Automação de fluxo de trabalho explicada e 6 melhores softwares de fluxo de trabalho para 2022

A entrada manual de dados pode ser uma das tarefas mais tediosas e ineficientes do mundo corporativo. Não só faz você dormir, mas também desperdiça tempo e recursos preciosos, reduzindo sua produtividade em pedaços.

De acordo com o Zapier, 94% dos trabalhadores realizam tarefas repetitivas e demoradas. Felizmente, há tecnologia que pode automatizar essas tarefas entorpecentes, eliminando erros humanos e permitindo que você se concentre no trabalho que realmente importa – automação de fluxo de trabalho.

Ao alavancar processos autônomos que executam tarefas manuais, a automação do fluxo de trabalho pode ajudar sua empresa a economizar tempo e dinheiro, diminuir erros e aumentar a produtividade.

Índice

Como funciona a automação do fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho normalmente depende de uma série de instruções if/then para acionar outra tarefa. Em seguida, ele se ramifica dependendo da ação que foi tomada por um lead, funcionário ou outra parte interessada.

Vejamos um exemplo de fluxo de trabalho para transformar um envio de formulário em uma oportunidade de negócio.

• Um visitante do site envia um formulário.
• A ação inscreve automaticamente o visitante em uma campanha de gotejamento. Ele cria um novo negócio e define o status como "Novo".
• O primeiro e-mail da campanha de gotejamento é enviado ao lead, solicitando o agendamento de uma reunião.
• O lead clica no agendador de reuniões e cria um compromisso.
• Um e-mail de agradecimento é enviado ao lead, confirmando a data e a hora.
• O CRM cria uma nova tarefa e a atribui a um representante de vendas.
• O representante de vendas então entra em contato pessoalmente, encerrando o fluxo de trabalho automatizado.

Veja como pode ser um fluxo de trabalho do início ao fim.

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Quase todos os departamentos da sua empresa podem se beneficiar da automação do fluxo de trabalho. Seja em marketing, recursos humanos ou finanças, a tecnologia pode ajudá-lo a trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil.

Abaixo, abordaremos alguns dos exemplos de automação de fluxo de trabalho mais populares.

A automação do fluxo de trabalho pode ser usada em praticamente qualquer equipe e em qualquer cenário de negócios. Embora esteja principalmente relacionado a marketing e vendas, também pode ser usado em atendimento ao cliente, operações, recursos humanos e finanças.

Automação do fluxo de trabalho de marketing

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Algumas das tarefas mais repetitivas em marketing, como enviar e-mails e postar atualizações de mídia social, podem ser automatizadas com a automação do fluxo de trabalho. Com o software de automação de marketing, você pode agendar todo o seu calendário de mídia social e configurar fluxos de trabalho que nutrem certos tipos de clientes potenciais com ofertas por e-mail.

Os fluxos de trabalho automatizados em marketing incluem:

• Inscrever um usuário em uma campanha de gotejamento quando ele baixar um recurso do seu site
• Dar as boas-vindas a um usuário em sua empresa após a compra de um produto
• Lembrar um usuário de finalizar a compra depois de adicionar vários itens ao carrinho
• Agendamento de postagens de mídia social em várias plataformas
• Distribuindo tarefas de marketing entre os membros da equipe

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Automação do fluxo de trabalho de vendas

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A automação do fluxo de trabalho de vendas simplifica as tarefas tediosas de gerenciamento de leads e prospects, para que os representantes possam se concentrar na venda, não na inserção de dados. Além de levar leads automaticamente pelo pipeline com base em suas ações, um fluxo de trabalho de vendas automatizado pode inscrever clientes em potencial em campanhas de gotejamento e atualizar os estágios do negócio à medida que o negócio avança.

As tarefas automatizadas em vendas incluem:

• Colocar cada lead em um estágio diferente do pipeline quando eles realizam uma determinada ação
• Retirar um lead do pipeline se ele parou de responder aos e-mails
• Enviar um e-mail de apresentação de um representante de vendas para um lead depois que ele baixar um e-book
• Atualizar o estágio do negócio depois que o lead agendou um compromisso ou reunião
• Criação de tarefas para representantes de vendas depois que um lead agendou uma reunião

Leitura Adicional

Automação de fluxo de trabalho de atendimento ao cliente

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A automação do fluxo de trabalho é incrivelmente útil no atendimento ao cliente. Além de lançar pesquisas, a automação do fluxo de trabalho pode cuidar de tickets, casos e perguntas comuns enviando uma série de e-mails ou criando tarefas.

