5 Beneficii ale implementării unei baze de cunoștințe interne

Din ce în ce mai multe organizații implementează o bază internă de cunoștințe din multe motive diferite. Pe măsură ce vă dezvoltați afacerea, aveți nevoie și de un loc în care angajații să se poată conecta și să obțină informații neprețuite care îi pot ajuta să ia decizii informate.

Prin implementarea unei baze de cunoștințe interne, puteți culege multe dintre beneficiile care vin cu această colecție organizată de informații și cunoștințe din cadrul organizației dvs. Deci, ce se întâmplă exact când puneți aceste informații la dispoziție tuturor celor care au nevoie de ele?

Să aruncăm o privire mai atentă și veți vedea de ce organizația dvs. are nevoie de o bază internă de cunoștințe. Într-un cuvânt, vă va face operațiunile mult mai eficiente și angajații dvs. mult mai productivi.

Îmbunătățirea productivității în toate departamentele

Importanța productivității nu trebuie explicată deloc, dar este foarte îngrijorător să vedem cât de mult a scăzut productivitatea în ultimii ani. Angajatul mediu este productiv doar 2 ore și 53 de minute pe zi din cauza diverșilor factori, iar acest lucru trebuie să se schimbe.

Unul dintre motivele pentru care productivitatea este atât de scăzută este că angajații își petrec mult timp căutând informații. Acest lucru este valabil mai ales pentru organizațiile mai mari cu mulți angajați și pentru cele care nu au un sistem adecvat pentru stocarea și găsirea informațiilor.

Dacă ați trebuit vreodată să căutați prin cutii aglomerate, să parcurgeți mesajele vechi Slack sau să găsiți un coleg care ar putea avea informațiile pe care le căutați, știți cât timp poate pierde. Cu toate acestea, dacă implementați o bază de cunoștințe internă în care stocați toate datele esențiale, acestea vor fi trecute.

Creșterea implicării angajaților

Diferența dintre un angajat angajat și cel neangajat este uluitoare. Implicarea angajaților îmbunătățește moralul, crește profitabilitatea și duce la o scădere a absenteismului cu 41%. Una dintre cele mai ușoare modalități de a vă asigura un angajament sporit este să oferiți tuturor angajaților dvs. acces la baza dvs. de cunoștințe.

Dacă puneți la dispoziție toate cunoștințele și informațiile din organizație prin intermediul instrumentelor de bază de cunoștințe, veți arăta că afacerea dvs. prețuiește transparența mai presus de orice. Acest lucru va stimula, la rândul său, încrederea, deoarece toți angajații tăi vor simți că sunt ținuți la curent.

Lucrătorii care au încredere în compania pentru care lucrează sunt mai dispuși să-și împărtășească cunoștințele, ceea ce o pot face convenabil prin baza ta de cunoștințe. Și, deoarece bazele moderne au funcții de colaborare uimitoare, lucrătorii tăi vor putea interacționa mai mult decât oricând.

Datorită funcțiilor care le permit să comenteze postări sau documente, ca ei, să eticheteze alți colegi, să pună întrebări, să urmărească subiecte și multe altele, colaborarea și implicarea vor crește, fără îndoială. Indiferent dacă lucrătorii tăi stau unul lângă altul sau lucrează din diferite părți ale lumii, ei vor fi mereu conectați și vor simți că vocea lor este apreciată în cadrul companiei.

Păstrarea cunoștințelor angajaților din trecut

Nimeni nu lucrează pentru totdeauna într-o organizație și există diverse motive pentru care angajații părăsesc o companie, unii temporar, iar alții definitiv. Indiferent dacă cineva își schimbă locul de muncă, se pensionează sau pleacă în vacanță, ei iau cu ei și o mulțime de cunoștințe și informații valoroase.

Fiecare muncitor este o parte importantă a afacerii tale, iar dacă pierzi expertiza cuiva doar pentru că nu mai este în compania ta, acest lucru poate duce la dezastru și poate crea probleme. Din fericire, toate acestea pot fi evitate dacă știți să gestionați fără efort transferul de cunoștințe.

