Cum să desfășori o întâlnire de lansare perfectă

Începerea proiectului fără o întâlnire de lansare este ca o drumeție fără o hartă. Sigur, s-ar putea să vă bucurați de câteva trasee interesante, dar probabil vă veți pierde fără o hartă și un plan clar.

Același lucru se întâmplă atunci când lansați proiecte fără o întâlnire de lansare. Numai cu o comunicare solidă și un plan vă puteți menține proiectul pe drumul cel bun. Este ca un GPS care te ajută să ajungi la destinație.

Să aflăm mai multe despre asta.

Cuprins

Ce este o întâlnire de lansare?

O întâlnire de lansare pregătește scena pentru succes prin clarificarea obiectivelor proiectului, definirea rolurilor și responsabilităților și conturarea calendarului proiectului.

În total, acest lucru are ca rezultat o execuție fără probleme a proiectului. Gândește-te la asta ca la începutul oficial al proiectului tău - ca la ceremonia de deschidere a Jocurilor Olimpice.

Există două tipuri de kickoff - interne și externe . Lansările interne se concentrează pe alinierea echipei interne, în timp ce starturile externe reunesc părțile interesate externe sau partenerii implicați în proiect.

Beneficiile întâlnirilor de lansare

1. Aliniere și comunicare îmbunătățite

Frumusețea întâlnirilor de lansare? Acestea permit tuturor să-și împărtășească prioritățile, perspectivele și planurile. Acest lucru înseamnă că echipa ta se poate alinia și se poate pune de acord asupra elementelor critice de la început.

Sage Journals a realizat un studiu bazat pe comunitate, subliniind importanța evenimentelor de lansare pentru proiectele de cercetare.

Aceste evenimente implică colaborarea pe parcursul fiecărei etape a întâlnirii, construirea de relații prin provocarea reciprocă a perspectivelor și împărtășirea expertizei.

Întâlnirile de lansare sunt sugerate pentru a facilita dialogul între membrii echipei și pentru a promova parteneriate echitabile.

Sfat profesionist: deschideți un dialog pentru a profita de expertiza colectivă a echipei dvs., pentru a genera informații valoroase și pentru a stimula un sentiment de proprietate comună.

2. Planificarea și execuția proiectelor simplificate

Kickoff-urile sunt ca fluierul de început al unui joc - atribui roluri și recunoști potențiale conflicte.

Acest lucru ajută o echipă să economisească o cantitate imensă de energie și timp, permițându-vă să porniți la sol cu ​​un plan solid de management de proiect.

Heather Negley consolidează acest punct în cartea sa intitulată Ghidul consultantului Salesforce: Instrumente pentru implementarea sau îmbunătățirea soluției Salesforce a clientului dvs.:

„Întâlnirea de lansare este una dintre cele mai importante întâlniri ale unui proiect.

Este momentul în care echipa face prima impresie importantă și vorbește cu clientul despre obiectivele sale pentru proiect. Metodologia proiectului este, de asemenea, predată clientului.

„În timpul descoperirii, echipa de proiect efectuează analize de afaceri folosind o varietate de tehnici pentru a obține o înțelegere a proceselor actuale și viitoare. Membrii proiectului scriu poveștile utilizatorilor pentru a se pregăti pentru faza de construire.”

3. Ștergeți reperele și termenele limită

Imaginează-ți un grup de indivizi extrem de motivați care se adună pentru a transforma un plan în realitate.

Ei execută meticulos fiecare etapă de la etapa de planificare până la testele finale, ținând un ochi pe ceas și comunicând deschis despre progresul lor.

Acest nivel de colaborare asigură un proces fără întreruperi și livrarea la timp a produsului finit. Jean Kang, manager de program strategic la Figma, spune:

„Lansați-vă programul cu furie găzduind o întâlnire de lansare de 30 de minute.

• Stabiliți obiective, prezentați membrii echipei și stabiliți un plan de execuție.
• Definiți sursele de adevăr pentru resurse, la cine să mergeți pentru ce și canalele de comunicații potrivite (Slack, Formular de intrare, Microsite).
• Împărtășiți cadrul de luare a deciziilor, cum ar fi DACI, RACI sau RAPID.”

