Ghidul complet pentru managementul părților interesate

Proiectele de succes beneficiază de sprijin din partea părților interesate din întreaga organizație. De aceea, managementul părților interesate este esențial pentru orice inițiativă.

Managementul părților interesate vă permite să identificați și să răspundeți nevoilor liderilor, menținând comunicarea deschisă.

În acest articol, veți afla ce este managementul părților interesate, de ce este important și cum să creați un plan de management al părților interesate.

Cuprins

De ce este important managementul părților interesate?

Proiectele eșuează atunci când interesele și nevoile părților interesate sunt ignorate. Acest lucru duce la o lipsă de acceptare din partea părților interesate cheie, ceea ce poate pune în pericol succesul proiectului.

Când părțile interesate simt că nevoile lor sunt satisfăcute, este mai probabil să susțină proiectul. Pe de altă parte, dacă nevoile lor nu sunt satisfăcute, ei pot încerca să-ți blocheze inițiativa. Managementul părților interesate ajută la construirea de relații pozitive care vă mențin proiectul să funcționeze fără probleme.

O strategie eficientă de management al părților interesate vă poate ajuta:

• Evitați sau rezolvați conflictele dintre părțile interesate.
• Asigurați acceptarea și sprijinul din partea părților interesate cheie.
• Comunicați eficient cu părțile interesate.
• Gestionați așteptările părților interesate.
• Monitorizați implicarea părților interesate pe tot parcursul proiectului.

Beneficiile managementului părților interesate

Există multe beneficii ale unei strategii eficiente de management al părților interesate, inclusiv:

• Comunicare îmbunătățită. Prin identificarea intereselor și nevoilor părților interesate, vă puteți adapta comunicările la nevoile lor specifice. Acest lucru vă asigură că mesajele dvs. sunt primite și înțelese.
• Cumpărare crescută. Potrivit KPMG, 61% dintre proiecte au sponsori foarte implicați. Atunci când părțile interesate simt că interesele și nevoile lor sunt luate în considerare, este mai probabil să susțină proiectul.
• Riscuri reduse. Interacționând cu părțile interesate, puteți identifica din timp potențialele riscuri și puteți lua măsuri pentru a le evita sau atenua. Acest lucru poate ajuta la reducerea riscului general al proiectului.
• Performanta imbunatatita. O strategie eficientă de management al părților interesate vă poate ajuta să optimizați resursele și să aliniați activitățile proiectului cu interesele părților interesate. Acest lucru poate duce la îmbunătățirea performanței proiectului.

În cadrul procesului de management al părților interesate

În timp ce managementul părților interesate poate părea intuitiv pentru unii, puteți începe să construiți încredere sistematic cu o foaie de parcurs mai formală.

Următorii șase pași vă pot ajuta să înțelegeți prioritățile părților interesate și cum puteți aborda aceste nevoi.

1. Identificați părțile interesate.

Stay prin identificarea tuturor indivizilor și grupurilor care pot avea impact asupra proiectului tău, atât pozitiv, cât și negativ. Aceasta include părțile interesate interne (cum ar fi membrii echipei) și părțile interesate externe (cum ar fi clienții sau furnizorii).

Pentru a vă identifica părțile interesate, puneți-vă următoarele întrebări.

• Cine va fi afectat de proiectul tău?
• Cine este interesat de proiectul tău?
• Cine are puterea de a vă influența proiectul?
• Cine vrea ca proiectul tău să eșueze?
• Cine vrea ca proiectul tau sa aiba succes?

2. Acordați prioritate părților interesate.

După ce ați identificat toate părțile interesate, următorul pas este prioritizarea. Acest lucru vă va ajuta să vă concentrați atenția asupra părților interesate cele mai importante pentru succesul proiectului dumneavoastră.

Ar trebui să identificați unde sunt așteptările lor, nivelul lor de influență, ce informații vor dori de la dvs. și cât de des doresc să raporteze din partea echipei dvs. Puteți utiliza maparea părților interesate pentru a vă ajuta să prioritizați liderii cheie.

Rulați un exercițiu de cartografiere a părților interesate

Sursa imaginii

Exercițiul de mapare a părților interesate de mai sus vă cere să reprezentați liderii pe o grilă doi câte doi. O axă este etichetată putere, iar cealaltă interes.

Pe axa puterii, evaluați fiecare parte interesată în funcție de capacitatea lor de a influența proiectul. Pe axa dobânzii, evaluați fiecare parte interesată în funcție de nivelul de interes față de proiect. Acest lucru vă va oferi o imagine clară a părților interesate cu care trebuie să vă implicați cel mai mult și cum să faceți acest lucru.

