Lucrătorii moderni au o grămadă de întreruperi cu care trebuie să se confrunte zilnic, de la mesaje ping și notificări prin e-mail până la rețelele sociale și alte distrageri personale.

Lucrătorii din SUA, de exemplu, își verifică e-mailurile la fiecare 37 de minute în medie. Aceasta înseamnă de 15 ori pe zi.

Pentru lucrătorii la distanță, întâlnirile inutile reprezintă o altă distragere majoră a atenției. Potrivit lui Zippia, sarcinile cu valoare redusă precum acestea ocupă 51% din ziua de muncă a unui angajat al unei companii. Asociația Americană de Psihologie a constatat că, dacă aceste sarcini mici continuă să întrerupă alte sarcini mai importante, aceasta duce la o scădere cu 40% a productivității unui angajat.

Pentru a preveni pierderile financiare din cauza scăderii productivității cauzate de întreruperile de lucru, trebuie să vă concentrați pe a vă ajuta angajații să adopte abilități mai bune de gestionare a timpului.

Acest articol prezintă cele mai eficiente metode de a gestiona corect timpul de lucru și de a îmbunătăți productivitatea. De asemenea, veți învăța cum să monitorizați angajații care lucrează de la domiciliu pentru a sprijini în continuare efectele pozitive ale practicilor de gestionare a timpului.

Beneficiile managementului eficient al timpului în medii de lucru la distanță

Implementarea și adaptarea strategiilor de gestionare a timpului în rutina zilnică a echipei de la distanță poate ajuta în diferite moduri:

1. Gestionarea distragerilor: mediile de lucru la distanță pot împiedica uneori disciplina. Ajutându-ți angajații să implementeze o metodă eficientă de gestionare a timpului, le poate fi mai ușor să ignore distragerile și să rămână la sarcină.
2. Productivitate îmbunătățită: gestionarea abil a timpului aduce o concentrare și productivitate îmbunătățite. Odată ce angajații dvs. s-au apucat de gestionarea eficientă a timpului, ei vor putea face mai multă muncă de calitate într-un timp mai scurt.
3. Fiabilitate sporită: angajații concentrați și productivi pot avea încredere că își vor termina toate sarcinile la timp, indiferent de locația lor. Cu alte cuvinte, pentru a avea o forță de muncă de încredere și eficientă, asigurați-vă că angajații dvs. de la distanță au abilitățile necesare de gestionare a timpului.
4. O mai bună calitate a muncii: alocarea timpului pentru sarcini solicitante oferă angajaților tăi șansa de a intra în starea de lucru profundă. Acest lucru asigură o mai bună calitate a muncii, îmbunătățește satisfacția angajaților și reduce stresul.
5. Echilibrul între viața profesională și viața privată: gestionarea proastă a timpului la locul de muncă înseamnă adesea că munca se revarsă în timpul personal. Când vă ajutați angajații să își gestioneze sarcinile în mod eficient, aceștia pot obține un echilibru sănătos între viața profesională și viața privată mai ușor.

Strategii și instrumente pentru o mai bună gestionare a timpului

Acestea sunt strategiile și instrumentele dovedite care vă pot ajuta personalul să își gestioneze timpul și sarcinile mai eficient:

1. Configurați o rutină

Munca de acasă poate face ravagii în disciplina unei persoane. În ciuda orelor de lucru flexibile, sugerează-le angajaților tăi să creeze un program zilnic și să dea tot ce pot pentru a-l respecta.

Ei pot lucra în acest program atât timp pentru comisioanele personale, cât și pentru pauzele lor. Evidențiați faptul că membrii gospodăriei lor trebuie să fie familiarizați cu programul lor.

Sfătuiește-i să creeze și un spațiu de lucru dedicat. În acest fel, reduc posibilitatea de întreruperi în persoană și creează o mentalitate structurată a zilei de lucru care îmbunătățește disciplina.

2. Rezistați distragerii

Rezistă la distragere a atenției poate fi și mai greu acasă, unde angajații tăi sunt propriii lor supraveghetori principali.

Vorbește cu angajații tăi și indică cele mai frecvente pierderi de timp atunci când lucrezi de la distanță. Acestea sunt de obicei televizorul, treburile, telefonul mobil personal și accesul la conținut de divertisment.

