Gerenciando seus arquivos com sucesso no WordPress usando um sistema de gerenciamento de documentos: Guia Completo (2022)

Como um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS), o WordPress é superior a quase todas as outras soluções do mercado – como mostram os números. No entanto, não é perfeito em todas as situações. Por exemplo, o WordPress como um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) é indiscutivelmente decepcionante. Sendo assim, é importante se fazer uma pergunta: sua forma atual de organizar arquivos é a mais eficiente e lógica para suas necessidades?

Apesar de algumas das desvantagens, o WordPress pode ser entregue como um DMS, pois possui vários prós. Por exemplo, ele centraliza seus arquivos, você pode marcá-los e categorizá-los e encontrá-los sem suar a camisa. É a razão pela qual as empresas de comércio eletrônico, como e-booksellers, usam o WordPress. Esse setor depende da organização e do gerenciamento de arquivos, e um erro no sistema custa tempo, dinheiro e clientes.

Neste tutorial, mostraremos como criar um sistema de gerenciamento de documentos no WordPress usando algumas das melhores ferramentas disponíveis. Vamos oferecer uma abordagem passo a passo mais tarde, mas primeiro, vamos discutir um método manual.

Como usar o WordPress como um sistema de gerenciamento de documentos (manualmente)

Dadas as opções de flexibilidade e personalização dentro da plataforma, é possível criar um sistema manual de gerenciamento de documentos WordPress. Em teoria, isso leva alguns passos. Primeiro, você deve criar uma página dedicada em seu site para hospedar os links de download.

Você também precisará de uma maneira de fazer upload e download de documentos do seu site. Em alguns casos, você pode usar o Secure File Transfer Protocol (SFTP):

No entanto, isso não é focado no usuário. Em vez disso, você pode optar por um formulário HTML:

Isso fornece um front-end de boa aparência, mas não ajuda a gerenciar os arquivos em seu sistema. Assim como você faria isso em seu próprio computador, você também deve considerar a melhor forma de organizar os arquivos do seu servidor. Uma abordagem típica é nomear, ordenar e organizar os arquivos por data. Por exemplo, você pode optar por um formato como:

nome-documento-AAAA-MM-DD

No entanto, essa ordem pode ser qualquer coisa que você reconheça. O WordPress usa um sistema baseado em pastas dividido em diferentes períodos de tempo:

O objetivo é manter o sistema que você implementa como se qualquer desvio fosse inegociável. Se você fizer isso, o sistema em si não importa – é a consistência.

Para exibir a lista de downloads, você deve criar uma página para contê-los (a extensão de complemento de página do Download Monitor pode ajudá-lo com isso). Isso incluirá os downloads específicos, organizados por data em muitos casos. O tema e o propósito escolhidos ditarão como isso ficará. É claro que os sites de comércio eletrônico geralmente fornecem uma lista de produtos, enquanto outros sites podem despejar os links em uma lista não ordenada padrão. A escolha aqui é com você.

No geral, isso rapidamente se torna um bom sistema que está atolado no gerenciamento manual e é limitado aos aplicativos que sugerimos. Em vez disso, há uma maneira melhor de alcançar o que foi dito acima e também obter alguns benefícios extras.

Por que você deve usar um plugin do WordPress em vez do método manual?

No geral, uma abordagem manual oferece alguns prós: Para começar, você obtém controle total sobre o processo e pode adaptar e adaptar a solução às suas próprias necessidades. No entanto, por outro lado, o tempo e o dinheiro que você gasta podem corroer qualquer um dos aspectos positivos que você ganha com o processo.

Claro, uma das maiores desvantagens de usar uma abordagem manual é que você precisa de conhecimento técnico. No entanto, isso não para na construção do sistema de gerenciamento de documentos. Você também precisará manter seu sistema.

Uma solução como essa terá muitas partes móveis. Isso é bom no que diz respeito à usabilidade, mas significa que há muitos elementos que podem falhar e entrar em cascata. No geral, você provavelmente gastará mais tempo e esforço para descobrir como manter e consertar um sistema manual do que usá-lo.

Por outro lado, um plug-in robusto de gerenciamento de arquivos e documentos pode oferecer vários benefícios substanciais:

• Você pode definir documentos e arquivos individuais para download e implementar vários canais de acesso, como processamento de pagamentos.
• Por extensão, você também pode definir permissões avançadas para arquivos, pastas e documentos. Isso permite que você decida quais usuários têm acesso aos arquivos e fortalecerá a segurança geral do seu site.
• Combinados, esses dois benefícios tornarão mais simples para os membros de sua equipe encontrar os documentos de que precisam, com menos tempo necessário para tarefas administrativas.
• Em geral, todos podem gerenciar melhor os documentos na tela de administração do WordPress, o que economizará tempo e dinheiro a longo prazo.

