Cum să creați șabloane de foi de calcul personalizate pentru afacerea dvs

Multe companii preferă să folosească șabloane de foi de calcul, deoarece economisesc timp și sunt ușor de utilizat. Când utilizați un șablon de foaie de calcul, îl puteți reutiliza de mai multe ori și puteți face ajustări minore atunci când este necesar.

Acest articol discută cum să creați șabloane de foi de calcul personalizate pentru afacerea dvs. Puteți crea șabloane de la zero sau puteți modifica un șablon existent pentru a se potrivi nevoilor dvs. Acest articol prezintă și câteva șabloane de foi de calcul utilizate în mod obișnuit pe care multe companii le folosesc în mod regulat.

De ce să vă creați propriile șabloane?

Un șablon de foaie de calcul este proiectat și prefabricat profesional, cu același aspect, format și formule. Șabloanele de foi de calcul sunt create astfel încât să nu fie nevoie să recreați elementele de bază pentru foaia de calcul.

Simple Sheets este un loc minunat pentru a obține șabloane de foi de calcul create profesional pentru afacerea dvs. Ele oferă pachete de șabloane pentru întreprinderi mici, contabilitate și finanțe, management de afaceri, vânzări și marketing și management de proiect.

Un șablon de foaie de calcul Excel poate stoca și salva următoarele setări:

• Formatul și stilul celulei
• Aspectul paginii și setările de imprimare
• Grafice, diagrame, imagini, hyperlinkuri și formule
• Validarea datelor: alerte, listă derulantă etc
• Coloane și rânduri înghețate

Crearea șabloanelor de foi de calcul este o modalitate bună pentru utilizatori de a-și urmări activitățile de afaceri, fie în scopuri de bugetare, marketing, raportare, inventariere sau contabilitate. Foile de calcul pot fi folosite în diferite scopuri și există șabloane potrivite pentru acestea pe care le puteți descărca gratuit sau cu o taxă de abonament.

Crearea unui șablon Excel personalizat

Puteți realiza șabloane personalizate de birou cu ușurință, dar va necesita să investiți timp și efort în proiectarea și organizarea conținutului. Un șablon ar trebui să aibă conținut consistent. Va trebui să formatați stilul, fontul și grafica pentru ca acestea să apară în toate registrele de lucru.

Crearea unui șablon de la zero necesită timp. Cea mai rapidă și eficientă modalitate de a crea un șablon este folosirea unuia existent prin revizuirea conținutului acestuia pentru a-l face mai potrivit nevoilor dumneavoastră.

Mai jos sunt pașii pentru crearea de șabloane Excel personalizate de la zero și crearea unui registru de lucru dintr-un șablon existent.

Pași în crearea unui registru de lucru dintr-un șablon existent

Nu trebuie să-ți complici viața. Puteți crea un registru de lucru nou bazat pe șabloanele existente. Excel are mai multe caracteristici sau funcționalități de care poate nu le cunoașteți. Utilizarea șabloanelor vă permite să vă familiarizați cu aceste funcționalități și să vă ușurați mult munca.

Dacă nu aveți timp să vă creați propriile șabloane în Excel, puteți utiliza în schimb un șablon personalizat existent. Puteți alege cu ușurință un șablon existent pentru Excel 2010 și versiuni anterioare. Faceți clic pe fila Fișier > Nou > Șabloanele mele.

Mai multe șabloane gratuite sunt ușor disponibile pentru utilizare. Puteți crea un registru de lucru nou folosind șabloane urmând pașii de mai jos:

1. Pentru utilizatorii Excel 2013 și versiuni ulterioare, faceți clic pe Fișier > Nou pentru a vedea toate șabloanele pe care le puteți utiliza. Puteți introduce în bara de căutare anumite șabloane pe care le căutați.
2. Puteți previzualiza șablonul făcând clic pe el. Previzualizarea include numele editorului și alte detalii importante. Selectați șablonul Excel dorit.
3. Dacă ați ales șablonul dorit, faceți clic pe Creare pentru a-l descărca.
4. După ce ați descărcat șablonul și ați creat un nou registru de lucru, ați terminat!