Există mai multe moduri diferite de a mapa părțile interesate, inclusiv:

• matricea RACI. Aceasta este o metodă populară de cartografiere a părților interesate care utilizează literele R (responsabil), A (responsabil), C (consultat) și I (informat) pentru a evalua părțile interesate în funcție de nivelul lor de implicare în proiect.
• Rețea de energie/dobândă. Aceasta este o modalitate simplă de a mapa părțile interesate, care poate fi folosită pentru a prioritiza implicarea. Este cunoscut și ca modelul Salience.
• Matrice de influență/impact. Aceasta este o metodă mai detaliată de cartografiere a părților interesate care poate fi utilizată pentru a evalua impactul potențial al fiecărei părți interesate asupra proiectului.

3. Evaluați nevoile și interesele părților interesate.

Cheia unui plan de management de succes al părților interesate este înțelegerea părților interesate. Acest lucru vă va ajuta să evaluați ce doresc aceștia de la proiect și cum să interacționați cel mai bine cu ei.

În această etapă, puneți-vă următoarele întrebări.

• Le înțelegeți nevoile, prioritățile și problemele?
• Au ei puterea de a influența proiectul?
• Ce interes financiar sau emoțional au în rezultatul proiectului?
• Ce îi motivează?

Înțelegând răspunsurile la aceste întrebări, puteți dezvolta mai bine un plan de management al părților interesate care se potrivește fiecărui lider.

4. Definiți motivele părților interesate.

Odată ce ați identificat și evaluat părțile interesate, puteți începe să le definiți motivele. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți ce vor de la proiect și cum să vă implicați cel mai bine cu ei.

Există mai multe moduri în care puteți defini motivele părților interesate, inclusiv:

• Interviuri. Puteți intervieva părțile interesate pentru a obține părerile lor despre proiect. Acest lucru se poate face personal, la telefon sau prin e-mail.
• Sondajele. Puteți trimite sondaje părților interesate pentru a obține feedback-ul lor despre proiect. Aceasta este o modalitate rapidă de a colecta date de la un număr mare de părți interesate.
• Focus grup. Puteți organiza focus grupuri cu părțile interesate pentru a obține contribuția lor asupra proiectului. Acesta poate fi folosit pentru a genera idei și pentru a identifica probleme.

Înțelegând motivele părților interesate, puteți dezvolta un plan eficient de management al părților interesate, care să răspundă nevoilor și intereselor acestora.

5. Elaborați un plan de implicare.

Scopul implicării părților interesate este de a gestiona așteptările și de a construi relații. Acest lucru se poate face prin mai multe metode diferite, inclusiv:

• Comunicare frecventă. Acesta este cel mai important aspect al angajării părților interesate. Trebuie să comunicați în mod regulat cu părțile interesate pentru a le actualiza cu privire la proiect și pentru a obține feedback. Acest lucru se poate face prin întâlniri față în față, apeluri telefonice, e-mailuri sau instrumente online, cum ar fi un software de management de proiect. Fiecare parte interesată poate avea nevoie de propria strategie de comunicare.
• Consultare. Aceasta implică consultarea părților interesate în procesul decizional. Acest lucru se poate face prin întâlniri, sondaje sau focus grupuri.
• Colaborare. Aceasta implică lucrul cu părțile interesate pentru a îndeplini sarcini sau pentru a atinge obiectivele. Acest lucru poate fi realizat prin co-creare, planificare comună sau luare a deciziilor în comun.

Cel mai bun mod de a se angaja cu diverși lideri va depinde de părțile interesate și de proiect. Ar trebui să vă adaptați planul de implicare pentru fiecare individ.

Șabloane de plan de management al părților interesate

După ce ați identificat părțile interesate, este timpul să dezvoltați planuri de management pentru fiecare grup.

Șabloanele de mai jos vă pot ajuta să creați planuri de implicare și să vă organizați comunicarea cu părțile interesate.

Asana

Dacă sunteți nou în gestionarea părților interesate, acest șablon de la Asana oferă o modalitate simplă de a rămâne organizat. În acest plan, notați fiecare parte interesată, nivelul lor de interes față de proiectul dvs. și cât de influenți sunt aceștia asupra muncii dvs.

Apoi, puteți bifa o casetă pentru a identifica preferințele lor de comunicare. Aceasta include cât de des doresc să audă de la echipa ta și modul în care doresc să luați legătura.

Ce ne place: cu acest șablon, știi care dintre liderii tăi preferă un Slack rapid față de un e-mail formal dintr-o privire.

