Cum să vă organizați e-mailul: 11 instrumente de management

Majoritatea oamenilor au o relație de dragoste-ura cu căsuța lor de e-mail. Pe de o parte, e-mailul poate fi incredibil de util – fie că faci progrese cu un client, dacă înlocuiești o întâlnire cu un fir de e-mail (mult mai eficient) sau dacă primești o invitație la o întâlnire socială distractivă.

Pe de altă parte, totuși, e-mailul poate fi copleșitor – mai ales dacă pierzi controlul. Și băiete, este ușor să pierzi controlul. Mulți dintre noi suntem bombardați de e-mailuri noi în mod regulat și este stresant să știm că s-ar putea să pierdem lucrurile cu adevărat importante în mijlocul potopului de lucruri mai puțin pertinente.

Din fericire, există o mulțime de instrumente și aplicații gratuite pentru startup-uri care ne pot ajuta să ne organizăm mai bine. În această postare, vom analiza cum să vă organizați cel mai bine e-mailul și vă vom sugera câteva instrumente pentru a ușura procesul.

Sari la:

Cum să-ți organizezi e-mailul

Înainte de a explora instrumentele care vă pot ajuta să preluați controlul asupra căsuței primite, să trecem peste câteva dintre cele mai bune practici de bază care vă pot ajuta să mențineți organizarea e-mailului cât mai mult posibil. Iată cele trei reguli de aur ale noastre:

• Scăpați de e-mailul vechi de care nu aveți nevoie. Mai am invitații pe e-mail la evenimente din 2006, la care majoritatea nici măcar nu am participat. Am nevoie de ele? Nu. Ar trebui să le șterg? Da. Ștergeți-vă căsuța de e-mail de orice, cu excepția e-mailurilor noi și a celor anterioare la care va trebui neapărat să vă referiți mai târziu.
• Dezabonați-vă. Serios. Cu toții avem acele e-mailuri-vă-jur-că-veți-citi-acest-buletin-informativ-chiar-de îndată ce-am-un-minut. Nu le vei citi - scapă de ele. Unele dintre instrumentele de mai jos vă vor ajuta să faceți acest lucru în vrac.
• Combinați mai multe conturi de e-mail. Cred mult în menținerea separată a e-mailului personal și a serviciului, dar uneori, nevoia de a comuta între cele două nu este propice pentru a rămâne organizat. Unele dintre instrumentele de mai jos vă pot ajuta să consolidați diferite adrese de e-mail — Mail și iCal pe dispozitivele Mac, de exemplu, vă permit să simplificați mai multe conturi într-un singur loc.

Cel mai bun mod de a organiza e-mailul

Acum că am acoperit câteva elemente de bază privind organizarea e-mailurilor, haideți să cercetăm cum să îndeplinim cel mai bine sarcina.

1. Folosiți etichete și foldere

Nu vă puteți șterge pur și simplu toate e-mailurile, așa că o modalitate ușoară de a vă organiza este să creați etichete și foldere pentru lucrurile importante. Stocarea e-mailurilor în dosare le ține departe de căsuța de e-mail principală și reduce dezordinea.

Puteți denumi aceste foldere așa cum ar fi „necesită răspuns cât mai curând posibil” sau după un anumit proiect dacă primiți o grămadă de e-mailuri legate de un subiect. Etichetele sunt un alt instrument organizațional pe care îl puteți implementa. Fiecare furnizor de e-mail va varia ușor, dar dacă utilizați Gmail, etichetele funcționează ca niște note lipicioase și nu mută e-mailurile din căsuța de e-mail, așa cum fac dosarele. În schimb, ar trebui să căutați numele etichetei și să vedeți toate e-mailurile cu eticheta respectivă.

2. E-mailuri importante cu stea sau semnalizare

Majoritatea furnizorilor de e-mail vor veni cu o stea sau un steag (sau ambele) care vă va permite să marcați e-mailurile la care doriți să reveniți mai târziu. Marcarea e-mailurilor cu un steag sau o stea nu le elimină din căsuța de e-mail, dar vă poate oferi rapid o reprezentare vizuală a e-mailurilor pe care să vă concentrați în continuare.

