5 cele mai bune idei de stocare a informațiilor în cloud pentru companii
Publicat: 2022-01-31Deci, ați selectat doar unul dintre cei mai buni furnizori de stocare în cloud și ați mutat fișierele de date ale companiei dvs. în cloud. Dar obțineți cel mai eficient din stocarea datelor în cloud și faceți tot ce puteți pentru a vă păstra informațiile în siguranță și sănătoase și protejate?
Cea mai bună stocare în cloud pentru afaceri are destul de multe capacități care v-ar putea recompensa întreprinderea. Vă permite să vă accesați documentele de oriunde, ceea ce este fantastic pentru personalul care își desfășoară activitatea de la domiciliu sau în deplasare și oferă, de asemenea, o mulțime de aplicații de colaborare care pot lua în considerare dificultățile tehnologice din munca în echipă.
De asemenea, cele mai importante companii de cloud vă păstrează performanțele criptate și securizate, cu toate acestea, există riscuri probabile de stabilitate pentru dvs. și potențialii dvs. dacă într-adevăr nu vă gestionați în mod corespunzător stocarea în cloud pentru backup.
În acest articol, vă vom ghida prin cinci moduri prin care vă puteți îmbunătăți experiența de stocare a informațiilor în cloud și vă puteți păstra documentele în siguranță.
1. Țineți-vă pe partea superioară de stabilitate
Furnizorii cheie de stocare a informațiilor din cloud au dispozitive de protecție de ultimă generație și actualizate în mod obișnuit, împreună cu criptare și firewall-uri, astfel încât fișierele dvs. de date sunt probabil mai sigure pe cloud decât dacă le-ați stoca pe plan intern.
Există chiar și acum pericole potențiale, dar cele mai multe dintre acestea pot fi contracarate prin înțelegerea și utilizarea eficientă a acestor capacități de protecție și instruirea personalului în protecția superioară online.
Este vital ca toți utilizatorii să aibă parole puternice. O mulțime de persoane folosesc aceeași parolă pentru toate conturile lor de pe internet, ceea ce este periculos - dacă un site web pe care un personal are un cont privat este piratat, atunci cel mai probabil hackerii își pot obține și conturile de funcție.
Opțiunea este de a folosi cei mai buni administratori de parole, aceștia sunt extrem de siguri și le permit cumpărătorilor să aibă parole distincte pentru toate conturile lor, fără a le putea reaminti pe toate.
Utilizatorii de cloud întreprinderi mici ar trebui să folosească și autentificarea cu două variabile, ceea ce înseamnă că, chiar dacă o parolă este compromisă, există un nivel suplimentar de stabilitate care ar împiedica accesul hackerului în cont. În calitate de administrator, trebuie să fiți în măsură să faceți obligatoriu ca toți cumpărătorii să configureze acest lucru.
În plus, alertele privind contul de garanție sunt activate. Acest lucru sugerează că, dacă există vreo acțiune precum indicarea intrărilor de la o nouă mașină, veți fi notificat. De cele mai multe ori, aceste alerte nu vor fi aproape deloc de care să vă faceți griji, dar vă ajută să acționați rapid în cazul în care cineva încearcă să vă acceseze informațiile neautorizate.
2. Profitați la maximum de sincronizare
Un avantaj masiv al stocării în cloud este sincronizarea rapidă a informațiilor și a folderelor. Cu cele mai eficiente companii de partajare a fișierelor furnizate de companiile de stocare a detaliilor în cloud, toată forța de muncă va fi capabilă să acceseze cele mai actuale fișiere de date oriunde s-ar afla, ceea ce este de mare ajutor pentru bărbați și femei care lucrează de la proprietate. .
Dacă nu sunteți un iubitor al interfețelor implicite de stocare în cloud bazate pe browser, atunci un atribut practic oferit de mulți furnizori este capacitatea de a combina folderele dvs. cloud în compoziția fișierelor sistemului dvs. de lucru, așa cum este fișierul Windows Explorer sau Mac Finder.
De îndată ce ați descărcat o aplicație vitală, fișierele salvate în cloud vor apărea ca un folder pe computerul personal și, atâta timp cât aveți o relație online, sincronizarea ar trebui să fie computerizată și fără întreruperi. Dacă aveți o mulțime de documente care nu sunt sincronizate în mod regulat - o arhivă cu informații anterioare, care nu sunt consultate adesea, de exemplu -, atunci merită să verificați dacă compania dvs. de depozitare are opțiunea de a comercializa aceste documente „la rece”.
Acesta este momentul în care documentele sunt stocate pe componente de reducere a activității de acest tip ca bandă și nu sunt sincronizate în viață, așa că trebuie să fie preluate manual pentru a fi accesate. Câștigul este că poate economisi o sumă mare de bani. Google și Microsoft Azure sunt două platforme care vă oferă depozitare la rece.
3. Țineți factorii aranjați
Stocarea de informații în cloud vă permite să vă sortați informațiile într-o construcție de foldere, așa cum ați face-o într-un simplu push dur. Dacă intenționați să faceți schimb de informații cu echipa dvs., este esențial să aveți un cadru clar planificat și să construiți politici pentru denumirea fiabilă a fișierelor, astfel încât fiecare persoană să poată descoperi informațiile pe care trebuie să le dețină.
