Cum să scrii e-mailuri grozave în 16 pași rapidi

Vrei să fii un antreprenor mai sigur de sine și de succes? Nu mai trimite e-mailuri mediocre.

Expresia „primele impresii sunt importante” este mai adevărată ca niciodată în lumea e-mailurilor.

Dacă vedeți pereți de text gros sau termeni greșiți, probabil că veți sări sau să vă pierdeți concentrarea, indiferent dacă e-mailul a fost trimis de un director de nivel C, un membru al familiei sau un agent de marketing care vinde povești.

Eticheta proastă prin e-mail poate distruge relațiile cu clienții, colegii și partenerii.

După ce nu am comunicat din cauza propriilor mele e-mailuri defecte și apoi am ghidat alți autori și clienți prin această problemă frecventă, am permis următoarelor principii să genereze e-mailuri clare și atente.

Următoarele sunt 16 sugestii despre cum să nu mai trimiteți e-mailuri plictisitoare. Fi unic.

1. În primul rând, nu utilizați o adresă de e-mail ciudată.

Folosește nume adevărate în loc de nume prostești, care par profesionale.

Pentru e-mailurile personale, următoarele formule sunt întotdeauna valabile: prenume și inițiala numelui de familie sau nume complete, cum ar fi [email protected] sau [email protected]

Utilizați nume mai generice pentru alte e-mailuri utilizate de o echipă, cum ar fi accesul la site-ul web al unui client sau datele de performanță, cum ar fi [email protected], [email protected] și așa mai departe.

2. Linii tematice utile

Nu fi evaziv. Cele două aspecte principale ale unui subiect sunt despre ce este vorba în e-mail și ce acțiune este necesară. Acest lucru simplifică lucrurile și elimină orice neînțelegere.

Această formulă ajută, de asemenea, la descoperirea de e-mailuri în timpul căutării.

De asemenea, puteți afecta deschiderile liniei de subiect utilizând paranteze și paranteze la începutul liniei de subiect. Folosiți-le pentru a seta tonul și majuscule acea secțiune a e-mailului, lăsând în același timp restul scrierea cu majuscule a propoziției. Ca exemplu de membru al echipei, luați în considerare următoarele:

[Editări necesare] Sunt necesare revizuiri finale pentru articolul de scriere fantomă de la XXX.

Iată un exemplu pentru un client:

[Acțiune necesară] Este necesară aprobarea pentru scrierea fantomă a unui articol despre eticheta prin e-mail.

3. Când răspundeți, schimbați linia subiectului.

Când răspundeți la un e-mail, asigurați-vă că editați subiectul pentru claritate.

Iată o metodă rapidă de a realiza acest lucru:

[Reacția lui James] Re: Ați primit raportul SEO actualizat?

4. Un subiect pe thread

Aceasta este o lege de necălcat a clarității. Când răspundeți la un e-mail, discutați numai subiectul principal al discuției.

Acest lucru face lucrurile mai puțin complicate și face mult mai simplă identificarea răspunsurilor atunci când scanați firele de e-mail (de aceea este întotdeauna necesară o linie de subiect clară care indică subiectul și acțiunea relevante).

5. Bună ziua... Salutări: adresarea destinatarilor

În primul rând, adresați-vă întotdeauna persoanei pe nume. Nu începe pur și simplu să vorbești. Asta demonstrează că nu ai timp pentru ei și că nu-ți pasă (deși e-mailurile ar trebui să fie scurte și la obiect).

Utilizarea argoului sau a vocabularului stradal, cum ar fi „Hei”, este interzisă.

Gândiți-vă cum v-ați adresa unui veteran de război venerat sau unei doamne de 100 de ani. Fii sincer, dar direct.

Primii trei sunt după cum urmează:

1. Bună ziua (nume)
2. Bună dimineața (nume)
3. Buna seara (nume)

Când vă luați rămas bun, utilizați aceeași procedură.

Primele trei alegeri sunt:

1. Cel mai bun
2. Multumesc pentru timpul acordat
3. mai departe

6. Personalizează-ți semnătura pentru a te ajuta pe tine și compania ta să te evidențiezi.

Aveți întotdeauna o semnătură personalizată care să includă, cel puțin, următoarele:

• Numele complet
• Titlu
• Numar de telefon
• Logo-ul companiei este conectat la site-ul său.
• Link-uri către rețelele de socializare

În plus, dacă scrieți în mod obișnuit în publicații terțe, ați publicat o carte sau ați fost prezentat pe un canal media proeminent, furnizați următoarele informații în semnătura dvs.: Citiți „titlul” cărții mele cele mai recente; citește cea mai recentă lucrare a mea Antreprenor; si asa mai departe.

7. Formatați cu paragrafe scurte și vizionați videoclipuri amuzante

Ați primit vreodată un e-mail care era doar un paragraf lung? Acest bloc al textului pare dificil și îți vei pierde atenția.

Scurtă-ți paragrafele. Doar una sau două fraze.

De asemenea, păstrați-vă frazele scurte și la obiect. Acest lucru permite ca mesajul dvs. să fie transmis cititorilor rapid și clar.

De asemenea, evitați să utilizați semne de exclamare sau emoticoane.

8. Nu compune niciodată o piesă emoționantă.

Nu scrie e-mailuri atunci când emoțiile tale sunt mari, mai ales dacă sunt urâte sau tensionate. Luați o secundă să respirați dacă ceva este critic, cum ar fi un e-mail urgent de la un client despre un termen limită lipsă. Fă o plimbare rapidă. Scoate o carte. Fă orice, decât să-ți faci griji să răspunzi pentru un timp.

