Cum să desfășori un eveniment virtual de succes în 2023, plus cele mai bune practici conform CMO Eventbrite

Ca urmare a pandemiei, în ultimii ani a avut loc o trecere la conferințe virtuale.

Dar o strategie de conferință virtuală nu poate fi un copy-and-paste a uneia fizice. Conferințele virtuale vin cu provocări unice și necesită o nouă perspectivă pentru a reuși.

Aici, haideți să explorăm beneficiile conferințelor virtuale, să aruncăm o privire la câteva exemple de conferințe virtuale de succes care să vă inspire și să vedem câteva instrumente care vă pot ajuta să vă planificați propriile conferințe.

În plus, auziți de la Tamara Mendelsohn, CMO Eventbrite, despre cele mai bune practici ale sale pentru găzduirea unui eveniment virtual de succes în 2023 și nu numai.

Sari peste:

Beneficiile conferinței virtuale

Există o mulțime de beneficii majore în găzduirea unei conferințe virtuale.

În primul rând, poate reduce prețul de admitere, permițând întreprinderilor mai mici cu bugete limitate să cumpere bilete la conferința dvs. și să ofere propriile lor perspective unice.

De asemenea, reduce costurile pe care compania dumneavoastră ar trebui să le plătească pentru spațiul de conferință, personalul disponibil, catering, securitate și multe altele.

În plus, permite oamenilor de pe tot globul să interacționeze între ei fără a fi nevoie să cheltuiască sume exorbitante pe zboruri și hoteluri. Imaginează-ți cât de ușor este pentru agenții de marketing din India, Irlanda, Australia și SUA să colaboreze virtual , în loc să încerce să se adună în persoană.

De asemenea, vă poate ajuta să atrageți vorbitori cu cerere mare care nu au timp să se angajeze la o conferință în persoană, dar sunt bucuroși să împărtășească informații despre industrie printr-un apel video rapid sau o prezentare preînregistrată.

În plus, o conferință online vă permite să creați un produs - înregistrări din conferința dvs. - pe care îl puteți continua să-l partajați și să îl utilizați ca instrument de generare de clienți potențiali timp de luni și ani de la lansarea live inițială.

Și, în sfârșit, este evident: uneori circumstanțe neprevăzute, cum ar fi o pandemie globală, pot face pur și simplu imposibile conferințe în persoană în anumite locații.

Emily Raleigh, Managerul de marketing HubSpot pentru Brand și Parteneriate Strategice, oferă câteva sfaturi dacă vă treziți dintr-o dată să vă schimbați evenimentul în persoană la unul virtual: „Dacă treceți de la un eveniment live, încercați să adăugați un plus de valoare spectatorilor care acum se acordă online. Faceți o ședință suplimentară. Oferiți mai mult timp pentru întrebări și răspunsuri. Oferă o ofertă specială suplimentară. Găsiți modalități creative de a adăuga momente suplimentare de încântare.”

În plus, Raleigh menționează: „Evenimentele virtuale pot pierde cu ușurință unul dintre cele mai bune beneficii ale evenimentelor live: conexiunea umană. Pentru a atenua acest lucru, mențineți evenimentul captivant și implicați publicul.”

Acum că am explorat câteva beneficii, haideți să ne aprofundăm în sfaturile lui Mendelsohn pentru a face următorul dvs. eveniment virtual un succes.

6 Cele mai bune practici pentru evenimente virtuale, conform CMO Eventbrite

1. Identificați-vă publicul.

Pe măsură ce vă așezați împreună cu echipa pentru a organiza un eveniment virtual, mai întâi trebuie să decideți cui este evenimentul - cunoscut și sub numele de publicul țintă. Publicul dvs. țintă va afecta aproape fiecare aspect al evenimentului dvs., cum ar fi vorbitorii pe care îi selectați, subiectele pe care le tratați și chiar și momentul în care găzduiți evenimentul.

Mendelsohn mi-a spus: „Descoperă cine vrei să participe la evenimentul tău și înțelege provocările și obiectivele acestora. Ce îi va inspira să se înregistreze? Ce valoare oferiți? Cum poți realiza cel mai bine acest lucru într-un mediu virtual?”

