Cum se creează un grup în Gmail

În copilărie, mama știa să facă un singur lucru pe internet pe care nu mi-am putut da seama niciodată - să creez un grup de e-mail.

Ceea ce este și mai surprinzător este că le-am trimis tot timpul explozii de e-mail prietenilor mei, dar nu am întrebat-o niciodată pe mama cum să facă un grup de e-mail. Aș introduce manual adresele de e-mail ale prietenilor mei în caseta destinatarilor. Doamne, am fost atât de rebel.

Dacă ați depășit neliniștea adolescentului și nu doriți să introduceți manual adresele de e-mail ale familiei, prietenilor sau colegilor dvs. de fiecare dată când doriți să le trimiteți un e-mail, noi vă oferim acoperirea.

Consultați ghidul nostru rapid despre crearea unui grup în Gmail. Continuați să citiți sau săriți la secțiunea pe care o căutați:

1. Vizitați Contacte Google.

Puteți găsi Agenda Google în mijlocul rândului de jos al filei Google Apps.

2. Sub „Etichete”, faceți clic pe „Creați etichetă”.

3. Denumiți-vă eticheta.

4. Faceți clic pe „Contacte”, „Contactat frecvent” sau „Director”.

Este probabil să nu aveți persoane de contact salvate în Agendă Google, dar puteți accesa în continuare adresele de e-mail ale persoanelor cu care interacționați în mod regulat făcând clic pe „Contactați frecvent” sau pe toți cei care lucrează în prezent la compania dvs. făcând clic pe „Director” în bara laterală din stânga. .

5. Selectați contactele pe care doriți să le includeți, apoi faceți clic pe pictograma etichetă din partea de sus pentru a le adăuga la noul grup.

6. Faceți clic pe „Aplicați”.

7. Accesați contul dvs. Gmail.

8. Introduceți numele grupului dvs. în caseta destinatarului pentru a trimite un e-mail grupului dvs.

Sfat rapid: Încercați să trimiteți un e-mail de marketing? Aruncă o privire la software-ul gratuit de marketing prin e-mail al HubSpot .

1. Deschideți Gmail.

2. Faceți clic pe „Scrieți” în colțul din stânga sus al ferestrei Gmail pentru a crea un nou e-mail.

3. În secțiunea „Către”, „CC” sau „BCC” din partea de sus a ferestrei „Mesaj nou”, începeți să introduceți numele grupului.

4. Selectați numele grupului dvs. din lista pop-up care va apărea mai jos.

5. Scrieți un mesaj grupului dvs.

6. Verificați corect și faceți clic pe „Trimite” când e-mailul de grup este complet.

Cum să faci un grup pentru e-mail

Știți pașii pentru crearea unui grup în Gmail, dar ce face util un grup de e-mail?

Este obișnuit să folosiți grupuri de e-mail pentru a comunica cu echipele interne de la locul de muncă sau pentru a contacta grupuri de contacte de vânzări. Dar există și alte modalități de a crea un grup pentru e-mail.

În primul rând, vă puteți segmenta persoanele de contact în funcție de interesele acestora, cum ar fi actualizările de știri sau după locație. Acest lucru vă poate ajuta să vă organizați comunicarea prin e-mail pentru anumiți utilizatori. De asemenea, vă permite să evitați trimiterea informațiilor de contact care sunt confuze sau inutile.

O altă abordare este crearea de grupuri de e-mail specifice proiectului. Pe măsură ce proiectul se adună, puteți adăuga persoane de contact la grup. Acest lucru poate ajuta la eficientizarea comunicării pe măsură ce proiectul își dezvoltă impulsul. De asemenea, îi împiedică pe membrii echipei care nu sunt implicați într-un proiect să fie copleșiți de e-mailurile specifice proiectului.

Pe măsură ce începeți să vă bazați pe e-mailurile de grup pentru comunicări, nu uitați să adăugați noi persoane de contact la grupurile dvs. devreme. În acest fel, ei nu pierd niciun e-mail important pe care restul grupului le vede.