Pași în crearea unui șablon personalizat

1. Deschideți un nou fișier Excel sau registru de lucru

2. Salvați fișierul ca șablon Excel

Trebuie să salvați registrul de lucru ca șablon Excel (formate .xltx sau .xlt). Faceți clic pe Fișier > Salvare ca pentru a salva fișierul șablon și a furniza un nume de șablon în caseta Nume fișier. Dacă registrul de lucru Excel conține o macrocomandă, alegeți șablon activat pentru macro (.xltm).

○ Crearea unui folder de șabloane personalizate: locație implicită de șabloane personale

Dosarul de destinație se schimbă automat atunci când setați registrul de lucru ca șablon Excel. Toate șabloanele sunt salvate automat în folderul My Templates . Acestea se află sub Locația șablonului personal implicit. Calea este: C:\Users\[UserName]\Documents\Custom Office Templates.

3. Utilizați și distribuiți

Ați salvat un șablon Excel personalizat. Puteți crea mai multe șabloane pe baza șablonului inițial pe care l-ați creat. Puteți partaja acest șablon într-un folder partajat sau într-o rețea locală. De asemenea, îl puteți salva în OneDrive sau ca atașament de e-mail.

Crearea unui șablon implicit pentru Excel

Un șablon implicit este un șablon pe care îl deschideți și îl utilizați în mod constant. Se încarcă automat în foaia de calcul când deschideți programul Excel. Există două tipuri de șabloane Excel speciale. Acestea sunt Book.xltx și Sheet.xltx.

Un șablon de registru de lucru Excel (book.xltx) include mai multe foi de calcul. Acest șablon are substituenți și text implicit pentru fiecare foaie. De asemenea, puteți adăuga formule și macrocomenzi. Un șablon de foaie de lucru Excel (sheet.xltx), pe de altă parte, este un șablon pentru o singură foaie. Personalizați foaia în formatul și stilul dorit.

După ce ați decis ce șablon Excel vă place ca șablon implicit, urmați pașii de mai jos:

1. Deschideți șablonul implicit și salvați-l făcând clic pe Fișier > Salvare ca. Din lista derulantă, alegeți șablon Excel (.xltx).
2. Setați folderul de destinație ca folder XLStart cu calea (aplicabilă pentru Vista și Windows 7-8): C:\Users\<Nume utilizator>\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. Pentru utilizatorii de Windows XP, calea este C:\Documents and Settings\<Nume utilizator>\Application Data\Microsoft\Excel\XLStart.
3. Furnizați numele de fișier adecvat pentru șablonul dvs. implicit. Se recomandă să adăugați cuvintele Carte pentru șabloane de caiet de lucru și Foaie pentru șabloane de foi de lucru.
4. Faceți clic pe Salvare și închideți fereastra. Pentru a verifica dacă procesul funcționează, reporniți programul Excel și verificați dacă se deschide folosind șablonul implicit.

Exemple de șabloane Excel gratuite pentru afaceri

Mai jos sunt trei modele de șabloane utilizate în mod obișnuit pentru afaceri.

1. Șabloane de management de proiect

Acest șablon este un instrument excelent pe care companiile îl pot folosi pentru a gestiona mai multe proiecte. Un șablon de management de proiect subliniază munca care trebuie făcută. Acest șablon vă permite să atribuiți sarcini fiecărui membru al echipei, să creați rapoarte și să gestionați convenabil termenele limită.

2. Modele de buget

Un șablon de buget vă ajută să vă urmăriți veniturile lunare, cheltuielile și bugetul. Acest șablon poate fi folosit pentru luarea deciziilor pe baza veniturilor și cheltuielilor proiectate. Formulele sunt deja setate în șablon pentru a evita erorile.

3. Diagrama Gantt

Un șablon de diagramă Gantt este o reprezentare grafică a tuturor sarcinilor și activităților de afaceri ale unui proiect în derulare. Este reprezentat vizual printr-o bară orizontală care indică data de început și de sfârșit a fiecărei sarcini. Acest șablon este un instrument perfect de utilizat pentru proiecte și activități ale companiei.

Concluzie

Puteți privi un șablon Excel ca pe o primă copie perfectă pe care o puteți duplica oricând doriți. Dacă creezi șabloane de la zero, trebuie să investești mult timp și efort în perfecționarea primei copii.

Dacă utilizați în mod regulat aceeași foaie de calcul, creați un șablon pentru a vă economisi timp și bătăi de cap de a recrea foaia de calcul de fiecare dată.