Ea adaugă: „Amintiți-vă că evenimentele virtuale vă pot extinde publicul dincolo de restricțiile fizice ale în persoană, așa că aceasta este o oportunitate de a vă conecta cu noi audiențe – potențial chiar și la nivel global.”

Acesta este unul dintre avantajele majore ale evenimentelor virtuale: oportunitatea de a ajunge la un public mai larg decât ați putea altfel. Desigur, atunci când definiți publicul țintă, veți dori să luați în considerare care regiuni au cel mai mult sens pentru evenimentul dvs.

De exemplu, este subiectul dvs. suficient de larg pentru a fi global sau este mai bine să găzduiți o sesiune pentru participanții dvs. din America de Nord și alta pentru anumite regiuni din America de Sud sau Europa? Alternativ, poate că este mai bine să începeți cu un grup mic într-un oraș și să vă extindeți de acolo.

2. Creați strategia de eveniment.

În timpul pandemiei globale, mulți agenți de marketing s-au grăbit să reambaleze evenimentele în persoană în evenimente virtuale. Dar, în realitate, evenimentele virtuale necesită o strategie complet diferită. La urma urmei, mediul este diferit, tehnologia este diferită și modul în care participanții interacționează este - ați ghicit - diferit.

Potrivit Mendelsohn, o strategie completă ar trebui să îți sublinieze obiectivele, bugetul și planul de acțiune pentru ziua cea mare.

Un bun loc de început este să răspunzi la „de ce” sau scopul evenimentului tău. Din punct de vedere al afacerilor, ce speri să obții? De exemplu, poate doriți să creșteți gradul de cunoaștere a mărcii, să obțineți venituri sau să creșteți numărul de membri. De asemenea, este important să luați în considerare ce doresc participanții dvs. de la evenimentul dvs. Acesta ar putea fi rețele, educație, divertisment sau o combinație a tuturor celor trei.

Mendelsohn a dat un exemplu al unuia dintre creatorii Eventbrite, studioul de sticlă personalizat UrbanGlass, care a găzduit un curs de formare condus de un instructor despre fabricarea sticlei. După ce participarea a fost mai mică decât se aștepta, ei și-au revizuit strategia pentru a înțelege de ce. Au realizat că participanții căutau comunitate și oportunități de a lucra împreună.

Experimentând cu clasele lor virtuale de grup pentru a se asigura că oferă un sentiment mai bun de comunitate și colaborare, UrbanGlass a găsit în cele din urmă mult mai mult succes.

3. Ușurează interacțiunea și crearea de relații pentru publicul tău.

Este deja greu să-i implici pe oameni în persoană, dar odată ce ai mutat evenimentul online, trebuie să concurezi împotriva distragerilor nedorite.

Acestea fiind spuse, nu trebuie să vă mulțumiți cu un angajament scăzut. De fapt, 47% dintre oameni au șanse mai mari să pună o întrebare la un eveniment virtual, iar 37% au mai multe șanse să vorbească cu cineva într-o cabină virtuală decât cu una reală. Cheia este găsirea de oportunități pentru ca oamenii să interacționeze.

„Construiți oportunități de participare a publicului. Acesta ar putea fi un sondaj sau o verificare a pulsului la începutul unui eveniment, un brainstorming la mijloc sau o sesiune de întrebări și răspunsuri la sfârșit”, mi-a spus Mendelsohn.

Ea continuă: „Dacă este potrivit pentru evenimentul dvs., trimiteți participanții în sălile de grup. Oamenii sunt mai susceptibili de a participa în grupuri mai mici.”

Dacă evenimentul dvs. are o componentă fizică - cum ar fi o sesiune de yoga sau un curs de gătit - va fi mai ușor să implicați publicul. Dar dacă nu există, Mendelsohn recomandă să gândiți în afara cutiei: „Încurajarea publicului să se ridice, să se miște sau să participe la o activitate de grup poate fi cu adevărat distractiv și puternic.”

