Cele mai bune 5 software-uri de colaborare pentru documente pentru a vă împuternici echipa

„Lucrarea în echipă face ca visele să funcționeze.” John Maxwell

Nimeni nu poate nega semnificația muncii în echipă în fiecare organizație, de la corporații gigantice de tehnologie precum Apple sau Microsoft până la companii IMM-uri.

Nu este exagerat să spunem că munca în echipă și colaborarea sunt fundația care poate face sau distruge afacerea ta. Aceasta este cunoscută drept una dintre cele mai vitale 4 abilități pentru succesul angajaților. Cercetări recente demonstrează că colaborarea este considerată importantă de 75% dintre angajați.

Pentru a construi o echipă care cooperează corespunzător și productiv, pe lângă spiritul colectiv, aveți nevoie și de ajutor din partea instrumentelor potrivite, astfel încât toți membrii să poată lucra împreună eficient. Astfel, software-ul de colaborare pentru documente este ceva ce nu ar trebui să ratezi.

În acest articol, vom defini pe scurt ce este software-ul de colaborare pentru documente și de ce este benefic pentru afacerea dvs. Apoi vă vom oferi o listă cu cele mai bune 5 instrumente de colaborare pentru documente. Caracteristicile, avantajele și dezavantajele lor vor fi tratate cu atenție în această postare.

• Ce este software-ul de colaborare pentru documentare?
• Caracteristici cheie ale software-ului de colaborare pentru documentare
• #1 Google Docs
• #2 luni
• #3 Documente360
• #4 ReScript
• # 5 Zoho

Ce este software-ul de colaborare pentru documentare?

Un instrument de colaborare pentru documente oferă echipei dvs. o oportunitate ideală de a lucra unul cu celălalt pe același document. Poate fi un fișier text, o foaie de calcul sau chiar un document PDF.

Membrii echipei pot edita, face actualizări și pot lăsa comentarii la acest document în timp ce văd ce fac alții. Acest lucru nu numai că îi eliberează de a salva mai multe fișiere simultan, dar previne și conflictele de versiuni.

Beneficiile software-ului de colaborare pentru documentare

O platformă de colaborare în documentare este avantajoasă pentru afacerea dvs. în diferite moduri. Ajută la creșterea productivității echipei, în special a echipelor de la distanță și, în același timp, vă face afacerea mai bine organizată.

• Îmbunătățiți productivitatea angajaților

Se estimează că instrumentele de colaborare cresc productivitatea echipei cu până la 30%.

Dacă toți membrii lucrează la același document, vă permite să urmăriți fluxul de lucru al echipei. Înțelegerea greșită a sarcinilor atribuite sau a muncii altora nu s-ar întâmpla niciodată.

În plus, fiecare persoană se poate ocupa de o anumită secțiune și poate cunoaște progresul echipei. Ei sunt capabili să sară atunci când este necesar pentru a asigura rezultatul.

• Activați Feedback rapid

Fără un instrument de colaborare online, căsuța dvs. de e-mail va fi o mizerie de e-mailuri dus-întors. Atât angajatorii, cât și angajații nu pot să nu trimită și să primească tone de e-mailuri pe zi, ceea ce duce la versiuni multiple ale documentului.

Din fericire, majoritatea software-ului de colaborare oferă utilizatorilor puterea de a adăuga comentarii. Acest lucru permite liderului echipei sau angajatorilor să ofere rapid feedback. De atunci, echipa poate face și rapid modificări în document.

• Suport de lucru de la distanță

Lucrul de la distanță a fost din ce în ce mai popular în aceste zile, mai ales în această perioadă de pandemie. Opțiunea de colaborare potrivită permite echipei să viziteze locații fizice sau să stea acasă pentru a desfășura proiecte în mod flexibil. Un dispozitiv conectat la internet pentru a accesa fișierele echipei este condiția sine qua non.

Acest model de lucru încurajează în continuare echipa să-și împărtășească gândurile și ideile. Toată lumea poate avea conversații deschise la fel ca în birou.

Caracteristici cheie ale software-ului de colaborare pentru documentare

Fiecare instrument vine cu un set de caracteristici utile pentru a îndeplini scopuri specifice. Este dificil să găsești o soluție all-in-one pentru nevoile fiecărei persoane. Înainte de a alege o platformă personalizată, să ne uităm la funcționalitățile obligatorii ale unui instrument de colaborare pentru documente.

• Editor în timp real – Desigur, documentul dvs. este „în direct”, astfel încât editările și comentariile utilizatorilor sunt actualizate în timp real.
• Salvare automată a fișierelor – Salvați automat progresul echipei atunci când există actualizări ale documentului.
• Versiunile documentului – Vă permit să păstrați versiuni diferite ale unui fișier, oferindu-vă șansa de a restaura o versiune veche.
• Comentarii – Vă permite să oferiți feedback și să puneți întrebări în comentarii. Acest lucru nu afectează activitatea curentă a echipei și, în același timp, face procesul de editare mai perspicace.
• Stocare în cloud – Acordați spațiu de stocare mare, facilitând accesul și salvarea muncii tuturor membrilor echipei dvs.
• Notificări – Urmăriți toate modificările din document. Actualizați membrii echipei cu privire la orice ajustări de acolo.

5 cele mai bune instrumente de colaborare pentru documente

Iată primele 5 instrumente pe care le puteți lua în considerare pentru stocarea și gestionarea fișierelor online.

#1 Google Docs

Prima opțiune din această listă este Google Docs.

Merită menționat că Google Docs nu costă o avere pentru a începe. Este nevoie doar să dețineți un ID Google sau un cont Gmail pentru a utiliza aplicația.

