8 sfaturi pentru a scrie un e-mail eficient și convingător

Ați fost vreodată nevoit să vă entuziasmați pentru a trimite un e-mail? Pentru că, la fel.

Există ceva care se simte monumental în trimiterea unui e-mail pe care nu îl primești întotdeauna cu alte forme de comunicare. Și dacă nu sunteți vorbitor nativ de engleză, această sarcină poate părea și mai descurajantă.

Acest articol vă va oferi câteva sfaturi utile pentru a vă ajuta să îmbunătățiți calitatea generală a e-mailurilor dvs., indiferent de perspectiva dvs. Odată ce ați aplicat aceste strategii simple scrisului dvs., ar trebui să puteți trimite e-mailuri cu încredere oricui și să scăpați de acea anxietate post-trimitere.

Să începem.

1. Aveți un subiect convingător.

Liniile de subiect pot face sau distruge succesul e-mailului dvs. Este adesea factorul decisiv dacă cineva vă va deschide e-mailul.

Din păcate, mulți oameni se luptă cu această parte.

Aruncă o privire la acest exemplu:

Acest subiect special (de altfel, exemplu din viața reală) este vag, indirect și nu îmi sugerează deloc despre ce va fi conținutul e-mailului.

Rezultatul? S-ar putea să îl șterg sau să îl ignor cu totul.

Iată o opțiune mai bună:

Este descriptiv, specific și îmi spune că aceasta este o introducere.

Liniile de subiect sunt deosebit de importante dacă contactați cineva pentru prima dată. Destinatarul nu știe cine ești și te poate judeca doar după subiectul tău.

Chiar dacă trimiteți e-mailuri intern la compania dvs., tot merită să scrieți un subiect grozav, astfel încât destinatarul să aibă o idee la ce să se aștepte. Ca orice persoană ocupată, colegii tăi primesc o mulțime de e-mailuri în fiecare zi și cu siguranță ar aprecia efortul suplimentar al unui subiect descriptiv.

Deci, cum scrieți un subiect bun?

Fii clar, direct și descrie conținutul e-mailului tău. Nu vă fie teamă să ocupați întreaga linie de subiect. Iată câteva exemple bune de linii de subiect:

• [Acțiune necesară] Întâlnire lunară de marketing
• FYI/Informațional
• Cerere pentru [Inserați aici]
• [Memento] Sondaj de finalizat | Va dura 2 minute
• [Nume] mi-a sugerat să iau legătura cu tine
• Voi fi în oraș marți viitoare – ești disponibil?

Dacă trimiteți un e-mail promoțional, evitați subiectele înșelătoare precum:

• RE:
• FWD:
• Urgent
• Confirmarea comenzii
• starea contului

Nu este nevoie să apelezi la trucuri ascunse sau la titluri clickbait doar pentru a induce o deschidere. Ei îi fac pe destinatari să se simtă înșelați și păcăliți, potrivit unui sondaj din 2019. Îți vei pierde încrederea și, ca urmare, s-ar putea să ajungi în mesajele nedorite.

Vrei să asociezi sentimentele pozitive cu e-mailul tău, nu furia și dezamăgirea.

2. Începeți cu un salut adecvat.

Pentru a începe e-mailul, ar trebui să începeți cu un salut adecvat. Există două componente ale salutului: salutul și propoziția de deschidere.

Salutul potrivit depinde de fapt de situație. Dacă scrieți un e-mail oficial unei bănci sau unei instituții guvernamentale, ar fi mai bine să începeți cu „Dragă [X]”.

Dacă trimiți un e-mail unei persoane cunoscute sau lucrezi într-un mediu obișnuit, atunci este perfect să mergi cu „Bună [nume]” sau „Bună [Nume]”.

Există, de asemenea, „Către cine vă interesează”, atunci când trimiteți un e-mail către un e-mail de grup și nu sunteți sigur cine îl va citi.

Un lucru pe care doriți să îl evitați este să folosiți termeni care nu includ gen și cum ar fi „Bună, băieți” și „Domn/Doamnă/Doamnă”. în salutul tău.

Pentru a vă ajuta, iată o listă de salutări pe care le puteți deschide în e-mailurile dvs.:

• Dragă [Prenumele]
• [Nume]
• Buna dimineata/dupa-amiaza
• Salut echipa
• Hei
• Bună

3. Aveți o atenție puternică.

Odată ce ați înlăturat salutul, este timpul să începeți e-mailul.

În timp ce linia de subiect determină dacă e-mailul tău este deschis, propoziția de deschidere determină dacă e-mailul tău este citit până la sfârșit.

Dacă este o introducere, puteți deschide cu ceva despre care știți că va interesa destinatarul. Puteți afla acest lucru printr-o mică cercetare asupra profilurilor lor de rețele sociale. Poate că au Tweetat ceva interesant sau au postat recent ceva pe LinkedIn pe care îl puteți referi.

Acest lucru vă va ajuta să construiți o relație și să arătați că nu trimiteți un e-mail generic către mai multe persoane.

