos federais. Considere um adicional de 10% para cobrir os impostos locais, se for o caso.

Você deve criar uma conta de poupança comercial separada e depositar 30% do lucro mensal do seu negócio lá.

Quando a temporada de impostos chegar, você ficará feliz por ter se preparado! Em primeiro lugar, separar esse dinheiro permite que você entenda melhor a posição do seu negócio. Em segundo lugar, você estará preparado para a carga tributária que sua empresa sente na época dos impostos.

Implemente essas 6 dicas e sua próxima temporada de impostos será muito fácil. E lembre-se de que a maioria desses processos pode ser automatizada usando o QuickBooks Sync for WooCommerce da MyWorks Software para salvar a entrada manual de dados do WooCommerce para o QuickBooks.