Documente de management de proiect

Dacă sunteți în căutarea unui plan de implicare mai detaliat, luați în considerare această opțiune din Project Management Docs. Cu acest document, puteți prezenta pe deplin viziunea proiectului dumneavoastră și ce departamente va afecta inițiativa dumneavoastră.

Ce ne place: acest șablon include diagrame și tabele pe care le puteți utiliza pentru a determina nivelul de importanță al fiecărei părți interesate pentru proiectul dvs. Puteți folosi acest document pentru a face brainstorming și a schița proiectul final.

KnowledgeHut

Dacă sunteți în căutarea unui ghid complet pentru scrierea unui plan de implicare, KnowledgeHut este aici pentru a vă ajuta. Acest șablon include secțiuni care vă ajută să identificați părțile interesate și să creați o cronologie pentru implicarea fiecărei persoane. De asemenea, puteți urmări costurile și implicarea resurselor umane.

Ce ne place: acest șablon conține diagrame pe care le puteți completa cu datele părților interesate. Dacă rămâneți blocat, fiecare secțiune vine cu întrebări utile pentru auto-reflecție care să vă ghideze pe parcurs.

PM-Training

Dacă ați căutat o foaie de calcul simplă pentru a vă gestiona părțile interesate, nu căutați mai departe. Acest șablon de la PMTraining oferă o abordare simplă a gestionării părților interesate.

Ce ne place: acest șablon prezintă cine este implicat, ce trebuie să facă pentru proiectul dvs. și cum plănuiți să-i mențineți implicați. Dacă căutați o modalitate rapidă de a dezvolta un ghid de gestionare a părților interesate de o pagină, acesta este. În plus, totul poate fi editat în Google Docs.

Sfaturi pentru managementul părților interesate

Formalizarea managementului părților interesate poate fi un proces copleșitor. Indiferent dacă sunteți la început sau aveți ani de experiență, următoarele sfaturi vă pot ajuta să asigurați un management de succes al părților interesate.

1. Definiți scopul proiectului.

Potrivit PMI, 44% dintre proiecte eșuează din cauza lipsei de aliniere între obiectivele de business și cele ale proiectului.

Înainte de a începe să interacționați cu părțile interesate, este esențial să definiți scopul proiectului. Acest lucru vă va ajuta să identificați cu cine trebuie să vă implicați și obiectivele acestora.

2. Definiți rolurile și responsabilitățile.

La începutul unui proiect, definiți clar rolurile și responsabilitățile fiecărei părți interesate. Acest lucru va ajuta să vă asigurați că toată lumea este clară cu privire la implicarea lor în proiect.

3. Comunicați în mod regulat.

Comunicarea regulată este esențială pentru managementul de succes al părților interesate. Ar trebui să informați cu regularitate părțile interesate despre proiect și să le solicitați feedback.

Obiectivele tale strategice ar trebui să fie întotdeauna clare în comunicarea cu părțile interesate. Acest lucru permite echipei dvs. să gestioneze așteptările părților interesate și să creeze relații pozitive.

4. Fii transparent.

Este important să fii transparent cu părțile interesate cu privire la proiect. Acest lucru va ajuta la construirea încrederii și vă va asigura că toată lumea este pe aceeași pagină.

5. Căutați feedback.

Feedback-ul este esențial pentru managementul de succes al părților interesate. Ar trebui să căutați feedback de la părțile interesate în fiecare etapă a proiectului.

Urmăriți sugestiile lor și implementați-le perspectivele. Puteți apoi să raportați despre modul în care le-ați implementat soluțiile pentru a obține în continuare sprijinul acestora.

6. Alegeți software-ul potrivit.

Astăzi, doar una din patru echipe utilizează un software de management de proiect. Implementarea unuia dintre aceste instrumente vă poate ajuta să vă organizați.

Acestea variază de la software de management de proiect, cum ar fi Basecamp sau Asana, până la software de colaborare, precum Google Drive sau Trello. Alegeți o stivă de tehnologie care se potrivește cel mai bine nevoilor proiectului dvs.

7. Fii flexibil.

Managementul părților interesate nu este un proces unic. Ar trebui să fiți flexibil și să vă adaptați abordarea fiecărui individ cu care lucrați.

Creați un plan eficient de management al părților interesate

Părțile interesate dețin puterea de a vă influența proiectul, astfel încât angajarea liderilor, menținându-le în același timp nevoile în prim-plan, va ajuta ca lucrurile să funcționeze fără probleme.

Țineți cont de aceste sfaturi în timp ce vă dezvoltați strategia de management al părților interesate pentru a rămâne pe drumul cel bun.