Apoi, când sunteți împrospătat, reacționați sau dacă aveți de-a face cu cineva care cere răspunsuri extrem de urgente, spuneți că veți reveni la el cât mai curând posibil. Atunci acordă-ți o odihnă mentală.

Aceasta este, de asemenea, strălucirea unui desenator. Creați-le pentru cele mai importante e-mailuri, apoi dormiți pe ele. A doua zi, cel mai probabil îți vei schimba mintea cu privire la ceea ce vrei să spui, iar mesajul tău va fi mai bun și mai captivant.

9. Răspunde cât mai curând posibil

Timpul de răspuns variază în funcție de nivelul de urgență.

Dacă știți că veți avea nevoie de timp suplimentar pentru a răspunde, scrieți un răspuns rapid în intervalul respectiv de 24 de ore, explicând de ce, împreună cu o dată exactă, ar trebui să anticipeze răspunsul de returnare:

Pam aici.
Sper ca totul este bine. Lasă-mă să investighez mai departe și să revin la tine până vineri.

10. Nu trimite și nu răspunde la e-mailuri în weekend sau în afara orelor de program.

Cu excepția cazului în care este o cerință a angajării dvs. Iată câteva exemple:

Acest lucru demonstrează clienților potențiali că sunteți disperat.

Acest lucru demonstrează clienților sau echipei dumneavoastră că sunteți îngrijorat, ceea ce demonstrează un management slab al timpului.

Acest lucru demonstrează dependenta de muncă, care merge bine cu o lipsă de atenție.

De asemenea, vei educa oamenii să creadă că ești în mod constant „activ” și vor începe să anticipeze răspunsurile de la tine chiar și atunci când nu ești. Și, dacă este cu adevărat o urgență, cum ar fi ca site-ul web al unui client să fie oprit sau ceva oribil i se întâmplă unui client/membru al echipei, SMS sau telefon.

11. Înțelegeți-vă fusurile orare.

Înțelegeți fusurile orare ale persoanelor cărora le trimiteți e-mail. Din nou, acest lucru demonstrează că ai petrecut timp suplimentar pentru a învăța ceva, ceea ce demonstrează că îți pasă.

Luați în considerare să primiți un e-mail de la un client din Israel, când își încep ziua și sunteți pe cale să vă culcați, care spune „Bună dimineața”. Acest lucru, încă o dată, demonstrează lipsa lor de concentrare.

12. Furnizați adresa de e-mail a destinatarului.

De câte ori ați apăsat din greșeală butonul de trimitere? Unele sisteme, cum ar fi Google Gmail, includ o zonă tampon pentru transmitere, dar nu toate. Când retrageți un e-mail neterminat sau needitat, acest lucru vă poate împiedica să arătați pretențios.

13. Fii cu ochii pe răspunsurile tale.

E-mailul este disponibil pe scară largă. Verificați întotdeauna informațiile despre destinatar înainte de a face clic pe butonul de trimitere. Puteți vorbi diferit unei persoane decât alteia, iar mesajele ar putea deveni confuze (sau aveți probleme dacă există negativitate).

De asemenea, rețineți că alții pot reacționa cu un răspuns numai pentru dvs. Rețineți acest lucru înainte de a trimite același e-mail către mai multe persoane.

14. Nu folosi cuvântul „îmi pare rău”.

„Îmi pare rău pentru întârziere” este cel mai rău. Acest lucru transmite mesajul că ești dezorganizat. În schimb, spuneți „vă rugăm să scuzați întârzierea”. Nu este nevoie să intri în detalii.

O altă abordare rațională este să evitați utilizarea cuvântului „îmi pare rău”. Termenul demonstrează slăbiciune. Nu vrei să ieși la fel de slab. Vreodată.

15. Interacționează cu cititorul

Reduceți utilizarea „eu” și vorbiți direct cu receptorul. Acest lucru este valabil mai ales pentru clienți.

Adresați-vă întotdeauna destinatarului direct și omiteți cât mai multe „I” posibil.

16. Negativele ar trebui transformate în pozitive

Cuvintele au sens atât la nivel conștient, cât și la nivel subconștient. Evitați expresii precum „Nu pot”, „Îmi doresc ferm că ar putea” și „Dacă aș putea.”

Acestea sunt mai multe niveluri de comentarii negative care ar putea afecta mesajul general pozitiv. Acest tip de interacțiuni, fără a pătrunde în neurobiologie, stabilesc o programare proastă atât pentru tine, cât și pentru clientul tău. Și cu cât aceste acțiuni se repetă mai mult, cu atât mai mult vor deveni un obicei.

Folosește elementele pozitive. Înlocuiți conservele cu can't pentru a crea un dialog mai pozitiv. În loc să spuneți: „Compania mea speră să poată crea rezultate mai oportune”, spuneți „Compania mea vrea să poată produce rezultate mai oportune”. „Pe măsură ce ne concentrăm pe nevoile dvs., compania mea oferă lucrări mai la timp...”

E-mail-urile sunt mijloace de contact de tip „face-or-break”, mai ales acum că munca de la distanță a transformat aspectul de comunicare pentru multe companii.

Aceste idei rapide vă pot ajuta să vă remarcați din mulțime prin simplificarea și clarificarea mesajelor. Te vor face un scriitor de e-mail mai bun, ceea ce te va ajuta să devii un antreprenor mai bun.