4. Promovează-ți evenimentul înainte, în timpul și după.

Indiferent dacă evenimentul dvs. este în persoană sau virtual, aveți în continuare nevoie de participanți - și asta înseamnă promovarea evenimentului. Potrivit lui Mendelsohn, acest lucru ar trebui să se întâmple înainte, în timpul și după evenimentul tău.

Ea spune: „Acest lucru ar putea presupune promovare plătită sau de partener, postări live pe rețelele sociale în timpul evenimentului și e-mailuri cu „mulțumire” după. Asigurați-vă că accesați rețeaua dvs. și cereți altora să răspândească vestea.”

Brandingul evenimentului este un alt aspect important al promovării. Acesta poate fi orice, de la logo-ul și sloganul dvs., la site-ul dvs. web și materialele promoționale. Pentru Mendelsohn, totul este despre crearea unui brand puternic și menținerea acesteia consistentă în programul tău.

5. Programează repetiții tehnice.

Evenimentele virtuale se bazează pe tehnologie, dar tehnologia nu este întotdeauna de încredere. Acesta este motivul pentru care Mendelsohn recomandă repetițiile tehnice.

Ea sfătuiește: „Găzduiește sesiuni de antrenament cu vorbitorii și echipa ta - și ai un plan de rezervă în cazul în care se întâmplă ceva neașteptat.”

O altă greșeală cu tehnologia este să presupunem că participanții tăi sunt toți cunoscători de tehnologie. În realitate, oamenii au niveluri de confort diferite când vine vorba de tehnologie.

Mendelsohn subliniază acest punct: „Pentru persoanele care nu frecventează evenimente online, chiar și să găsească linkul Zoom sau să știe să introducă o parolă poate fi dificilă.”

Pentru a combate această provocare, luați în considerare efectuarea unui test al evenimentului din perspectiva participanților. Faceți clic pe orice link, trimiteți un mesaj în chat și lansați diferite sesiuni.

În plus, puteți testa folosind diverse platforme pentru a crește accesibilitatea în funcție de preferințele utilizatorilor.

De exemplu, Mendelsohn mi-a spus: „Unul dintre creatorii Eventbrite, Eastwind Books of Berkeley, a văzut această provocare când a introdus programarea virtuală. Soluția lor? Transmiterea în flux pe mai multe platforme, cum ar fi Facebook Live, și apoi arhivarea evenimentelor pe YouTube, astfel încât oamenii să poată participa prin tehnologia lor preferată și să revină mai târziu.”

6. Arată umilință și distrează-te cu procesul.

În cele din urmă, distrează-te și fii dispus să arăți umilință dacă ceva nu merge așa cum a fost planificat.

Mendelsohn spune: „La summit-ul RECONVENE de anul trecut, Victoria Luisi de la Lincoln Park Zoo a spus ceva care mi-a rămas lipit: „Virtual este acum locul nostru de joacă pentru a încerca lucruri pe care nu am fi putut niciodată să le încercăm până acum”. Această abordare ne poate extinde gândirea despre evenimentele virtuale în ansamblu și este deosebit de instructivă pentru a implica publicul virtual.”

Ea adaugă: „Suntem împreună în această lume virtuală/hibridă în evoluție. Îmbrățișează acele momente de lejeritate când lucrurile nu merg așa cum a fost planificat și folosește-le ca o modalitate de a te umaniza și mai mult în fața camerei și de a stabili un raport cu publicul tău.”

Acum că am explorat câteva bune practici, haideți să ne aprofundăm în instrumente care vă pot ajuta să vă creați propria conferință virtuală.

Instrumente de conferințe virtuale

1. Hopin

Hopin este o platformă all-in-one pentru planificarea conferințelor online, oferind totul, de la o recepție virtuală la sesiuni de lucru, o scenă principală și evenimente de networking.

Instrumentul de rețea este deosebit de util, cu un temporizator pe care îl puteți seta pentru ca fiecare participant să se amestece cu altul doar câteva minute înainte de a trece la următoarea conversație (și, dacă conversația decurge excepțional de bine, pot face clic pe „Conectați” pentru a primi contactul informațiile celuilalt participant pentru a le urmări ulterior).