Încurajați-i pe toți cei angajați în cadrul companiei dvs. să documenteze fiecare proiect pe care îl finalizează, întrebările pe care le pun, conținutul pe care îl scriu, protocoalele pe care le dezvoltă și așa mai departe. În acest fel, va fi mult mai simplu să transferați orice sarcină și informații de la o persoană la alta.

În plus, dacă angajați experți în domeniu, trebuie să utilizați o platformă care permite utilizatorilor să partajeze conținut în diferite formate. Dacă permiteți postări de imagini, audio, video și text în baza dvs. de cunoștințe, permiteți experților să partajeze informații în modul cel mai convenabil pentru ei.

Împuternicirea lucrătorilor de la distanță

Zilele de 9 până la 5 ore de birou sunt înlocuite încet cu o formă diferită de lucru, adică lucrul la distanță. Nu trebuie să împărțiți un birou cu cineva pentru a colabora cu el, mai ales că tot mai mulți oameni trec la lucrul de acasă.

Numărul lucrătorilor la distanță continuă să crească în fiecare an, iar acest număr a devenit și mai mare de la începutul pandemiei de COVID-19. Există o mare posibilitate să aveți și un număr de angajați la distanță în compania dvs., dar asta nu înseamnă că colaborarea trebuie să aibă de suferit.

Atâta timp cât aveți o bază de cunoștințe internă bazată pe cloud și compatibilă cu dispozitivele mobile, orice angajat va putea să o acceseze, indiferent de locul în care se află.

Și dacă adoptați un model de lucru flexibil și le permiteți angajaților să fie la locul de muncă atunci când doresc, aceștia pot accesa informațiile de care au nevoie oricând au nevoie. Deci, chiar dacă cineva nu este disponibil la un moment dat, expertiza lui va fi întotdeauna.

Dacă cineva din compania ta trebuie să acceseze informații sensibile la timp, iar baza de cunoștințe ușor accesibilă este cea mai mare armă a ta. De exemplu, dacă un reprezentant al serviciului pentru clienți care lucrează de la distanță trebuie să răspundă imediat la întrebarea unui client, poate face asta fără probleme.

Amintiți-vă că reputația unei companii poate depinde în mare măsură de cât de repede poate furniza servicii unui client sau client. Dacă activitatea dvs. necesită ca angajații să vă asiste în timp util, este esențială o bază de cunoștințe în care să poată găsi imediat răspunsuri și informații.

Reducerea nevoii de e-mailuri

Multă vreme, lucrătorii din cadrul unei organizații s-au bazat pe e-mailuri și pe diverse platforme de mesagerie pentru a împărtăși cunoștințele între ei, iar această practică este încă prezentă în multe afaceri. Cu toate acestea, partajarea de conținut ca acesta are o problemă flagrantă și aceasta este controlul versiunilor.

Când partajați un document cu cineva prin e-mail, iar persoana care l-a primit trebuie să-l editeze, aceasta va trebui să trimită din nou versiunea nouă și actualizată. Uneori, mai multe persoane trebuie să lucreze la un document în același timp, ceea ce are ca rezultat multe versiuni diferite ale acelui document.

În plus, pot apărea probleme dacă există mai multe conversații unu-la-unu cu privire la acest document prin e-mail, ceea ce duce, de obicei, la murdărirea informațiilor respective.

Dacă înveți să-ți încurajezi lucrătorii să folosească o bază de cunoștințe și să posteze pe ea de fiecare dată când lucrează la proiecte cu mai multe persoane, te poți asigura că tot conținutul este mereu actualizat. Și veți putea vedea, de asemenea, cine a făcut ce schimbare în timp, ceea ce va crește responsabilitatea.

Gânduri finale

Toate beneficiile pe care le-am discutat aici nu sunt speculații, sunt simple fapte care au fost dovedite de nenumărate ori. Fiecare companie care și-a implementat propria bază de cunoștințe a înregistrat o creștere a productivității angajaților, angajamentului și multe altele.

Dimensiunea și nișa afacerii dvs. sunt irelevante, deoarece acest tip de conservare și partajare a cunoștințelor poate fi benefică pentru orice organizație. Atâta timp cât te asiguri că toți angajații tăi înțeleg că baza de cunoștințe este acolo pentru a le face munca mai ușoară și mai eficientă, nu vei avea probleme în implementarea acesteia.