În Gmail, deschideți pur și simplu căsuța de e-mail și faceți clic pe steaua din partea stângă a mesajului. Dacă doriți să vedeți toate e-mailurile marcate cu stea, faceți clic pe „Marcate cu stea” din meniul din stânga, ca în fotografia de mai jos.

În Outlook, în loc de stele, puteți semnala un e-mail. Accesați căsuța de e-mail și apăsați pe coloana de semnalizare de lângă mesajul pe care doriți să îl semnalați. De acolo, veți avea opțiunea de a stabili o dată scadentă pentru ca dvs. să o urmăriți.

3. Configurați filtre

Va exista întotdeauna un flux constant de e-mailuri noi care vin în căsuța dvs. de e-mail, indiferent cât de bine le organizați. Aplicarea filtrelor vă poate ajuta să gestionați noile e-mailuri pe măsură ce sosesc. Filtrele sunt reguli pe care le puteți aplica mesajelor primite, care le vor trimite automat în folderul corect, le vor adăuga eticheta corectă, le vor arhiva sau le vor șterge.

Configurarea filtrelor poate fi complicată cu alți furnizori de e-mail, dar pentru utilizatorii Gmail este destul de simplă. Pentru a crea un filtru nou în Gmail:

1. Accesați căsuța dvs. de e-mail
2. În caseta de căutare din partea de sus, faceți clic pe Afișare opțiuni de căutare.
3. Introduceți criteriile dvs. de căutare. Dacă doriți să verificați dacă căutarea a funcționat corect, vedeți ce e-mailuri apar făcând clic pe Căutare.
4. În partea de jos a ferestrei de căutare, faceți clic pe Creare filtru.
5. Alegeți ceea ce doriți să facă filtrul.
6. Faceți clic pe Creare filtru.

Pentru utilizatorii Outlook, puteți găsi instrucțiuni pas cu pas pentru crearea regulilor de e-mail aici.

4. Utilizați caracteristica Arhivă

Uneori este posibil să aveți e-mailuri care nu sunt importante sau nu sunt la fel de urgente ca altele, dar nici nu sunt pregătite pentru a fi șterse. Pentru acestea, puteți utiliza o funcție de arhivare care le elimină din căsuța de e-mail și le stochează pentru mai târziu.

De exemplu, puteți arhiva un e-mail pentru o sarcină viitoare. După ce sunteți gata să îl finalizați, puteți trage e-mailul în sus, puteți finaliza sarcina și îl puteți șterge când ați terminat.

5. Curățați-vă în mod regulat căsuța de e-mail

Ne curățăm și dezordinem casele în mod regulat și același lucru ar trebui să fie valabil și pentru căsuța dvs. de e-mail. Suntem inundați de e-mailuri zilnic și este ușor să-l lăsați să scape de sub control, chiar și atunci când folosiți hack-urile de organizare de mai sus.

De aceea, este important să vă dezordinea căsuța de e-mail în mod regulat, astfel încât să nu devină atât de copleșitoare. Luați în considerare ștergerea căsuței primite lunar sau trimestrial. Pentru o listă de verificare mai detaliată, consultați sfaturile noastre pentru gestionarea căsuței de e-mail.

11 instrumente pentru organizarea e-mailului

1. Vânzări HubSpot

Pret: Gratuit; Versiuni plătite disponibile

Ai vrut vreodată să știi cine îți deschide e-mailurile și când, câte ori, si de unde? Când descărcați extensia HubSpot Sales Chrome, vă puteți înscrie pentru a primi notificări live ori de câte ori cineva deschide sau face clic pe linkurile din e-mailul dvs. Se integrează atât cu Gmail, cât și cu Outlook.

O altă caracteristică interesantă este bara laterală cu informații de contact care apare atunci când deschideți un fir de e-mail. Include toate informațiile relevante despre persoana pe care o trimiteți prin e-mail, inclusiv istoricul contactelor anterioare (un fel ca funcția „fila de relații” a LinkedIn), conținutul rețelelor sociale, conexiunile reciproce și așa mai departe. În curând, extensia vă va permite să programați e-mailuri pentru a le trimite mai târziu.

Versiunea gratuită a Sales Hub oferă notificări de deschidere prin e-mail, precum și posibilitatea de a programa e-mailuri pentru a fi trimise mai târziu și alte câteva funcționalități. Pentru notificări nelimitate de deschidere și clic (și o mulțime de alte funcții actualizate), puteți face upgrade la Starter pentru 45 USD pe lună.