Sfaturi rapide pentru e-mailul de grup Gmail

1. Actualizați-vă grupurile în mod constant.

Pe lângă păstrarea noilor contacte, actualizările regulate și curățarea listelor sunt esențiale. Pentru a începe, utilizați Merge & Fix pentru a curăța orice contact duplicat.

Apoi, ștergeți orice contact învechit. Apoi, curățați numele de contact pentru a elimina greșelile de scriere, greșelile de ortografie și numele învechite. În cele din urmă, adăugați detalii utile în înregistrările dvs. de contact. Acestea pot include numele departamentelor, numerele de telefon sau fusurile orare pentru a facilita conectarea grupului.

În funcție de natura grupului dvs. Gmail, este posibil să doriți, de asemenea, să creați câteva reguli pentru comunicarea în grup. Grupurile Google au opțiuni pentru crearea de căsuțe de e-mail colaborative, politici de postare, răspunsuri automate și moderarea membrilor.

2. Implicați grupul dvs. cu un anumit subiect.

Utilizați o linie de subiect captivantă pentru a vă implica și a motiva grupul. Deoarece e-mailurile de grup pot crește rapid, liniile de subiect scurte și specifice sunt cele mai bune. Dacă căutați ajutor, perspective sau acțiuni, adăugarea unui termen limită sau a unei întrebări deschise la subiectul dvs. vă poate ajuta să obțineți rezultate.

Consultați aceste resurse pentru mai multe sfaturi pentru subiect:

3. Scrieți un salut grozav pentru a stabili așteptări.

Salutările pot fi provocatoare într-un cadru de grup. Unii se simt prea formali, în timp ce alții ar putea fi prea ocazional sau jignesc membrii grupului. Deci, care este salutul potrivit pentru grupul tău?

Pentru a scrie salutul perfect, începeți cu relația dvs. cu grupul. Dacă sunteți aproape de toată lumea, un salut precum „Salut tuturor” sau „Hey team” funcționează bine.

Dacă grupul dvs. este format din cinci persoane sau mai puțin, vă recomandăm să adăugați numele membrilor grupului pentru a-l face mai personal. De exemplu, „Hei Bonnie, Ed, Jamie și Alana”.

Pentru grupurile de care nu sunteți la fel de aproape, salutări precum „Salutări echipa” sau „Bună ziua (numele grupului)” sunt o alegere bună.

Salutul corect depinde și de personalitatea echipei tale. De exemplu, salutări distractive cu referințe culturale relevante sau glume pentru grup pot include noi membri ai grupului și pot crea un sentiment de confort și apartenență. Dar dacă vă adresați unui grup profesionist care nu se cunoaște bine, un salut de genul „Dragă echipă” ar putea fi mai potrivit.

Mai multe resurse:

4. Personalizați pentru grup, nu pentru individ.

Personalizarea unui e-mail pentru o persoană apropiată este destul de ușoară. Dar ca un e-mail de grup să se simtă personal poate necesita mai mult efort.

Personalizarea grupului începe cu o schiță rapidă a ceea ce leagă oamenii din grup. Puteți rafina acest lucru cu segmentarea dacă începeți cu un grup mare. Alte calități care vă pot ajuta să personalizați includ o listă de calități comune, cum ar fi:

• Comportamente, cum ar fi apariția devreme
• Interese, cum ar fi muzica, sportul sau tendințele culturii pop
• Obiceiuri, cum ar fi ținerea unei liste de lucruri de făcut

Folosiți aceste detalii în timp ce redactați o copie a conversației, adăugați glume sau evidențiați diferiți membri ai grupului. Aceste atingeri suplimentare vă ajută să faceți e-mailul de grup să se simtă ca fiind destinat fiecărei persoane din grup.

