Ghidul suprem pentru cererile de propuneri

Ai fost însărcinat cu sarcina de a crea o cerere de propunere sau o cerere de propuneri?

Indiferent dacă habar n-ai ce este sau nu ai scris unul de ceva vreme, ghidul de astăzi te poate ajuta.

Ne aprofundăm detaliile despre ceea ce este de fapt o cerere de propuneri, de ce ați putea avea nevoie de una și cum să creați primul dvs. astăzi.

Pentru început, ar trebui să înțelegeți ce înseamnă toate aceste litere.

Atunci când compania dvs. are un proiect nou (adesea mare) sau unul care este mai complex și necesită puțină externalizare, un RFP vă poate ajuta să faceți treaba corect de prima dată.

Documentul RFP devine o modalitate prin care puteți descoperi rapid punctele forte și punctele slabe ale potențialilor furnizori în legătură cu proiectul dvs., fără a fi nevoie să vă petreceți prea mult timp căutându-i singur.

RFP-urile vă pot oferi, de asemenea, o scurtă privire asupra diferitelor strategii pe care este posibil să nu le fi luat în considerare, deoarece fiecare furnizor va include propriul plan de acțiune unic împreună cu oferta sa.

Și veți avea aceste informații înainte de a vă angaja vreodată cu furnizorul.

Rețineți că acest lucru nu trebuie confundat cu un RFQ.

RFP vs. RFQ

Un RFQ sau o cerere de ofertă este ușor diferită de un RFP, deoarece este doar oferta în sine. Aici, companiile solicită mai multe cotații de preț de la diferiți furnizori pentru a compara serviciile numai pe baza prețului. În timp ce un RFP include o ofertă de preț (împreună cu alte câteva detalii), un RFQ nu detaliază altceva decât prețul.

Spre deosebire de un RFP, un RFQ este o cerere de ofertă sau de ofertă.

Iată cum să înțelegeți diferența:

În timp ce, din punct de vedere tehnic, primiți o ofertă într-o cerere de propuneri, primiți, de asemenea, informații despre calendarul de finalizare, programul de livrare și lista serviciilor furnizate.

Dar cu un RFQ, primiți doar cotația în sine pentru serviciul sau produsele pe care sunteți interesat să le achiziționați.

În cele mai multe cazuri, simpla comparare a ofertelor nu este suficientă pentru a vedea dacă un potențial furnizor este potrivit pentru compania dvs., motiv pentru care o cerere de propuneri este mai potrivită în aceste situații.

Ce este un RFP în marketing?

În marketing, o cerere de propuneri este adesea folosită pentru a externaliza orice activități de marketing care ar putea ajuta marca dvs. să-și crească acoperirea. Aceste activități includ orice este legat de marketing pe care nu le poți face intern.

De exemplu, dacă lucrați la un mic startup, ați putea crea o cerere de propuneri pentru a găsi o firmă de comunicare și marketing cu servicii complete pentru a crea un plan de marketing integrat pentru afacerea dvs. Dacă acesta este cazul, ați sublinia în cererea de propuneri că sunteți în căutarea unei firme care să vă ajute „să creșteți prezența SEO” sau „atrageți adepți în rețelele sociale”, etc.

Pe de altă parte, dacă lucrați pentru o agenție de marketing, veți dori să fiți atent la cererile de propuneri din zona dvs. legate de serviciile pe care le oferiți. De exemplu, dacă lucrați pentru o companie de web design, veți dori să căutați companii care au creat cereri de propuneri pentru servicii de web design.

Ce este un RFP în vânzări?

În vânzări, o cerere de propuneri este adesea creată atunci când o companie caută să achiziționeze un produs sau un serviciu pentru a se potrivi nevoilor sale. De exemplu, dacă o companie de întreprindere caută un nou software CRM, compania ar putea lansa o cerere de propuneri care descrie ceea ce caută și ce speră să obțină cu noul software CRM.

Din acest motiv, RFP-urile pot juca un rol critic în ciclul de vânzări al întreprinderii. Companiile care emit cereri de propuneri caută adesea companii care le pot oferi suport IT, securitate, integrare și instruire și alte servicii suplimentare. Pentru a închide aceste conturi mai mari, este vital ca echipa dvs. de vânzări să fie pregătită cu un proces de răspuns la RFP și să fie capabilă să răspundă eficient acestor companii mari în timpul alocat.

