11 Hack-uri gratuite de e-mail pentru a vă spori eficiența

Dacă sunteți ceva ca mine, o parte importantă a zilei dvs. de lucru este să vă uitați de căsuța de e-mail, să trimiteți mesaje de e-mail către mesaje nedorite și să răspundeți la e-mailuri sensibile la timp.

Trebuie să aveți ceva activare pentru a-l controla? Am obținut gratuit hack-uri de e-mail care vă vor permite să vă controlați mai bine căsuța de e-mail, astfel încât să puteți viza lucrurile esențiale.

11 Hack-uri de poștă electronică complet gratuite pentru a vă crește productivitatea

1. Dezactivați notificările sau întrerupeți e-mailurile.

În afară de rețelele sociale, e-mailul este locul în care majoritatea oamenilor sunt inundați de notificări. Acesta poate fi doar unul dintre cei mai importanți blocanți ai eficienței, având în vedere că conștientizarea dumneavoastră rămâne atrasă în alte locuri.

Soluţie? Pur și simplu convertiți notificările prin e-mail în concentrare asupra responsabilităților dvs. mai presante. Cu toate acestea, mult mai bine, puteți întrerupe e-mailurile primite chiar și de la afișarea în căsuța de e-mail - dacă compania dvs. de e-mail vă permite.

Resursa grafica

Persoanele din Outlook pot întrerupe notificările ca urmare a aplicației Boomerang și pot întrerupe pauza atunci când sunt gata să se ocupe de ele.

2. Blocați orele pentru evaluarea loturilor de e-mail.

E-mailul poate veni la toate câteva ore ale zilei de lucru și dacă lucrați cu un echipaj asincron, nu există ore libere.

Deci, ca o alternativă de a vă examina în permanență e-mailurile și de a răspunde fiecărei persoane, după cum va veni, alocați blocuri de timp în cursul zilei pentru a le evalua.

Acest lucru poate fi devreme dimineața devreme, după-amiaza târziu sau în orice moment în care vă așteptați să aveți un timp liber.

Sugestie profesională: Odată ce ați stabilit acest interval de timp, introduceți-l în calendar pentru a nu exista conflicte cu alte activități de operare.

3. Generați șabloane.

Știți cum site-urile web au secțiuni de întrebări frecvente? În ocupațiile noastre cu experiență, comunicăm de obicei aceleași detalii mai mult și mai mult clienților, colegilor și părților interesate.

Pentru a face acest lucru puțin mai ușor, generați șabloane pentru a nu începe de la zero de fiecare dată când redactați un e-mail.

Șabloanele dvs. se vor baza în principal pe interogările pe care le primiți cel mai frecvent, pe expresiile pe care le folosiți cel mai mult și pe mesajele pe care le distribuiți cel mai mult. Lucruri ca:

• E-mailuri reci
• Redirecționări către alte grupuri
• Notificări săptămânale ale echipei
• Conceptul OOO

Pentru a configura acest lucru în Gmail, navigați la setările dvs., faceți clic pe fila Sofisticat și faceți clic pe „Activați” până la secțiunea Șabloane.

4. Produce foldere.

Afacerile sunt esențiale de top pentru productivitate, iar mesajele de e-mail cad adesea pe dosul din spate. Ironia este că probabil că vor păstra unele dintre cele mai importante informații pe care le folosim în ziua noastră de lucru.

Crearea de foldere în interiorul e-mailului dvs. va face nu numai că articolele sunt mult mai ușor de găsit, ci și mult mai ușor de gestionat atunci când prioritizați e-mailurile.

Pentru ocazie, puteți face categorii după:

• Prioritate (de exemplu, acțiune necesară, informațional)
• Funcționează (de exemplu, HR, finanțe, acoperire de asigurări)
• Grupuri (de exemplu, management, experiențe directe, colegi și așa mai departe)

5. Filtrați e-mailurile primite.

De ce să folosiți mesaje de e-mail când puteți solicita furnizorului dvs. de poștă electronică să o facă în locul dvs. mecanic?

Atributul de filtru – care poate fi obținut prin majoritatea furnizorilor de e-mail – vă permite să sortați, să ștergeți, să semnalizați și să redirecționați mesajele de e-mail.

Puteți face acest lucru aplicând următoarele informații:

• Adrese de poștă electronică
• Cuvinte și fraze și/sau fraze
• Linia de subiect
• Atașament

În momentul în care construiți filtrul, desemnați acțiunea automată de conformare.