As tarefas automatizadas no atendimento ao cliente incluem:

• Criação de um novo ticket no sistema quando alguém entra em contato por meio de mídia social ou e-mail
• Clientes integrados com uma série de e-mails úteis
• Enviar pesquisas de NPS e inscrevê-las em diferentes campanhas de e-mail, dependendo de sua classificação
• Atribuir aos tickets um rótulo de prioridade dependendo do tom da mensagem ou e-mail
• Resolvendo e arquivando tickets assim que uma resolução for alcançada

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Automação de fluxo de trabalho de operações

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As operações são a força vital de qualquer organização e também podem ser automatizadas para reduzir as instâncias de entrada manual de dados.

As tarefas automatizadas nas operações incluem:

• Excluindo duplicatas depois de detectadas ou mesclando duas propriedades se forem as mesmas
• Gerenciando permissões de equipe para novos membros da equipe
• Estabelecer prioridades para diferentes processos de negócios
• Compilação automática de relatórios no final de cada trimestre
• Criação de tarefas em ferramentas de terceiros, como Asana, Slack ou Zoom

Leitura Adicional

Automação de fluxo de trabalho de recursos humanos

Em vez de ter que inserir manualmente todas as informações pessoais de seus novos contratados - como endereços, números de previdência social e outras informações de funcionários em sistemas de folha de pagamento, despesas e seguros - o software de automação de RH pode fazer isso por você em minutos.

As tarefas automatizadas em recursos humanos incluem:

• Removendo candidatos do banco de dados se estiverem inativos por um período de tempo
• Envio de e-mails para candidatos que não chegaram à rodada final
• Filtrando candidatos com determinadas palavras-chave em seu histórico de trabalho
• Enviando W2s para funcionários atuais
• Coleta de feedback dos funcionários depois que eles estão na empresa por um período de tempo

Automação do fluxo de trabalho financeiro

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Ao permitir que você crie formulários, crie fluxos de trabalho e rastreie processos, o software de automação de processos financeiros pode agilizar todas as suas solicitações de viagem, reembolsos e aprovações de orçamento.

As tarefas automatizadas em finanças incluem:

• Levando um processo de aprovação de despesas do início ao fim
• Gerenciamento de aprovações de fornecedores e contratos
• Atribuindo prioridades para ACH e solicitações de transferência
• Gerenciar solicitações de despesas de viagem dependendo da localização e atividade
• Aprovar orçamentos com base em um conjunto predeterminado de parâmetros

Agora que você sabe tudo sobre como usar fluxos de trabalho automatizados, vamos dar uma olhada nas principais ferramentas que você pode usar.

Melhor software de automação de fluxo de trabalho em 2022

1. HubSpot: o melhor software de automação de fluxo de trabalho tudo-em-um

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O software de marketing, vendas, serviços e operações da HubSpot opera em uma única plataforma, tornando-se uma das melhores opções para automação de fluxo de trabalho tudo-em-um. Tudo está interligado, permitindo que você alinhe todos os processos de suas equipes e reduza o atrito de tarefa para tarefa.

Você pode facilmente entregar leads de marketing a vendas, conectar um tíquete de serviço a um registro de contato existente e limpar os dados do cliente - tudo em uma plataforma fácil de usar.

Melhor para : o HubSpot é altamente recomendado para empresas em crescimento que ainda não experimentaram a automação de fluxo de trabalho e para empresas com processos estabelecidos. Você pode começar com uma assinatura Starter e, em seguida, atualizar conforme precisar de mais funcionalidades. Especialmente recomendado para departamentos de marketing, vendas, serviços e operações.

Preços para Marketing Hub: Grátis; $ 50/mês (inicial); $ 890/mês (Profissional); US$ 3.200/mês (Empresa)

Preços do Sales Hub: Grátis; $ 50/mês (inicial); $ 500/mês (Profissional); US$ 1.200/mês (Empresa)

Preços do Service Hub: Gratuito; $ 50/mês (inicial); $ 400/mês (Profissional); US$ 1.200/mês (Empresa)

Preços para o Operations Hub: Gratuito; $ 50/mês (inicial); $ 800/mês (Profissional)

2. Nintex: melhor software de automação de fluxo de trabalho empresarial

Com mais de 3 milhões de aplicativos de fluxo de trabalho operando em sua plataforma no momento, a Nintex ajuda mais de 8.000 clientes corporativos a gerenciar, automatizar e otimizar seus processos de negócios, sem a necessidade de experiência em codificação.

Ao oferecer uma infinidade de ferramentas de automação de fluxo de trabalho - como mapeamento de processos, fluxos de trabalho avançados e inteligência de processos - sua empresa pode mapear cada um de seus processos, executá-los e monitorar seu desempenho.

Melhor para : Nintex é altamente recomendado para empresas com processos estabelecidos. É um software robusto que combina uma ferramenta de design de fluxo de trabalho fácil de usar com integrações poderosas que conectarão cada um de seus aplicativos. Especialmente recomendado para departamentos de TI, direito, RH e finanças.

