7 cele mai bune instrumente software de gestionare a documentelor de încercat în 2022

Publicat: 2022-01-20

Documentele joacă un rol important în durata de viață a fiecărei afaceri și în operațiunile de zi cu zi. Este incredibil de important să le depozitezi și să le protejezi în mod corespunzător. Aici pot interveni unele dintre cele mai bune software de gestionare a documentelor pentru a vă ajuta să înțelegeți fluxul de lucru al documentelor companiei dvs. și să vă asigurați că nu se pierde nimic în acest proces.

Ce este software-ul de management al documentelor (DMS)?

Software-ul de gestionare a documentelor elimină problema stocării fișierelor fizice și, în schimb, le mută pe toate în cloud. Ar putea fi frustrant să petreci ore întregi căutând un document pentru a realiza mai târziu că nu a existat deloc. Software-ul de gestionare a documentelor vă permite să organizați documentele digitale și înregistrările pe hârtie cu ușurință și convenabil.

Dacă nu aveți un astfel de software care funcționează pentru dvs., ar putea dura ore sau chiar zile pentru a prelua un document important, care poate fi un obstacol imens pentru întreaga dvs. echipă.

Cel mai bun software va face munca rapidă și fără probleme. Există mai multe opțiuni pe piață, iar dacă sunteți în căutarea celui mai bun software de gestionare a documentelor, acest ghid vă va ajuta să luați cea mai bună decizie în funcție de nevoile dvs.

Cum să alegi cel mai bun software de gestionare a documentelor pentru tine

Este dificil să alegi software-ul de management al documentelor potrivit pentru afacerea ta. Fiți mereu cu ochii pe următoarele caracteristici atunci când vă selectați opțiunile.

Capabilitati de scanare:

Dacă aveți documente în format hârtie, aveți nevoie de un DMS care să includă capabilități de scanare. Acest lucru vă va permite să introduceți toate documentele importante în hub-ul central. Luați în considerare și tehnologia utilizată pentru funcția de scanare. Este util să aveți o formă de recunoaștere optică a caracterelor (OCR), astfel încât să puteți căuta ulterior prin toate scanările dvs.

Stocare și conectivitate:

Este important să găsiți un software de gestionare a documentelor care să ofere stocare adecvată în cloud pentru a funcționa ca hub central pentru încărcarea fișierelor. Chiar dacă documentele nu consumă cel mai mult spațiu pe disc, catalogul dvs. va crește probabil mult mai repede decât anticipați și, în curând, ați putea rămâne fără spațiu pentru a adăuga lucruri noi. De asemenea, cheia este modul în care documentele dvs. pot fi accesate. Există unele sisteme care combină accesul prin browser și aplicații separate, dar multe altele oferă doar una dintre cele două.

Metadate și funcție de căutare:

Sistemul dvs. de gestionare a documentelor ar trebui să aibă o funcție de căutare robustă, astfel încât să puteți găsi cu ușurință orice document. Nu este vorba doar de privire la numele documentelor, ci și la metadatele și textul din scanări. Conectarea documentelor la proiecte, oameni și alte moduri de organizare a muncii este, de asemenea, utilă în fiecare zi când lucrați cu software-ul.

Controale pentru versiunea documentului:

Fiecare software de management al documentelor de calitate ar trebui să aibă controlul versiunii documentului. Este vorba despre păstrarea nu numai a versiunii actuale – cea mai recentă – a unui document, ci și a tuturor versiunilor sale anterioare și a unei evidențe a modificărilor efectuate asupra documentului. Puteți avea apoi o imagine de ansamblu completă a modului în care documentul a progresat în timp.

Controale pentru permisiuni:

DMS ar trebui să poată gestiona permisiunile în sistem. Este vorba despre menținerea integrității datelor și asigurarea faptului că fișierele nu sunt șterse sau mutate accidental.

Cel mai bun software de gestionare a documentelor din 2022

Acum că știți exact la ce caracteristici să vă așteptați de la cel mai bun software de gestionare a documentelor, să ne uităm la cele mai bune opțiuni disponibile.

1. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint este probabil una dintre cele mai cunoscute astfel de soluții și, de asemenea, unul dintre cele mai cuprinzătoare sisteme de gestionare a documentelor pentru întreprinderi disponibile astăzi. Oferă instrumente care se potrivesc nevoilor fiecărei afaceri. Pe lângă capacitățile sale de gestionare a documentelor, puteți utiliza SharePoint pentru a servi drept intranet „inteligent” al afacerii dumneavoastră. Există aplicații disponibile pentru toate dispozitivele și o funcție bună de partajare care oferă o colaborare perfectă. Folosind OneDrive, puteți, de asemenea, să vă sincronizați fișierele între cloud și hard disk-urile locale.

️ Caracteristici:

  • Urmărirea activității
  • Gestionarea calendarului
  • Șabloane personalizabile
  • Managementul documentelor
  • Sincronizarea datelor
  • Distribuire a unui fisier
  • Șabloane de documente

Preț:

  • Planul 1: 5 USD/utilizator/lună cu stocare de 1TB
  • Planul 2: 10 USD/utilizator/lună
  • Office 365 E3: 20 USD/utilizator/lună

2. Bitrix24

Bitrix24

Bitrix24 este un software de gestionare a documentelor care este folosit de milioane de oameni din întreaga lume. Este disponibil on-premise și în cloud. Software-ul permite sincronizarea fișierelor, accesul mobil, partajarea fișierelor, unitatea personală și a companiei, editarea cu mai mulți utilizatori, editarea offline și multe altele. Este disponibil pentru o încercare gratuită de 30 de zile.

️ Caracteristici cheie:

  • Controale de acces
  • Tabloul de bord și urmărirea activității
  • Alerte/notificări
  • Generarea și stocarea documentelor
  • Managementul documentelor

Preț :

  • Cloud Basic: 39 USD/lună
  • Standard: 79 USD/lună
  • Profesionist: 159 USD/lună
  • Probă gratuită de 30 de zile disponibilă

3. Rubex

Rubex de eFile Cabinet

Rubex by eFile Cabinet este un software de gestionare a documentelor care oferă stocare în cloud și o soluție eficientă de partajare a fișierelor. Acesta va permite afacerii dvs. să devină fără hârtie și să gestioneze fișierele în mod eficient. Rubex este ideal pentru întreprinderile mici și mijlocii și vă va permite să partajați documente în cadrul organizației și, de asemenea, să configurați păstrarea documentelor. Are o funcție bună de căutare, creare de șabloane, fluxuri de lucru automate și partajare de fișiere.

️ Caracteristici cheie:

  • Sistemul eFile Cabinet DM
  • Partajarea securizată a fișierelor
  • Autentificare cu doi factori (2FA)
  • Setări de securitate personalizate
  • Instrumente de conformitate
  • Integrare Microsoft Office
  • Acces mobil
  • Pista de audit
  • Automatizarea fluxului de lucru

Preț:

  • Începător: 15 USD/utilizator/lună pentru 25 GB de stocare
  • Avantaj: 30 USD/utilizator/lună cu 1 TB de stocare, dar limitat la trei utilizatori
  • Afaceri: 55 USD/utilizator/lună și 5 TB spațiu de stocare

4. M-Files

M-Files

M-Files este ideal pentru întreprinderile mici și mari din diferite industrii. Software-ul on-premise bazat pe cloud include caracteristici cheie, cum ar fi capabilități de semnătură electronică, gestionarea permisiunilor, fluxuri de lucru automatizate și acces offline. De asemenea, are un motor de căutare care vă va permite să căutați documente cu ușurință. De asemenea, puteți căuta în textul documentului folosind instrumentul.

️ Caracteristici cheie:

  • Controale de acces/permisiuni
  • Urmărirea conformității
  • Pista de audit
  • Instrumente de colaborare
  • Șabloane personalizabile
  • Management de conținut
  • Clasificarea documentelor
  • Managementul activelor digitale
  • Generarea documentelor

Preț:

  • Trebuie să contactați M-Files pentru prețuri și oferă, de asemenea, o probă gratuită.