Procesul RFP explicat

Înainte ca potențialii ofertanți să își poată depune propunerile, compania care solicită lucrarea trebuie să întocmească un RFP. (PS Vă vom arăta cum să faceți acest lucru mai târziu în acest ghid)

Acest lucru oferă potențialilor contractori o idee mai bună despre ceea ce caută compania dvs.

Odată ce cererea dvs. de propuneri este trimisă, contractorii sau vânzătorii o pot revizui și pot trimite cele mai bune oferte pentru a concura pentru job.

În aceste propuneri, vânzătorii includ, în general, următoarele articole:

• Un plan de acțiune despre modul în care vor rezolva problema
• O cronologie a ceea ce vă puteți aștepta
• Orice informații de fundal necesare
• Cât se așteaptă să coste întregul proiect

În anumite cazuri, ofertanții pot reveni și spun că anumite componente ale cererii de propunere trebuie ajustate în funcție de experiența lor în industrie.

În acest moment, puteți fie să le examinați feedback-ul și să creați o nouă cerere de propuneri pentru a ajusta modificările, fie să lăsați originalul ca atare și să îl țineți cont în timp ce luați în considerare celelalte oferte trimise. În continuare, vom detalia procesul de creare a cererii de propuneri perfecte.

5 etape RFP pentru a obține cele mai bune oferte

1. Evaluează de ce ai nevoie.

Înainte de a redacta un RFP, va trebui să vă pregătiți puțin pentru a vă da seama de ce aveți nevoie și de ce doriți să realizați. Acest proces vă va ajuta să vă definiți obiectivele, domeniul de aplicare al proiectului și să descoperiți obstacole.

Folosiți acest timp pentru a efectua cercetări asupra concurenței și a industriei pentru a evalua unde vă aflați. Respectați standardele și liniile directoare actuale ale industriei? Este produsul dvs. la egalitate cu ceea ce oferă concurența sau există caracteristici care vă lipsesc care ar adăuga valoare?

2. Listați orice specificații tehnice.

Includerea în avans a specificațiilor tehnice în cererea de propuneri permite vânzătorilor să determine dacă pot furniza sau nu ceea ce aveți nevoie. Acest lucru vă protejează, de asemenea, afacerea, deoarece în cazul în care un furnizor este de acord că poate îndeplini specificațiile dumneavoastră inițial, dar nu reușește să vă livreze odată ce a preluat proiectul, îl puteți trage la răspundere față de specificațiile enumerate în RFP.

3. Distribuiți cererea de propunere.

Odată ce cererea de propunere este scrisă, este timpul să o trimiteți. Îl poți publica pe site-ul tău web, poate chiar creând o anumită pagină de destinație pentru el. Folosiți orice grup profesional din industrie din care sunteți membru și faceți publicitate acolo. Utilizarea camerei de comerț locală este, de asemenea, un loc excelent pentru a vă promova cererea de propuneri, dacă preferați să lucrați cu un furnizor local.

4. Evaluează-ți ofertele.

Odată ce primiți toate propunerile, va fi aproape fără efort să le comparați pe fiecare și să determinați care furnizor este cel mai potrivit pentru compania dvs.

Din teancul de ofertanți, veți dori să restrângeți acest lucru la câteva dintre primele trei, cinci sau 10 favorite pe care să le luați în considerare, în funcție de câți primiți sau de care sunteți interesat. De aici, veți dori să petreceți timp verificând în continuare potențialii furnizori pentru a determina cine este cu adevărat potrivit pentru job.

5. Selectați cel mai bun furnizor pentru lucrare.

Unele companii pot solicita încă o ofertă cea mai bună și finală de la furnizorii lor de top după ce au început acest proces de negociere pentru a se asigura că nu numai că primesc persoana sau compania potrivită pentru job, ci și la prețul potrivit.

Deși acesta poate părea un pas suplimentar, este unul care vă poate economisi bani, timp și dureri de cap pe drum.

Dar acest lucru ne duce și la o mare întrebare: sunt toate acestea cu adevărat necesare?

Nu poți să-ți petreci timpul examinând singur doi sau trei furnizori?

După cum veți vedea în continuare, ruta respectivă nu este cu siguranță în interesul dvs.

De ce să emiteți o cerere de ofertă?

