4 sfaturi pentru a îmbunătăți eficiența fluxului de lucru în afacerea dvs

Cele mai multe birouri și companii de astăzi funcționează cu un program de opt ore. S-ar putea să credeți că acest lucru este suficient de lung pentru a îndeplini toate sarcinile care trebuie făcute în timpul zilei. Dar, când cercetezi mai profund modul în care sunt petrecute acele ore, ești sigur că fiecare minut este petrecut productiv? Sau, există ore care sunt irosite fiind ineficiente cu procese, instrumente și alte funcții pentru a finaliza munca?

În zilele noastre, companiile sunt supuse unei presiuni atât de mari să facă mai mult, să livreze mai mult și să producă mai mult în același număr de ore. Tehnologia devine din ce în ce mai avansată și există această așteptare ca întreprinderile să folosească toate resursele disponibile în avantajul lor pentru a îmbunătăți eficiența fluxului de lucru. Depinde de afacerea dvs. să căutați instrumentele necesare și să citiți sursele, cum ar fi o diagramă de comparație CRM, astfel încât să puteți modela deciziile corecte în automatizarea fluxului de lucru al afacerii. Când acest lucru este realizat, afacerea dvs. va putea renunța la orice pierdere de timp la locul de muncă, astfel încât productivitatea și profitabilitatea afacerii dvs. să crească ulterior și ele.

În acest articol, veți avea patru dintre cele mai bune sfaturi despre cum puteți îmbunătăți eficiența generală a fluxului de lucru în afacerea dvs. Deci, citiți mai departe!

1. Aflați cum să prioritizați sarcinile

Unul dintre lucrurile care vă pot afecta fluxul general de lucru este atunci când nu știți cum să prioritizați în mod eficient anumite sarcini pe care trebuie să le îndepliniți. Nu există o regulă strictă și nenegociabilă atunci când vine vorba de prioritizarea sarcinilor, deoarece acest lucru diferă în funcție de ceea ce trebuie făcut în timpul zilei și de termenele limită presante.

Provocarea, însă, începe să apară atunci când simți că totul de pe lista ta este important de realizat. Cum prioritizezi unul față de ceilalți? Iată un ghid:

Concentrați-vă pe cele mai importante sarcini. Alegeți, cel mult, trei sarcini pe care trebuie să le puneți în fruntea listei de priorități. Aceste trei sarcini ar trebui să fie terminate în dimineața, când s-ar putea să fii încă în sezonul tău cel mai productiv, mental. În acest fel, veți avea „timp liber” după-amiaza pentru a termina orice altceva puteți de pe listă. Apoi, începeți din nou același ciclu în ziua următoare în care vă prezentați la serviciu.

Evidențiați ceea ce este urgent, în funcție de termen. Prin aceasta, vei fi sigur că nu vei pierde niciun termen limită iminent lucrând mai întâi la acele sarcini cu un termen încă destul de îndepărtat.

Intră devreme la muncă. Dacă puteți face să funcționeze cu cel puțin 15 minute mai devreme decât ceasul obișnuit, asta face de fapt o diferență pentru a face mai multe lucruri dimineața. Acel timp netulburat în care încă nu sunt atât de mulți colegi de muncă vă poate permite să vă concentrați mai mult pe ceva ce trebuie să faceți. Deoarece ai sosit cu 15 minute mai devreme, asta îți poate permite să părăsești locul de muncă cu 15 minute mai devreme decât toți ceilalți.

Când faceți strategiile de mai sus, puteți începe să realizați schimbări în operațiunile dvs. de afaceri, deoarece acum vă puteți permite, în sfârșit, să faceți mai multe lucruri în timpul zilei.

2. Analizați-vă procesele curente

Înainte de a face modificări în fluxul de lucru al afacerii, este important să analizați și procesele curente ale fluxului de lucru. Acest lucru este important pentru a putea fi sigur că orice schimbare pe care o implementați la locul de muncă este ceea ce este necesar pentru ca aceasta să fie mai eficientă. Când efectuați acest proces, ar trebui să-i aduceți pe toți, inclusiv pe angajații dvs. Procedând astfel, puteți obține feedback-ul necesar de la aceștia pentru a determina ce funcționează pentru acești angajați și ce nu.

Pentru a vă asigura că analiza fluxului de lucru are rezultate eficiente pentru afacerea dvs., aveți în vedere următorii pași și strategii:

Automatizați-vă fluxul de lucru. Odată ce ați identificat zonele dureroase din fluxul dvs. de lucru pe care încă vă încăpățânați să le operați manual, merită să luați în considerare automatizarea acestora, o procedură la un moment dat.

Găsiți anumite blocaje în fluxul dvs. de lucru și elaborați o strategie. Blocajele din fluxul dvs. de lucru sunt zonele cu probleme care încetinesc fluxul lin al muncii. De exemplu, există pași care durează mai mult decât alții să se termine? Există un departament care se luptă în mod repetat să-și finalizeze finalul procesului? Acestea sunt blocaje care trebuie rezolvate.

Analiza fluxului de lucru aduce beneficii afacerii dvs. în atât de multe moduri, făcându-vă și mai necesar să treceți prin aceasta. Aceste beneficii includ:

Creșterea eficienței generale la locul de muncă. Analiza fluxului de lucru permite afacerii dvs. să aibă o nouă privire asupra modului de îndeplinire a anumitor sarcini, astfel încât acele ineficiențe să poată fi identificate și tehnologia adecvată să poată fi, de asemenea, actualizată.

Făcând clienții mai fericiți. Schimbările implementate de analiza fluxului de lucru pot duce, de asemenea, la clienți mai fericiți. Atunci când trebuie luate decizii cu privire la fațetele fluxului dvs. de lucru care afectează clienții, puteți avea o bază solidă pentru fluxul de lucru, îmbunătățind astfel operațiunile de afaceri.

