Liderii de afaceri intervin asupra viitorului evenimentelor

În 2019, Microsoft și-a găzduit evenimentul anual Ignite la Orlando timp de o săptămână. A fost cel mai de succes Ignite pe care l-au avut vreodată, cu peste 27.000 de participanți.

Adică până în toamna lui 2021, când au găzduit peste 270.000 de participanți într-o versiune virtuală a aceluiași eveniment.

Cu câțiva ani în urmă, majoritatea companiilor găzduiau târguri și conferințe în persoană. Conferințele virtuale erau o raritate.

Dar, după pandemie, asistăm la o schimbare majoră către evenimente virtuale sau hibride. De fapt, HubSpot Blog Research a descoperit că aproximativ 40% dintre agenții de marketing intenționează să-și crească investițiile în evenimente virtuale, seminarii web și conferințe în 2022, urmați de 39% care plănuiesc să cheltuiască aceeași sumă ca și în 2021. Un plan de doar 16% la diminuarea investiţiei lor.

Bob Bejan, vicepreședintele Microsoft pentru evenimente globale, nu este surprins de această trecere către virtual și consideră că a fost întotdeauna destinat să fie viitorul evenimentelor.

Mi-a spus: „Pandemia este într-adevăr doar un accelerator al ceva care oricum urma să fie inevitabil, dar probabil că ar fi durat cinci sau șase ani în loc de doar doi.”

Aici, am vorbit cu experți din diverse industrii pentru a afla mai multe despre viitorul surprinzător al evenimentelor - și dacă în persoană, virtuale sau hibride vor deveni norma. În plus, ce ar putea însemna pentru afacerea ta.

Să ne scufundăm.

Viitorul evenimentelor, potrivit experților

Cazul pentru Virtual

Cu toții ne amintim de provocările evenimentelor în persoană: să treci din sală de conferință în sala de conferință, alergare pentru a prinde ultimul autobuz înapoi la hotel, simțindu-te suprastimulați de spațiile expoziționale pline de afaceri care concurează pentru atenția ta.

Mai simplu spus, evenimentele în persoană pot fi experiențe incredibil de stresante și frustrante pentru participanți, în special în cazul adunărilor mai mari.

După cum spune Bejan de la Microsoft, „Micul secret murdar al evenimentelor în persoană este că toți concurați pentru cel mai mare număr – dar cu cât numărul este mai mare, cu atât experiența participanților este mai proastă”.

Bejan adaugă: „Puterea și eficacitatea evenimentelor virtuale sunt atât de convingătoare din perspectiva datelor încât este greu de imaginat că vor dispărea vreodată. Evenimentele virtuale din fiecare dimensiune sunt mult mai eficiente decât evenimentele în persoană.”

În zilele noastre, veți fi greu să găsiți un lider de afaceri care să nu recunoască beneficiile evenimentelor virtuale.

Printre altele, evenimentele virtuale pot:

• Reduceți prețul de admitere, ceea ce poate crește numărul de participanți și poate permite companiilor cu bugete mai mici să participe la conferința dvs. și să ofere informații unice.
• Reduceți costurile pe care afacerea dvs. le-ar plăti de obicei pentru spațiul de conferință, personalul disponibil, catering, securitate și multe altele.
• Permiteți oamenilor din întreaga lume să interacționeze fără a fi nevoie să cheltuiască bani pe zboruri și hoteluri.
• Atrageți vorbitori la mare cerere care ar putea să nu aibă timp să participe la evenimentul dvs. în persoană, dar sunt bucuroși să împărtășească informații prin apel video sau prezentare preînregistrată.
• Oferiți-vă oportunitatea de a crea un produs (înregistrări de la conferința dvs.) pe care îl puteți reutiliza pentru viitoarele oferte de generație de clienți potențiali.

Și, așa cum am văzut în 2020 și 2021, ca urmare a pandemiei: uneori, evenimentele virtuale sunt singura opțiune, atunci când circumstanțe neprevăzute fac imposibile evenimentele în persoană.

Evenimentele virtuale sunt oportunități incredibil de puternice de a ajunge la noi audiențe și de a crește gradul de conștientizare a mărcii. De fapt, 80% dintre specialiști în marketing sunt capabili să ajungă la un public mai largi și să-și mărească rentabilitatea investiției prin găzduirea de evenimente virtuale.

Evenimentele virtuale au parcurs, de asemenea, un drum lung de la primele zile ale webinarilor. În zilele noastre, mărcile îmbunătățesc jocul, oferind experiențe virtuale incredibil de unice și captivante.