4. Feedback timpuriu

Primele cinci instrumente și tehnici de management de proiect cel mai frecvent utilizate sunt „întâlnirea de lansare”, „întâlnirile de progres”, „rapoartele de progres”, „analiza cerințelor” și „lista de activități”, conform lui Joao Varajao, Gabriela Fernandes și Helio Silva. .

Aceste metode sunt vitale pentru succesul proiectului, deoarece permit echipelor să primească feedback din timp și să facă ajustările necesare în timp real , conducând la finalizarea proiectului mai precisă și eficientă.

Sfat profesionist: utilizați norul de emoji al lui Slido pentru a pune întrebări simple și pentru a obține feedback folosind emoji-uri. Cu această gamificare, puteți colecta feedback calitativ și cantitativ și puteți atenua orice sentimente tensionate și inconfortabile.

Sursa imaginii

4 tipuri de întâlniri de lansare

Întâlnire internă de lansare

Cel mai bun pentru: Echipa de proiect

Lansarea internă este o întâlnire esențială care reunește o echipă de proiect și dă tonul pentru proiectul mai mare sau viitor. Se numește în mod obișnuit lansarea proiectului și permite membrilor echipei să se cunoască între ei.

Obiectivele unei întâlniri interne de lansare:

• Stabiliți canale de comunicare clare, frecvența întâlnirilor și fluxurile de lucru.
• Identificați blocajele potențiale și dezvoltați o cronologie pentru a le atenua.
• Asigurați-vă că toți membrii echipei au aceeași înțelegere a informațiilor despre proiect.
• Aliniați prioritățile și așteptările pentru proiect.

În mod ideal, o lansare internă ar trebui să acopere rolurile membrilor echipei, contextul proiectului, cadrul proiectului și scopul.

Întâlnirea sezonieră de lansare

Cel mai bun pentru: Sezonul Următor

O lansare sezonieră ajută la energizarea companiei pentru sezonul sau anul următor și, de asemenea, sărbătorește realizările anului/sezonului precedent.

Companiile mari desfășoară adesea o întâlnire sezonieră de lansare la începutul anului financiar, un nou sezon sau un nou an.

Acest eveniment intern poate fi specific departamentului sau pentru întreaga companie. De obicei, durează o zi, deși poate fi finalizat în câteva ore.

Obiectivele întâlnirii sezoniere de start:

• Consolidați cultura companiei și încrederea în echipă.
• Stabiliți priorități și obiective pentru noul sezon.
• Rezolvați unele probleme din trecut.
• Motivați-i pe toată lumea pentru munca care urmează.

Noua întâlnire de lansare a echipei

Cel mai bun pentru: construirea încrederii în noii membri ai echipei

O nouă lansare a echipei, cunoscută și sub denumirea de întâlnire „de-a face cunoștință cu tine”, asigură introducerea adecvată și alinierea între membrii echipei noi și actuali.

Desfășurată în mod obișnuit în afara sediului, această întâlnire oferă o oportunitate pentru crearea de rețele, discursuri inspiratoare, brainstorming colaborativ și sesiuni productive.

Până la sfârșitul zilei, membrii echipei pleacă cu o înțelegere clară a modului în care să lucreze împreună eficient și să-și atingă obiectivele.

Obiectivele întâlnirii noii echipe de început:

• Infuzați o atitudine pozitivă.
• Demonstrați rolurile fiecăruia.
• Decideți frecvența întâlnirilor, canalele de comunicare și multe altele.
• Construiește încredere și cunoaște-i pe toată lumea.

Întâlnire externă de lansare

Cel mai bun pentru: Unirea cu clienții

Imaginați-vă că întâlniți un client nou pentru prima dată. Nu le cunoști stilul de lucru, preferințele sau așteptările lor. Acolo intervine o lovitură de început externă.

Această întâlnire reunește compania și clientul pentru a-și alinia obiectivele, pentru a defini domeniul de aplicare al proiectului și pentru a stabili o linie clară de comunicare.

În timpul lansării externe, stabiliți așteptările pentru evaluările muncii și stabiliți cea mai bună modalitate de colaborare. O punte formală va fi și un plus frumos. Explorați șabloanele de ședințe de lansare.