Evenimentul dvs. poate include atât seminarii web, cât și transmisii live, iar o funcție de chat live le permite participanților să pună întrebări în timp real. În plus, participanții pot folosi cabine virtuale pentru a-și promova produsele sau serviciile și pot oferi, de asemenea, reduceri.

Sursa imaginii

2. Whova

Aplicația pentru evenimente Whova a fost lider în implicarea și crearea de rețele a participanților din 2014. Timp de patru ani la rând, Whova a primit atât premiul pentru cea mai bună aplicație pentru evenimente, cât și premiul People's Choice din partea Event Technology Awards.

Organizatorii de evenimente pot folosi Whova pentru a face evenimentele online extrem de interactive, distractive și productive înainte, în timpul și după eveniment. Instrumentul se integrează direct cu instrumente de streaming live și de găzduire video, cum ar fi Zoom, Google Hangout, YouTube, Vimeo etc. Oferă, de asemenea, întrebări și răspunsuri live, rețele pentru participanți, un forum de discuții, meciuri de întâlniri, o sală virtuală a expozanților și chiar întâlniri virtuale. -UPS.

Mulți organizatori oferă acces la aplicația Whova înainte de evenimentele lor, pentru a permite participanților să socializeze virtual și să discute diverse subiecte, individual sau în grupuri virtuale, făcându-i pe toți să se simtă mai conectați până la momentul evenimentului. Fiecare participant are un profil profesional, permițându-le să găsească pe alții cu care au interese comune. Spărgătorul de gheață și chatul în aplicație, în special, fac distractiv pentru străini să se cunoască la nivel personal și să comunice atât cu prietenii noi, cât și cu cei vechi.

Sursa imaginii

3. Accelevents

Accelevents este o platformă de evenimente personalizabilă și flexibilă pentru desfășurarea de conferințe virtuale, hibride și în persoană.Este o platformă robustă care oferă înregistrare puternică, etichetare albă adevărată, streaming live integrat, analize aprofundate și numeroase oportunități pentru expozanți și sponsori. Deși platforma este intuitivă, totuși iau în serios suportul, cu un timp mediu de răspuns mai mic de 30 de secunde.

Ei sunt cunoscuți pentru suita lor de instrumente de rețea care oferă participanților o implicare puternică. Printre instrumentele de rețea se numără lounge-uri, ateliere, videoclipuri 1:1 pentru participanți, rețele automate de viteză și chat live pentru participanți.

În plus, expozanții și sponsorii au posibilitatea de a-și personaliza propriul stand și de a se angaja în chat video cu potențialii lor care le vizitează standul. Instrumentele de gamification și notificare push încorporate sunt o modalitate excelentă de a stimula implicarea suplimentară pe parcursul evenimentului. De asemenea, aceștia pot face publicitate pe bannere afișate pe toată platforma și au acces ușor la managementul potențial și la analize perspicace ale expozanților.

Sursa imaginii

Exemple de conferințe virtuale

Conferința dezvoltatorilor de jocuri

Game Developers Conference (GDC) din 2022 și-a schimbat conferințele personale la versiuni înregistrate în flux pe canalul GDC Twitch. Conferința va avea în continuare ceremonii pentru The Independent Games Festival (IGF) și Game Developers Choice Awards (GDCA) și va difuza conținutul sesiunii începând cu ora 9:00 PT zilnic, 16-20 martie.

GDC are un itinerar bine organizat postat pe site-ul lor, cu sesiuni de lucru conduse de influenți și experți din industria jocurilor de noroc.

În plus, puteți întrerupe sesiunile Live dacă sunteți interesat să vizionați mai târziu, iar GDC a inclus „Canale recomandate” cu numărul de angajați în partea stângă a ecranului. Cu unele sesiuni care evocă peste 30.000 de spectatori, este sigur să spunem că GDC a lansat cu succes o versiune virtuală a evenimentului lor inițial în persoană.

2. Ziua partenerilor HubSpot

În perioada 7-8 aprilie 2020, HubSpot și-a lansat propria zi virtuală a partenerilor. Echipa Partner a folosit Zoom, un instrument popular de videoconferință, și a trimis fiecărui prezentator un „kit video” cu microfon, cameră, iluminare și fundal, astfel încât participanții să poată experimenta o experiență de vizionare optimă de la fiecare dintre difuzoarele virtuale ale zilei. În plus, participanții au folosit Zoom pentru a stabili relații cu alți parteneri.

