Ghidul complet pentru elementele de bază ale managementului de proiect

Managementul proiectelor nu se referă doar la construirea de software și hardware. Managerii de proiect distribuie resursele în mod corespunzător, gestionează termenele și au grijă de părțile interesate pe tot parcursul procesului.

Cu toate acestea, acest lucru este adesea mai ușor de spus decât de făcut. La urma urmei, există un motiv pentru care managerii de proiect își modifică în mod constant abordările și își regândesc procesele.

În acest articol, veți afla elementele de bază ale managementului de proiect și cum le puteți implementa în afacerea dvs. Să începem.

Cuprins

Procesul include dezvoltarea de planuri pentru respectarea termenelor limită, menținând în același timp obiectivele de calitate în limitele de timp și buget. Această disciplină poate fi deținută de un manager dedicat sau de un lider al unui proiect.

De ce este important managementul de proiect?

Procesele de management de proiect sunt esențiale pentru proiecte de succes. Cercetările de la Project Management Institute au descoperit că organizațiile care nu integrează managementul de proiect își vor vedea rata de eșec directă a proiectului crește cu un factor de 2/3.

E o statistică șocantă. Deci, haideți să aprofundăm câteva beneficii cheie care rezultă din procesele mature de management al proiectelor.

Vei respecta termene limită importante.

Managementul proiectelor vă permite să împărțiți sarcinile mari în termene limită la scară mai mică. Respectând aceste etape, proiectele pot rămâne cu ușurință conform programului de la început până la sfârșit.

De fapt, companiile cu procese mature de livrare a valorii livrează proiecte la timp mai frecvent decât cele fără management de proiect (63% față de 39%).

Veți crește buy-in-ul.

Managementul de proiect permite unei echipe să construiască încredere și credibilitate între colegi, clienți și părți interesate. La urma urmei, dacă trimiți în mod constant livrabile de înaltă calitate la timp, atunci cu siguranță vei câștiga oamenii.

Puteți urmări cu ușurință cheltuielile.

Veți putea să vă păstrați bugetul sau chiar sub buget. PMI a constatat că 11,4% din toate resursele sunt irosite din cauza proceselor inferioare de management al proiectelor.

Economisirea de bani este deosebit de importantă într-un peisaj în care doar 43% dintre companii raportează că finalizează proiecte la buget „de cele mai multe ori” sau „întotdeauna”.

Îți vei îmbunătăți cultura.

Puteți dezvolta o cultură a îmbunătățirii continue a proceselor prin managementul cunoștințelor. Dacă promovați un mediu care prioritizează optimizarea și învățarea, probabil îi veți inspira pe alții și veți atrage angajați cu aceeași mentalitate.

Responsabilitati manager de proiect

Un manager de proiect planifică, organizează și conduce execuția unui proiect. Acest lucru asigură îndeplinirea obiectivelor așteptate, oferind în același timp funcțiile necesare în limitele de timp și buget.

Profesioniștii în managementul proiectelor oferă conducere prin scanarea eficientă a mediului, sinteza informațiilor în date semnificative și analiză obiectivă. Acesta este un set larg de responsabilități care necesită pregătire și experiență.

Sursa imaginii

Vom discuta de ce aptitudini – atât instruite, cât și dezvoltate prin experiență – veți avea nevoie pentru acest rol.

Seturi de aptitudini manager de proiect

Pentru a se asigura că echipele rămân productive și că proiectele sunt pe drumul cel bun, managerii de proiect au nevoie de un set larg de abilități. Iată câteva dintre cele mai importante abilități de care aveți nevoie pentru a excela în acest rol.

Abilități interpersonale

Managerii de proiect (PM) trebuie să interacționeze cu mulți oameni, inclusiv cu membrii echipei, părțile interesate și alți manageri de proiect. Marii PM pot lucra cu un grup divers de oameni pentru a atinge un obiectiv comun.