2. Schimbă

Pret: Gratuit; Versiuni plătite disponibile

Shift vă permite să accesați și să utilizați toate conturile de e-mail dintr-o aplicație desktop convenabilă. Nu numai asta, dar puteți accesa o mulțime de aplicații și extensii, inclusiv HubSpot Sales, Grammarly, Asana, WhatsApp și multe altele.

Shift are, de asemenea, o funcție de căutare excelentă, care funcționează în toate conturile dvs., astfel încât să puteți recupera și reactiva rapid conversațiile. Cel mai mare beneficiu al folosirii ceva de genul Shift este că toată munca și fluxurile de lucru sunt într-un singur loc. Puteți economisi o mulțime de timp comutând între aplicații și conturi de e-mail folosind aceasta.

Sursa imaginii

3. Unroll.me

Pret: Gratuit

Primul pas pentru a vă elibera căsuța de e-mail de toate acele e-mailuri este să vă dezabonați de la toate buletinele informative la care v-ați abonat de-a lungul anilor. Dar dezabonarea manuală de la zeci, poate sute de buletine informative ar dura o veșnicie.

Intrați pe Unroll.me, un instrument gratuit care vă permite să vă dezabonați în masă de la toate buletinele informative pe care nu le citiți. Puteți fie să ștergeți lista și să vă dezabonați de la toate odată, fie puteți alege și alege.

Sursa imaginii

4. FollowUpThen

Pret: Gratuit; Versiuni plătite disponibile

Iată un alt instrument simplu, dar util, de data aceasta pentru a vă reaminti – și chiar și clienților dumneavoastră, dacă doriți – să urmăriți anumite e-mailuri.

Iată cum funcționează: compuneți un e-mail și apoi includeți [oricand]@followupthen.com în câmpurile „Bcc”, „Cc” sau „Către” ale e-mailului dvs. „ oricând „ Formularea aici este destul de flexibilă: poate fi „[email protected],“ „[email protected],“ „[email protected],“ „[email protected],“ „[email protected]” și așa mai departe.

Ce se întâmplă cu acel e-mail când faceți clic pe „trimite” depinde de locul în care ați plasat adresa de e-mail @followupthen.com:

• Bcc: veți primi o urmărire cu privire la e-mail (fără a deranja destinatarul inițial).
• Cc: Instrumentul va programa un memento pentru dvs. și destinatar.
• Către: instrumentul va trimite un e-mail către viitorul tău sine.

Iată un videoclip care explică instrumentul mai detaliat:

Funcționează pentru fiecare client de e-mail și este gratuit pentru până la 50 de urmăriri pe lună. Puteți crește numărul de urmăriri și puteți adăuga funcții precum integrarea calendarului pentru echipe pentru 4 USD pe lună, per utilizator.

5. IFTTT

Pret: Gratuit

IFTTT, prescurtare pentru „If This Then That”, este un instrument de productivitate uimitor care vă ajută să conectați aplicațiile și dispozitivele pe care le utilizați în fiecare zi cu afirmații „dacă asta, atunci aceea” – pe care le numesc „rețete”.

Când vine vorba de productivitatea căsuței de e-mail, IFTTT poate face minuni pentru automatizarea unora dintre sarcinile manuale mai obositoare. Iată câteva dintre preferatele mele:

• Primiți un mesaj text atunci când o anumită persoană vă trimite un e-mail.
• Trimiteți atașamente la e-mail la Dropbox.
• Salvați e-mailurile marcate cu stea în Evernote.
• Programați mementouri mâine pentru e-mailurile pe care le vedeți astăzi în căsuța dvs. de e-mail.
• Adăugați e-mailuri de „chitanță” sau „comandă” într-o foaie de calcul Google.
• Urmăriți-vă orele de lucru adăugând o intrare într-o foaie de calcul Google de fiecare dată când ajungeți sau părăsiți biroul dvs.
• Transformați e-mailurile în carduri Trello.