De exemplu, luați în considerare INBOUND 2021, care a permis participanților să facă rețea la întâlniri virtuale, să interacționeze în timp real cu participanții și vorbitorii și să învețe de la vorbitori renumiți precum Oprah și Spike Lee - totul din confortul propriilor case.

Pentru multe mărci, evenimentele virtuale vor fi singura opțiune practică pentru evenimente în viitor. După cum postulează Bejan, „Dacă sunteți o companie mică sau mijlocie și încercați să ajungeți la oameni și să oferiți experiențe impresionante, sentimentul nostru este că nu există o modalitate mai bună de a vă cheltui banii decât în ​​spațiul digital.”

Cu toate acestea, dacă te ferești de experiențele doar virtuale, nu ești singur. Mulți lideri de afaceri nu sunt siguri dacă este o idee înțeleaptă să eliminați în întregime componenta în persoană, în special atunci când atât de mulți participanți învață și reușesc cel mai bine în persoană.

Introduceți: evenimentul hibrid.

De ce hibridul este o alternativă puternică

Imaginează-ți asta: ești așezat pe un scaun cu fasole, cu o cafea cu gheață lângă tine și te uiți la un rând de ecrane circulare uriașe, cu o varietate de sesiuni care au loc concomitent.

Îți pui căștile și apelezi la o singură sesiune, în timp ce persoana de lângă tine - cu care te-ai conectat mai devreme, la stația de alimentare și a făcut schimb de cărți de vizită - stă și ascultă una diferită.

Deși ar putea suna futurist, nu este.

Înainte de pandemie, Bejan și echipa sa au lucrat la schimbarea strategiei de evenimente a Microsoft către una în care ofertele principale au fost întotdeauna digitale - cunoscută sub numele de „nucleul digital”.

„Și apoi”, mi-a spus Bejan, „în loc să facem destinații – care este modul în care obișnuiam să facem evenimente – vom distribui acel nucleu digital și, simultan, vom activa evenimente în jurul acelui nucleu digital la nivel local și regional, astfel încât să le putem livra. lucruri speciale și unice pe care le poți face doar în persoană.”

Aceste spații, cunoscute ca „spatii suspendate”, au fost exact așa cum sunt descrise în exemplul de mai sus. Oamenii stăteau împreună într-un spațiu de conferință închiriat, urmăreau sesiunile digitale preînregistrate sau live ale Microsoft și experimentau chiar interacțiunea de rețea de care tânjeau.

Dacă, alternativ, cineva ar fi vrut să se uite de acasă, ar putea face și asta.

Acesta este un exemplu hibrid, dar există multe în diferite forme. Luați în considerare, de exemplu, Social Media Marketing World, o conferință anuală pentru managerii de social media.

Începând cu 2022, conferința este acum oferită în persoană la Centrul de Convenții din San Diego sau prin stream live de la distanță. Dacă doriți să participați la evenimentul de trei zile în persoană, va trebui să plătiți mai mult de 1.700 USD (în funcție de dacă doriți o zi suplimentară și acces la fluxul live, de asemenea). Alternativ, conferința la cerere costă între 597 USD și 797 USD.

Cu o strategie hibridă, rezolvați nevoile a două subseturi diferite de oameni - cei care caută în mod activ experiențe în persoană și cei care preferă să învețe de la distanță. În cele din urmă, o strategie hibridă este o opțiune convingătoare dacă descoperiți că preferințele publicului sunt împărțite între în persoană și la distanță.

După cum spune Cheri Hulse, vicepreședintele pentru Strategie și Cercetare la ON24, „ Hybrid s-a prezentat ca un bun punct intermediar pentru agenții de marketing în timp ce încearcă să navigheze în reglementările globale și regionale, preferințele audienței și obligațiile contractuale cu locații.”

Hulse adaugă: „Hybrid permite marketerilor să simtă că bazele lor sunt acoperite pentru a oferi un eveniment – ​​indiferent de ceea ce le este aruncat înainte de ziua cea mare.”

Penny Elmslie, directorul general al Xero pentru Brand & Community, mi-a spus că hibridul este o opțiune care o entuziasmează pe măsură ce intrăm într-o nouă eră a evenimentelor.

Elmslie spune: „Frumusețea unui model hibrid este că permite evenimentelor noastre să se extindă, permițându-ne în același timp să ne conectăm cu cei care din motive fizice, financiare sau medicale ar putea să nu poată participa în persoană.”