Părțile interesate au adesea obiective concurente. Pentru a crea coeziune, PM-urile trebuie să fie diplomatice, deoarece gestionează relațiile profesionale cu oameni care pot avea perspective, niveluri de calificare și politici personale diferite.

Relațiile bune îi mențin pe membrii echipei motivați și facilitează rezolvarea disputelor în echipă.

Abilități de comunicare

Managerii de proiect trebuie să programeze întâlniri frecvente între colaboratori și să ofere feedback cu privire la performanță. Nu numai că trebuie să știi cu cine să te întâlnești și când, ci va trebui și să echilibrezi mai multe stiluri de comunicare.

De exemplu, cei juridici vor dori actualizarea dvs. în ceea ce privește contractele și riscul. Între timp, finanțele vor fi nerăbdătoare să audă despre bugetul și cheltuielile dvs. Inginerii și echipa de marketing vor avea, de asemenea, interese diferite care necesită diferite tipuri de comunicare.

Abilități de luare a deciziilor

Un manager de proiect trebuie să ia decizii și să-și asume responsabilitatea pentru rezultate. A fi clar cu privire la obiective și a stabili așteptări mari ajută la menținerea moralului.

Abilitățile de luare a deciziilor includ prioritizarea resurselor, dezvoltarea de estimări alternative, evaluarea riscurilor și asigurarea unui management adecvat al bugetului.

Abilitati manageriale

Managerii de proiect sunt responsabili atât pentru conducerea unei echipe, cât și pentru raportarea progresului către jocurile mai seniori.

Veți avea nevoie de experiență în conducerea unei echipe, ținând unul la unu și abordând provocările pe măsură ce acestea apar. De asemenea, PM ar trebui să poată comunica cu conducerea în numele echipelor lor.

În unele cazuri, managerii de proiect trebuie să construiască echipa pentru inițiativa lor. Aceasta poate include găsirea participanților interni potriviți sau căutarea în afara organizației. În mod ideal, un PM are ceva experiență în recrutarea de noi membri ai echipei.

Ciclul de viață al managementului de proiect

Cel mai bine este să priviți întregul proces PM ca pe o serie de etape. Fiecare etapă are un obiectiv. În total, există cinci etape critice în ciclul de viață al managementului de proiect. Vă vom oferi o scurtă prezentare generală a fiecărei etape.

• Iniţiere. În această etapă, managerii de proiect privesc un proiect în mod realist. Ei estimează cât timp ar trebui să dureze proiectul, ceea ce în cele din urmă determină bugetul de bază și calendarul proiectului.
• Planificare. Etapa de planificare presupune analiza detaliilor tehnice, atribuirea sarcinilor membrilor echipei potriviți și identificarea riscurilor asociate cu diferite părți ale proiectului.
• Execuţie. Aici începeți să acționați conform planului pe care l-ați creat în starea anterioară.
• Monitorizare si control. Acest pas vă asigură că vă respectați termenele limită. Nu numai că faceți munca prevăzută în planul dvs., dar vă monitorizați și progresul. Aici, determinați dacă respectați toate reglementările guvernamentale și standardele din industrie. De asemenea, urmăriți toate cheltuielile și progresul proiectului.
• Închidere. Finalizarea unui proiect este etapa finală. Aici, determinați dacă proiectul oferă rezultatele dorite și dacă anulați sau continuați proiectul.

Abordări populare ale managementului de proiect

În timp ce majoritatea organizațiilor sunt de acord că managementul de proiect este important, există multe stiluri diferite pe care PM-urile le folosesc. În această secțiune, veți explora patru abordări populare ale managementului de proiect.

Planificarea bazată pe produs

Planificarea bazată pe produse își concentrează abordarea în jurul rezultatelor și a rezultatelor proiectului. Această abordare se concentrează pe lansarea unui produs sau serviciu de la concepție până la finalizare, rezultatul final fiind vânzările produsului sau serviciului.

Planificarea bazată pe proces

Planificarea bazată pe proces asigură că toate activitățile proiectului contribuie la atingerea obiectivelor organizaționale. Cu această abordare, managerul de proiect creează, gestionează și îmbunătățește proiecte aliniate cu valorile de bază ale afacerii.

