Un ghid pentru începători pentru diagramele fluxului de date

Întrebați orice atlet profesionist sau director de afaceri cum au avut succes și vă vor spune că a stăpânit un proces. Aflând ce obiceiuri au condus la succes și care nu, ei și-au îmbunătățit eficiența și productivitatea.

Dar implementarea unui proces într-o afacere, departament sau chiar într-o echipă este un animal complet diferit de perfecționarea procesului personal. Cu atât de multe piese în mișcare, cum urmăriți și rafinați fiecare aspect al procesului dvs. de afaceri?

Diagramele fluxului de date oferă o modalitate simplă și eficientă pentru organizații de a înțelege, perfecționa și implementa noi procese sau sisteme. Sunt reprezentări vizuale ale sistemului dvs., ceea ce îl face ușor de înțeles și de tăiat.

Înainte de a analiza modul în care diagramele fluxului de date pot ajuta la rafinarea oricăruia dintre sistemele sau procesele dvs. de afaceri, să trecem peste ce este exact.

Sursa imaginii

DFD-urile au devenit populare în anii 1970 și și-au menținut utilizarea pe scară largă, fiind ușor de înțeles.

Există două tipuri de DFD - logice și fizice. Diagramele logice afișează procesul teoretic de mutare a informațiilor printr-un sistem, cum ar fi de unde provin datele, unde merg, cum se schimbă și unde ajung.

Diagramele fizice vă arată procesul practic de mutare a informațiilor printr-un sistem. Poate arăta modul în care software-ul, hardware-ul, fișierele, angajații și clienții specifici sistemului dvs. influențează fluxul de informații.

Puteți folosi diagrame logice sau fizice pentru a descrie acel flux de informații. De asemenea, le puteți utiliza împreună pentru a înțelege un proces sau un sistem la un nivel mai granular.

Beneficiile diagramelor de flux de date

DFD-urile sunt reprezentări vizuale care pot ajuta aproape oricine să înțeleagă logica și funcțiile unui sistem sau proces. Pe lângă faptul că sunt accesibile, oferă o claritate atât de necesară și îmbunătățesc productivitatea. Iată cum.

Accesibilitate

Deoarece informațiile vizuale sunt mai ușor de digerat, DFD-urile explică de obicei conceptele complexe mai bine decât blocurile de text.

Prezentările vizuale ale modului în care funcționează un proces pot, de asemenea, să rețină atenția oamenilor mai mult timp - facilitând reținerea informațiilor.

Claritate

DFD-urile clarifică sistemele și procesele necesare pentru ca echipa dvs. să facă cea mai bună muncă. Indiferent dacă implementați un nou sistem la nivel de companie sau perfecționați procesul existent al unui departament, un DFD vă aduce pe dvs. și echipa dvs. pe aceeași pagină.

Crearea de DFD vă va oferi claritate și despre operațiunile de afaceri. O înțelegere mai clară vă permite să vă rafinați și să urmăriți procesele de afaceri cu mai puține frecări.

Productivitate

Accesibilitatea și claritatea create cu DFD-urile vor lăsa mai puțin loc pentru erori. Echipa ta va stăpâni mai bine sistemele și procesele pentru că le înțeleg.

O mai bună înțelegere – asociată cu un proces repetabil – va spori probabil eficiența și productivitatea echipei.

La un nivel mai larg, DFD-urile vă pot ajuta să vă eficientizați operațiunile de afaceri. Când vă mapați procesele, veți obține informații despre ceea ce funcționează și ce nu.

Aceste informații vă ajută să vă creșteți productivitatea dvs. și a echipei dvs. Ca bonus, puteți împărtăși toate cele mai bune practici între departamente.

Simboluri pentru diagrama fluxului de date

Înainte de a utiliza un DFD, trebuie să cunoașteți simbolurile folosite pentru a-l descrie.

Simbolurile diagramei fluxului de date sunt notații standardizate, cum ar fi dreptunghiuri, cercuri, săgeți și etichete cu text scurt. Aceste simboluri reprezintă direcția fluxului de date, intrările, ieșirile, punctele de stocare și subprocesele unui sistem.

Patru metode comune de notare sunt utilizate în DFD: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM și Unified.

