Sfaturi de experți de la consultanții în migrație Office 365 pentru o tranziție lină

Rata de adoptare a Office 365 este în creștere odată cu popularitatea și utilitatea sa, pe măsură ce Microsoft adaugă aplicații de afaceri suplimentare la suită. Introducerea de noi instrumente de productivitate și colaborare, cum ar fi Microsoft Teams, Groups și Planner, simplifică și accelerează comunicarea de afaceri, sporind atractivitatea trecerii de la o altă platformă la Office 365. Iată cinci sfaturi de experți pentru a face tranziția la Office 365 mai ușoară pentru dvs. companie, dacă vă gândiți la asta sau ați început deja.

Ce este Office 365 și de ce aveți nevoie de o tranziție lină la acesta?

Office 365, o colecție versatilă de software și servicii disponibile prin planuri bazate pe abonament, oferă o serie de beneficii adaptate nevoilor individuale și organizaționale. Această suită include aplicații binecunoscute precum Word și Excel, iar un avantaj semnificativ al utilizării Office 365 este accesul la cele mai recente versiuni ale acestor aplicații. Gama de caracteristici și beneficii a suitei simplifică diverse aspecte ale muncii profesionale.

Un aspect cheie al tranziției la Office 365 este capacitatea de a stoca toate fișierele companiei pe cloud, făcându-le accesibile din orice locație cu o conexiune la internet și pe o varietate de dispozitive. Această accesibilitate bazată pe cloud este crucială în special pentru întreprinderile în care mobilitatea și accesul la distanță sunt esențiale. Office 365 nu numai că facilitează accesul ușor la aplicațiile și fișierele necesare atunci când angajații sunt departe de birou, dar asigură și o securitate robustă prin măsuri precum autentificarea cu doi factori. Această caracteristică de securitate este vitală în prevenirea accesului neautorizat la date, chiar și în cazul compromiterii dispozitivului.

Pentru a asigura o tranziție fără probleme și eficientă la Office 365, rolul echipei EPC Group de experți în migrare Office 365 este indispensabil. Expertiza lor cuprinde o gamă largă de servicii, inclusiv consiliere cu privire la implementarea Office 365, facilitarea adoptării de către utilizatori și ghidarea evoluției Office 365 în cadrul unei anumite companii. Prin valorificarea cunoștințelor și experienței experților, companiile pot integra eficient Office 365 în operațiunile lor, asigurând un spațiu de lucru digital sigur, accesibil și actualizat, care se aliniază nevoilor și obiectivelor lor unice.

Iată sfaturile experților:

Sfat 1: Evaluați starea infrastructurii dvs. IT

Examinați infrastructura IT actuală pentru a vedea dacă poate suporta o migrare Office 365 înainte de a începe procesul de migrare. Obțineți un instantaneu precis și actual al arhitecturii de rețea, DNS, e-mail și alte aplicații client, soluții de securitate și conformitate, design de directoare, servere și conectivitate. Microsoft oferă un instrument util de verificare automată a pregătirii.

Sfat 2: Acordați atenție planificării

Faceți un plan și potriviți-vă migrarea Office 365 pentru transformarea digitală a afacerii dvs. Cheia unei mișcări de succes este pregătirea. O listă de verificare mentală de reținut:

• Formați o echipă multidisciplinară: pentru a identifica nevoile de servicii și elementele obligatorii, echipa ar trebui să includă membri din departamentele de afaceri, inginerie, marketing, vânzări și asistență.
• Selectați caracteristicile de care aveți nevoie: alegeți caracteristicile pe care doriți să le utilizați, succesiunea în care să le construiți și bazați aceste nevoi pe valoarea pentru afacere.
• Selectați un tip de migrare adecvat: Acestea constau dintr-o migrare IMAP, o migrare în etape, o implementare hibridă și o migrare simplă de trecere. Gândiți-vă la implementarea unui program de testare fără consumatori „de înaltă atingere”.
• Stabiliți un plan cuprinzător: Descrieți cerințele dvs. și datele pe care doriți să le transferați în lumina obiectivelor companiei dvs.

Sfatul 3: Vorbește cu un expert

Discutați cu alții care au migrat cu succes la Office 365 pentru a evita greșelile evitabile în timpul propriei migrari. Sfatul lor poate fi de folos. Mai mult, gândiți-vă la angajarea unui integrator cloud sau consultant pentru o tranziție mai simplă. Pe măsură ce colaborează cu echipa ta, ei uşurează cu adevărat tensiunea.

Când vine vorba de securitate, Office 365 este de neegalat. Vă protejează cu experiență datele împotriva accidentelor și pierderilor care se află sub controlul său, cum ar fi defecțiunile cauzate de un dezastru natural. Cu toate acestea, nu te poate proteja de accidentele care au loc din partea ta. Ca urmare, rămâneți deschis la pierderea datelor din cauza mai multor factori de risc, inclusiv viruși, hacking, eșecuri de sincronizare și ștergeri accidentale sau intenționate. Pierderea datelor se poate întâmpla și în sistemele locale, dacă nu mai mult în cloud. Deoarece în cele din urmă sunteți responsabil de datele dvs., trebuie să le protejați în cloud. Disponibilitatea și siguranța datelor dvs. pot fi asigurate prin utilizarea unui program de backup și restaurare terță parte, cum ar fi Spanning Backup pentru Office 365. Spanning oferă funcționalitate de recuperare granulară completă, la un moment dat, împreună cu backup complet și automat pentru e-mail, calendare , OneDrive și SharePoint. În cazul unui incident care poate pune în pericol continuitatea afacerii, veți putea reveni rapid și fără probleme.

Sfat 4: Pregătește-ți personalul

Există o schimbare față de procedurile și standardele stabilite atunci când treceți la o nouă platformă sau cloud. Învățându-vă personalul cum să folosească noile instrumente și atenuându-le temerile, îi puteți ajuta să devină pregătiți pentru schimbare. Mai multe recomandări sunt următoarele:

• Începeți cu un campion intern: a avea un campion al părților interesate pentru schimbare va ajuta la obținerea de sprijin din partea tuturor departamentelor și la implementarea programelor de instruire pentru întreaga organizație pentru a facilita schimbarea.
• Prezentarea lucrătorilor cu blândețe: instruiți membrii personalului folosind scurte tutoriale, foi de cheat, întrebări frecvente și recomandări către Centrul de ajutor. Mai presus de toate, faceți modificări mici, treptate și promovați avantajele acestora. Suportul angajaților pentru tranziție va crește considerabil ca urmare, iar aceștia vor fi mai capabili să utilizeze noile caracteristici și capabilități. Stabiliți o anumită adresă de e-mail la care membrii personalului să poată trimite întrebări despre migrare.
• Promovați investigația: Office 365 oferă o mulțime de funcții și oportunități fascinante. Merge mult dincolo de e-mail. Încurajați membrii personalului să folosească noile capabilități ale Microsoft Teams și să discute despre avantajele acestora.

Sute de companii au beneficiat de proiectele de migrare de succes conduse de profesioniști în migrație Microsoft 365. Acestea vor oferi o soluție care este adaptată pentru a reduce impactul asupra companiei dvs., folosind metode încercate și adevărate și o mulțime de experiență.