5. SignNow

Semnează acum

SignNow oferă o soluție de semnătură electronică care vă permite să semnați, să trimiteți și să vă gestionați documentele de pe dispozitiv. Oferă securitate ridicată și este ușor de utilizat. Vă permite să grupați mai multe documente într-un singur pachet și să trimiteți un document către mai multe persoane simultan. SignNow include, de asemenea, o pistă de audit și este bazat pe cloud.

️ Caracteristici cheie:

  • Pista de audit
  • Captură de semnătură mobilă
  • Șabloane personalizabile
  • Mementouri
  • Analiza documentelor
  • Semnarea cu mai multe partide
  • Urmărirea progresului sarcinii

Preț:

  • Afaceri: 8 USD/utilizator/lună (plătit anual)
  • Business Premium: 15 USD/utilizator/lună (plătit anual)
  • Profesionist: 30 USD/utilizator/lună (plătit anual)

6. MasterControl

Controlul principal

MasterControl este un sistem de management al calității care oferă și software de control al documentelor ca parte a soluției lor. Acest lucru va pune probabil capăt proceselor dvs. pe hârtie. MasterControl oferă o flexibilitate ridicată și vă permite să implementați un sistem de management al documentelor care funcționează pentru afacerea dvs. Include o suită de module.

️ Caracteristici cheie:

  • Dirijare automată
  • Semnatura electronica
  • Managementul de conformitate
  • Controale de acces
  • Controlul versiunii
  • Păstrarea documentelor
  • Conversia documentelor
  • Semnatura electronica
  • Conversie tip fișier
  • Căutare full-text
  • Arhivarea documentelor
  • Controlul versiunii
  • Controale/permisiuni de acces
  • Check-in/check-out documente
  • Pista de audit

Preț:

  • Contactați MasterControl pentru prețuri

7. DocuWare

DocuWare

DocuWare este un software foarte puternic care vă ajută să vă direcționați documentele și să le direcționați către fluxurile de lucru potrivite. Puteți urmări sarcinile în așteptare și puteți obține înregistrări într-o clipă. Se adresează companiilor de toate dimensiunile și este disponibil în 18 limbi. DocuWare acceptă implementarea on-premise și cloud. Include funcții precum controlul accesului, căutarea textului, gestionarea documentelor, semnătura electronică, formularele electronice, recuperarea fișierelor și multe altele.

️ Caracteristici cheie:

  • Controale de acces/permisiuni
  • Arhivare și păstrare
  • Instrumente de colaborare
  • Șabloane personalizabile
  • Clasificarea și gestionarea documentelor
  • Semnatura electronica
  • Formulare electronice
  • Căutare full-text
  • Recuperarea fisierului

Preț:

Contactați DocuWare pentru prețuri; există o încercare gratuită disponibilă

Concluzie despre cel mai bun software de gestionare a documentelor

Asta este atunci când vine vorba de lista mea cu cele mai bune software de gestionare a documentelor. Instrumentul exact pe care ar trebui să-l alegeți va depinde de dimensiunea și tipul afacerii dvs., precum și de tipurile și volumul de documente pe care compania le produce.

Unele dintre soluțiile din această listă se concentrează mai mult pe întreprinderi (cum ar fi M-Files), în timp ce altele sunt foarte accesibile și pot fi începute rapid și ieftin (cum ar fi SignNow). Apoi, există Microsoft SharePoint, care a fost standardul de aur pe piață pentru o vreme.

Spuneți-ne ce părere aveți despre cele mai bune instrumente software de gestionare a documentelor și care este alegerea dvs.

Ghid gratuit

5 sfaturi esențiale pentru a accelera
Site-ul dvs. WordPress

Reduceți timpul de încărcare chiar și cu 50-80%
doar urmând sfaturi simple.