Toate folosesc aceleași etichete și forme similare pentru a reprezenta cele patru elemente principale ale unui DFD - entitate externă, proces, depozit de date și flux de date.

1. Entitate externă

Entitățile externe – care sunt cunoscute și sub numele de terminatori, surse, chiuvete sau actori – sunt sisteme externe care trimit sau primesc date către și de la sistemul diagramat.

Acestea sunt fie sursele, fie destinațiile informațiilor, așa că sunt de obicei plasate pe marginile diagramei.

Simbolurile entităților externe sunt similare în toate modelele, cu excepția Unified, care utilizează un desen cu figurine în loc de dreptunghi, cerc sau pătrat.

2. Proces

Procesul este o procedură care manipulează datele și fluxul lor prin preluarea datelor primite, modificarea acestora și producerea unei ieșiri. Un proces poate face acest lucru efectuând calcule și folosind logica pentru a sorta datele sau pentru a-și schimba fluxul de direcție.

Procesele încep de obicei din partea stângă sus a DFD și se termină în partea dreaptă jos a diagramei.

3. Magazin de date

Depozitele de date dețin informații pentru utilizare ulterioară, cum ar fi un fișier de documente care așteaptă să fie procesat. Intrările de date curg printr-un proces și apoi printr-un depozit de date, în timp ce ieșirile de date ies dintr-un depozit de date și apoi printr-un proces.

4. Fluxul de date

Fluxul de date este calea pe care informațiile sistemului o parcurg de la entitățile externe prin procese și depozite de date. Cu săgeți și etichete succinte, DFD vă poate arăta direcția fluxului de date.

Niveluri DFD

DFD-urile pot varia de la simple prezentări de ansamblu la reprezentări complexe, granulare ale unui sistem sau proces cu mai multe niveluri, începând cu nivelul 0.

Cele mai comune și mai intuitive DFD-uri sunt DFD-urile de nivel 0, numite și diagrame de context. Acestea sunt imagini de ansamblu digerabile, la nivel înalt, ale fluxului de informații printr-un sistem sau proces, astfel încât aproape oricine le poate înțelege.

Nivelul 0: Diagrama contextului

Acest nivel DFD se concentrează pe procesele sau funcțiile sistemului de nivel înalt și pe sursele de date care curg către sau de la acestea. Diagramele de nivel 0 sunt concepute pentru a fi imagini de ansamblu simple și directe ale unui proces sau sistem.

Nivelul 1: Descompunerea procesului

Deși DFD-urile de nivel 1 sunt încă o prezentare generală a unui sistem sau proces, ele sunt, de asemenea, mai detaliate - ele descompun nodul unic de proces al sistemului în subprocese.

Nivelul 2: scufundări mai adânci

Următorul nivel de DFD se scufundă și mai profund în detalii, împărțind fiecare proces de nivel 1 în subprocese granulare.

Nivelul 3: Creșterea complexității

DFD de nivel 3 și cu numere mai mari sunt mai puțin frecvente. Acest lucru se datorează în mare măsură cantității de detalii necesare, care înfrânge scopul său inițial de a fi ușor de înțeles.

Exemple de diagrame de flux de date

Profesioniștii din diverse industrii, cum ar fi ingineria software, IT, comerțul electronic și managementul și proiectarea produselor, pot folosi DFD-uri pentru a înțelege, a perfecționa sau a implementa mai bine un sistem sau un proces nou.

Dar cum arată o diagramă de flux de date în practică - și cum vă ajută afacerea? Iată trei exemple pentru a vă ajuta să contextualizați impactul DFD-urilor.

1. Nivelul 0 DFD

Acest DFD de nivel 0 oferă o hartă contextuală a unei platforme de tranzacționare cu valori mobiliare.

Datele circulă într-o singură direcție de la asistentul serviciului pentru clienți și broker la platformă. De asemenea, curge în două direcții de la clienți la platformă și înapoi.

2. Nivelul 1 DFD

Acest DFD de Nivel 1 detaliază procesul clientului, extinzându-l pentru a include crearea contului, retragerile de numerar și eventualele tranzacții cu valori mobiliare.

3. Nivelul 2 DFD

Acest DFD de nivel 2 descompune procesul „Plase Order” pentru a contextualiza pașii necesari pentru a plasa o comandă – fie de către un client, fie de către un broker.