Mai multe resurse:

5. Creați secvențe de e-mail de grup cu fluxuri de lucru.

Este greu să fii persoana nouă într-un grup. Când ești nou, nu ești sigur ce ai ratat sau ce așteaptă ceilalți membri ai grupului să știi. Acest lucru vă poate afecta sentimentele legate de rămânerea și implicarea în grup.

Pentru ca oricine din grupul dvs. Gmail să nu se simtă exclus, încercați să adăugați un flux de lucru. Fluxurile de lucru pot adăuga automat fiecare membru nou al grupului dvs. la o serie de acțiuni sau e-mailuri. Puteți decide cât de mult, ce și când să trimiteți aceste comunicări.

De exemplu, puteți trimite un e-mail cu linkuri importante pentru grup sau puteți trimite un mesaj text noilor membri ai grupului cu un memento despre orele sau locațiile întâlnirilor.

Clienți HubSpot : puteți crea secvențe de e-mail de grup în Gmail cu fluxuri de lucru.

6. Utilizați BCC pentru a reduce excesul de e-mailuri.

O mare frustrare a destinatarilor e-mailurilor de grup este temutul „Răspunde tuturor”. Această funcție poate fi convenabilă. De asemenea, poate inunda căsuțele de e-mail cu o mulțime de e-mailuri care distrag atenția.

O modalitate de a evita această problemă în grupul dvs. de e-mail este să utilizați câmpul BCC pentru e-mailurile grupului. Acest lucru face ca fiecare e-mail de grup să se simtă ca un e-mail personal, astfel încât poate reduce răspunsul la toate mesajele. De asemenea, protejează confidențialitatea membrilor grupului dvs.

Utilizarea câmpului CC este o altă alegere. Această practică permite fiecărui destinatar de e-mail să știe cine mai este în grupul de e-mail și cine primește e-mailurile dacă răspund.

Folosiți-vă cunoștințele despre preferințele grupului de e-mail atunci când decideți care este cea mai bună alegere.

7. Adăugați etichete clare pentru a vă menține grupurile organizate.

Numirea atentă a etichetelor este importantă, mai ales pentru grupurile care rămân împreună de ani de zile. Numele etichetelor ar trebui să fie succinte, dar și specifice și utile. Fiecare nume de etichetă ar trebui să stabilească o așteptare și să respecte această promisiune.

În timp ce scrieți etichetele, gândiți-vă la diferitele moduri în care utilizatorii ar putea interpreta o etichetă. De exemplu, o etichetă care scrie „Actualizări – Blog” poate conține:

• Actualizări ale blogului unei companii
• Actualizări pentru echipa blogului
• Actualizări ale politicilor blogului

Dacă nu ești sigur care, poate fi necesar să te uiți mai atent la membrii grupului. Această confuzie înseamnă timp și efort suplimentar și face ca grupul de e-mail să fie mai puțin util pentru toată lumea.

Etichete precum „Actualizări ale echipei de blog”, „Politici de blog” sau „Actualizări ale postărilor de blog” sunt rapid de citit, specifice și utile.

Încă câteva modalități de a vă asigura că aveți etichete grozave de blog includ:

• Verifica-ti ortografia
• Verificați punctuația corectă
• Scrieți din punctul de vedere al unui utilizator nou
• Utilizați codurile de culori pentru a evidenția grupurile importante

Utilizați Grupuri Gmail pentru a economisi timp și pentru a vă conecta

Crearea de grupuri de e-mail îi împiedică pe oamenii tăi preferați să piardă informații importante. Economisește timp și energie. Și vă ajută să vă mențineți agenda organizată.

Cu acest ghid rapid, aveți tot ce aveți nevoie pentru a crea vibrații grozave de grup pe Gmail și nu numai. Așadar, creează-ți primul grup astăzi. Începeți conectarea.

Nota editorului: această postare a fost publicată inițial în aprilie 2019 și a fost actualizată pentru a fi completă.