Cele 5 faze ale managementului sarcinilor

Cu ce ​​provocări și obstacole vă confruntați ca supraveghetor de sarcini? Pentru numeroase, scăderea domeniului de aplicare, interacțiunea slabă și întârzierea efortului sunt cele mai bune.

Pentru a condiționa aparentul, managementul de proiect poate fi dur. Fără o programare și o strategie atentă, se poate simți într-adevăr ca și cum ai funcționa orb.

Deci, dacă sunteți într-o poziție de management de risc, să începeți cu elementele fundamentale este cel mai bun pariu. Aici, vom împărți proiectele în 5 faze pentru a vă ajuta să înțelegeți mult mai bine ce necesită finalizare și când.

Ciclul de viață al managementului provocărilor

Cele 5 etape ale managementului de risc

Faza 1: Conceperea și inițierea provocării

Etapa 2: Aranjarea sarcinilor

Faza 3: Execuție

Etapa 4: Verificarea și gestionarea întreprinderii

Faza 5: Întreprinderea închiderii

Viitorul administrării locurilor de muncă arată mai luminos ca niciodată.

Ciclul de viață al administrării locurilor de muncă

Indiferent de dimensiune sau amploare, toate proiectele aderă la un proces comparabil. În managementul riscului, acest curs de acțiune este numit ciclul de viață al unei sarcini.

Ciclul de viață al unei sarcini este de obicei compus din patru faze: inițiere, pregătire, execuție și închidere. Unii manageri de provocări, totuși, încorporează o a cincea etapă numită monitorizare și control.

Mișcarea adăugată poate ajuta profesioniștii să mențină proiectul sub observație și asigură că problemele sunt determinate și abordate cu promptitudine.

Ca rezultat final, produsele cu 5 perioade sunt considerate foarte agile și utile pentru a ajuta sarcinile să triumfe. Într-adevăr, Job Management Institute (PMI) încurajează și un ciclu de viață cu 5 perioade.

În zona următoare, vom obține o privire mai atentă la fiecare etapă individuală a ciclului de viață al administrării sarcinilor.

Cele 5 niveluri de administrare a locurilor de muncă

Fiecare lucrare eficientă trece prin aceleași 5 faze: inițiere, organizare, execuție, verificare și control.

Faza 1: Conceperea și inițierea provocării

Fiecare proiect începe cu concepție și inițiere. Pe durata acestei etape, o strategie devine un sistem de afaceri mici, termina cu planuri, charter de risc și părțile interesate.

Acesta este, de asemenea, atunci când grupurile de proiecte apar împreună - cu managerul de proiect - pentru a crea o foaie de parcurs amplă pentru job.

Grupurile trebuie să abordeze o serie de întrebări în această etapă, împreună cu:

• Care este motivul acestui angajament?

• Care sunt unele blocaje de oportunitate?

• Cine sunt principalii factori interesați?

• Are o sumă minimă sau un buget optim?

• Cât va dura acest proiect?

Ca parte a acestei etape, sponsorul proiectului (ființa umană care a solicitat finalizarea angajamentului) aprobă intervalul de preț și calendarul.

Etapa 2: Planificarea Proiectului

Odată ce ați descris provocarea într-un grad mai larg, este cu adevărat timpul să definiți specificul.

În cursul acestei etape, managerul întreprinderii dezvoltă o pregătire cuprinzătoare pentru executarea, verificarea și controlul întreprinderii. Acest lucru începe de obicei cu ambițiile de locație.

La definirea țintelor unei provocări, metodologiile SMART și Crystal Clear sunt cele mai comune.

Acronimul SMART înseamnă Specific, Measurable, Achievable, Real Looking, and Timely. Aplicarea acestui cadru vă asigură că planurile dumneavoastră sunt în mod evident conturate, practice și realizabile.

Să căutăm o ilustrație. Un obiectiv obscur ar putea fi „Dezvoltați o aplicație care eficientizează succesul în cumpărare”. Folosind procesul SMART, această țintă ar arăta așa cum ar fi „Dezvoltați un software care reduce timpul de succes al comenzii cu 20%.

Acronimul CLEAR înseamnă colaborativ, restrâns, psihologic, adecvat și rafinat.

În această metodologie, grupul de proiect este eficient pentru o intenție care este distinctă și realizabilă în termenul limită și finanțe. Fiecare persoană trebuie să fie pasionată de realizarea acesteia și trebuie să se raporteze la obiectivele generale ale sarcinii.

Planul trebuie să implice, de asemenea, etape și livrabile, astfel încât absolut toată lumea să știe ce cerințe trebuie îndeplinite, cine se ocupă de ce și când trebuie îndeplinite etapele. De asemenea, constă într-o defalcare a locurilor de muncă, o cronologie, un plan de interacțiune, o abordare de atenuare a amenințărilor și un sistem de oferit cu eventualitățile în cele mai proaste situații.

