Cum să creșteți creșterea afacerii cu tehnologia OCR

Bună, băieți, astăzi, în acest articol, vom discuta despre cum să creștem creșterea afacerii cu tehnologia OCR. Așa că continuă să citești.

Dacă sunteți ca majoritatea proprietarilor de afaceri, ideea de creștere a productivității și a profiturilor sporite vă atrage atenția. Există mai multe modalități de a crește productivitatea și profitul, dar unele metode necesită mai mult efort decât altele.

O astfel de metodă este tehnologia OCR – cunoscută și sub numele de recunoaștere optică a caracterelor – care funcționează prin conversia documentelor pe hârtie în documente digitale pentru a fi stocate mai eficient și accesate cu o eficiență mai mare.

Cum să digitizați documentele de afaceri utilizând tehnologia OCR

Când implementați tehnologia OCR, există patru pași pe care ar trebui să îi urmați:

Convertiți fișierele de afaceri în text digital

Puteți găsi software OCR online, de exemplu, OCR .net, dar vine cu o etichetă de preț. Este o idee bună să cereți oferte de la cel puțin trei companii care sunt reputate în afaceri înainte de a vă decide pe care să o utilizați.

Nu toate programele OCR sunt la fel, așa că cel mai bine este să-ți faci cercetări. În al doilea rând, efectuați un test de rulare a software-ului și vedeți cum funcționează cu fișierele dvs.

Dacă nu poate gestiona fișierele dvs. de afaceri, va trebui să găsiți un alt software care să o facă.

Adăugați metadate la acele fișiere

Ar trebui să adăugați metadate la fișierele pe care le creați în timpul procesului de scanare. Metadatele sunt informații care descriu fișierele dvs. și le oferă context.

Aceasta înseamnă adăugarea de informații precum persoana care le-a creat și când au fost create. Cu aceste informații, este mai ușor să găsiți conținut relevant într-o arhivă digitală extinsă sau o copie de rezervă.

Asigurați-vă că metadatele sunt exacte

Este esențial să vă asigurați că metadatele sunt corecte. Vrei ca fișierele tale să fie bine structurate și să fie ușor de găsit, nu? Prin urmare, asigurați-vă că informațiile pe care le adăugați la pasul 2 sunt corecte.

Cereți unuia dintre membrii echipei să vă verifice munca. De asemenea, utilizarea tehnologiei OCR vă poate ajuta să vă structurați documentele și să economisiți timp formatând-le ulterior.

Alegeți cel mai bun mod de a vă partaja fișierele

Puteți decide să vă trimiteți fișierele prin e-mail sau să le stocați pe un dispozitiv de stocare în cloud. Când alegeți să vă stocați fișierele, asigurați-vă că alegeți cea mai bună opțiune pentru compania dvs.

De exemplu, dacă sunteți o companie mică care se ocupă în principal de documente pe hârtie, cel mai bine ar fi să optați pentru un dispozitiv de stocare bazat pe cloud.

Dacă aveți de-a face cu întreprinderi mijlocii și corporații mari, atunci o soluție bazată pe e-mail va fi mai potrivită pentru dvs.

Cum să creșteți creșterea afacerii cu tehnologia OCR

Iată patru moduri prin care poate avea un impact pozitiv asupra companiei dvs.

Reduceți resursele necesare pentru a vă conduce afacerea

Unul dintre cele mai importante dezavantaje ale operațiunii unei afaceri mici este menținerea profitabilității, menținând în același timp costurile scăzute.

Deși reducerea cheltuielilor este esențială, nu puteți risca calitatea produsului sau serviciului dvs. luând comenzi rapide, cum ar fi angajarea de forță de muncă mai ieftină sau externalizarea proiectelor către oameni din afara companiei dvs.

Dar cu tehnologia OCR, nu trebuie să riști calitatea afacerii tale prin scăderea numărului de angajați pe care îi angajezi sau a numărului de resurse pe care le folosești.

Folosirea acestui tip de program poate menține angajații actuali fericiți și crește eficiența fără a cheltui mai mulți bani.

Rezolvați problemele legate de moralul și menținerea angajaților

Multe întreprinderi mici se luptă cu moralul angajaților, ceea ce este o problemă din mai multe motive. În primul rând, ratele ridicate de rotație înseamnă că mai puțini lucrători calificați lucrează mai mult.

În al doilea rând, moralul actualilor tăi angajați va fi afectat de fluctuația constantă. Acest lucru poate duce la un număr crescut de greșeli și la scăderea entuziasmului, ceea ce diminuează angajamentul angajaților.

Nu vrei să-ți microgestionezi angajații pentru a-i menține la sarcină, dar nici nu vrei ca ei să înceteze cu totul să lucreze din frustrare sau plictiseală.

Un program OCR vă poate ajuta să evitați aceste probleme eliberând timp pentru ca angajații să fie mai productivi.

Creșteți eficiența și productivitatea

Dezvoltarea site-ului web și marketingul online sunt vitale pentru creșterea productivității și creșterii afacerii dvs. Una dintre cele mai bune modalități de a crește eficiența, productivitatea și profiturile este utilizarea tehnologiei care ușurează procesele.

Un program precum tehnologia OCR poate face acest lucru într-o varietate de moduri. În primul rând, elimină unele dintre inconvenientele introducerii manuale a datelor.

De exemplu, nu ar trebui să vă faceți griji cu privire la ștergerea sau actualizarea accidentală a informațiilor pentru un cont de client atunci când puteți scana și încărca documentul direct în baza de date.

De asemenea, le permite angajaților tăi să profite de sarcini mai puțin solicitante, cum ar fi luarea de note cu privire la tranzacțiile clienților. Acest lucru îi scutește de o parte din munca consumatoare de timp pe care ar trebui să o facă.

Economisiți bani în timp prin reducerea consumului de hârtie și a deșeurilor

Consumul de hârtie și deșeurile nu sunt doar probleme de care trebuie să vă faceți griji deoarece conduceți o afacere mică, ci sunt probleme cu care fiecare proprietar de afaceri se va confrunta în cele din urmă.

Multe întreprinderi mici resimt deja efectele negative ale utilizării hârtiei. De exemplu, ei pot descoperi că cheltuiesc bani pe agrafe sau cartușe de toner atunci când ar putea folosi banii pentru a cumpăra materiale de pe un site web de descărcare de cărți electronice pentru biroul lor sau pentru a plăti angajații.

De aceea, este logic să implementați tehnologia OCR mai devreme decât mai târziu, chiar dacă nu vedeți că este nevoie de ea astăzi.

Cele mai bune utilizări ale sale sunt în viitor când puteți crea un birou fără hârtie sau puteți folosi timpul eliberat pentru a construi un sistem mai convenabil pentru personalul dvs.

Unele companii au folosit cu succes tehnologia OCR în medii de birou mari, în care este esențial să se mențină niveluri ridicate de productivitate.

Dar, deoarece această metodă este adaptată organizațiilor mari, este posibil să nu fie ideală pentru întreprinderile mai mici. Un program OCR poate fi un instrument excelent pentru a crește productivitatea, în funcție de nevoile dvs. și de tipurile de produse și servicii pe care le oferiți.

Așadar, asigurați-vă că vorbiți astăzi cu un furnizor OCR dacă doriți să aflați mai multe.

Sper că v-a plăcut acest articol despre cum să creșteți creșterea afacerii cu tehnologia OCR. Multumesc pentru lectura!.