Sursa imaginii

6. Gmail „Stele speciale”

Pret: Gratuit

Nu aș putea scrie o postare pe blog despre organizarea căsuței de e-mail fără a include strategia mea de acces pentru a ajunge la - și menține - căsuța de e-mail zero. Acest instrument nu este un supliment; este o metodologie dezvoltată de Andreas Klinger. Utilizează două funcții încorporate în Gmail: „stele speciale” (un sistem de etichetare puțin mai bun decât etichetele Gmail) și mai multe căsuțe de e-mail. De când am scris această postare anul trecut, mulți oameni mi-au spus că a schimbat modul în care folosesc e-mailul și le-a făcut viața mult mai ușoară. Il recomand cu caldura.

Există doar unul, notabil avertisment: nicio stea specială, în afară de steaua galbenă, nu este acceptată de aplicația mobilă Gmail, așa că nu veți putea vedea listele pe mobil. Dacă utilizați frecvent dispozitive mobile pentru a vă sorta e-mailurile, încercați Sortd , care este următorul pe listă.

7. Sortd

Pret: Gratuit; Versiuni plătite disponibile

Sortd este practic o versiune mai curată a metodologiei Gmail Special Stars pe care am descris-o mai sus, în sensul că nu trebuie să vă marcați cu stea, să etichetați sau să marcați e-mailurile în niciun fel. Dar funcționează corect în Gmail: este ceea ce echipa lor numește „Smart Skin pentru Gmail”, ceea ce înseamnă că locuiește chiar în interiorul căsuței dvs. de e-mail Gmail, astfel încât nu trebuie să părăsiți deloc aplicația.

Ceea ce face este să rezolve problema pierderii e-mailurilor importante sub fold - cel mai important, extinzând căsuța de e-mail într-un set flexibil de liste, organizate curat în coloane. Acest lucru permite ca e-mailurile, listele de activități și prioritățile dvs. să conviețuiască într-un singur loc și vă permite să trageți și să plasați cu ușurință e-mailurile din coloană în coloană.

Fostul vicepreședinte al marketingului HubSpot, Meghan Keaney Anderson, este o mare fană Sortd . „Mă gândesc la căsuța mea de e-mail ca pe o bandă transportoare care îmi aduce o succesiune rapidă de solicitări, resurse și sarcini de făcut”, mi-a spus ea. „Triajul e-mailului înseamnă a ține pasul cu acest aflux fără a lăsa nimic să scape prin fisuri. Înainte să găsesc Sortd , marcam ca „necitit” orice e-mail care avea nevoie de acțiuni suplimentare, în speranța de a reveni la el pentru a finaliza revizuirea sau urmărirea. A funcționat la fel de prost pe cât te-ai aștepta.”

Iată cum arată căsuța de e-mail a lui Anderson acum când folosește Sortd:

„ Sortd îmbină căsuța dvs. de e-mail cu o listă de activități drag-and-drop, astfel încât să pot evalua rapid urgența unui e-mail și apoi să decid ce să fac cu el", spune Anderson. „Îl trag în categoria corespunzătoare de răspuns și îl redenumesc într-un rezumat rapid al acțiunii necesare. Apoi, pot obține o vedere de ochi a muncii mele pentru săptămână.”

„Ceea ce este deosebit de frumos este Sortd îmi permite să adaug sarcini carenu auvenit prin e-mail, de exemplu, o solicitare pe care cineva mi-a cerut-o prin chat sau în persoană”, adaugă ea. „Așadar, căsuța mea de e-mail devine cu adevărat comanda mea centrală. Am o coloană pentru acțiuni imediate, sarcini pentru săptămâna, un restanțe pentru săptămâna viitoare și resurse pe care vreau să le am rapid la îndemână.”

Un alt avantaj pentru Sortd peste stele speciale? Îl puteți folosi pe mobil dacă descărcați Sortd Aplicația Mobile Companion pe iOS sau Android. (Nu uitați, toate vedetele speciale, cu excepția uneia, nu sunt acceptate de aplicația mobilă Gmail, așa că aceasta este cea mai bună opțiune dacă doriți să vă sortați e-mailurile pe mobil.)

8. SaneBox

Preț: Începe de la 7 USD/lună; Opțiuni Premium disponibile

Dacă doriți să automatizați prioritizarea fiecărui e-mail pe măsură ce sosește, poate doriți să încercați SaneBox. Nu există nimic de instalat aici: în principiu, funcționează cu orice client de e-mail pentru a crea foldere noi precum SaneLater și SaneNews. Când un nou e-mail vine în căsuța dvs. de e-mail, SaneBox îl analizează rapid pentru a determina cât de important este. Această analiză se bazează pe interacțiunea anterioară cu căsuța de e-mail. Dacă SaneBox consideră că noul e-mail este important, îl va păstra în căsuța dvs. de e-mail. Dacă nu, îl va trimite într-unul dintre acele foldere.