Să comparăm pe scurt aceste două scenarii:

• Opțiunea #1: Petrece timp găsind singur furnizorul perfect.
• Opțiunea 2: Folosiți o cerere de propuneri pentru a determina potențialii furnizori să vină la dvs.

Alegeți primul traseu și probabil vă veți folosi colegii, prietenii și grupurile de rețea pentru a vă ajuta să solicitați posibile recomandări pentru job.

Sau puteți efectua o căutare pe Google pentru a verifica cei mai buni furnizori din zona dvs.

După ce veți examina site-ul web al unui posibil candidat pentru job, veți crea mesajul perfect pentru a vă contacta și a afla dacă acesta vă poate ajuta.

Apoi, va trebui să explicați specificul proiectului dvs. și le puteți cere sau nu să trimită o propunere înainte de a decide să le alegeți pentru proiectul dvs.

Nu este un proces complicat, dar am menționat că trebuie să îl repetați pentru fiecare recomandare sau furnizor promițător pe care îl întâlniți?

Imaginează-ți cât timp va dura!

Acum, ce se întâmplă dacă acești potențiali contractori știau deja detaliile proiectului și ar reveni cu cel mai bun plan de acțiune al lor și cu o ofertă oficială pe care să o revizuiți?

Așa că, în loc să fii nevoit să-ți explici nevoile de fiecare dată, pur și simplu le-ai schița o dată și le-ai trimite maselor.

Și pentru a vă economisi și mai mult timp, ar fi la latitudinea potențialilor contractori, nu dvs., să vă contactați.

Beneficii RFP

În timp ce crearea unui RFP va necesita timp în avans, cu siguranță merită să faci treaba. Beneficiile creării unui RFP includ:

• Economisește timp: așa cum s-a explicat în scenariile de mai sus, o cerere de propuneri vă economisește o mulțime de timp în contactarea furnizorilor. În schimb, puteți crea un document RFP, îl publicați și puteți solicita furnizorilor să vină la dvs.
• Fără a fi limitat de rețeaua dvs.: atunci când faceți personal, este cel mai probabil să rămâneți în propria rețea, bazându-vă pe recomandări. În timp ce recomandările sunt grozave, publicarea online a unui RFP vă permite să ajungeți la o gamă mult mai mare de furnizori.
• Soluții verificate: ruta RFP vă oferă, de asemenea, o scurtă privire asupra planului de acțiune real al fiecărui furnizor, nu a celui cu care vă vorbesc la telefon sau în persoană. Deoarece potențialii candidați trebuie să depună o ofertă oficială, ei vor trebui să petreacă timp schițând soluția și rezolvând cu adevărat problema în cauză.

Cu cererile de propuneri, aveți o modalitate ușoară de a elimina furnizorii și de a tăia teancul de opțiuni destul de rapid.

Dar, pentru a ajunge la acest punct, nu poți face următoarea greșeală.

Ce să nu faci cu un RFP

Dacă doriți să găsiți furnizorul potrivit, aveți nevoie ca cererea dvs. de propuneri să fie precisă.

Numai dacă pui întrebări „da” sau „nu” nu te va duce nicăieri.

De aceea trebuie să creați întrebări specifice care necesită răspunsuri atent. Puneți întrebări deschise care le cer să-și explice procesul de gândire atunci când rezolvă o problemă.

Încercați să folosiți propoziții similare cu acestea:

• Puteți împărtăși un exemplu despre cum ați rezolvat această problemă sau una similară pentru o altă companie? Ați întâmpinat blocaje neprevăzute? Ce ai face la fel sau diferit de data aceasta?

• Odată cu reproiectarea propusă de dvs., cât timp i-ar lua unei persoane fără cunoștință de tehnologie să completeze noul formular de înregistrare? Cât timp estimați că ar putea economisi acest lucru?

Având în vedere aceste sfaturi, sunteți gata să redactați primul RFP.

Cum se scrie un RFP

Iată structura de bază a unui RFP și ce să includeți în al dvs.:

1. Prezentare generală a proiectului

Înainte de a intra în specificul companiei dvs., ar trebui să faceți o scurtă prezentare a proiectului în sine, astfel încât furnizorii să știe imediat dacă merită să licitați.

2. Antecedentele companiei dvs

Aceasta nu ar trebui să fie o istorie lungă a companiei dvs. Mai degrabă, ar trebui să ofere contractorilor o idee mai bună despre ceea ce face compania dumneavoastră și despre cine serviți ca piață țintă.

