Considerații atunci când alegeți un furnizor de stocare în cloud pentru afaceri
Publicat: 2022-04-07Stocarea rapidă și fiabilă a datelor este esențială pentru gestionarea afacerii dvs., permițându-vă să păstrați, să faceți backup și să partajați fișiere într-un mod sigur și securizat.
În funcție de afacerea dvs., poate fi necesar să gestionați cantități mari de date din mai multe surse - profiluri de clienți, vânzări, situații financiare, procese operaționale, politici, informații despre angajați și multe altele. Cu o gamă atât de diversă de informații importante, cum găsești cel mai bun furnizor de stocare în cloud (se deschide într-o filă nouă) ?
Cel mai bun loc pentru a începe este să înțelegeți exact de ce are nevoie afacerea dvs. de la stocarea în cloud. Aveți nevoie de backup zilnic sau continuu? Veți partaja fișiere în spațiul de stocare în cloud? Ce tip de criptare ai nevoie? Cum se va integra stocarea dvs. de date cu sistemele dvs. existente? Toate acestea sunt considerații vitale.
În acest ghid, le vom despacheta pe fiecare dintre ele, acoperind toate cele mai importante domenii pentru a vă ajuta să alegeți cea mai bună stocare în cloud pentru afacerea dvs. (se deschide într-o filă nouă) .
Să intrăm în asta.
Pasul 1: Decideți echilibrul potrivit între stocarea de afaceri locală și cea bazată pe cloud
Companiile trec din ce în ce mai mult la software, sisteme și stocare bazate pe cloud, dar asta nu înseamnă că toată lumea este pregătită să abandoneze datele stocate local. Stocarea locală variază semnificativ, de la utilizarea hard disk-ului computerului pentru o afacere cu una sau două persoane, la un server de fișiere dedicat pentru IMM-uri sau un întreg centru de date pentru întreprinderi și întreprinderi mai mari.
Stocarea în cloud de afaceri poate înlocui sau poate funcționa împreună cu soluțiile locale de gestionare a datelor prin stocarea în cloud hibrid (se deschide într-o filă nouă) . Ați putea decide să stocați aproape toate datele la nivel local cu copii de siguranță periodice în cloud sau să mutați toate informațiile online, folosind exclusiv SaaS și produse similare pentru a accesa datele printr-o conexiune la internet.
Pentru majoritatea companiilor, un echilibru între aceste două este de dorit - folosind viteza și comoditatea fișierelor locale, combinate cu securitatea backup-urilor off-site, bazate pe cloud. Când decideți combinația potrivită de stocare a informațiilor pentru nevoile dvs. între stocarea în cloud și cea locală (se deschide într-o filă nouă) , gândiți-vă la modul în care veți folosi, face backup, partaja și gestionați datele dvs. Folosiți această înțelegere pentru a vă ghida alegerea furnizorului de stocare de afaceri potrivit.
Pasul 2: Înțelegeți cerințele afacerii dvs. pentru a găsi cea mai bună soluție de stocare a datelor
Cea mai bună stocare în cloud pentru afaceri va funcționa împreună cu cerințele dvs. de gestionare a datelor, mai degrabă decât să vă oblige să vă adaptați la modul de a face lucrurile al furnizorului. Iată cum puteți defini exact ceea ce aveți nevoie de la o soluție de stocare a datelor.
Trebuie să partajați și să colaborați la fișiere sau doriți doar să le faceți copii de rezervă?
Unele companii vor folosi în principal un sistem bazat pe cloud pentru copiile de rezervă ale datelor în afara site-ului. Dacă vă desfășurați cea mai mare parte a muncii pe computerul dvs. local și salvați fișiere pe hard disk, atunci o soluție de rezervă este o alegere excelentă. Veți crea fișiere și informații la nivel local, apoi un sistem bazat pe cloud vă poate scana computerul pentru fișiere actualizate și le poate încărca în siguranță pentru a vă proteja de pierderea de date.
Alte companii vor dori să partajeze fișiere între utilizatori (se deschide într-o filă nouă) , permițând fiecărui angajat să actualizeze fișierul după cum este necesar. Aceste tipuri de servicii se vor conecta de obicei la anumite directoare de pe două sau mai multe computere locale și vor actualiza fișierele cu cele mai recente modificări din fiecare director odată ce fișierul este salvat și închis. Aceasta este o modalitate bună de a gestiona datele pe mai multe computere, atâta timp cât nu aveți nevoie de colaborare în timp real.
Dacă doriți să permiteți doi utilizatori să lucreze la un fișier sau o informație simultan, atunci veți avea nevoie de un alt tip de soluție de stocare care să permită mai mulți autori și editori. În aceste tipuri de stocare, utilizatorii pot vizualiza modificările făcute de alții în timp real, permițând o colaborare și partajare adevărată.
Faceți copii de rezervă pentru date locale sau unități în rețea?