Explicați-le că cel mai bine este să aleagă un colț de lucru în care să nu poată vedea sau auzi niciunul dintre distractorii obișnuiți. De asemenea, reamintiți-le să pună telefoanele pe sunet și să desemneze mai multe pauze de lucru pentru a verifica notificările ratate.

3. Definiți obiectivele

A avea obiective pe termen scurt și lung îmbunătățește motivația și sentimentul de responsabilitate. Pentru a vă ajuta angajații să-și stabilească propriile obiective de gestionare a timpului, gândiți-vă la organizarea unei sesiuni de formare.

Urmărirea cadrului SMART poate fi cea mai eficientă în acest scop. Aceasta înseamnă stabilirea unor obiective care sunt:

• Specific.
• Măsurabil.
• Realizabil.
• Realist.
• în timp util.

Câteva dintre exemplele bune de obiective de gestionare a timpului sunt:

• Reducerea timpului de socializare la 15 minute în pauzele de lucru
• A face rutina de dimineață mai rapidă pentru a începe ziua de lucru mai devreme

4. Stabiliți priorități

Fiți clar cu privire la nivelul de prioritate al fiecărui proiect. Acest lucru îi va ajuta pe manageri să prioritizeze sarcinile și să ofere informații relevante angajaților.

Sfătuiește-ți angajații să facă o listă de activități prioritare la începutul fiecărei săptămâni. Recomandăm să creeze liste zilnice similare. Apoi, pot crea programe detaliate și pot bloca timpul pentru sarcini deosebit de solicitante.

Amintiți-le să includă și ceva timp liber în programul lor. În acest fel, ei pot adapta lista dacă apare o nouă sarcină urgentă.

5. Străduiți-vă pentru productivitate maximă

Pentru a atinge productivitatea maximă, există mai multe practici de gestionare a timpului pe care angajații tăi le pot implementa:

Folosește-ți cunoștințele despre tine

Sugerați-i angajaților să-și programeze cele mai solicitante sarcini în timpul orelor de vârf. Dacă sunt nesiguri cu privire la unele dintre sarcinile lor, încurajați-i să blocheze perioade mai lungi pentru acele sarcini.

Timp de blocare pentru muncă neîntreruptă

Blocurile de muncă neîntreruptă permit productivitate maximă. Instruiți-vă angajaților să programeze timpul de concentrare pentru o sarcină solicitantă și să dezactiveze orice sursă de notificări personale și legate de muncă.

Încearcă Tehnica Pomodoro

Unii oameni lucrează mai bine atunci când fac pauze scurte, dar frecvente. Pomodoro constă în perioade de lucru concentrate de 25 de minute, combinate cu pauze de 5 minute. Partea dificilă aici este să vă respectați intervalele.

6. Bazați-vă pe software-ul de monitorizare

Implementarea software-ului de monitorizare ajută în primul rând să urmăriți timpul mai ușor. Cu toate acestea, versiunile mai robuste ale acestor instrumente vă pot ajuta compania și angajații în mai multe moduri:

• Rezistenta mai usor la distragerile de atentie — Stiind ca sunt monitorizati ii ajuta pe angajati sa fie mai disciplinati.
• Urmărirea cât de bine respectă angajații blocurile de timp desemnate — Urmărirea timpului îi va ajuta pe angajații să vadă mai bine cât timp petrec cu adevărat unei sarcini.
• Evaluarea mai bună a disciplinei lucrătorilor — Software-ul puternic de monitorizare măsoară fiecare minut de timp inactiv, astfel încât oferă o imagine realistă a disciplinei unui angajat.
• Oferirea dovezilor muncii — Instrumentele de monitorizare computerizate care urmăresc resursele pe care le folosesc angajații și permit capturi de ecran oferă, de asemenea, dovada muncii. Acest lucru le permite angajaților să dezactiveze notificările în timpul perioadelor de lucru concentrate și să nu răspundă la mesaje, fără a-și face griji că managerii lor ar putea crede că slăbesc.

Concluzie

Ajutându-ți angajații să învețe și să perfecționeze abilitățile de gestionare a timpului, beneficiază atât pentru companie, cât și pentru angajați. Datorită unei organizări mai bune, angajații pot atinge productivitatea maximă fără a lucra ore mai lungi. În acest fel, asigurați stabilitatea financiară, deoarece compania dumneavoastră rămâne competitivă, iar angajații dumneavoastră rămân mulțumiți și loiali.