Cazurile de utilizare implică includerea e-mail-urilor de la management într-un anumit folder, ștergerea mesajelor nedorite, marcarea mementourilor ca studiu.

6. Utilizați un programator de e-mail.

Lipsesc zilele în care te trezești la 6 dimineața doar pentru a trimite un e-mail pe care nu l-ai putut trimite la 22:00 seara anterioară, când l-ai redactat.

Unii furnizori de e-mail vă permit să programați o dată și o oră pentru a vă livra e-mailul, astfel încât să îl puteți stabili și să-l uitați - fără teamă.

Dacă firma ta nu are acest aspect, gândește-te la o extensie precum Boomerang, pe care o poți combina cu e-mail-ul tău pentru a planifica e-mail-ul.

7. Împuternicește funcția „unsend”.

O facem cu toții: trimiteți un e-mail, apoi recitiți obligatoriu e-mailul pe care îl reexaminați acum de cinci ori chiar înainte de a trimite JUST în circumstanțe – chiar dacă pur și simplu nu puteți face nimic în privința asta. Până în cele din urmă acum.

Gmail și alți furnizori de e-mail vă permit acum să anulați trimiterea unui e-mail pentru câteva secunde după ce ați făcut clic pe „Trimite”, doar în cazul în care ați observat o derapaj sau pur și simplu v-ați schimbat intelectul.

Sugestie pro: crește numărul de destinatari numai în momentul în care e-mailul tău este pregătit să ajungă – în acest fel, în niciun caz nu vei livra din nou un e-mail neterminat.

8. Studiați comenzile rapide.

Comenzile rapide vă permit să totalizați rapid locurile de muncă prin e-mail, fără să omiteți o cucerire.

Cu comenzile rapide de e-mail, puteți:

• Compune un nou e-mail.
• Includeți destinatarii cc și bcc.
• Introduceți linkuri de intrare.
• Deschideți sfaturi de ortografie.
• Formatați textul cu îndrăznețe, cursive, subliniere, indentări și aliniamente.
• Arhivați e-mailul

Și asta doar pentru a numi câteva. Dacă există o funcție pe care o utilizați de obicei, există cel mai probabil o comandă rapidă pentru a vă ajunge acolo cu un singur clic sau apăsare de tastă.

De clasă, comenzile rapide vor diferi în funcție de companie și de mașină. Deci, înainte de a începe să le utilizați, asigurați-vă că le folosiți pe cele ideale.

9. Dezabonați-vă.

Dacă căsuța dvs. de e-mail este aproape ca a mea, există câteva mii de e-mailuri de la modele cu care abia dacă interacționați.

Deși ștergerea acestor e-mailuri necesită mult timp, puteți începe să vă dezordonați căsuța de e-mail dezabonându-vă de la e-mailurile pe care nu le-ați citit în niciun caz. Din păcate, nu toate modelele au fluxuri de lucru de deconectare care vă vor scoate în mod obișnuit dintr-o înregistrare de lectură.

În această situație, va trebui să vă dezabonați manual. Crede-mă, eul tău pe termen lung îți va mulțumi.

10. Obțineți o extensie de browser pentru gramatică.

Cei mai mulți dintre noi scriem e-mailuri chiar din caseta „Nouă schiță”. Pe de altă parte, această metodă vine cu unele pericole - în special ortografie greșită sau formulare incomodă.

Aplicații precum Grammarly vor servi drept corector, observându-ți erorile ca înainte, atâta timp cât le faci. Grammarly are, de asemenea, caracteristici îngrijite care vă vor transmite tonul mesajului dvs. și vă vor propune fraze alternative.

Cu acest dispozitiv, nu trebuie să vă stresați niciodată cu privire la modul în care sunetați sau dacă există o greșeală ascunsă. Este nevoie de toate presupunerile, astfel încât să vă puteți concentra doar pe apăsarea „Trimite”.

11. Prioritizează-ți mesajele de e-mail.

Dacă continuați să vă luptați cu gestionarea cantității mari de e-mailuri pe care le achiziționați, încercați să urmați această regulă populară: dacă e-mailul necesită un răspuns care va alege două minute sau mult mai puțin, reacționați rapid.

Dacă va dura mai mult, păstrați-l pentru mai târziu. Această tactică este menită să te ajute să scapi de încurcătură fără a fi depășit.

Iată-l – hack-uri gratuite de poștă electronică care vă vor ajuta să vă reglați și să vă optimizați productivitatea în căsuța de e-mail de mai jos.

Rețineți: acest articol a fost dezvăluit inițial în august 2016 și a fost actualizat pentru a fi complet.