Afacerile mici cu unul sau o mână de angajați probabil doar creează fișiere pe hard disk-uri individuale ale computerului. Acesta este un caz de utilizare ușor pentru cei mai buni furnizori de stocare în cloud de afaceri — software-ul lor va scana hard diskul pentru fișiere și va încărca orice informații actualizate în cloud.
Pe măsură ce întreprinderile devin mai mari, nevoile lor de stocare a datelor devin mai complexe. Aceste organizații vor avea adesea servere de fișiere în rețea - acesta este hardware local partajat, care conține unități în rețea, unde utilizatorii pot salva informații. Nu orice tip de stocare a datelor în cloud (se deschide într-o filă nouă) funcționează cu servere de fișiere, așa că, dacă utilizați această abordare, va trebui să alegeți un furnizor care acceptă unități în rețea.
Stocați deja date în cloud printr-o aplicație SaaS dedicată sau alte servicii?
Multe companii folosesc deja platforme software bazate pe cloud ca serviciu (SaaS) pentru a-și desfășura operațiunile. Acestea pot include gestionarea relațiilor cu clienții, site-urile web și comerțul electronic, comunicațiile sau facturarea și contabilitatea.
Dacă utilizați o aplicație SaaS, atunci datele dvs. sunt deja salvate în cloud și este foarte probabil să puteți partaja și să colaborați la fișiere fără efort. În aceste cazuri, este posibil să nu aveți nevoie de spațiu de stocare în cloud suplimentar în afara ceea ce oferă deja platforma SaaS. De fapt, mulți furnizori SaaS nici măcar nu oferă acces direct la informațiile și fișierele dvs. rădăcină, deși adesea puteți exporta date ad-hoc.
De asemenea, este posibil să utilizați deja un tip de soluție de stocare a datelor sau de colaborare. De exemplu, dacă utilizați Google Drive (se deschide într-o filă nouă) sau Documente, atunci datele dvs. sunt deja stocate online. De asemenea, dacă salvați fișiere pe OneDrive (se deschide într-o filă nouă) din Microsoft Office, acele fișiere sunt stocate și online. Este util să înțelegeți serviciile pe care le utilizați deja, astfel încât să puteți alege un furnizor de stocare în cloud pentru afaceri care să completeze soluțiile existente.
Pasul 3: definiți cerințele dvs. speciale de criptare, securitate și stocare a datelor
Este important să vă securizați datele în orice moment prin cea mai bună stocare securizată în cloud (se deschide într-o filă nouă) - indiferent dacă încărcați, descărcați sau pur și simplu stocați informații în cloud. Aceasta înseamnă să căutați furnizori de stocare în cloud pentru afaceri care oferă cea mai bună stocare în cloud criptată (se deschide într-o filă nouă) .
Din fericire, criptarea vine ca standard la majoritatea furnizorilor, datele dvs. fiind amestecate criptografic atunci când sunt „în tranzit” sau „în repaus”. Acest lucru face mult mai dificil pentru actorii rău intenționați să intercepteze și să decodeze informațiile dvs. sensibile de afaceri.
Stocarea securizată în cloud (se deschide într-o filă nouă) este o zonă care poate face diferența pentru securitatea datelor dvs., în special în ceea ce privește modul în care vă conectați și accesați spațiul de stocare în cloud al companiei. În general, veți dori să alegeți un furnizor care oferă autentificare cu doi factori (se deschide într-o filă nouă) sau cu mai mulți factori (se deschide într-o filă nouă) . Această protecție de conectare necesită un nume de utilizator, o parolă și un alt factor de securitate, cum ar fi un cod de mesaj text sau o cheie de autentificare unică pentru a accesa datele.
În funcție de tipul de date pe care îl stocați, este posibil ca furnizorul dvs. să fie nevoit să respecte norme și reglementări suplimentare. De exemplu, dacă dețineți date despre cetățenii europeni, stocarea datelor dvs. trebuie să fie conformă GDPR (se deschide într-o filă nouă) . Dacă gestionați informațiile medicale, atunci va trebui să acordați atenție HIPAA. Dacă aveți de-a face cu plăți cu cardul de credit, atunci furnizorii conformi cu PCI DSS vor fi necesari.
Pasul 4: Integrați-vă cu procesele existente de recuperare în caz de dezastru
Pierderea datelor se poate întâmpla în mai multe circumstanțe diferite. Eșecul hardware, dezastrele naturale, eroarea umană, modificările configurate greșit, programele malware și hackingul pot deteriora sau distruge informații. Lipsa unui plan de backup este dăunătoare pentru afaceri – peste jumătate din toate firmele au pierdut date (se deschide într-o filă nouă) din cauza unor copii de rezervă inadecvate. Pierderile catastrofale de date sunt o cauză majoră a eșecului afacerii (se deschide într-o filă nouă) și a falimentului.