Obiectivele întâlnirii externe de lansare:

• Definiți sfera proiectului.
• Creați o foaie de parcurs pentru proiect.
• Identificați și implicați-vă cu părțile interesate ale proiectului.
• Stabiliți protocoale pentru rapoarte regulate de stare.

Sursa imaginii

Cum să desfășurați o întâlnire de lansare de succes

Dacă nu ați planificat niciodată un start, următorul ghid pas cu pas vă va arăta exact cum să o faceți.

1. Prep

Decideți participanții la întâlnire și durata unui start. Detaliile esențiale depind de formalitatea și scopul unei întâlniri de lansare . Iată câțiva factori de bază de luat în considerare în timpul pregătirii:

• Finalizați lista de invitații.
• Programați durata și ora și lăsați puțin timp pentru întrebări.
• Creați o agendă.

Puteți folosi această listă de verificare înainte de lansarea proiectului.

Sursa imaginii

Sfat profesionist: Atribuiți un ținător de note, astfel încât toți participanții absenți să poată primi o recapitulare. De asemenea, dacă lovitura de start are loc virtual, înregistrați-o.

2. Introducere

Prezentarea unui nou membru al echipei sau întâlnirea cu un client pentru prima dată? Nu subestima valoarea unei introduceri calde. A începe cu o notă pozitivă poate da tonul pentru o întâlnire productivă și de succes.

Exemplu:

„HubSpoters, să urăm bun venit celui mai nou membru al echipei noastre, Sarah! Sarah este o expertă în marketing care abia așteaptă să ne împărtășească înțelepciunea ei. Ne bucurăm să te avem aici!

„Sarah, ai vrea să ne spui ceva mai multe despre tine?”

Sfat profesionist: Luați în considerare întrebări amuzante de spărgător de gheață pentru a ușura starea de spirit. De exemplu, „Povestiți-ne despre cea mai proastă zi a părului dvs.”. Dar asigurați-vă că respondentul se simte confortabil cu astfel de întrebări.

3. Scopul proiectului

Asigurați-vă că toată lumea din echipă este pe aceeași pagină. Toți trebuie să știe de ce contează proiectul și la ce rezultat se pot aștepta.

Din păcate, un șocant 74% dintre angajați se simt deconectați de obiectivele companiei lor. De fapt, ei nici măcar nu înțeleg cum se încadrează munca lor în imaginea de ansamblu, ceea ce este destul de trist. Nu lăsa echipa ta să cadă în această statistică.

În schimb, fă-ți timp pentru a explica obiectivele tale fiecărui membru al echipei. Și, cel mai important, arată-le de ce rolul lor contează în obținerea succesului.

Sfat profesionist: asigurați-vă că aveți o discuție 1:1 cu toată lumea (dacă este posibil).

4. Planul proiectului

Includeți această componentă super importantă în agenda întâlnirii pentru a permite participanților să se scufunde în detalii înainte de eveniment.

În timpul lansării, concentrați-vă pe informațiile primare care contează cu adevărat - livrabile de bază, reperele cheie și calendarul proiectului.

Sfat pro: încurajați întrebările în această fază.

Sursa imaginii

5. Domeniul proiectului

Odată ce ați schițat planul de bază al proiectului, clarificați ce este în domeniu și ce nu.

Acest lucru îi aduce pe toți pe aceeași pagină și previne orice confuzie în legătură cu livrabilele și surprizele neașteptate pe viitor. Apoi, definiți clar limitele proiectului.

Sfat profesionist: includeți pagini de destinație, resurse, obiective și cerințe creative în domeniul de aplicare al proiectului.

6. Roluri ale proiectului

Decideți-vă rolurile în proiect — cine va fi sponsorul executiv și principalul punct de contact? Va exista un aviz pentru proiect?

Acest lucru va oferi claritate și direcție pentru echipă. Amintiți-vă, puțină planificare în avans poate salva o mulțime de dureri de cap mai târziu.

Sfat profesionist: Partajați o diagramă RACI ca element de acțiune. Este un cadru util de management de proiect pentru clarificarea rolurilor și responsabilităților pentru sarcini și rezultate specifice.

Sursa imaginii

7. Actualizări de proiect și date

Cu toții suntem predispuși să pierdem o mulțime de timp cu curățarea documentelor și culegând informații. Rezultatul? Mai puțin timp pentru a vă concentra pe munca de mare impact.