3. Obiectivele proiectului dvs

Identificați clar ce sperați să realizați cu acest proiect și ceea ce vedeți ca un „câștig”, astfel încât toată lumea să fie pe aceeași pagină.

4. Domeniul proiectului

Detaliile proiectului sunt esențiale într-o cerere de propuneri. În același mod în care nu doriți să folosiți întrebări vagi, un proiect vag nu vă va ajuta să găsiți furnizorul potrivit.

Petreceți timp detaliind cu adevărat domeniul de aplicare al proiectului, astfel încât să nu aveți surprize mai târziu.

5. Programul de livrare țintă

Chiar dacă termenele dvs. limită nu sunt foarte strânse, ar trebui să aveți totuși în minte un program de livrare țintă. Acest lucru trebuie inclus în cererea dvs. de propuneri, astfel încât furnizorii potențiali să poată evalua în mod corespunzător dacă au resursele și lățimea de bandă pentru a finaliza lucrarea la timp.

6. Posibile blocaje

Nu-ți ascunde problemele existente sau potențiale sub covorul proverbial dacă vrei să dispară. O cerere de propuneri de succes este clară în mod explicit cu privire la orice probleme tehnice sau posibile blocaje, cum ar fi: aveți de-a face cu codificare personalizată sau cu o platformă învechită? Echipa ta are resurse limitate?

Explicând acest lucru din timp, potențialii vânzători vor ști exact în ce se bagă.

De asemenea, veți elimina în mod natural contractanții care nu pot face față sarcinii din cauza acelor constrângeri.

Dar veți intra în legătură și cu companii care știu să rezolve aceste probleme comune cu pricepere și finețe.

Amintiți-vă, este mult mai bine să aflați asta acum decât după ce ați acceptat oferta și ați început lucrul.

7. Constrângeri bugetare

De asemenea, este important să fii direct cu bugetul tău. Cu cât poți elimina mai multe surprize, cu atât mai bine pentru toate părțile implicate.

8. Ce cauți la potențialii furnizori

O altă modalitate de a reduce sau elimina surprizele este să explici exact ceea ce cauți de la potențialii contractori.

Tot ce trebuie să faceți este să subliniați ceea ce contează cel mai mult pentru proiectul dvs. (adică, timpul, soluția, bugetul etc.) și să arătați cum veți evalua propunerile lor pe baza acestui lucru.

Vă vom arăta cum se face acest lucru în curând, dar înainte de a face acest lucru, mai este un lucru de adăugat aici: o scrisoare de intenție pentru RFP.

La fel ca o scrisoare de intenție pentru un CV, o scrisoare de intenție RFP creează o imagine profesională pentru marca dvs. și dă tonul pentru potențialii furnizori. Semnalează că ar trebui să ia în serios propunerea și proiectul.

Vestea bună este că există o serie de instrumente pentru a face crearea RFP-urilor mai ușoară și mai puțin stresantă decât vă imaginați.

Exemple de răspunsuri la cererile de propuneri

Dacă ați emis un RFP și colectați răspunsuri, s-ar putea să vă întrebați ce ar trebui să căutați în răspunsurile eficiente la RFP. Aici, să ne uităm la câteva exemple de exemple de răspunsuri RFP impresionante.

Exemplul unu: Răspuns general la cererea de propuneri pentru servicii de design web

Stimate [autor al RFP]:

În ceea ce privește cererea dumneavoastră de propunere (RFP), [compania noastră] este încântată de oportunitatea de a vă oferi servicii de web design. După ce am lucrat cu [scurtă listă a clienților din trecut], credem că un parteneriat cu [compania căreia îi scrieți] ar avea un impact extraordinar asupra satisfacției clienților dumneavoastră și asupra rezultatului final.

Fiind unul dintre furnizorii de frunte de [industria clientului] de [serviciul principal al clientului], știți cât de critică poate fi această perioadă a anului pentru clienții dvs. În medie, costul de livrare este de [xxxx.xx] USD, iar [numele clientului] se angajează să respecte „[declarația de misiune a clientului]”.

