Cum se scrie documentația procesului

Indiferent dacă finalizați sarcini recurente sau creați un nou program, documentația procesului vă poate ajuta să vă oficializați eforturile de afaceri. De fapt, crearea documentației ajută la îmbunătățirea coordonării, structurii și coerenței în organizația dvs.

Această postare adună cele mai bune practici pentru documentarea procesului. Aici vei învăța:

Documentația procesului ar putea fi un tutorial pas cu pas despre un nou instrument software sau un document de înscriere pentru noii angajați. Această practică vă permite să fiți proactiv în proiectarea sistemelor și proceselor interne care economisesc timp, capital și energie valoroasă.

De ce este importantă documentarea procesului

Dacă vă lipsesc structura și detaliile pentru procesele organizaționale de bază, afacerea dvs. este mai expusă riscului de ineficiență. Documentația procesului oferă un nivel suplimentar de protecție pentru organizația dvs.

Lipsa documentației poate duce la următoarele provocări organizaționale.

Lipsa reținerii informațiilor

Dacă o singură persoană are cunoștințe extinse despre un proces, organizația riscă să piardă aceste cunoștințe dacă pleacă. Documentația procesului ajută la conturarea informațiilor pe care această persoană le deține și vă permite să le stocați într-un mod pe care alții să le poată accesa.

Redundanțe

Fără o foaie de parcurs, există o șansă mai mare ca timpul să fie pierdut cu sarcini inutile sau repetitive. Documentația procesului vă poate ajuta să schițați și să vizualizați aceste redundanțe, astfel încât să puteți crea o soluție mai bună.

Gâtul de sticlă

Blocarea se poate întâmpla în orice etapă a procesului. Este important să aflăm de unde vin blocajele și de ce. Identificarea acestor întârzieri și obstacole va fi utilă atunci când se creează mai multă eficiență.

Pierderea veniturilor

Mai puțină productivitate înseamnă că se epuizează mai mult timp și energie pentru execuția proceselor din organizația dumneavoastră. Membrii echipei au apoi mai puțină disponibilitate pentru a prelua proiecte noi. Această dezorganizare poate duce la pierderi de venituri sau chiar la o cifră de afaceri la afacerea dvs.

Beneficiile documentării procesului

Documentația procesului este esențială pentru funcționarea generală și fluxul sistemelor din cadrul organizației dumneavoastră. Urmează și alte beneficii comune ale documentării procesului.

Creează rezistență împotriva schimbării.

Documentația procesului permite organizației dumneavoastră să mențină un ritm și un impuls constant, în ciuda pieselor în mișcare. Prin distrugerea totul (cât mai granular posibil), componentele individuale ale procesului pot fi mutate sau înlocuite cu o ușurință considerabilă.

Acest lucru poate fi util în special atunci când există schimbări de restructurare sau personal la organizația dvs. Când o persoană părăsește echipa ta, cunoștințele sale pot trăi. Dacă se alătură un nou coechipier, documentația îi va ajuta să accelereze rapid.

Veți identifica procesele și pașii care nu pot fi eliminate.

Când vă scufundați în procesele dumneavoastră organizaționale, veți determina dacă un proces aduce o valoare justificată organizației dumneavoastră. Veți putea identifica care pași din cadrul proceselor dvs. sunt necesari și eficienți.

Există pași care pot fi modificați sau eliminați fără a sacrifica eficacitatea? Această practică va crea claritate pentru echipa ta.

Adună și organizează cunoștințele.

Un document de proces conține cunoștințe colective cu privire la o anumită abordare a unui subiect. Făcând aceste documente ușor accesibile membrilor echipei, permiteți creșterea și fluxul de informații în întreaga organizație.

Permite autoevaluarea și ține cont de variabile.

Documentația procesului permite membrilor echipei să reflecteze asupra contribuțiilor lor individuale. Ei pot vedea exact impactul lor asupra rezultatului unui anumit proces.

Crearea documentației este, de asemenea, utilă pentru a identifica unde să facă ajustări pentru a rafina procesul pentru rezultate mai bune.

Acesta asigură conformitatea.

Echipa dvs. ar trebui să includă documente relevante de proces în procesul de integrare și formare. Vă puteți asigura apoi că membrii echipei, noi și vechi deopotrivă, au toate informațiile de care au nevoie pentru a îndeplini o sarcină.

Prin specificarea parametrilor, vă puteți asigura că siguranța, conformitatea legală sau de altă natură este atinsă.

Minimizează greșelile.

Greșelile sunt o parte naturală a vieții. Cu toate acestea, veți dori să evitați pașii greșiți în afacerea dvs. ori de câte ori este posibil. Instrucțiunile pas cu pas pentru a finaliza o sarcină vă pot ajuta să minimizați aceste greșeli.

Crearea documentației de proces

Acum că ați văzut cât de esențială este documentația procesului pentru organizația dvs., haideți să explorăm cum o puteți implementa în propriile afaceri.

1. Identifică-ți scopul.

Înainte de a începe să scrieți, organizați o sesiune de brainstorming. În acest timp, ar trebui să stabiliți ce ar trebui să realizeze documentul final. Creați un ghid de instruire? Stabiliți un proces pentru conducerea superioară?

Veți dori să stabiliți un nume clar pentru procesul pe care îl documentați și un obiectiv clar pentru ceea ce încercați să realizați.

2. Determină-ți publicul.

Apoi, identificați-vă publicul și de ce trebuie să le explicați acest proces. De exemplu, aceasta este pentru echipa de vânzări sau pentru noii angajați? Publicul va determina informațiile pe care le includeți.