Prin urmare, stabiliți o sursă centrală de adevăr pentru informațiile legate de proiect. Când membrii echipei știu unde să caute pentru a obține informațiile de care au nevoie, vă puteți aștepta la mai multă productivitate.

Sfat profesionist: asigurați-vă că actualizările în timp real, livrabilele, etapele de referință și documentele sunt accesibile într-un loc ușor de localizat. Utilizați Notion, de exemplu, ca centru central de cunoștințe.

8. Întrebări

După încheierea întâlnirii, nu vă lăsați echipa în întuneric. Lasă-i să pună întrebări cu privire la proiect. Acest pas suplimentar poate duce la o mai mare aliniere și perspective.

Sfat profesionist: încurajați participarea activă, dedicând timp suficient pentru întrebări.

9. Ordinea de zi a întâlnirii de lansare

Pentru ca toate acestea să fie mai ușor de înțeles pentru tine, am creat un exemplu de agendă a întâlnirii de lansare .

Introducere

Permiteți participanților la întâlnire să se prezinte. Ușurează lucrurile punând câteva întrebări distractive și inventive care vor stârni un zâmbet sau două.

Informații generale

• Explicați de ce acest proiect este esențial pentru obiectivele echipei dumneavoastră și pentru succesul companiei.
• Partajați informații adecvate despre proiectele și clienții anterioare pentru a ajuta echipa să înțeleagă scopul proiectului și ce este în joc.

Obiectivele proiectului

• Discutați în detaliu scopul și obiectivele proiectului.
• Definiți parametrii pentru a măsura succesul proiectului.

Sarcini proeminente și cronologie

• Păstrați-vă proiectul pe drumul cel bun, conturând o cronologie clară cu repere cheie.
• Definiți rolurile fiecărui membru al echipei pentru a vă asigura că toată lumea știe ce se așteaptă de la el.
• Discutați cronologia și etapele în detaliu și clarificați responsabilitățile fiecărui membru al echipei.

Sursa imaginii

Logistică

• Stabiliți canale și protocoale de comunicare clare pentru a asigura o colaborare eficientă.
• Partajați informații de contact pentru toți membrii echipei pentru a facilita comunicarea și colaborarea.
• Acordați tactici și frecvență de raportare pentru a-i menține pe toți informați și pe drumul cel bun.

Posibile active și provocări

• Discutați oportunitățile potențiale care pot apărea în timpul proiectului și gândiți-vă la modalități de a le valorifica.
• Evaluați resursele existente și determinați dacă sunt necesare resurse suplimentare.

De asemenea, puteți utiliza șablonul Smartsheet pentru a înregistra prezența și procesele-verbale ale întâlnirii de lansare a proiectului.

Acesta acoperă puncte de pe ordinea de zi, puncte de acțiune, planuri de urmărire, reguli de întâlnire, obiective ale proiectului, roluri și responsabilități și probleme potențiale.

Sursa imaginii

6 Cele mai bune practici pentru întâlnirea de lansare

Stăpânirea întâlnirilor necesită ani de practică. Din fericire, ultima secțiune a ghidului nostru vă va împărtăși pepite de înțelepciune pentru a vă îmbunătăți și mai mult abilitățile de start.

1. emană energie pozitivă.

Renunță la ținuta formală și lasă-ți exteriorul rece la ușă. În schimb, adu-ți dispoziția însorită și căldura la masă.

Adrian Neumeyer, creator la Tactical Project Manager, ne împărtășește cele mai bune cinci sfaturi personale pentru a obține un start fenomenal:

Potrivit lui Neumeyer, cheia unui start grozav este energia pozitivă. Acceptând provocările și eșecurile cu o atitudine „poate face”, îți poți motiva echipa și pune bazele unui proiect de succes.

2. Definiți obiectivele.

Succesul înseamnă lucruri diferite pentru fiecare companie și echipă, așa că întrebați-vă care este definiția succesului și împărtășiți-o tuturor. Stabiliți un obiectiv măsurabil, astfel încât membrii echipei să poată acționa automat și să depună eforturi pentru a-l atinge.

Întrebați membrii echipei cum poate avea succes proiectul, discutați obiectivele pentru fiecare măsură și determinați cum să măsurați totul.

