Cum se scrie o notă [Șablon și exemple]

O notă (cunoscută și ca memorandum sau „memento”) este utilizată pentru comunicările interne cu privire la proceduri sau afaceri oficiale în cadrul unei organizații.

Spre deosebire de un e-mail, o notă este un mesaj pe care îl trimiteți unui grup mare de angajați, cum ar fi întregul departament sau tuturor celor din companie. Poate fi necesar să scrieți o notă pentru a informa personalul despre evenimentele viitoare sau pentru a transmite modificări interne.

Dacă trebuie să vă informați angajații cu privire la afacerile interne oficiale, vă vom arăta cum să scrieți o notă pentru a vă comunica mai bine mesajul. Dar înainte de a-l descompune, să vorbim despre numeroasele scopuri ale memoriilor.

Memorandumurile sunt partajate pentru a informa cititorii despre informații noi și au aplicații pentru diferite comunități și afaceri.

Comunitățile pot folosi memorii pentru a le spune oamenilor din cadrul acesteia despre regulile de siguranță publică, pentru a promova diverse evenimente, pentru a crește gradul de conștientizare cu privire la subiectele care le afectează viața.

Companiile pot folosi memorii pentru a transmite informații care implică o politică recent actualizată, modificări ale procedurii sau pot convinge angajații să ia o acțiune, cum ar fi participarea la o întâlnire, o convenție sau la o sărbătoare viitoare pentru reperele organizaționale.

În continuare, vă vom ghida prin scrierea unei note proprii.

Puteți întocmi o notă în câțiva pași scurti. Toate notele ar trebui să includă următoarele:

1. Scrieți un titlu.

Indiferent ce fel de notă scrieți, va trebui să includeți un titlu. Această secțiune ar trebui să includă cui este notul (fie o persoană sau un departament), data, de la cine este notul și un subiect.

Subiectul dvs. ar trebui să fie scurt, să atragă atenția și să ofere cititorilor o idee generală despre ce este vorba în nota.

2. Scrieți o introducere.

Introducerea dvs. ar trebui să rezumă scopul notei dvs. în două sau trei propoziții. Ar trebui să evidențieze problema sau problema și soluția cu care ați decis să mergeți mai departe.

3. Oferiți fundal cu privire la problemă.

În această secțiune, explicați raționamentul din spatele notei. De exemplu, ar putea fi modificări ale bugetului, o restructurare a companiei sau o nouă lansare a procedurilor. Această explicație ar trebui să ofere o justificare pentru modificările implementate.

4. Subliniați elementele de acțiune și cronologia (Opțional).

În funcție de scopul notei dvs., este posibil să aveți acțiuni pe care angajații să le completeze sau să furnizați o cronologie a când vor avea loc modificările. De exemplu, ar putea fi nevoiți să finalizeze o sarcină sau să furnizeze informații până la un anumit termen limită. Această secțiune ar trebui să includă următoarele:

• Când angajații se pot aștepta ca schimbările să intre în vigoare
• Ce schimbări au fost deja făcute și la ce să ne așteptăm în viitor
• Termenele pe care trebuie să le respecte

Dacă nu este necesară nicio acțiune în numele angajatului, puteți lăsa această secțiune afară.

5. Includeți o declarație de încheiere.

Declarația finală va include orice informații pe care doriți să le consolidați. Există persoane de contact specifice la care cititorii ar trebui să contacteze pentru întrebări? Dacă da, includeți-le aici.

6. Revizuiți și corectați înainte de a trimite.

Acest pas poate părea o problemă, dar este important să revizuiți documentul înainte de a-l trimite. Memo-urile sunt menite să informeze cititorii cu privire la modificările viitoare și să transmită informații importante. Nu doriți să riscați să provocați confuzie cu o greșeală de scriere sau o declarație greșită.

Pentru a începe să vă creați propriile note de afaceri, iată un șablon de notă de afaceri ușor de urmărit, cu exemple despre cum să le utilizați pentru a răspunde diferitelor nevoi, ca îndrumare.

Șablon de note de afaceri

MEMORANDUM

LA:

DIN:

DATA:

SUBIECT:

Vă scriu pentru a vă informa că [motivul pentru care scrieți nota].

Pe măsură ce compania noastră continuă să se dezvolte... [dovezi sau motive pentru a vă susține paragraful de deschidere].

Vă rog să-mi spuneți dacă aveți întrebări. Între timp, aș aprecia cooperarea dvs. în timp ce [informațiile oficiale de afaceri] au loc.

Format de șablon de note de afaceri

Formatul șablonului de nota de afaceri este conceput pentru a vă comunica eficient mesajul. O notă ar trebui să disemineze informațiile necesare într-un mod ușor de digerat pentru un număr mare de angajați.

Un subiect precis îi va avertiza că acest memoriu este relevant în mod specific pentru ei. Și începerea cu un rezumat permite destinatarilor să înțeleagă mesajul general înainte de a se scufunda mai adânc în detalii. Informațiile de fundal oferă context mesajului, iar prezentarea generală și cronologia ar trebui să răspundă la întrebările care pot apărea.

Antet:

În antetul dvs., veți dori să etichetați în mod clar conținutul dvs. „Memorandum”, astfel încât cititorii să știe exact ce primesc. După cum sa menționat anterior, veți dori să includeți „LA”, „FROM”, „DATA” și „SUBJECT”. Aceste informații sunt relevante pentru furnizarea de conținut, cum ar fi cui vă adresați și de ce.