3. Identificați formatul.

Veți dori să decideți ce este esențial să includeți în documentația dvs. Și asta depășește textul. Veți avea nevoie de imagini? Poate că documentul dvs. ar beneficia de grafice, tabele sau diagramă. Poate că un PDF sau o pagină web nu este cel mai bun format. Unele procese sunt explicate cel mai bine prin video.

Aici, veți determina ce format sau imaginea comunică cel mai bine informațiile necesare.

4. Definiți domeniul de aplicare.

Domeniul de aplicare va stabili ce este și ce nu este inclus în documentația dvs. Acest lucru vă poate ajuta să vă concentrați îndeaproape asupra sarcinii specifice care este documentată. Lucrul într-un domeniu definit va ajuta echipa să evite supraîncărcarea de informații.

5. Identificați instrumentele și resursele necesare.

Apoi, determinați de ce aveți nevoie pentru a finaliza sarcina. Aceasta include software-ul relevant, instrumentele și capitalul necesar pentru fiecare pas al procesului. Aceste resurse sunt uneori denumite intrări.

6. Determinați succesiunea.

Când este posibil, descrieți pașii secvențiali necesari pentru a repeta un proces. Acest lucru joacă un rol important în creșterea eficienței și determinarea succesului general al oricărei sarcini.

Cu toate acestea, nu fiecare sarcină are o ordine secvenţială clară. Uneori, va trebui să evaluați diferite scenarii și rezultate potențiale pentru a determina ordinea operațiunilor pentru procesul dumneavoastră. În acest caz, creați secvențe diferite pentru fiecare scenariu.

7. Determinați părțile responsabile.

Următorul pas este să ne gândim la rolul fiecărei părți interesate. Această porțiune a documentului dvs. ar trebui să fie cât mai detaliată posibil. Includeți așteptările cronologice pentru fiecare persoană și modul în care aceste termene limită vă susțin obiectivele generale ale cronologiei.

8. Identificați limite.

Documentul dvs. ar trebui să stabilească toate limitele care vă modelează procesul. Aceasta include termenele procesului, termenele scadente, limitările bugetare, marcatorii cheie de performanță etc.

Dacă vă gândiți să vă schimbați procesul, stabilirea unor limite ferme vă va ajuta să înțelegeți orice limitări. Veți putea identifica ce puteți schimba și ce trebuie să rămână constant.

În documentul privind procesul de recrutare de mai jos, limitele legate de resursele umane sunt clar definite. Documentul stabilește, de asemenea, unde se oprește implicarea HR.

Sursa imaginii

9. Explicați excepțiile și neprevăzutele.

Fiți atenți la excepțiile care pot apărea și luați în considerare acestea în documentația procesului. Același lucru este valabil și pentru situații neprevăzute. Ar trebui să subliniați când membrii echipei ar trebui să se abată de la secvența desemnată de pași.

10. Revizuire și testare.

După ce ați luat în considerare toți acești factori și ați documentat procesul, vă veți revizui munca. Editează-ți documentul. Apoi, testați-vă instrucțiunile completând sarcina așa cum este subliniat. Dacă totul merge bine, ar trebui să obțineți rezultatele dorite ale sarcinii dvs.

Rețineți: dacă procesul dvs. implică mai multe părți interesate, acesta poate ajunge să fie un proiect care implică mai multe straturi de feedback. Fiecare perspectivă vă oferă o oportunitate mai mare de a optimiza îmbunătățirile proceselor dumneavoastră.

Sfaturi pentru documentarea procesului

Înainte ca echipa dvs. să înceapă să scrie, iată câteva indicații care vă pot ajuta să profitați la maximum de efortul dvs.

1. Păstrați-l pe scurt.

Aveți posibilitatea de a alege să fiți la fel de pronunțat sau la fel de scurt pe cât doriți. Vă recomandăm să fiți cât mai concis posibil. Spune suficient pentru a transmite ideea, fără a fi repetitiv sau a folosi cuvinte de completare.

2. Includeți imagini (unde este cazul).

Elementele vizuale vă pot face documentul mai captivant. De exemplu, imaginile sau infograficele pot sparge bucăți mari de text. Acest lucru vă poate face documentul mai ușor de citit.

În alte cazuri, graficele sau tabelele pot fi cea mai utilă modalitate de a afișa informații. Pentru subiecte complexe sau procese vizuale, un videoclip poate funcționa cel mai bine.

Sfat profesionist: dacă arătați cum un pas duce la următorul, luați în considerare o diagramă de flux.

Sursa imaginii

3. Oferă-i echipei tale putere de editare.

Oferiți părților interesate posibilitatea de a edita documentația procesului. Această simplă modificare a setărilor de permisiuni ale documentului poate economisi mult timp și între echipe. Pe măsură ce procesele se schimbă în timp, veți avea mai mulți membri ai organizației dvs. care vă pot menține conținutul la zi.

4. Rămâi flexibil.

Rețineți: nu există o singură modalitate corectă de a documenta procesele. Singura modalitate de a procesa documentația greșită este să o omiteți complet.

Modul în care creați documentația se poate schimba în timp. De fapt, documentul în sine va trece probabil prin mai multe iterații. Păstrați o mentalitate flexibilă pentru cele mai bune rezultate.

Noțiuni introductive cu documentația

Acum, că ați explorat cele mai bune practici pentru documentarea procesului, puteți începe să scrieți.

Amintiți-vă: documentarea pașilor către procesele cele mai frecvent urmate vă scutește echipa de a fi nevoită să reinventeze constant roata. Echipa ta va avea în schimb o bază fermă. În schimb, ei pot inova roata dacă este necesar.