„O mare parte a oricărei întâlniri de lansare de succes este definirea obiectivelor pentru întregul proiect. Ar trebui să vă acordați acest timp pentru a explica de ce acest proiect este important și cum se încadrează în scopul sau misiunea generală a companiei dvs.

Făcând acest lucru, toată lumea din echipă va înțelege de ce contează munca lor – și va fi mai motivat să-și îndeplinească sarcinile în consecință”, spune Thad Heiges, manager de proiect pentru contracte guvernamentale americane la Institutul ANDECO și coach PM.

3. Urmăriți cum se simte toată lumea.

Uneori, anumiți membri pot simți că proiectul se îndreaptă din curs sau pot fi dezamăgiți de lipsa de colaborare. Desigur, niciun manager de proiect nu își dorește să aibă membri ai echipei dezangajați sau apatici.

Sfat profesionist: Vă recomandăm să împărtășiți gândurile și sentimentele după întâlnire pentru a vă asigura că toată lumea este aliniată. Dacă observați că un membru al echipei se comportă oarecum neregulat, luați-l pe 1:1 cât mai curând posibil pentru a auzi și a rezolva cauza.

De asemenea, luați în considerare modul creativ al lui Stephanie Middaugh de a obține feedback de la echipe după evenimente sau antrenament.

Stephanie, CEO la Phoenix GTM Consulting, a devenit Kahoot! test într-un sondaj și a constatat că majoritatea echipei de vânzări dorea informații simple.

Middaugh spune că este important să te adaptezi la vremurile grele actuale și să folosești diverse metode pentru a aduna feedback.

4. Partajați sarcinile în avans.

Împărtășește toate documentele esențiale cu echipa ta înainte de începerea startului.

În loc să trimiteți un e-mail plictisitor cu o grămadă de atașamente, organizați materialele într-un singur centru de cunoștințe. Încurajați membrii echipei să-l exploreze în prealabil, să pună întrebări și să-și împărtășească gândurile.

5. Sprijiniți implicarea.

Da, s-ar putea să fii managerul de proiect. Dar asta nu înseamnă că doar tu ar trebui să vorbești în timpul întâlnirilor.

Încurajează-ți echipa și părțile interesate să-și împărtășească gândurile și ideile. S-ar putea să vă surprindă cu contribuțiile lor geniale.

Sfat profesionist: Luați în considerare să oferiți diferiților membri ai echipei șansa de a rula diferite secțiuni ale unui start. Acest lucru nu numai că vă reduce presiunea, ci și face întâlnirea mai interactivă și mai plăcută pentru toți cei implicați.

6. Trimiteți un e-mail de urmărire.

Loviți în timp ce fierul de călcat este fierbinte și trimiteți un e-mail de urmărire în 24 de ore de la o întâlnire. Nu așteptați până când partenerul dvs. de conversație a uitat totul despre interacțiunea dvs.

Utilizați un șablon suplimentar:

Buna tuturor,

Ce întâlnire minunată de start am avut! Sunt norocos să conduc o echipă atât de fantastică și motivată. Haideți să continuăm să continuăm, recapitulând discuția și subliniind următorii pași.

• Recapitulare. În timpul întâlnirii, am acoperit [cronologia proiectului, rolurile și responsabilitățile echipei și potențialele obstacole]. De asemenea, am analizat câteva idei creative pentru livrabilele proiectului nostru și am discutat modalități de a rămâne pe drumul cel bun și de a comunica eficient. Acestea sunt: ​​…
• Pasii urmatori. În următoarele câteva zile, voi trimite acțiuni detaliate și sarcini pe baza discuției noastre. Vom programa următoarea întâlnire a echipei pentru a ne revizui progresul și a rămâne conectat pe 2023-09-19T11:00:00Z.

Vă mulțumim tuturor pentru contribuția la întâlnirea noastră de lansare de succes. Realizările noastre sunt un efort de echipă.

Cel mai bun,

Numele dumneavoastră

Finalizează-ți kickoff-ul ca un șef

Bum! Acum sunteți înarmat cu instrumentele, șabloanele și cadrele pentru a vă ocupa de startul dvs. ca un șef. Lasă-ți energia și entuziasmul să strălucească și fă-i pe toți să se simtă apreciați și inspirați.