Mai târziu, veți primi un rezumat al e-mailurilor care au fost trimise în acele trei dosare, astfel încât să puteți decide dacă vreunul dintre ele necesită atenția dvs. atunci când aveți timp. De-a lungul timpului, „antrenați” SaneBox pentru a filtra anumite tipuri de e-mailuri în fiecare dintre aceste foldere.

SaneBlackHole este un al patrulea folder care vă va ajuta să ștergeți e-mailurile și să vă dezabonați de la ele dintr-o singură lovitură. Când glisați manual un e-mail în folderul SaneBlackHole, acesta va șterge e-mailul și va dezabona automat de la sursă.

Există și alte funcții interesante aici, cum ar fi caracteristica „atașamente” care trimite automat toate atașamentele de e-mail într-un folder Dropbox.

9. Checker Plus

Pret: Gratuit

Checker Plus este o extensie Chrome pentru Gmail, care vă ajută să gestionați mai multe conturi Gmail simultan, astfel încât să nu trebuie să răsfoiți mai multe căsuțe de e-mail. Una dintre caracteristicile principale sunt notificările instantanee prin e-mail, chiar și atunci când Gmail nu este deschis. Deci, dacă ești un fan al notificărilor, atunci îți va plăcea aceasta.

Fără a deschide Gmail în browser, Checker Plus vă va oferi notificări de pe desktop atunci când primiți un e-mail nou, împreună cu opțiunea de a citi, asculta sau șterge e-mailuri.

Sunt un mare fan al funcției de notificare vocală a extensiei. Dacă primesc un e-mail în timp ce sunt ocupat să gătesc cina sau altceva, pot alege ca extensia să-mi citească e-mailul cu voce tare, chiar dacă Gmail nu este deschis. (Nu uitați să opriți acest lucru atunci când intrați la birou.)

10. Mailbird

Pret: Gratuit; Versiuni plătite disponibile

Există și alți clienți de e-mail, dar Mailbird reușește să iasă în evidență.

Deși funcționează numai pentru utilizatorii Windows, acest client de e-mail unifică căsuța dvs. de e-mail cu aplicațiile dvs., transferând e-mailul și toate aplicațiile de calendar, sarcini și mesagerie într-o interfață all-in-one. Și este o interfață de utilizator simplă, pe care o puteți personaliza în diferite culori și machete.

Iată un exemplu despre cum arată un aspect cu integrarea e-mailului și WhatsApp:

Sursa imaginii

Mailbird funcționează pentru utilizatorii Windows de pe desktop și mobil. Versiunea Lite este gratuită, dar dacă doriți alte funcționalități mai avansate - cum ar fi capacitatea de a vă „amâna” e-mailul – atunci va trebui să obțineți versiunea plătită pentru 3,25 USD/utilizator/lună.

11. SimplyFile

Preț: Începe de la 47,88 USD/an

În timp ce Outlook nu are aproape la fel de multe instrumente de organizare ca alți clienți de e-mail, iată unul doar pentru utilizatorii Outlook, care vă va ajuta să petreceți mai puțin timp înregistrând e-mailul. SimplyFile adaugă o bară de instrumente (sau „filă panglică”) în căsuța dvs. de e-mail, cu fișiere diferite, personalizabile, care este ușor accesibilă, astfel încât să puteți trimite rapid e-mailuri noi.

Când vine un e-mail, pur și simplu trageți-l în folderul corespunzător. Puteți organiza atât mesajele pe care le primiți în căsuța de e-mail, cât și mesajele pe care le trimiteți, pe care le puteți înregistra pe măsură ce le trimiteți.

Preluați controlul asupra căsuței dvs. primite

Sunteți gata să începeți? Grozav. Începeți să explorați aceste instrumente și organizați-vă căsuța de e-mail - o dată pentru totdeauna.

Nota editorului: acest articol a fost publicat inițial în octombrie 2017 și a fost actualizat pentru a fi complet.