5 sfaturi pentru a alege cel mai bun software de management de proiect pentru afacerea dvs

A avea proiecte nu este mare lucru, dar gestionarea eficientă a tuturor este o problemă. Și, dacă simți vreodată că ești cumva lipsit de acea arena, acest ghid este destinat ție! Gândește-te așa! Aveți o mulțime de proiecte, să zicem 11, în găleată. Nu e de mirare că lucrezi din greu pentru a realiza proiectele, dar nu le poți gestiona pe toate simultan, deoarece datele lor de raportare sau alte termene limită se confruntă. Atunci cum te vei descurca? Aici vine software-ul de management de proiect, ca o salvare. Fără îndoială, planurile dvs. de proiect sunt perfecte, chiar și execuția este, de asemenea, absolut aliniată, dar fără a avea software-ul de management al proiectelor potrivit, care nu numai că este cel mai bun, dar se potrivește nevoilor companiei dvs., este necesar pentru execuția cu succes a proiectului. Și de ce nu va fi?

Interfețe prietenoase cu utilizatorul

Este software-ul de management al proiectelor, care ajută echipele să gestioneze eficient munca depusă, indiferent unde sau cum lucrează. Cu toate acestea, mai multe soluții software de management de proiect au explodat în ultimii ani. Pentru cei care nu știu, instrumentele de management de proiect cuprind interfețe de utilizator construite pentru a îmbunătăți colaborarea între membrii echipei și oferă o varietate de capabilități de raportare pentru a ține pe toți la curent. E destul de grozav! Dar lasă și o întrebare foarte crucială: „Ce software este potrivit pentru mine sau afacerea mea?” Alegerea dvs. va avea un impact asupra modului în care vă gestionați munca, asupra modului în care echipa dvs. colaborează și asupra modului în care munca dvs. este redactată și aprobată. Ei bine, nu intrați în panică! Punctele de mai jos vă vor ajuta. Dar înainte de asta, să înțelegem mai întâi despre ce este software-ul.

Ce este un software de management de proiect?

Software-ul de management de proiect este un instrument care dă echipelor puterea de a avansa proiectele de la origine până la finalizare, inclusiv bugetarea, planificarea, gestionarea sarcinilor, alocarea resurselor, urmărirea și raportarea progresului și o mulțime de alte funcții. Companiile folosesc instrumente de management de proiect pentru a finaliza proiecte și pentru a facilita mai eficient și mai eficient atingerea scopurilor și obiectivelor. Cel mai bun software de management de proiect, încărcat cu instrumente, dă putere echipei să lucreze împreună și să le ajute să organizeze, să coordoneze și să urmărească munca necesară pentru a livra. un proiect de succes de la început până la sfârșit.

5 puncte de luat în considerare atunci când alegeți cel mai bun software de management de proiect

1. Ușor de utilizat (nu necesită timp pentru a lucra)

La început, trebuie să vă asigurați că orice software în care investiți este ușor de înțeles și utilizat! Ca să nu mai vorbim, dar multe dintre instrumentele de management de proiect sunt foarte complicate, iar utilizatorii au nevoie de câteva zile de instruire pentru a lucra la ele. Cel mai bun produs este singurul pe care îl considerați simplu de lucrat și care se va potrivi și afacerii dvs. Multe instrumente oferă teste gratuite, astfel încât veți putea vedea dacă este cel mai bine pentru dvs. înainte de a vă angaja să îl cumpărați.

2. Ușurează gestionarea sarcinilor

Este o caracteristică vitală nu numai că vă permite să enumerați toate sarcinile, ci și să atribuiți membri ai echipei fiecăruia. În acest fel, vă puteți concentra pe cele mai înalte preferințe și puteți stabili termene limită, astfel încât toată lumea să știe cu ușurință ce trebuie făcut și de către cine. Unele instrumente de management de proiect vă permit să împărțiți sarcinile în moduri ordonate. De exemplu, după resursă, lucru de făcut, zi de finalizare, categorii etc., astfel încât să puteți găsi și organiza rapid informațiile. Pentru a vă asigura că sarcinile sunt finalizate la timp, există o funcție în majoritatea instrumentelor pentru a notifica membrul responsabil al echipei atunci când se apropie un termen limită.

3. Comunicare eficientă în echipă

Comunicarea eficientă este esențială pentru accelerarea colaborării și asigurarea faptului că sarcinile sunt îndeplinite cu expertiză. Pe măsură ce mai mulți oameni lucrează de la distanță sau sunt distribuiți în birouri din diferite locații, în special în perioada pandemiei, nevoia de eficientizare a comunicării devine din ce în ce mai critică. Prin urmare, cu instrumentul, toți membrii echipei comunică rapid între ei în timp real, fără a fi nevoiți să sorteze o grămadă de e-mailuri. În plus, pentru a ajunge rapid la viteză, ceilalți membri ai echipei pot arunca o privire printr-un fir, în loc să pună pe cineva să sape prin folderele de e-mailuri vechi. Acest lucru, fără îndoială, ajută la facilitarea colaborării și a tranziției.

4. Tablouri de bord vizuale

Fie cu grafice, diagrame, metrici vizuale sau indicatori cheie de performanță (KPI), Dashboard ajută la menținerea tuturor la curent cu starea proiectului, oferind o vedere la nivel înalt a stărilor proiectului împreună cu o echipă. Aceste rapoarte grafice oferă, de asemenea, starea proiectului părților interesate și sponsorilor care ar putea să nu doresc să vadă detaliile prezentate într-un raport scris.

5. Interfata utilizator

Nu este un secret pentru nimeni că o interfață slabă și aglomerată ar putea îngreuna pentru echipa ta să găsească ceea ce are nevoie și, de asemenea, poate împiedica productivitatea echipei tale. O interfață clară, simplistă și profesională nu numai că face experiența utilizatorului mai plăcută, dar îi ajută și pe membrii echipei să devină entuziasmați de utilizarea software-ului. În plus, o interfață online bine concepută este, de asemenea, vitală dacă utilizați componenta orientată către client din instrumentul de management, în special pentru comunicațiile cu clienții. Un design profesionist și contemporan va spori imaginea mărcii companiei dumneavoastră. Multe programe software oferă chiar și o interfață vizuală unică care poate fi personalizată în funcție de nevoile companiei dvs., permițându-vă să faceți informațiile mai clare și ușor de gestionat. Și, nu uitați, acesta este scopul real al software-ului de management de proiect!

De ce este Ayoa cel mai bun software de management de proiect?

După ce am folosit câteva dintre proiecte, am găsit pe Ayoa cel mai bun. Are toate instrumentele de care aveți nevoie pentru a face gestionarea fiecărei aspecte a proiectelor dumneavoastră ușoară. În plus, de la început până la sfârșit, vă ajută să atingeți toți factorii precum leadership, motivație, organizare, productivitate și nu numai, oferindu-vă un loc dedicat pentru a aduna idei, a atribui sarcini membrilor echipei, a stabili termene limită și a urmări progresul pentru mai multe proiecte.

Câteva dintre caracteristicile sale care îmi plac cel mai mult sunt:

• Incorporare ușoară a echipei
• O platformă pentru fiecare proiect
• Faceți proiectele mai colaborative
• Actualizări instantanee cu privire la progresul sarcinii
• Comunicare productivă în echipă
• Diferite vederi pentru diferite proiecte

Cel mai important, puteți începe să lucrați la el gratuit oricând doriți. Deci ce mai aștepți? Sari înăuntru!