Desigur, acest lucru nu este necesar dacă trimiteți un e-mail unui coleg sau unei persoane cunoscute, dar este totuși important să stabiliți un fel de context, astfel încât acesta să știe ce se întâmplă.

Cu un coleg, începeți cu „de ce”.

Nimeni nu are timpul (și răbdarea) să ghicească despre ce este vorba într-un e-mail. Cu cât răspunzi mai repede la „de ce”, cu atât mai repede le vei capta atenția.

Sfat rapid: dacă trimiteți e-mailuri de vânzări și aveți nevoie de inspirație pentru exact ce să spuneți, aruncați o privire la șabloanele gratuite de e-mail HubSpot . Cu acest instrument, puteți accesa o bibliotecă de șabloane încorporate concepute pentru fiecare etapă a călătoriei clientului.

4. Păstrați mesajul scurt și concis.

Potrivit Statista, trimitem și primim aproximativ 319 miliarde de e-mailuri pe zi în întreaga lume.

Această statistică ne arată foarte clar un lucru: petrecem mult timp citind e-mailurile. Și din această cauză, mulți oameni pur și simplu scanează e-mailurile pentru a obține esența mesajului și a trece la următorul.

Având în vedere acest lucru, doriți să vă optimizați e-mailul pentru lizibilitate și scanabilitate. Acesta va arăta astfel:

• Păstrarea paragrafelor scurte.
• Adăugarea de puncte.
• Utilizarea elementelor vizuale pentru a diviza textul.

Deși s-ar putea să simți că trebuie să le spui totul într-un singur e-mail, nu.

Nimeni nu așteaptă cu nerăbdare un eseu de trei pagini să sosească în căsuța de e-mail. Gândiți-vă la asta astfel: Care este principala concluzie din e-mailul dvs. și există o anumită acțiune pe care doriți să o întreprindă destinatarul dvs.?

De acolo, redactați-vă e-mailul și, când îl recitiți, asigurați-vă că fiecare rând pe care îl adăugați vă ajută să îndepliniți acest obiectiv. Dacă nu este, eliminați-l.

Când trebuie să includeți multe informații într-un e-mail, probabil că este mai bine să sugerați un apel telefonic sau o întâlnire. Puteți folosi acest instrument gratuit de întâlnire pentru a vă programa întâlnirile mai rapid și pentru a evita e-mailurile dus-întors.

5. Fii consecvent cu fontul tău.

Dacă primesc un e-mail ca acesta, șterg imediat sau presupun că este o înșelătorie.

E-mailurile pot fi distractive. Puteți adăuga imagini, GIF-uri și culori. Cu toate acestea, există o modalitate de a face asta care nu este prea supărătoare sau distragătoare.

Acesta este un exemplu de ceea ce nu trebuie făcut. Există mai multe fonturi folosite în e-mail, diferite dimensiuni de font împreună cu diferite culori. Drept urmare, ochiul nu știe încotro să meargă și este puțin copleșitor.

În plus, mesajul se pierde, deoarece destinatarul tău este prea distras de toate aceste elemente care luptă pentru atenția lor.

Deci, ca regulă generală: rămâneți la un singur font. Dacă doriți să utilizați unul secundar, folosiți-l cu moderație. Urmați aceeași regulă pentru culoare.

Dacă utilizați o tastatură care nu este engleză, este posibil ca fonturile dvs. să nu apară corect pe dispozitivul celeilalte persoane. În schimb, utilizați fonturi de e-mail sigure pentru web, cum ar fi:

• Arial
• Curier
• Georgia
• Helvetica
• Lucida Sans
• Tahoma
• Times New Roman
• Trebuchet MS
• Verdana

De fapt, aceasta este lista exactă pe care o oferă Gmail:

Acest lucru va asigura că destinatarul dvs. va primi mesajul dvs. într-un font obișnuit, indiferent de dispozitiv sau sistem de operare.

6. Scrie o încheiere simplă.

După ce ați terminat cu conținutul e-mailului dvs., este timpul să îl închideți.

Nu trebuie să-l faci de lux – doar păstrează-ți închiderea simplă și directă.

Deci, nimic de genul acesta:

În schimb, rămâi la liniile de închidere sigure și dovedite și ar trebui să fii bun.

Puteți alege dintre unele dintre cele mai comune linii de închidere de mai jos:

• Cu sinceritate
• Toate cele bune
• Cel mai bun
• Salutări calde
• Dorințe calde
• Salutări calde
• urări bune
• Mulțumesc
• Ai grijă

7. Programează-ți e-mailurile.

Un sondaj din 2020 realizat de Sleep Advisor a constatat că aproximativ 54% dintre americani își verifică e-mailul de la serviciu imediat după sau într-o oră de la trezire.

Un alt studiu al Litmus privind starea implicării prin e-mail în Statele Unite în 2021 susține acest lucru. Dezvăluie că cel mai popular moment pentru citirea e-mailurilor este dimineața. Tarifele deschise încep în jurul orei 6 dimineața, dar de obicei atinge vârful între 9 și prânz, ora locală.