Există mai multe ideologii pe care le puteți folosi pentru a programa pentru această fază. Prin utilizarea unei administrări agile a locurilor de muncă, sursele de avansare sunt utilizate cu succes și cerințele clienților sunt îndeplinite.

La fel de perfect ca menținerea tuturor oamenilor la zi cu privire la dezvoltare, permite realizarea unor modificări scurte și fără efort. Administrarea agilă a proiectelor ar face posibilă gestionarea sarcinilor de progres al programului mult mai eficient și mai eficient.

Etapa 3: Executarea provocării

De îndată ce secțiunea de programare este totală, este cu adevărat timpul să începeți să aplicați strategia. Este enumerat aici că performanța autentică este realizată.

În această fază, managerii de risc stabilesc fluxuri de lucru, atribuie responsabilități membrilor forței de muncă și se asigură că toată lumea este sub monitorizare. De asemenea, țin părțile interesate și echipele la curent pe măsură ce afacerea progresează.

Cu atât de multe detalii de jonglat, mulți manageri de proiect folosesc echipamente de colaborare precum Asana, Trello și software-ul de gestionare a locurilor de muncă HubSpot pentru a urmări sarcinile, calendarele și bugetele într-o anumită locație centrală.

Un instrument de administrare a provocărilor dezvoltat corespunzător vă va menține pe drumul cel bun și vă va sprijini să vă atingeți obiectivele. Pentru o listă cu cel mai bun program software de management al provocărilor, consultați acest ghid util.

Faza 4: Monitorizarea și controlul întreprinderii

Etapa 4 rulează în mod normal concomitent cu faza câteva. La urma urmei, pentru a verifica un loc de muncă, acesta trebuie să funcționeze în primul rând.

Pe durata acestei perioade, supervizorul provocării funcționează cu personalul său pentru a rezolva orice nelămurire. Acest lucru va implica critici și actualizări periodice ale strategiei pentru a reproduce îmbunătățirile în domeniul de aplicare al sarcinii sau în disponibilitatea activelor.

De asemenea, este esențial să urmăriți dezvoltarea față de sistem și să luați în considerare mișcarea corectivă atunci când este important. De exemplu, poate fi necesar să se revizuiască calendarul pentru a se adapta pentru întârzieri sau ajustări neprevăzute.

În cel mai bun caz, managerii de întreprindere pot urmări evoluția din indicatorii critici de eficacitate (KPI) sau elemente esențiale de rezultate bune (CSF). De exemplu, puteți măsura dacă sarcina dvs. este în bugetul de rutină și cheltuieli sau dacă sarcinile precise rămân îndeplinite.

Faza 5: Venture Close

Aceasta este perioada anterioară a ciclului de viață al managementului de proiect. Acesta este momentul în care predați un exces de livrabile sponsorului întreprinderii pentru acceptare. În toată această etapă, echipa se desființează și orice angajări contractuale pentru sarcină vor fi reziliate.

La scurt timp după închidere, supervizorul locului de muncă efectuează o analiză finală care documentează lecțiile descoperite în urma provocării, la fel de bine ca orice informație necesară care poate fi la îndemână pe termen lung.

Clienții și părțile interesate ale grupului se concentrează, de asemenea, pe eșecuri și succese pe durata prezentării raportului. Acest lucru poate ajuta la consolidarea funcționalității și eficienței în întreaga firmă.

Viitorul previzibil al managementului locurilor de muncă este mai luminos decât oricând

În mod tradițional, administrarea întreprinderii a fost finalizată cu pix și hârtie sau, în mod ideal, o foaie de calcul. Din cauza complexității misiunilor și a dispersării forței de muncă, aceste proceduri au devenit ineficiente.

Păstrarea evidenței progresului și respectarea termenelor limită necesită o soluție digitală. Pachetul software de administrare a provocărilor HubSpot este o resursă care poate ajuta, fără îndoială, la întreprinderea managementului.

Cu acest program, grupurile își pot eficientiza fluxurile de lucru, își pot monitoriza progresul, partaja fișiere și își pot reglementa locurile de muncă.

În plus, platforma HubSpot CRM vă permite să o combinați cu ușurință cu celelalte aplicații de vânzare și promovare. Acest lucru tinde să facă fără efort păstrarea monitorizării dezvoltării și se asigură că toată lumea este pe o pagină similară.

În plus, software-ul pentru computer oferă clienților informații în timp real asupra fluxurilor lor de lucru, permițându-le să identifice blocajele și să reglementeze în mod corespunzător.

Deci, dacă ați căutat mijloace pentru a vă îmbunătăți administrarea întreprinderii, iată probabilitatea dvs. Folosiți șablonul de gestionare a sarcinilor pentru a urmări progresul echipei dvs. și pentru a vă simplifica fluxurile de lucru pentru a îmbunătăți eficiența.