Înregistrează chiar și un centru de bursă terță parte, unde detaliile tranzacției sunt transmise după plasarea unei comenzi.

1. Cunoașteți elementele de bază.

Înainte de a începe să mapați diagrame de flux de date, trebuie să urmați patru bune practici pentru a crea un DFD valid.

1. Fiecare proces trebuie să aibă cel puțin o intrare și o ieșire.
2. Fiecare depozit de date ar trebui să aibă cel puțin un flux de date și un flux de date.
3. Datele stocate ale unui sistem trebuie să treacă printr-un proces.
4. Toate procesele dintr-un DFD trebuie să fie conectate la un alt proces sau depozit de date.

2. Selectați un sistem sau un proces.

Începeți prin a selecta un anumit sistem sau proces pe care doriți să îl analizați. În timp ce orice sistem sau proces poate fi transformat într-un DFD, cu cât procesul este mai mare, cu atât diagrama este mai complicată și va fi mai dificil de contextualizat.

Ori de câte ori este posibil, începeți cu o funcție sau un proces mic pe care doriți să îl îmbunătățiți.

3. Clasificați activitățile de afaceri conexe.

Apoi, clasificați toate activitățile legate de acest proces în entități externe, fluxuri de date, procese și depozite de date.

Luați în considerare un sistem de comandă de mâncare la restaurant. Clienții sunt entități externe, sistemul de comandă de alimente este un proces, iar interacțiunea dintre clienți și sistem (care merge în ambele direcții) este fluxul.

De asemenea, merită remarcat? Sistemul de comandă se dublează ca un depozit de date, așa că pentru un model SSADA, asta înseamnă să-l desenezi ca un dreptunghi cu colțuri rotunjite cu două linii orizontale în interior pentru a reprezenta funcția sa duală.

4. Desenați un context DFD.

Acum este timpul să începeți să desenați. DFD-urile pot fi create manual, folosind șabloane gratuite disponibile online sau prin extensii de browser.

Începeți cu un simplu DFD de nivel 0: începeți cu procesul sau sistemul dvs., apoi mapați toate conexiunile și fluxurile de bază.

5. Verificați-vă munca.

Înainte de a vă scufunda în DFD-uri mai complexe, verificați munca pe care ați făcut-o deja pentru a vă asigura că este exactă și completă.

Dacă ați omis (sau ați adăugat) un proces, o entitate sau un flux, este posibil ca DFD-urile dvs. de nivel următor să nu aibă sens și este posibil să fiți forțat să o luați de la capăt.

6. Creați diagrame copil.

Pentru fiecare proces sau sistem descris în DFD de nivel 0, creați o nouă diagramă copil cu propriile sale entități și fluxuri. În cele din urmă, puteți utiliza aceste diagrame copil pentru a conecta procesele împreună.

7. Extindeți procesele în DFD de Nivel 1.

Folosind diagramele copilului, ar trebui să mapați conexiuni mai aprofundate între fiecare proces.

În cazul exemplului restaurantului nostru, acest lucru ar putea însemna să aprofundăm sistemul de comandă de alimente și conexiunea acestuia cu furnizorii, managerii, clienții și personalul din bucătărie.

8. Repetați după cum este necesar.

Fiecare proces – indiferent cât de mare sau mic – poate fi reimaginat ca o diagramă de context de Nivel 0, iar ciclul poate începe din nou.

Repetați acești pași după cum este necesar pentru a crea cât mai multe DFD-uri, sau descompuneți procesele în continuare pentru a dezvolta DFD-uri de nivel 2, 3 etc.

Perfecționarea procesului dvs

Deși nu există o diagramă „perfectă” a fluxului de date, practica continuă poate ajuta la eficientizarea procesului și poate oferi o perspectivă critică asupra a ceea ce funcționează, a ceea ce nu și unde afacerea dvs. poate aduce îmbunătățiri de impact.

Cel mai bun pariu al tău? Amintiți-vă regula: Păstrați-o simplă. Începeți cu contextul, construiți procese conectate și repetați după cum este necesar pentru a mapa conexiunile, fluxurile și entitățile cheie din organizația dvs.