Având în vedere aceste informații, puteți urma una dintre cele două strategii: Trimiteți e-mailul dimineața când știți că derulează sau așteptați un timp mai puțin ocupat.

Pe de o parte, e-mailul dumneavoastră riscă să fie îngropat dacă îl trimiteți dimineața. Cu toate acestea, dacă așteptați o dată ulterioară, e-mailul dvs. poate să nu fie deschis niciodată.

Este nevoie de încercări și erori pentru a afla ce funcționează cel mai bine atunci când trimiteți e-mailuri cu echipa dvs.

Dacă scrieți un e-mail cuiva din alt stat sau țară, trebuie să luați în considerare și fusurile orare. Amiaza pentru tine poate fi ora 19:00 pentru altcineva. Ca atare, rețineți cine este destinatarul dvs. și când ar fi cel mai receptiv la e-mailul dvs.

Sfat: puteți folosi instrumentul nostru gratuit de programare a e-mailurilor pentru a vă asigura că e-mailurile sunt trimise la momentul potrivit.

8. Faceți o ultimă verificare a ortografiei și a gramaticii.

Aproape ai ajuns – nu te încurca la ultima întindere.

Imaginați-vă că petreceți timp creând un mesaj perfect, doar pentru a fi ignorat, deoarece e-mailul este plin de greșeli de ortografie și gramatică.

Iată cum puteți evita acest lucru: după ce ați terminat de redactat e-mailul, copiați și inserați-l în Microsoft Word sau Google Docs pentru a-i oferi o verificare rapidă a gramaticii, a frazei și a ortografiei.

Alternativ, puteți utiliza și dame gratuite, cum ar fi Grammarly, pentru a automatiza procesul în timp ce redactați.

Sursa imaginii

În plus, citiți mesajul cu voce tare pentru a vă asigura că propozițiile nu sunt prea lungi, nu sună neplăcut sau robotizate. Doriți ca copia dvs. de e-mail să sune umană .

Toate aceste sfaturi ajută cititorul să se concentreze asupra mesajului tău, nu asupra celorlalte elemente ale e-mailului tău.

Sfaturi de scriere a e-mailurilor pentru echipe internaționale

Majoritatea oamenilor nu vă vor spune acest lucru, dar elaborarea unui e-mail bun începe chiar înainte de a pune un singur cuvânt. Începe cu mentalitatea ta.

Când vă aflați în starea de spirit corectă, veți putea scrie e-mailuri eficiente care să comunice și să convingă.

Sună logic... dar cum intri în „cadru corect de spirit”? Ei bine, există două moduri: Pune-te în locul destinatarului și scrie așa cum vorbești.

Mai multe despre asta mai jos.

Imaginați-vă că primiți e-mailul pe care îl scrieți.

Ați primit vreodată un e-mail care să fie atât de incoerent încât nici nu ați putut termina de citit, darămite să vă gândiți să răspundeți? Sau a inclus o propunere complet irelevantă?

Sursa imaginii

Ahrefs este un instrument SEO, dar au primit un e-mail de la o companie de pescuit.

Una dintre cele mai mari probleme când vine vorba de scrierea de e-mailuri este lipsa de empatie față de destinatar. Pune-ți aceste întrebări:

• De ce trimit un e-mail acestei persoane?
• Este aceasta persoana potrivită de contact, având în vedere ceea ce încerc să obțin?
• Mesajul meu este clar și la obiect?
• Ar fi mai bine discutat acest lucru într-o întâlnire?
• Fiecare linie ajută sau dăunează obiectivului meu?

Acest lucru este deosebit de important atunci când trimiteți un e-mail cuiva nou, dar încă valoros atunci când contactați un coleg.

Scrie așa cum vorbești.

Dacă nu ești vorbitor nativ de engleză, este normal să simți că ar trebui să fii mai formal atunci când vine vorba de scrisul e-mailurilor tale.

Cu toate acestea, acest lucru are ca rezultat e-mailuri prea formale și care par incomode sau rigide. De exemplu:

Vorbitorii nativi de engleză scriu mai informal – scrisul lor sună ca și cum o persoană vorbește cu alta.

Iată un sfat rapid de gramatică care vă va ajuta întotdeauna să suni mai nativ: scrieți cu o voce activă și evitați vocea pasivă .

O „voce activă” arată că un subiect realizează acțiunea verbului, de exemplu: „Marilyn a trimis scrisoarea”.

În schimb, „vocea pasivă” arată că subiectul acționează asupra verbului, de exemplu: „Scrisoarea a fost trimisă prin poștă de Marilyn”.

În loc să scrieți „feedback-ul dvs. ar fi foarte apreciat”, încercați să spuneți „aș aprecia feedbackul dvs.”. În loc să scrieți „solicitarea dvs. a fost primită”, încercați „Am primit solicitarea dvs.”.

Observați cum scrierea cu o voce activă sună mai uman.

Scrierea unui e-mail nu ar trebui să fie descurajantă. Cu aceste sfaturi simple, te vei asigura că e-mailul tău este eficient de fiecare dată.

Nota editorului: această postare a fost publicată inițial în iulie 2018 și a fost actualizată pentru a fi completă.