Companiile folosesc adesea cadre precum recuperarea în caz de dezastru (DR) (se deschide într-o filă nouă) sau planificarea continuității afacerii (BCP) pentru a defini și gestiona modul în care vor continua să funcționeze și să se recupereze în cazul unei pierderi de date. Când alegeți cea mai bună stocare în cloud pentru afaceri, este important să înțelegeți dacă aveți politici sau proceduri DR sau BCP în vigoare. În acest fel, puteți înțelege pașii pe care va trebui să-i urmați pentru a gestiona problemele legate de informații și vă puteți asigura că furnizorul dvs. de stocare a datelor se va integra cu acele procese.
Dacă nu aveți încă procese DR sau BCP, atunci cu siguranță merită să le dezvoltați. Puteți crea programe de rezervă a datelor, puteți decide tipurile de copii de siguranță de care aveți nevoie și puteți testa procesele de recuperare. În felul acesta, vei fi pregătit dacă izbucnește un dezastru!
Pasul 5: Alte considerații pentru furnizorii de stocare în cloud de afaceri
Fiecare dintre zonele pe care le-am enumerat deja vă va ajuta să definiți ceea ce aveți nevoie de la stocarea în cloud pentru afaceri, dar iată câteva considerații suplimentare pentru a vă ușura căutarea.
Comerț între personalizare și utilizare
Multe soluții de backup și partajare a datelor de afaceri sunt concepute pentru a fi rapid și ușor de utilizat. Aceasta înseamnă că nu sunt deosebit de sofisticați atunci când vă permit să alegeți ce să faceți backup, cât de des, când sau unde. Aceasta nu va fi o problemă pentru majoritatea companiilor, dar dacă aveți nevoie de personalizare mai profundă, atunci este posibil să aveți nevoie de o soluție mai specializată.
Acorduri de nivel de serviciu pentru salvarea și recuperarea informațiilor
Majoritatea furnizorilor de stocare de date oferă un timp de funcționare foarte bun, cu mult peste 99,5% disponibilitate. Acest lucru este mai mult decât suficient pentru majoritatea nevoilor de afaceri, dar, dacă aveți cerințe foarte stricte de backup și recuperare, atunci căutați furnizori care oferă acorduri comerciale de nivel de servicii cu un timp de funcționare și mai bun garantat.
Costurile inițiale de configurare și asistență pentru stocarea datelor în cloud
Backup-ul de date bazat pe cloud are un preț bun (se deschide într-o filă nouă) , adesea bazat pe câte date doriți să stocați. De obicei, veți plăti pentru stocare pe bază de abonament lunar sau anual, fără costuri inițiale. Puteți găsi adesea stocare de date de afaceri la un cost de 100 USD sau mai puțin pentru un an. Este o afacere când o compari cu costul potențial al pierderii datelor și al imposibilității de a le recupera.
Pasul șase: enumerați cerințele dvs. și începeți căutarea
Subiectele pe care le-am explorat în acest ghid ar trebui să acopere cele mai multe dintre considerentele tale pentru alegerea furnizorului perfect de stocare în cloud pentru afaceri. Parcurgeți pe rând fiecare dintre aceste domenii și puneți întrebările dvs. și ale colegilor dvs., în funcție de nevoile dvs. actuale și viitoare de afaceri. Acest lucru vă va ajuta să creați o listă de cerințe „must have” pe care o puteți utiliza pentru a restrânge căutarea.
Când vine vorba de a vă potrivi nevoile cu furnizorul și soluția de stocare potrivite, am făcut deja o mulțime de sarcini grele. Am creat mai multe ghiduri aprofundate care revizuiesc cea mai bună stocare în cloud pentru afaceri, cu detalii despre multe dintre domeniile din acest articol, inclusiv: cea mai bună stocare în cloud (se deschide într-o filă nouă) ; cea mai bună stocare în cloud pentru afaceri (se deschide într-o filă nouă) ; cele mai bune aplicații pentru a partaja fișiere (se deschide într-o filă nouă) ; și cea mai bună stocare în cloud criptată (se deschide într-o filă nouă) .
După ce ați examinat cele mai bune opțiuni pentru nevoile dvs. de stocare în cloud, este timpul să testați soluțiile pentru a găsi cea potrivită pentru dvs.
Citiri suplimentare despre stocarea în cloud
Aruncă o privire la celelalte ghiduri de cumpărare care acoperă stocarea în cloud, inclusiv cea mai bună stocare în cloud pentru fotografii (se deschide într-o filă nouă) și cele mai bune servicii de backup în cloud (se deschide într-o filă nouă) , pentru care am subliniat un ghid despre cum să alegeți stocare în cloud pentru copii de rezervă (se deschide într-o filă nouă) . De asemenea, am explicat cum să alegeți și să utilizați cel mai bine spațiul de stocare în cloud (se deschide într-o filă nouă) și, dacă sunteți în căutarea unui spațiu de stocare cu un buget redus, explorați cele mai bune servicii gratuite de stocare în cloud.