Faceți acest lucru de la început, în loc să sortați pe măsură ce mergeți, sau veți ajunge inevitabil cu o mizerie de nenavigat. O structură de foldere foarte bună este, de asemenea, importantă pentru siguranță, în principal pentru că vă va ajuta să reglați permisiunile. De exemplu, dacă ați creat un folder și restricționați intrarea la supervizorii organizației, atunci toate fișierele pe care le-ați setat în el vor fi păstrate confidențiale. Acest lucru este mult mai ușor decât plasarea permisiunilor de fișier pentru fiecare fișier individual de persoană.
Pe lângă o tehnică standard de foldere, ar trebui să vedeți cu adevărat ce resurse organizaționale suplimentare ajunge stocarea dvs. în cloud. Acestea se schimbă de la un singur furnizor de servicii la încă unul, dar, de exemplu, un anumit software benefic observat în Google Travel despre care este posibil să nu știți este capacitatea de a încorpora o comandă rapidă la un fișier într-un folder diferit.
Pentru a face acest lucru, alegeți fișierul și apăsați Shift+Z. Veți putea apoi să decideți asupra unui al doilea dosar în care să plasați o comandă rapidă. În scopuri de editare, acesta este exact același fișier, în loc să rămână două copii independente. Acest lucru este util atunci când un fișier este aplicabil mult mai mult decât unui singur grup sau întreprindere.
4. Colaborați cu actele vii
Cu fișierele de date stocate pe unități de zonă, ați fi putut încerca ca mult mai mult decât un singur personal să deschidă fișierul exact, doar pentru a suprascrie performanțele fiecăruia. Dar, cu stocarea datelor în cloud, documentele pot fi accesate și editate în același timp, ceea ce tinde să ușureze mult o cantitate mare de sarcini.
De exemplu, dacă aveți o foaie de calcul pentru conturi găzduită pe Foi de calcul Google, atunci oricine din forța de muncă din conturile dvs. poate adăuga simultan detalii despre conturile cu care lucrează din gadgeturi separate. De asemenea, nu este nevoie să vă faceți griji cu privire la închiderea foii, astfel încât o altă persoană să poată obține un comutator accesând-o!
De asemenea, monitorizarea modificărilor este destul de simplă. Dacă supervizorul forței de muncă conturi consideră că o varietate din foaie este incorectă, el poate vedea înregistrarea de editare a celulei potrivite și poate afla cine a introdus-o și când, ceea ce va ajuta să descopere cum a fost produsă eroarea. Chiar dacă acest aspect unic este exclusiv pentru Google Push, alte companii de colaborare în cloud includ propriile caracteristici ale înregistrărilor de editare.
Cu toate acestea, ați putea fi nervos în legătură cu modul în care, cu mai mulți cumpărători care fac treaba într-un fișier, doar un utilizator ar putea șterge accidental pe altcineva. Dar multe servicii de experți în cloud prezintă versiunea - capacitatea de a reveni la un model anterior al documentului cu un număr de clicuri. Acest lucru este incredibil de util dacă firele sunt încrucișate și doriți să anulați modificările pe care un membru al personalului le-a proiectat prin calcul greșit.
5. Folosiți integrări
O altă aplicație pe care o utilizați în compania dvs. poate fi încorporată cu furnizorul dvs. de servicii de stocare a informațiilor în cloud, ceea ce permite o conversație lină între proceduri.
Pentru un caz concret, puteți utiliza aplicația de chat Slack pentru interacțiunea personalului. Poate fi integrat cu o serie de companii cloud, printre care Google Travel și Dropbox. Acest lucru înseamnă că puteți căuta după fișierele dvs. fără a fi nevoie să părăsiți aplicația Slack, să partajați fișiere cloud doar în chat-uri sau chiar să aveți un concept automat postat atunci când există ajustări la un folder.
O altă ilustrație este HelloSign, care permite clienților să indice rapid și rapid documentele. Cu această integrare montată în Dropbox sau Google Drive, puteți indica documentele din stocarea dvs. cu doar câteva clicuri.
Dropbox se integrează deosebit de perfect cu Salesforce, metoda de administrare a parteneriatului cu clienții folosită de numeroase organizații. Îl puteți configura pentru a transfera informații din Dropbox direct în datele Salesforce, ceea ce vă poate simplifica fluxul de lucru și înseamnă că aveți acces la documentele de vânzări oriunde vă aflați.
Acestea sunt doar câteva exemple ale câtorva integrări existente prin intermediul unor furnizori de cloud. Cu toate acestea, pentru a continua să păstrați o procedură de curățare și economică și pentru a reduce potențialele riscuri de securitate, trebuie să vă amintiți să vă uitați periodic ce aplicații au accesibilitate la stocarea de cunoștințe în cloud și să eliminați cele pe care nu le mai folosiți timp. .
rezumat
Respectând aceste sfaturi, puteți fi încrezător că fișierele dvs. de date de pe cloud sunt sigure și securizate, iar o mulțime de factori ai activității dvs. de la zi la lucru vor funcționa semnificativ mai ușor, datorită recompenselor disponibile prin stocarea datelor în cloud. .
Chiar și mai departe privind stocarea în cloud
Asigurați-vă că verificați tutorialul nostru cu privire la cea mai bună stocare în cloud pentru afaceri și descoperiți strategii mult mai la îndemână legate de stocarea în cloud sub aspectul nostru despre cum să reduceți prețurile stocării în cloud. De asemenea, am analizat Dropbox Small business, suportul pentru întreprinderi de afaceri al platformei.