Paragraful unu:

În primul paragraf, veți dori să precizați rapid și clar scopul notei dvs. Puteți începe propoziția cu expresia „Vă scriu pentru a vă informa…” sau „Vă scriu pentru a solicita…”. O notă este menită să fie scurtă, clară și la obiect. Veți dori să vă furnizați cele mai critice informații din timp și apoi să utilizați paragrafele ulterioare ca oportunități de a explora mai multe detalii.

Paragraful doi:

În al doilea paragraf, veți dori să furnizați context sau dovezi justificative. De exemplu, să presupunem că nota dvs. informează compania despre o reorganizare internă. Dacă acesta este cazul, paragraful doi ar trebui să spună ceva de genul: „Pe măsură ce compania noastră continuă să crească, am decis că are mai mult sens să separăm echipa noastră de producție video de echipa noastră de conținut. În acest fel, acele echipe se pot concentra mai mult pe obiectivele lor individuale.”

Paragraful trei:

În al treilea paragraf, veți dori să includeți cererea dvs. specifică a fiecărui angajat - dacă plănuiți o ieșire în echipă, acesta este spațiul pe care îl veți include, „Vă rugăm să răspundeți cu restricții alimentare” sau „Vă rugăm să-mi trimiteți un e-mail cu întrebări."

Dimpotrivă, dacă informați personalul cu privire la construcția viitoare a clădirii, ați putea spune: „Aș aprecia cooperarea dumneavoastră în acest timp”. Chiar dacă nu există nicio acțiune specifică pe care o așteptați de la angajați, este util să includeți cum sperați că vor gestiona știrile și dacă vă așteptați să facă ceva ca răspuns la memoriu.

Șablon de notă descărcabil

Doriți să vedeți formatul de nota de mai sus în forma sa finală? Descărcați șabloanele gratuite de note de afaceri HubSpot, prezentate mai jos. Documentul vă oferă un cadru care îți sortează memoriul în subteme pentru a ajuta angajații să digere mai bine informațiile și să înțeleagă ce se așteaptă de la ei după ce îl citesc.

Descărcați acest șablon

Exemple de memorii

Diferitele industrii sau situații vor necesita memorii ușor diferite. Unele vor trebui să fie mai lungi sau mai scurte, altele pot să nu aibă o cronologie, iar unele vor avea informații detaliate de fond. Formatul notei dvs. ar trebui să se schimbe pentru a se potrivi cu mesajul pe care doriți să îl primească angajații dvs.

Lansați Delay Memo

Obiectivul acestei note este de a anunța că lansarea unui produs va fi amânată. Introducerea include noua dată, așa că nu este necesară o cronologie sau o prezentare generală lungă. Acest format al acestei note ar putea fi aplicat altor situații în care are loc o schimbare simplă, dar importantă.

Ce ne place : nota de lansare oferă cititorilor informații despre întârzierile lansării produselor, ceea ce poate atenua o anumită frustrare pe care clienții sau angajații ar putea să o simtă altfel dacă nu ar fi informați.

Alte modificări de date, promoții, repere sau anunțuri despre produse pot utiliza, de asemenea, acest format.

Memo de actualizare a clădirii

Există aspecte logistice ale unei afaceri care îi preocupă pe angajații tăi, dar nu implică neapărat munca lor. Acest memoriu descrie un exemplu de remodelare a bucătăriei la birou. Este puțin inconvenient, dar nu de mare amploare.

Ce ne place : această notă demonstrează înțelegerea unei companii cu privire la impactul pe care renovările îl pot avea asupra angajaților și arată respect și considerație față de nevoile acestora.

Acest format de notă ar putea fi aplicat altor actualizări ale clădirii, zilelor de lucru de acasă sau altor anunțuri larg răspândite, dar minore.

Notă comunității

Sărbătorile, evenimentele, zilele tematice sau alte lucruri distractive pentru angajații dvs. pot fi comunicate și prin memorii. Notele comunității ca acest exemplu sunt în general mai scurte, deoarece nu necesită multe informații de fundal sau multe detalii.

Ce ne place : această notă are indicații clare despre unde să găsim evenimentul care are loc, ceva care ar fi fost mai puțin eficient dacă ar fi inclus doar numărul etajului.

Notele de această natură ar trebui să includă cel puțin un rezumat, data și locația.

Memo de persuasiune

Notele de persuasiune sunt folosite pentru a încuraja cititorii să ia măsuri cu privire la un eveniment sau o propunere, cum ar fi votul sau petiția.

Ce ne place : Această notă de persuasiune prioritizează oferirea cititorului de informații pentru a învăța singur și pentru a lua o decizie pe baza constatărilor lor.

Componentele principale ale memoriului de persuasiune ar trebui să includă o privire de ansamblu asupra sarcinii în cauză, context pentru a afla mai multe despre aceasta și un apel la acțiune care subliniază impactul pe care cititorul îl poate avea.

Scrie-ți notele la obiect

Principala diferență dintre o notă și doar un e-mail nu este nivelul de complexitate, ci dimensiunea audienței. O notă poate fi simplă sau complicată, atâta timp cât vă comunică eficient mesajul și este relevantă pentru grupul de angajați care primește. Și mesajul în sine ar trebui să fie clar și concis, indiferent de formatul de memo pe care îl utilizați.

Nota editorului: această postare a fost publicată inițial în octombrie 2018 și a fost actualizată pentru a fi completă.