Além do acima, um sistema de gerenciamento de documentos de alto nível pode ajudá-lo a realizar várias tarefas:

• Você pode compartilhar downloads como arquivos PDF com usuários de maneira fácil, familiar e acessível.
• Você poderá vender cursos e associações on-line que exigem downloads ou outro acesso a arquivos por padrão.
• Você terá a capacidade de gerenciar bibliotecas ou documentos maiores e arquivos de mídia, como vídeos, imagens e áudio. Para um negócio incipiente, este será um bônus importante.
• Um sistema de gerenciamento de documentos também pode permitir que você compartilhe documentos importantes com os membros certos da equipe sem erros e proteja seus dados com base nos direitos de acesso que você definiu.

Um plugin de gerenciador de arquivos do WordPress será a melhor maneira de gerenciar e organizar seus arquivos e, como tal, você deve escolher a melhor opção para você. A seguir, vamos dar uma olhada em alguns deles.

Alguns dos melhores plugins de gerenciamento de documentos disponíveis

Nesta seção, veremos alguns plugins de gerenciamento de documentos diferentes. Há mais do que os três aqui, mas achamos que cada um dos itens abaixo traz algo para a mesa que você deve considerar.

Obviamente, o Download Monitor é a escolha número um para um sistema de gerenciamento de documentos WordPress:

Empresas como Patreon, Tripadvisor e American Express usam o plug-in para gerenciar sua biblioteca de documentos. No entanto, você pode fazer mais do que simplesmente gerenciar seus arquivos. Por exemplo, você pode apresentar várias versões de um arquivo em diferentes formatos, juntamente com locais espelhados, para que seus usuários possam acessar documentos em qualquer lugar do mundo.

Além disso, você pode proteger esses arquivos, rastrear o uso e usar esses números para atender melhor aos usuários. Com a capacidade de mostrar os números de download no front-end e registrar o acesso aos seus documentos, você tem um plugin superstar esperando.

Outra solução é o WordPress Download Manager:

Assim como o Download Monitor, você pode gerenciar seus downloads no painel do WordPress e proteger esses arquivos na Biblioteca de mídia. Há também um forte conjunto de recursos de segurança para ajudar a manter seus arquivos em boas mãos.

Por fim, você também deve considerar o Easy Digital Downloads:

Esta é uma plataforma de e-commerce digital popular por si só, mas também funciona como um plugin de gerenciamento de documentos do WordPress. Existem recursos semelhantes ao Download Monitor, como controle de acesso a arquivos e logs avançados. Também suportará plataformas de armazenamento de terceiros, como Dropbox e Amazon S3, entre outras.

Como usar o Download Monitor para gerenciar seus documentos em seu site WordPress

Em seguida, ofereceremos uma visão detalhada de como começar com o Download Monitor. Você precisará ter um site WordPress com uma conexão de internet sólida, mas fora isso, mencionaremos qualquer outra coisa que você precise para concluir as etapas abaixo.

1. Instale o Download Monitor em seu site

Primeiro, você precisará instalar a versão gratuita do Download Monitor. Você pode fazer isso no painel do WordPress, especificamente na página Plugins > Adicionar novo , pois ela se conecta ao WordPress.org. Aqui, procure por “Download Monitor”:

Em seguida, clique no botão Instalar agora e, quando mudar, escolha Ativar . Quando o WordPress concluir a instalação, você irá para a tela Plugins – você verá um banner aqui que solicita que você conclua o processo de instalação.

Falaremos sobre isso a seguir, mas voltaremos ao processo de instalação mais tarde.

2. Configure o Monitor de download

Antes de usar o Download Monitor, você precisará criar algumas páginas. No entanto, talvez você não precise criá-los todos. De qualquer forma, o Download Monitor pode cuidar disso para você.

Se você clicou no link na página Plugins anteriormente, você já estará na tela certa. Depois de clicar nos três botões, o Download Monitor criará as páginas necessárias.

Caso contrário, você ainda pode criar as páginas no WordPress. Você precisará de uma página Sem acesso para exibir para usuários restritos e, possivelmente, de uma página de carrinho e finalização de compra se vender downloads.

Observe que também há uma página de Configurações abrangente ( Downloads > Configurações ):

Isso permite ajustar o Download Monitor às suas necessidades exatas. Por exemplo, a guia Geral permite que você escolha um modelo para seus botões de download e ative o modo Loja . Isso permite que você venda seus downloads através do plugin.

A guia Avançado tem um controle mais refinado sobre a configuração das páginas necessárias, juntamente com a funcionalidade de lista de bloqueio, registro de atividades, geração de hashes e muito mais:

Você notará que existem muitas opções que exigem uma extensão para serem acessadas. Isso é algo que veremos na próxima seção, mas antes disso, vamos mostrar como usar o Download Monitor em um nível básico.

