Învingerea dificultăților în transformarea digitală și tehnica informației

Publicat: 2022-03-14

În ultimii doi ani, specialiștii IT au evoluat rapid în avansarea obiectivelor de transformare digitală ale organizației lor. Când a lovit pandemia, ritmul acestor descoperiri s-a accelerat.

Din senin, fiecare provocare a fost abordată prin transformarea digitală – acestea erau totuși singurele opțiuni fezabile și protejate pentru a fi puse în acțiune. Și având doar o perioadă scurtă de timp pentru a răspunde la întreruperea completă, corporațiile au avut experiență să acționeze rapid.

Această accelerare rapidă în cursul trecerii la medii îndepărtate a remodelat prioritățile și problemele de transformare electronică. Acum, modelele de lucru la distanță și hibride s-au dovedit a fi de succes și au oferit beneficii considerabile (aceste fel de a permite organizațiilor să-și dezvolte fondurile de expertiză), motiv pentru care guvernul federal al Marii Britanii propune să ofere tuturor angajaților idealul de a solicita performanțe adaptabile atunci când încep. noua angajare.

Dar cu atât de mulți angajați la distanță permanentă sau alegând un model de performanță hibrid, cel mai recent obstacol în calea transformării electronice este extinderea expansiunii de conținut pe care o îndura firmele și modul în care își pot controla articolele electronice în siguranță și sigur și cu succes.

Ce este extinderea materialului?

Extinderea articolelor are loc atunci când corporațiile ajută utilizatorii să creeze, să copieze și să folosească conținut negestionat pentru a le ajuta în activitățile zilnice.

Atențiile de informații digitale au mai multe, ceea ce face o masă greoaie de informații care este dificil de gestionat. Extinderea conținutului scris ar face ca utilizatorii finali să oprească ce au nevoie să descopere ceea ce au nevoie și crește amenințarea ca informațiile să fie salvate în locuri nesigure, ceea ce este legat în special de regulile de confidențialitate în continuă evoluție ale guvernelor.

Organizațiile trebuie să treacă peste problemele legate de expansiunea materialului de conținut care impresionează negativ eficiența și îmbunătățesc provocările de conformitate, actualizându-și managementul informațiilor și strategiile de guvernare pentru a menține ritmul cu celelalte inițiative de transformare electronică.

Pe măsură ce corporațiile examinează modul în care combină, migrează sau apus conținutul scris în funcțiile lor, un obstacol pe care îl întâlnesc factorii de decizie finali este modul de a încorpora cunoștințele nestructurate în scopurile lor. Forțele de muncă dispersate doresc ca aceste detalii să fie obținute și disponibile pentru personal, clienți, însoțitori și sisteme în mai multe puncte de intrare, cum ar fi articolele Microsoft.

Cele mai multe companii au articole răspândite în drive-uri partajate, e-mail, instrumente de colaborare, VPN-uri și locuri suplimentare. În încercarea de a gestiona această extindere a materialelor, corporațiile trec prin aceste obstacole critice:

1. Migrarea către cloud

Depozitarea materialelor s-a îmbunătățit pentru a ghida infrastructura de performanță din gospodărie a organizațiilor și pentru a reduce taxele operaționale. Companiile raportează acum o mai mare adoptare a răspunsurilor cloud. Potrivit Gartner, în întreaga lume, plățile pentru serviciile de experți în cloud public se vor dezvolta cu 26,7% în 2021, pe măsură ce CIO și liderii IT adoptă programe livrate în cloud, cum ar fi pachetul de software ca companie (SaaS).

Folosirea cloud-ului oferă un preț mult mai puternic și mai flexibil, sugerează organizațiilor pentru a face conținutul accesibil. Chiar și așa, fără o guvernare de succes a materialelor, stocarea în cloud se adaugă practic la provocările extinderii materialelor de conținut, motiv pentru care 69% dintre companii exprimă o problemă care depășește capcanele de stabilitate introduse de forța de muncă care lucrează de la proprietate.

Migrarea în cloud prosperă, fără amenințări, va trebui să înceapă cu familiarizarea cu amploarea și profunzimea peisajului cunoștințelor unei organizații. Liderii IT trebuie să știe cum sunt schimbate și modificate faptele atât pe stocarea în cloud, cât și la nivel local pentru a prevedea modul în care migrarea în cloud va afecta programele și dispozitivele. Îmbrățișarea unui sistem de investigare a ajustării care automatizează descoperirea modului în care detaliile sunt create, stocate și utilizate în întreaga afacere poate aborda această provocare.