Este ca versiunea bazată pe cloud a Microsoft Word, dar permite oamenilor să vă acceseze fișierele prin orice dispozitiv conectat la internet, de la computere la telefoane mobile și tablete. Puteți edita fișierul într-un mod similar cu Word cu opțiunile din bara de sus.

Partajarea unui fișier Google nu a fost niciodată mai simplă datorită capacității sale de partajare a linkurilor. Puteți invita anumite persoane să acceseze documentul sau să lase ușa deschisă oricui. Pentru a restricționa permisiunile, le puteți fie să le editeze, să comenteze sau să vizualizeze fișierul.

Google oferă 15 GB de stocare în cloud gratuit. Cu toate acestea, puteți face upgrade la un cont premium pentru mai mult spațiu de stocare, în special pentru echipele mari. Prețul lunar este de 10 USD pentru 100 GB pentru fiecare utilizator.

Pro

• Eliminați procesul de înscriere.
• Trimiteți notificări prin e-mail când ați distribuit un document sau când cineva comentează fișierul dvs.
• Vizualizați versiunile documentului și reveniți la cele anterioare.
• Vine cu o interfață ușor de utilizat.

Contra

• Forțați conexiunea la Internet pentru a edita fișierele.
• Limitați stilurile și temele.
• Lipsa funcțiilor avansate ale Word.

#2 luni

Monday.com este responsabil de managementul proiectelor pentru a se potrivi oricărei echipe. Oferă toate caracteristicile necesare pe care ar trebui să le aibă o platformă de colaborare pentru documente.

Puteți să atribui sarcini, să urmăriți progresul membrilor și să etichetați un membru cu @. În plus, puteți edita fișiere în timp real, puteți salva automat, puteți partaja comentarii și puteți glisa și plasa text fără a afecta alți colegi de echipă.

În mod remarcabil, Monday.com se integrează perfect cu multe aplicații, astfel încât să puteți aduce fișiere din acele aplicații pe platformă, de exemplu, Google Drive și Dropbox.

Pro

• Interfață de utilizare cool, curată și intuitivă.
• Disponibil pe web, Android, iPhone și iPad.
• Oferiți o versiune gratuită.

#3 Documente360

Document360 oferă echipei dvs. o mână de ajutor în capturarea și stocarea informațiilor importante într-o locație. Toți membrii pot lucra la același document la un moment dat, iar actualizările lor vor fi salvate automat. Este posibil să restaurați și versiuni.

Alte caracteristici cheie ale Document360 includ istoricul versiunilor, comentariile, etichetarea și mementourile de revizuire.

În plus, software-ul acceptă accesul la rol de utilizator, permițându-vă să controlați cine poate vizualiza sau edita ce document.

Pro

• Aveți o interfață de utilizator curată.
• Integrați-vă cu aplicații populare, cum ar fi Slack, Microsoft Teams și Chrome.
• Activați backup-urile automate și manuale.

Contra

• Este dificil de pus în viteză din cauza limitărilor în documentație și materiale de învățare.

#4 ReScript

ReSkript se dovedește a fi unul dintre cele mai comune software online de gestionare a fișierelor și colaborare cu documente datorită gamei sale largi de funcționalități utile. Platforma este concepută pentru a gestiona mai eficient fluxul de lucru al echipei.

Instrumentul vă oferă o imagine de ansamblu despre cine vă accesează fișierul, frecvența acestora, cât timp au petrecut cu el și chiar în ce secțiune au derulat în jos. În afară de acestea, puteți aranja fișiere, eticheta și comenta documente.

Pro

• Au un design estetic și o interfață de utilizare ușor de utilizat.
• Permite apeluri video și chat.
• Lucrați la orice dimensiune a echipei.

# 5 Zoho

Similar cu Google Docs, Zoho se ocupă de crearea documentelor, a foilor de calcul și a prezentărilor. Puteți colabora cu alții pentru a adăuga, stoca, edita și partaja fișiere în briza.

Întărește legăturile dintre echipe și menține legături strânse prin clasificarea fișierelor în funcție de echipe, proiecte, tipuri de fișiere și autori. De asemenea, colaboratorii pot discuta cu alții în timp real pentru a accelera revizuirea sau discuția.

Ceea ce impresionează cel mai mult utilizatorii este capacitatea sa de a seta permisiuni, de a proteja cu parolă și de a expira fișierele pentru a bloca accesul neautorizat.

Pro

• Încărcați muzică, filme și alte tipuri de fișiere în Zoho.
• Creați foldere pentru o mai bună organizare a documentelor.
• Sincronizează cu desktop-uri.
• Aveți securitate strictă.

Contra

• Nicio versiune gratuită. Planul Starter începe de la 2,00 USD per utilizator lunar.

Care este software-ul dvs. ideal de colaborare pentru documente?

Un instrument online de gestionare a fișierelor împuternicește echipa dvs. să proceseze munca pe același document. Ajută la ușurarea proiectului de colaborare în echipă și la atingerea termenelor limită.

V-am prezentat cele mai bune 5 programe de colaborare pentru documente. Dacă căutați o soluție simplă cu funcții de bază de gestionare a fișierelor și partajare, Google Docs este doar biletul. În cazul în care căutați o platformă puternică, cu opțiuni de securitate puternice, alegeți Zoho.

În timp ce Google Doc și Zoho nu vă costă nimic pentru a începe și acordați până la 5 GB, alții vă cer să vă înscrieți pentru un plan premium.

Care este soluția ta preferată? Împărtășește-ne gândurile tale în secțiunea de comentarii de mai jos!