3. Use o Download Monitor para gerenciar seus documentos do WordPress

A funcionalidade principal do Download Monitor é simples: defina um upload e permita que os usuários o baixem com um botão. Para iniciar isso, vá para a tela Downloads> Adicionar novo . Isso abrirá uma página de edição, onde você pode dar um título e uma descrição ao seu download:

Observe que você não usa o botão Adicionar mídia para incluir seu download aqui: Em vez disso, você usará a metabox Arquivos/Versões para download na parte inferior:

Aqui, preencha todos os campos relevantes – quanto mais, melhor – e procure adicionar um URL para o seu arquivo. O botão Carregar arquivo funciona como o carregador padrão da Biblioteca de mídia. No entanto, o botão Procurar arquivo fornece acesso em nível de servidor aos seus arquivos. Dessa forma, você pode armazenar tudo em uma pasta adequada aqui e criar um link para ela:

Depois de fazer isso, você pode publicar seu download. No entanto, você pode querer verificar a barra lateral: Existem as opções típicas que você verá relacionadas a imagens de feições e taxonomias, mas também uma caixa de Opções de Download :

Isso permite que você defina downloads exclusivos ou em destaque para membros, entre outras opções, e você deve trabalhar com elas antes de publicar o link de download.

Adicione extensões para aprimorar a funcionalidade do Download Monitor

O Download Monitor oferece vários complementos ou extensões para ajudá-lo a aumentar a funcionalidade do seu site e criar um sistema exclusivo de gerenciamento de documentos.

Você deve ter notado que há vários painéis e opções que solicitam que você verifique uma extensão. Depois de comprar um desses, baixe o arquivo ZIP e instale a extensão, as opções estarão disponíveis para você.

Primeiro, porém, você precisa instalar a extensão. Isso é simples: primeiro, volte para a tela Plugins > Adicionar novo e clique no botão Carregar plug -in:

Isso abrirá um upload e você poderá arrastar e soltar o arquivo ZIP ou procurá-lo em seu computador. De qualquer forma, depois de escolher Instalar agora , o WordPress fará o necessário.

A partir daqui, você terá acesso à funcionalidade oferecida e poderá trabalhar com as opções nas telas Downloads > Configurações ou no editor de download, conforme necessário.

Os benefícios de usar o Download Monitor: um resumo

Este artigo lançou muitas informações com base em como criar um sistema de gerenciamento de documentos do WordPress. Para resumir, um sistema ideal deve oferecer os seguintes benefícios:

• A capacidade de exibir arquivos e documentos no front-end do seu site.
• Uma maneira de exibir documentos dentro de um arquivo.
• Controle total sobre como você dá aos usuários acesso aos seus documentos.
• A capacidade de criar e gerenciar arquivos para download.

O Download Manager pode alcançar todas essas coisas; além disso, você pode estender a funcionalidade do plugin comprando um pacote premium. Isso oferece muitas funcionalidades adicionais, como:

• Uma maneira de criar limitações avançadas de download, tanto em nível global quanto por download.
• Você pode criar botões de download personalizados sem codificação ou edição de arquivos.
• Você poderá adicionar o suporte do Google reCAPTCHA, para poder verificar os usuários antes que eles façam um download.
• Para maior segurança, os usuários podem preencher alguns campos pré-determinados. Por exemplo, você pode solicitar um endereço de e-mail, ler e aceitar os termos e condições, enviar um Tweet e muito mais antes que eles possam baixar um arquivo.
• Você também pode receber uma notificação por e-mail quando um usuário baixar um arquivo.
• Você poderá criar uma página de downloads dedicada usando um código de acesso. Isso listará seus arquivos disponíveis, exibirá taxonomias e apresentará mais informações sobre seus downloads para os usuários.
• Se você precisar, o Download Monitor também permite exportar ou importar downloads que incluem categorias e tags, números de versão do arquivo e muito mais, para um arquivo CSV.

A melhor notícia é que o Download Monitor vem com preços razoáveis ​​a partir de $ 39 por ano para uma licença básica!

Empacotando

Um grande benefício de usar o WordPress é o quão flexível ele pode ser. Como exemplo, considere como criar um sistema de gerenciamento de documentos do WordPress. A plataforma permite que você escolha a melhor abordagem para suas necessidades e casos de uso exclusivos.

No entanto, um plugin dedicado é sua melhor aposta, pois pode se tornar parte do seu ecossistema WordPress e escalar com seus negócios. Ele pode ser um backbone estável para o resto de suas operações, e uma solução de execução suave permitirá que você se concentre nas necessidades de sua empresa, em vez das de seu site.
O Download Monitor é a maneira confiável de criar um sistema de gerenciamento de documentos WordPress em um piscar de olhos. Mais de 100.000 usuários confiam no Download Monitor para gerenciar seus arquivos, especialmente se você deseja vender downloads digitais do seu site. Além disso, você pode estender o Download Monitor para atender às suas próprias necessidades - é um plug-in que funciona para você, sem impor seu fluxo de trabalho!