Preço : $ 910/mês (Padrão); US$ 1.400/mês (Empresa)

3. Kissflow: o melhor software de automação de fluxo de trabalho para iniciantes

Com a confiança de mais de 10.000 empresas, incluindo Domino's, Michelin e Pepsi, o Kissflow oferece um software de automação de fluxo de trabalho tudo-em-um que permite que sua empresa crie fluxos de trabalho que automatizam tarefas em seus departamentos de recursos humanos, vendas, finanças, administração, marketing e compras .

Com mais de 50 aplicativos de gerenciamento de processos de negócios pré-instalados - como despesas e pedidos de vendas, condições e gatilhos e painéis de relatórios para seus fluxos de trabalho - o Kissflow pode simplificar quase todos os seus processos de negócios.

Melhor para : O Kissflow é altamente recomendado para pequenas empresas que estão começando a experimentar a automação do fluxo de trabalho. A simplicidade e facilidade de uso da ferramenta tornarão mais fácil começar a automatizar processos. Especialmente recomendado para departamentos de compras, RH e finanças.

Preço : $ 200/mês (Básico); $ 495/mês (Avançado); US$ 1.900/mês (completamente carregado)

4. Integrify: o melhor software de automação de fluxo de trabalho de administração diária

O Integrify é um software de automação de fluxo de trabalho que permite criar fluxos de trabalho em um construtor de arrastar e soltar e executar fluxos paralelos ou sequenciais. Ao poder colaborar em tarefas e solicitações, testar seus processos e configurar lembretes, você pode simplificar facilmente seus processos de negócios e automatizar tarefas manuais.

O Integrify também oferece exemplos de fluxo de trabalho e uma base de conhecimento do usuário, uma API aberta baseada em descanso que permite a integração com bancos de dados externos e a capacidade de importar e exportar dados do Excel e até PDFs.

Melhor para : Integriify é altamente recomendado para pequenas e médias empresas que desejam automatizar tarefas diárias. Seu “Process Builder” de arrastar e soltar torna simples e fácil levar um processo do início ao fim. Especialmente recomendado para departamentos administrativos.

Preços : Preços disponíveis mediante solicitação

5. Zapier: o melhor software de automação de fluxo de trabalho para conectar aplicativos

Com a capacidade de se conectar e compartilhar dados com mais de 1.000 aplicativos da web, como Facebook, QuickBooks e Google Drive, o Zapier pode automatizar praticamente qualquer tipo de processo de negócios. Tudo o que você precisa fazer é criar um fluxo de trabalho em seu editor, escolher os aplicativos que deseja incluir em seu fluxo de trabalho e projetá-lo.

Por exemplo, se você quiser salvar todos os seus anexos no Dropbox, poderá criar um fluxo de trabalho que copie automaticamente qualquer anexo da sua caixa de entrada do Gmail para o Dropbox e envie uma mensagem do Slack sobre o download.

Melhor para : O Zapier é altamente recomendado para freelancers e pequenas e médias empresas que usam uma grande variedade de ferramentas que não estão conversando entre si. Por exemplo, se você estiver usando o MailChimp para enviar e-mails e o Typeform para coletar leads, poderá conectar essas duas ferramentas usando o Zapier. Especialmente recomendado para departamentos de marketing e serviços.

Preço : Gratuito; $ 19,99/mês (inicial); $ 49/mês (Profissional)

6. Flokzu: Melhor software de automação de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos

Sem escrever nenhum código, o Flokzu permite criar tarefas, prazos, regras de negócios e notificações. O software deles também envia tarefas pendentes para cada caixa de entrada dos destinatários do seu projeto e, à medida que cada etapa de um fluxo de trabalho é concluída, ele atribui automaticamente cada nova tarefa a um usuário ou função.

Além disso, Flozku oferece um painel de relatórios que exibe seus processos de negócios

desempenho e métricas, como a quantidade de tarefas atualmente atrasadas, tarefas atribuídas a cada usuário e função, tarefas concluídas e o tempo que cada tarefa levou, o que fornecerá os dados necessários para refinar e otimizar seus fluxos de trabalho futuros.

Melhor para : Flokzu é altamente recomendado para equipes individuais que desejam otimizar seu gerenciamento de tempo e fluxo de trabalho de tarefas. Uma característica fundamental desta ferramenta é que os usuários receberão tarefas pendentes em sua caixa de entrada, tornando-se uma excelente ferramenta de gerenciamento de projetos. Recomendado para qualquer equipe.

Preço : Gratuito; $ 19,99/mês (inicial); $ 49/mês (Profissional)

A automação do fluxo de trabalho ajudará você a crescer melhor

A automação do fluxo de trabalho é fundamental para empresas que desejam escalar e crescer sem deixar nada passar despercebido. Ao permitir que a tecnologia conclua tarefas manuais, você pode expandir seus negócios com eficiência sem problemas de crescimento.

Nota do editor: Esta postagem foi publicada originalmente em janeiro de 2019 e foi atualizada para maior abrangência.