Abordare pe etape a managementului produsului

Această abordare presupune planificarea și implementarea proiectelor în faze din cauza constrângerilor externe. Fiecare etapă trece prin cei cinci pași din ciclul de viață al managementului produsului. Din acest motiv, această abordare este ideală pentru proiecte mici și bine definite.

Managementul producției de proiect

Această abordare folosește teoriile și principiile științei operaționale pentru a înțelege și optimiza livrarea proiectelor. Managementul producției de proiect utilizează datele de activitate pentru a prezice limite și a determina nivelurile de realizare.

Cele mai bune practici de management de proiect

Indiferent de abordarea pe care o alegeți, există sfaturi universale care ajută pe toată lumea. Iată câteva dintre acele bune practici aplicabile oricărui proiect din orice industrie sau domeniu.

1. Investește în soluții software de management de proiect.

Astăzi, mai puțin de 1 din 4 organizații utilizează orice fel de software de management de proiect. În schimb, echipele se bazează pe o multitudine de foi de calcul, note de hârtie și e-mailuri. Această abordare duce la dezorganizare. Nu există nicio modalitate de a vedea unde se află un proiect în timp real.

Software-ul de management de proiect vă va ajuta să urmăriți proiectele și agendele dvs., să organizați sarcini și activități, să comunicați eficient cu echipa și să gestionați riscurile și problemele.

De asemenea, puteți personaliza tablourile de bord pentru a urmări KPI-urile și pentru a crea rapoarte pentru a ajuta prognoza bazată pe date istorice și tendințele actuale pentru planificarea viitoare.

2. Anticipați schimbarea prin menținerea unui program flexibil.

Majoritatea proiectelor se confruntă cu întârzieri. Din păcate, întârzierile minore pot deveni probleme semnificative atunci când urmați un program fix. Pe de altă parte, un program flexibil poate face față majorității schimbărilor în pas.

În timp ce unele termene limită au flexibilitate, altele pot fi rigide. Păstrați o listă cu datele care nu se pot schimba. Acest lucru vă permite să respectați termenele limită externe cu intervale de timp stabilite, permițând în același timp termene limită flexibile în alte domenii.

3. Tine evidenta stilurilor de comunicare.

La începutul proiectului, așezați-vă cu părțile interesate importante. Întreabă cât de des doresc să audă de la tine și cum ar dori să comunice.

De exemplu, unele părți interesate vor dori o întâlnire săptămânală Zoom cu echipa ta. Alții pot prefera o actualizare Slack zilnică sau un e-mail lunar cu progres.

Puteți organiza aceste informații într-o foaie de calcul sau într-o secțiune a software-ului dvs. de management de proiect pentru a vă menține organizat.

4. Cunoaște-ți valorile .

Una dintre cele mai mari provocări ale oricărui proiect este măsurarea succesului. Din acest motiv, va trebui să setați puncte măsurabile înainte și în timpul execuției proiectului. Aflați ce valori contează pentru proiectul dvs. și când.

Amintiți-vă că valorile esențiale se vor schimba în timp. Dacă proiectul tău abia începe, s-ar putea să sărbătorești atingerea rapidă a reperelor importante.

În timp, va trebui să dovediți impactul proiectului. Aceasta include valori precum numărul de clienți potențiali sau contribuția la rentabilitatea investiției.

Creșteți nivelul managementului de proiect

Aruncând o privire mai atentă la elementele de bază, puteți vedea că managementul de proiect este un domeniu larg care necesită o înțelegere profundă a comunicării și a nuanțelor specifice industriei.

Încorporând instrumentele și tehnicile menționate mai sus în experiența de lucru zilnică, vă puteți îmbunătăți performanța ca manager de proiect.

Pentru a vă ajuta să începeți, consultați acum șablonul nostru gratuit de gestionare a proiectelor - vă va ajuta să economisiți mult timp și resurse valoroase.