Creșterea moralului angajaților. Cu siguranță, niciun angajat nu și-ar dori să rămână în urmă folosind procese antice atunci când angajații din alte afaceri au trecut deja la sisteme mai moderne.

3. Alocați angajații potriviți

Este posibil să aveți deja un proces de angajare amănunțit. Apoi, compania dumneavoastră a investit, de asemenea, în instrumentele potrivite pentru a face treaba. Dar, observați că există încă o mișcare lentă de la un capăt la altul al fluxului de lucru. Când se întâmplă acest lucru, problema poate fi că atribuiți angajații greșiți la locul de muncă, cum ar fi desemnarea angajaților în departamentul de marketing atunci când nici măcar nu i-ați instruit pentru marketing digital.

Misiunea corectă este foarte importantă, așa că veți ști cu siguranță că fiecare angajat este potrivit pentru postul care i-a fost acordat. Se pot descurca bine, pur și simplu pentru că funcțiile lor de muncă sunt punctele lor forte. Când acest lucru este realizat, afacerea dvs. se poate bucura de o probabilitate mai mare de succes.

Pentru a vă asigura că angajații potriviți sunt potriviți cu funcțiile adecvate ale postului, iată sfaturi încercate și testate pe care poate doriți să le aplicați:

Elaborați descrieri exacte de post. Aceasta înseamnă că fișele dvs. de post ar trebui, pe cât posibil, să fie foarte specifice. Lăsarea unor fișe vagi de post nu va face decât să creeze o lacună care va face mai dificil pentru compania dvs. să descifreze dacă acele fișe de post sunt sau nu îndeplinite, de fapt.

Susține creșterea și talentul fiecărui membru al echipei tale. Ori de câte ori există oportunități pentru fiecare membru al echipei dvs. de a crește, profitați la maximum de aceste oportunități. Oferă-le angajaților tăi șansa de a crește și de a-și perfecționa abilitățile trimițându-i la cursuri și seminar plătite de companie. Acestea pot părea cheltuieli suplimentare pentru compania dvs., dar profiturile atunci când sunt capabili să facă bine și să obțină mai mult pentru afacerea dvs. sunt mai mari.

Stabiliți un set clar de obiective pentru fiecare sarcină, astfel încât fiecare dintre angajații dvs. să aibă o idee despre ceea ce trebuie să îndeplinească pentru fiecare sarcină. Împărțirea responsabilităților în sarcini mai mici face procesul mai clar și simplificat, ștergând orice posibilitate de zone gri atunci când angajații nu sunt siguri ce ar trebui să realizeze pentru fiecare sarcină, precum și îi ajută să determine dacă ceea ce fac sau nu. de fapt, aduce rezultate.

4. Prioritizează partajarea fișierelor și documentația

Fișierele sunt o parte inerentă a oricărei afaceri. Există documente care trebuie partajate de la un capăt la altul al fluxului de lucru pentru a se asigura că există un flux de informații cu succes. Indiferent cât de bune sau cât de bine automatizate sunt toate celelalte aspecte ale fluxului dvs. de lucru, nu vă veți îndeplini obiectivele atunci când echipa dvs. nu are altă opțiune decât să apeleze manual la documentele de care au nevoie.

Unul dintre obiectivele dvs. pentru automatizarea eficienței fluxului de lucru trebuie să fie legat de a petrece mai mult timp pentru atingerea obiectivelor, mai degrabă decât de a pierde timpul pescuind anumite documente care altfel ar fi fost ușor de găsit.

Având în vedere acest lucru, iată sfaturi pe care le puteți aplica pentru a asigura partajarea securizată a fișierelor printr-un sistem automat:

· Alegeți un software de partajare a fișierelor care permite criptarea end-to-end pentru a vă asigura că parolele și alte măsuri de securitate sunt în vigoare pentru a evita orice furt de date și de identitate.

· Rulați un audit regulat de fișiere, astfel încât să fiți la curent cu cine are acces la anumite fișiere și cine are în prezent controlul asupra fișierelor. Procesul de auditare a fișierelor este, de asemenea, necesar pentru a elimina imediat fișierele nedorite din sistemul dumneavoastră cloud.

· Alegeți un sistem de partajare a fișierelor de calitate pentru afaceri, deoarece sistemele de calitate pentru consumatori sunt mai susceptibile la scurgeri, încălcări și furt, cu măsuri de securitate mai reduse. Un sistem de partajare a fișierelor la nivel de afaceri vă permite să aveți mai multe controale de securitate, cum ar fi controale de conformitate și vizibilitate, printre multe altele.

· Antrenați-vă și educați-vă echipa cu privire la metodele automate de partajare a fișierelor existente, deoarece software-ul dvs. de partajare a fișierelor ar fi în continuare inutil dacă echipa dvs. nu este nici măcar actualizată cu privire la modul de utilizare adecvat și în avantajul afacerii dvs.

Concluzie

Sfaturile de mai sus funcționează indiferent de tipul de afacere pe care o aveți și de departamentul din care faceți parte. Când iei fiecare departament ca pe un fragment al întregului puzzle, afacerea ta se poate îmbunătăți și deveni mai productivă. Procesele fluxului de lucru sunt cruciale pentru a duce lucrurile la bun sfârșit și depinde de dvs. să vă asigurați că toate procesele dvs. contribuie la o probabilitate mai mare de succes pentru afacerea dvs. Când procesele dvs. de afaceri au început să devină copleșitoare, acesta este un semnal de plecare pentru a vă muta și ajusta fluxul de lucru pentru a-l simplifica.