Navigarea schimbării: portalurile Consiliului și evoluția guvernării

Tehnologia a devenit de-a lungul timpului un avantaj competitiv pentru corporații. Asta pentru că tehnologia ajută la automatizarea proceselor, ceea ce îmbunătățește eficiența generală a muncii. Companiile din zilele noastre se concentrează foarte mult pe eficientizarea colaborării și comunicării la toate nivelurile, în special în top management.

Când vine vorba de cele mai bune practici de guvernare a consiliului de administrație, software-ul portalului de consilii se numără printre cele mai utilizate soluții pentru comunicarea consiliului de administrație. Este o soluție digitală completă care abordează toate preocupările majore ale consiliilor corporative, cum ar fi colaborarea la distanță, securitatea platformei, gestionarea documentelor consiliului de administrație etc. Pe scurt, acestea reprezintă o parte esențială a evoluției guvernanței corporative.

Iată un ghid detaliat despre software-ul portalului și modul în care acestea joacă un rol cheie într-o guvernare mai bună.

Ce este software-ul de bord?

Un portal de consiliu este un software de ședințe de consiliu virtual bazat pe cloud, securizat și certificat, utilizat la nivel global de consiliile de conducere ale companiei, directorii de companie, directorii de companie și alți oficiali de nivel superior din organizații publice, private și nonprofit.

Termenul „securizat” înseamnă că portalurile consiliului de administrație sunt software complet sigur pentru întâlnirile consiliului de administrație. Cu portalurile de bord, este mult mai ușor să partajați documente sensibile înainte, în timpul și după întâlniri, fără a necesita aplicații suplimentare. Software-ul consiliului nu numai că protejează datele, dar păstrează întâlnirile criptate de la un capăt la altul. Securitatea unui portal de bord este ușor comparabilă cu cea a unui sistem bancar.

În al doilea rând, cuvântul „certificat” înseamnă că software-ul consiliului de administrație nu este doar un alt instrument de întâlnire. Aceste soluții respectă cele mai înalte standarde de management și protecție a datelor stabilite de organismele globale și regionale precum ISO, GDPR, FINRA, HIPAA, FISMA etc. Un software de management conform consiliului permite, de asemenea, companiilor să urmeze cele mai recente standarde de securitate fără probleme.

Software-ul pentru portalul consiliului - o componentă cheie a evoluției guvernării

Software-ul pentru portalul consiliului de administrație acționează ca un hub central pentru conducerea superioară a companiei. Membrii pot să partajeze documente, să organizeze întâlniri, să discute despre chestiuni importante, să înceapă o moțiune, să voteze și chiar să semneze documente electronic. Iată ce mai aduce un portal de bord la masă.

1. Colaborare și comunicare fără probleme

Când vorbim despre managementul tradițional al consiliului de administrație, ne gândim la o mulțime de documente, la o listă nesfârșită de e-mailuri și la o lipsă de claritate în agendele întâlnirilor. Acești factori încetinesc lucrurile și afectează procesul de luare a deciziilor. Cu toate acestea, lucrurile stau diferit cu software-ul de guvernare a consiliului; iată cum.

Colaborare în timp real

Software-ul Board este o platformă digitală bazată pe cloud. Aici, membrii pot partaja și actualiza datele și pot comunica în timp real. Există forumuri de discuții, software pentru întâlniri și instrumente personale de mesagerie. În mod similar, instrumentele de gestionare a documentelor din portalurile de bord permit utilizatorilor să actualizeze fișierele în timp real și să notifice utilizatorii în cauză despre modificările efectuate.

Videoconferință integrată

Pe lângă instrumentele de colaborare de bază, software-ul de bord oferă integrare încorporată cu instrumentele de videoconferință. Aceasta înseamnă că nu trebuie să utilizați un instrument de gestionare a întâlnirilor terță parte, care poate chiar compromite securitatea întâlnirii.

2. O mai mare transparență și responsabilitate

Este greu de asigurat transparența în practicile tradiționale de management al consiliului de administrație. De exemplu, ținerea evidenței accesului și utilizării documentelor în documentația tradițională pe hârtie este dificilă. Acest lucru afectează încrederea dintre membrii consiliului de administrație, investitori și acționari.

Cu software-ul de gestionare a consiliului, puteți urmări fiecare lucru care se întâmplă în sala de consiliu și puteți restricționa accesul neautorizat; iată cum.

Acces controlat la documente

În portalurile de bord, administrația are autoritate deplină asupra protocoalelor de acces la date. Tu, în calitate de administrator, poți decide ce documente ar trebui să fie accesibile tuturor membrilor consiliului. De asemenea, puteți decide dacă pot descărca sau partaja fișiere sensibile sau nu. Când sunt setate permisiunile de acces, este imposibil pentru oricine să acceseze fișierele sau folderele restricționate.

Accesul controlat la documente este benefic și în alte moduri. De exemplu, dacă există o scurgere de date, este ușor să identifici vinovații pe baza nivelurilor lor de acces.

Jurnalele de audit detaliate

Software-ul de bord oferă jurnalele detaliate de activitate sau de audit. Acestea sunt rapoarte detaliate de activitate care dezvăluie toate detaliile necesare despre fiecare activitate efectuată de un utilizator în sala de consiliu. Jurnalele de audit fac imposibil ca orice membru să facă ceva neplăcut și apoi să scape. Când toată lumea știe că activitățile lor sunt monitorizate și înregistrate, șansele de fraudă și escrocherii se reduc semnificativ.

3. Productivitate și eficiență mai bune

Software-ul consiliului de administrație elimină dublarea lucrărilor și simplifică sarcinile obositoare. În acest fel, economisește timp pentru ca membrii consiliului de administrație și organizatorii să-și sporească productivitatea; iată cum.

Gestionarea centralizată a datelor

Corporațiile sau organizațiile își pot stoca datele de bord într-un singur loc folosind software-ul de bord. Când rolurile de acces sunt definite, membrii își pot accesa cu ușurință datele necesare dintr-un singur loc în orice moment. Acest lucru va permite organizatorilor de bord să lucreze la alte sarcini importante, în timp ce utilizatorii de bord nu trebuie să se bazeze pe management de fiecare dată.

Întâlniri simplificate

Cu software-ul de management al consiliului, este mai ușor să simplificați ședințele consiliului. Puteți doar să creați o agendă de întâlnire online, să primiți sugestii, să faceți modificări în timp real, să o semnați de către președinte și să o distribuiți tuturor membrilor în cel mai scurt timp.

În mod similar, participanții la întâlnire pot accesa fișiere, partaja prezentările lor, votează în mod anonim și pot semna documente electronic. Organizatorii de întâlniri pot pregăti note de întâlnire folosind șabloane încorporate și le pot partaja membrilor în cauză. Totul se întâmplă într-un singur loc - portalul consiliului.

Rezumând

Software-ul pentru portalul consiliului de administrație a revoluționat pur și simplu guvernanța în sectorul corporativ. A făcut lucrurile mai transparente și a promovat responsabilitatea, datorită jurnalelor de audit și controalelor accesului la date. Gestionarea software-ului consiliului a făcut, de asemenea, comunicarea, gestionarea datelor și ședințele consiliului de administrație mai simple, mai rapide și mai sigure.