Elmslie adaugă: „Pentru a crea experiența potrivită, facem, în mod intenționat, livrarea hibridă mai scurtă și mai clară la ceea ce te-ai aștepta în direct, asigurându-ne că respectăm timpul pe care publicul nostru îl are în fața ecranelor.”

Elmslie continuă: „Am descoperit că mediul actual a schimbat așteptările oamenilor, provocându-ne să ne asigurăm că oferim suficientă flexibilitate în modelul nostru pentru a satisface toate publicurile. Din fericire, progresele în tehnologia evenimentelor și abilitățile de producție ne-au permis să continuăm să surprindem și să încântăm publicul în moduri noi – chiar și atunci când nu pot fi cu noi fizic.”

Sarika Abraham, Media & PR Manager la Hexnode, lucrează la organizarea primului ei eveniment hibrid din acest an, Hexcon 22.

Pentru ea, cele mai mari provocări includ abilitățile de management de proiect necesare pentru a combina un eveniment personal și virtual într-o singură experiență perfectă.

Avraam mi-a spus: „Cu de două ori beneficiile vine de două ori munca. Evenimentele hibride sunt complexe și necesită o gestionare complexă atât a unei platforme fizice, cât și a unui flux virtual. Consider că gestionarea complexității crescute, a costurilor și a riscurilor asociate cu integrarea diferitelor platforme, instrumente și tehnologii este pivotul desfășurării cu succes a unui eveniment hibrid.”

Dacă sunteți interesat să planificați un eveniment hibrid în 2022, aveți noroc. Hulse a împărtășit sfaturile ei pentru agenții de marketing care doresc să planifice primul lor eveniment hibrid.

Ea mi-a spus: „Singul meu sfat pentru marketerii care planifică evenimente hibride este să rămână flexibil și să asculte feedback-ul. Când ON24 a planificat un eveniment hibrid anul trecut, am oferit participanților o mulțime de opțiuni pentru a selecta modul în care doresc să consume experiența: în persoană sau virtual.”

Hulse adaugă: „Acest lucru a fost esențial, deoarece am văzut participanții răzgândind pe măsură ce data se apropia și situația lor s-a schimbat. În cele din urmă, succesul evenimentului s-a bazat pe publicul care consumă conținut și se implică în experiență – și am lăsat la latitudinea lor să decidă cum vor face asta.”

Christy Steward, vicepreședintele global de marketing al Reachdesk, a împărtășit, de asemenea, câteva aspecte cheie pentru marketerii care doresc să planifice evenimente hibride în 2022.

Steward mi-a spus: „Singul sfat pe care l-aș sugera oricărei companii care organizează primul lor eveniment hibrid ar fi să vă asigurați că acordați o atenție egală atât participanților în persoană, cât și celor de la distanță. Deși, din punct de vedere tehnic, ambele grupuri vor fi la același eveniment, vor avea experiențe foarte diferite, așa că țineți cont de acest lucru atunci când planificați.”

Steward adaugă: „O strategie inteligentă de cadouri poate ajuta la crearea unei experiențe la fel de memorabile pentru fiecare participant. De exemplu, dacă oferiți gustări și băuturi răcoritoare pentru participanții în persoană, asigurați-vă că le trimiteți participanților virtuali un voucher de cafea înainte de eveniment sau chiar mai bine o cutie de boabe de cafea și ceva de ronțăit în timpul evenimentului.”

În plus, pentru a vă asigura că participanții dvs. în persoană și la distanță se simt în mod egal incluși, luați în considerare modul în care ați putea folosi instrumente unice.

De exemplu, vicepreședintele Airmeet pentru produse, Vikas Reddy, mi-a spus: „Planificați oportunități care să vă asigurați că participanții dvs. virtuali se vor simți auziți prin sondaje, aducându-i pe scenă etc. Facilitați relația între participanții în persoană și cei virtuali prin sesiuni organizate. cum ar fi rețele rapide, breakouts și întâlniri 1-1.”

Reddy adaugă: „De asemenea, dublați capacitățile mobile care vor oferi participanților dumneavoastră în persoană un ghid digital de buzunar, având grijă de orice, de la navigare la rețea. Asigurați-vă că captați date pentru ambele seturi de public din toate punctele de contact menționate mai sus. Acest lucru poate contribui cu informații valoroase asupra a ceea ce contează pentru fiecare segment de public și, prin urmare, poate stabili strategia pentru viitoarele evenimente hibride.”