Am vorbit cu Arden Brust, un manager al echipei de marketing pentru parteneri HubSpot, pentru a afla despre unele provocări pe care le-ați putea întâmpina atunci când vă planificați o experiență virtuală proprie.

Brust mi-a spus: „Când planificați un eveniment online, este esențial să rămâneți flexibil și deschis la minte. Cu un eveniment virtual, riscați să aveți probleme tehnologice, precum și probleme de programare pe care poate nu le-ați fi luat în considerare dacă ați fi avut pe toți în persoană (inclusiv probleme legate de fusul orar). Pentru a combate acest lucru, continuați să repetați cu echipa dvs. și să plănuiți să faceți pivotare - nu vă atașați prea mult de planul A și nu vă gândiți la modul în care planul B ar putea funcționa mai bine.”

3. Cum am construit asta, de către Women In Product

Cu ajutorul instrumentului de conferințe virtuale Run The World, organizația non-profit Women In Product a lansat un eveniment complet virtual în perioada 7-8 martie 2020. Conferința Women In Product a inclus participanți din China, India, Canada și Silicon Valley.

Conferința a prezentat 10 vorbitori care au creat produse de succes, inclusiv directorul de produs la GoDaddy, un lider de produs PayPal și un manager de produs senior la Ebay. Evenimentul virtual a inclus discuții la șemineu, vorbitori cheie și evenimente de networking care au permis femeilor să audă despre provocările și succesele lansărilor de produse pe diferite piețe.

4. Webinar Mastery Summit

Jon Schumacher a găzduit de ceva vreme webinarii online, cu rezultate minime, când a lansat Webinar Mastery Summit, o conferință virtuală pentru persoanele care doreau să-și progreseze abilitățile de webinar.

Primul său summit virtual a prezentat 25 de experți și a generat 7.000 de noi abonați la e-mail și peste 55.000 USD în venituri cu vânzările sale All-Access Pass. Cu All-Access, participanții săi primesc acces pe viață la 17 sesiuni video de experți, înregistrări MP3 complete ale tuturor sesiunilor, trei luni de software de creare a cursurilor și acces la o comunitate privată pentru o rețea suplimentară.

În cele din urmă, cu conferințele virtuale, puteți crea conținut înregistrat pentru generarea viitoare de clienți potențiali și vânzări chiar și după lansarea live inițială - ceva ce conferințele în persoană, cu toate beneficiile sale de rețea, nu pot face.

5. Grupuri de utilizatori HubSpot (HUG-uri)

Meghann Keogh, un manager de marketing HubSpot responsabil cu grupurile de utilizatori și evenimentele HubSpot, s-a confruntat cu circumstanțe în care a considerat că este necesar să anuleze evenimentele în persoană și să creeze, în schimb, evenimente virtuale. Keogh mi-a spus că a găzduit evenimente virtuale HUG pentru San Francisco, NYC, Berlin, Londra, Helsinki, Paris, Bogota și Mexico City.

În plus, ea a creat conversații virtuale la șemineu, inclusiv una viitoare cu CEO și co-fondator Brian Halligan și Christian Kinnear, VP vânzări și director general EMEA.

Când a fost întrebat cum să desfășoare un eveniment virtual de succes, Keogh mi-a spus: „Fie că sunt în persoană sau virtual, oamenii sunt dornici să se conecteze. Feedback-ul pe care l-am primit până acum a fost extrem de pozitiv. Nu doar orașele se conectează, ci țările.”

„Ce a făcut ca evenimentele noastre virtuale să fie un succes până acum? Vorbitorii noștri extraordinari care inspiră, educă și inovează comunitățile noastre HUG.”

Keogh adaugă: „Ne angajăm să aducem conținut relevant pentru HUG-urile noastre, fie că este în persoană sau virtual. Vrem să ne asigurăm că comunitățile noastre au în continuare șansa de a se angaja una cu cealaltă și suntem devotați să facem acest lucru să se întâmple.”