2. Deficiența guvernării informațiilor și a faptelor

Procesele actuale de guvernare a informațiilor sunt insuficiente în condițiile creșterii expansiunii informaționale. Deși companiile încearcă să identifice, să cripteze și să verifice intrarea în toate informațiile delicate, într-un pământ mare, firmele ar trebui să fie pe deplin asigurate că guvernanța lor oferă o supraveghere puternică a modului în care sunt clasificate și gestionate detaliile.

Companiile trebuie să fie absolut sigure că strategia lor de conținut se îmbunătățește prin eficiență și respectă procedurile interne și specificațiile de reglementare externe. De exemplu, identificarea și securitatea datelor de identificare personală (PII) în toate locațiile geografice are o valoare specifică, în primul rând uitându-se la accentul crescând de reglementare în întreaga lume (aceste tipuri, cum ar fi în China, SUA și UE).

Corporațiile trebuie să aibă o arhitectură deschisă, versatilă și scalabilă pentru a gestiona volume mari de material. Soluțiile de gestionare a conținutului trebuie să automatizeze metoda de guvernare a detaliilor pentru a gestiona în siguranță ciclul de viață al informațiilor companiei și pentru a guverna cine poate accesa, viziona și modifica informațiile. Cumpărătorii ar trebui să fie echipați pentru a se conforma cu politicile de guvernare și administrare a companiei, deși accesând, totuși, conținutul pe care trebuie să-l aibă.

Marea rezoluție stabilește politicile de asigurare și procedurile de informare și stabilește criterii pentru administrarea extinsă a ciclului de viață pentru a eficientiza procesarea și reacția instanțelor, chiar dacă asigurând conformitatea cu reglementările.

3. Neglijarea întâlnirii cu personalul

Organizațiile care abordează extinderea materialului de conținut prin încercările lor de transformare digitală ar trebui să ia în considerare impactul asupra personalului și să profite de oportunitatea de a îmbunătăți experiențele persoanelor.

Un obiectiv central al oricărei metode de informare ar trebui să fie într-adevăr acela de a împuternici indivizii să-și facă oportunitățile de muncă, să acceseze servicii și să își execute responsabilitățile cu mult mai mult succes, atenuând riscurile legate de utilizarea abuzivă a informațiilor și a faptelor. Rețineți că îmbunătățirea experienței utilizatorului pe termen lung beneficiază de o productivitate sporită, deoarece fluxurile de lucru sunt simplificate și automatizate.

Pentru a avea o metodă de gestionare a conținutului scris centrată pe persoane, organizațiile trebuie să aibă aplicații cu interfețe de persoană încorporate pentru a găsi și controla datele de care vor avea nevoie. Consumatorii pot obține comandă și conștientizare având un loc central modernizat de funcții pentru raportarea, explorarea, vizualizarea și navigarea datelor.

Lipsiți de procesele manuale consumatoare de timp și stresante ale materialelor de rulare, angajații vor fi mult mai mulțumiți și mai productivi.

4. Trebuie să aibă pentru automatizare

Automatizarea sistemelor de organizare este cel mai apreciată pentru liderii IT, pe măsură ce își dezvoltă transformarea electronică și metodele de conținut scris, dar duce adesea la blocaje în identificarea ce și cum să automatizeze. De exemplu, aprobările exterioare și excepțiile de sistem sunt îndatoriri care sunt în general îngrijite ca urmare a e-mailului și ar beneficia de inițiative de automatizare. Cu sarcinile individuale automatizate, productivitatea poate crește pe măsură ce personalul își realocă timpul pentru o muncă suplimentară valoroasă.

Procesarea facturilor furnizorilor și raportarea financiară sunt, de asemenea, alternative considerabile pentru automatizare. Captarea instantanee și procesarea sistematică a unor volume semnificative de date fiscale scanate, pe hârtie, este posibilă cu o opțiune de administrare automată a conținutului. Odată cu automatizarea atenuând o parte din complexitatea acestor procese, companiile vor avea o cale simplificată către raportarea financiară.

Administrarea materialelor este mult mai critică decât în orice moment pentru transformarea electronică reală

În prezent, mai multe întreprinderi caută transformarea digitală pentru a îmbunătăți capacitatea de reacție la schimbările continue în peisajele financiare și de reglementare. În această poziție, organizațiile trebuie să accelereze compania electronică sau să șanseze realizarea firmei.

În timp ce aceștia navighează în această sarcină amplificată de modificare, este esențial ca un sistem robust de gestionare a materialelor de conținut să fie aplicat pentru a gestiona problemele menționate anterior, astfel încât întreprinderile să poată introduce aspectele pozitive totale ale obiectelor lor de conținut scris și să atenueze pericolul pe care îl pot introduce. atunci când nu este gestionat.