Toate acestea sunt bune și bune... dar cum rămâne cu oamenii care pur și simplu tânjesc la experiențe în persoană?

În continuare, să explorăm viitorul evenimentelor în persoană.

Pentru unele mărci, în persoană este încă cel mai eficient

În următorii câțiva ani (și în funcție, desigur, de reglementările privind sănătatea și siguranța publică), vom începe să vedem că unele companii revin la găzduirea de evenimente în persoană. Și, pentru anumite industrii, în persoană va fi întotdeauna cea mai eficientă.

Brittani Dinsmore, șeful de marketing la Moz, consideră că motivul pentru care 16% dintre agenții de marketing plănuiesc să-și reducă investițiile în evenimente virtuale în 2022 se rezumă la nevoia de interacțiuni în persoană.

Dinsmore spune: „Cred că vedem o schimbare față de evenimentele virtuale, deoarece există o cerere tot mai mare de a reveni la interacțiunile față în față. Oboseala cu zoom este un lucru real. Mulți oameni sunt epuizați de la conducerea întâlnirilor profesionale și personale prin intermediul unui ecran.”

Dinsmore adaugă: „Oamenii nu pot experimenta întregul scop al unor evenimente, cum ar fi crearea de rețele sau o convenție, din camera lor de zi. Evenimentele live, în special, au o anumită energie care nu poate fi replicată virtual.”

De exemplu, în timp ce MozCon, conferința anuală de marketing a lui Moz, s-a desfășurat online în ultimii doi ani, Dinsmore mi-a spus că echipa ei intenționează să găzduiască MozCon 2022 în persoană (atâta timp cât restricțiile scad).

Pe lângă beneficiul conexiunii față în față, Dinsmore subliniază că este adesea mai ușor să generați clienți potențiali semnificativi și să atrageți noi sponsori în persoană, comparativ cu virtualul.

Există, de asemenea, știință reală în spatele importanței interacțiunilor în persoană. Luați în considerare, de exemplu, cum 55% din impactul comunicării noastre provine din limbajul corpului, 38% din tonul vocii și doar 7% din cuvintele în sine.

Într-o lume virtuală, poate fi dificil să înțelegi nuanțe în limbajul corpului și tonul de pe ecranul unui computer. Ceea ce înseamnă că o conexiune semnificativă se va pierde într-o lume axată în primul rând pe interacțiuni virtuale.

„Revenirea la evenimentele în persoană va fi treptată”, spune Dinsmore, „Pe măsură ce vor apărea noi variante COVID, companiile vor continua să organizeze evenimente hibride pentru a servi grupurile care se simt confortabil să se întâlnească în persoană și pe cei care preferă să participe la evenimente de la Acasă."

Dinsmore continuă: „Dar cred că companiile ar trebui să ia în considerare sponsorizarea sau implicarea în grupuri mai mici de rețea, mai degrabă decât evenimente hibride, pentru a se reîntoarce în lucruri. Odată ce pandemia va înceta, prevăd că mulți plănuiesc o mare revenire la evenimentele în persoană.”

Deci... Ce este potrivit pentru tine?

În cele din urmă, alegerea în persoană, virtuală sau hibridă vă aparține în mare măsură. După cum subliniază Hulse, „În viitor, mă aștept să văd o combinație de tipuri de evenimente în spațiul B2B. Între evenimente hibride, fizice și digitale, va reveni liderilor de marketing să calibreze combinația potrivită a celor trei în funcție de nevoile și preferințele publicului, buget și priorități de marketing.”

Și dacă înclinați spre evenimente virtuale sau hibride în viitor, luați în considerare cum ați putea inova în ceea ce s-a făcut deja. Există un potențial nelimitat în spațiul de evenimente virtual și hibrid - și chiar am început.

După cum mi-a spus Bejan, „Am avut o mare epifanie când am livrat o versiune în streaming a emisiunii noastre din Las Vegas și am constatat că cea mai mare audiență de oameni care urmăreau discursurile noastre principale ne-au urmărit din camerele de hotel. Deci asta a fost o perspectivă pentru noi: atâta timp cât faci televiziune interactivă bună, vei găsi succes.”

„Și”, adaugă Bejan, „în cei aproape 30 de ani de afaceri... Aceasta este cea mai convingătoare muncă pe care am făcut-o în cariera mea. Este cu adevărat, foarte distractiv.”