Pe măsură ce aceste provocări devin tot mai comune, este din ce în ce mai important să le oferim clienților un site web puternic, optimizat pentru SEO, pentru a atrage noi clienți potențiali. Având în vedere acest lucru, [compania noastră] intenționează să ajute [numele clientului]:

• Creați un site web elegant, impresionant, care este curat, ușor de utilizat și receptiv pentru mobil pentru a funcționa pe toate dispozitivele, astfel încât vizitatorii web să aibă o primă impresie puternică despre marca dvs., indiferent de dispozitivul pe care îl folosesc pentru a vă găsi.

• Vă ajută să consolidați identitatea mărcii printr-un nou logo și o paletă de culori nouă, coerentă.

• Asigurați-vă că fiecare dintre paginile dvs. web este optimizată pentru SEO pentru a se clasa rapid, ceea ce va atrage noi clienți pe site-ul dvs. și vă va demonstra liderul în industrie.

După cum se menționează în rezumatul executiv, [compania noastră] intenționează să ajute [numele clientului] [scurtă aluzie la beneficiile clientului prezentate în rezumatul executiv]. Pentru a face acest lucru, echipa noastră a schițat un set propus de livrabile, o ordine a operațiunilor, diviziunea muncii și datele estimate de finalizare pentru a se asigura că parteneriatul dintre [compania dvs.] și [numele clientului] este de succes.

[Compania dvs.] abia așteaptă să colaboreze cu dvs. pentru a ajuta [numele clientului] să rezolve [provocările clientului descrise în Rezumatul executiv]. Pentru a recapitula, vă rugăm să vedeți mai jos o scurtă prezentare generală a serviciilor incluse în acest parteneriat.

Acest exemplu de răspuns explică clar și succint modul în care serviciul furnizorului va rezolva punctele critice ale cumpărătorului atunci când vine vorba de crearea unui site web puternic. Subliniind principalele beneficii, îi arăți clientului cum îi vei pune pe primul loc și cum îi vei concentra pe nevoile lor pentru a-și duce treaba la bun sfârșit.

Exemplul doi: Companie de producție video care își oferă serviciile

Sursa imaginii

Când a răspuns la o cerere de propuneri de la Anthem Blue Cross și Blue Shield, Paul Horton Visuals a ales să creeze o pagină web completă dedicată răspunsului lor la cerere. Formatul paginii web a permis echipei de la Paul Horton să creeze un eșantion complet de tratament video și un proces pentru a arăta lui Anthem ceea ce ar putea oferi dacă Anthem le-ar alege. Pagina include și un videoclip încorporat pentru a evidenția punctele forte ale lui Paul Horton: producția video.

Propuneți instrumente software pentru a vă ajuta să gestionați cererile de propuneri

În acest articol, am prezentat 10 instrumente care să vă ajute să gestionați și să creați propuneri cu aspect profesional în mai puțin timp.

Pentru scopurile de astăzi, următoarele cinci instrumente sunt locuri excelente pentru a începe:

1. RFPIO

RFPIO rezolvă problema răspunsului la RFP, de la managementul proiectelor la colaborare, până la integrarea cu alte programe software. Soluția lor include tablouri de bord de raportare, funcții de răspuns automat și generarea automată de propuneri proactive din CRM. RFPIO include, de asemenea, o bibliotecă inteligentă de răspunsuri care transformă răspunsurile anterioare RFP în inteligență la cerere, care dă putere echipelor de venituri cu conținut de întreprindere la îndemână oriunde lucrează.

Și ce e mai bine? RFPIO are o integrare cu HubSpot care vă va sincroniza automat cererea de propuneri cu portalul dvs., facilitând partajarea informațiilor cu echipa dvs.

2. PandaDoc

Pentru a crea cereri de propuneri personalizate cu propriul brand, luați în considerare utilizarea software-ului de propunere PandaDoc.

Aici puteți configura primul RFP în câteva minute și chiar puteți colabora cu membrii echipei folosind actualizări în timp real din documentul în sine.

3. Nusii

Similar cu alte programe de propunere de pe piață, Nusii folosește un editor de tip drag-and-drop care face construirea cererilor de propuneri o simplă simplitate – mai ales pentru începători.

Datorită designului său curat, modern și simplu, este, de asemenea, foarte ușor de înțeles.

Una dintre cele mai utile caracteristici ale Nusii este utilizarea acestuia pentru reelaborarea cererilor de propuneri existente pentru a vă economisi timp. Doar copiați conținutul dintr-o cerere de propuneri care vă place și editați informațiile pentru a se potrivi noii solicitări.

4. Loopio

Cum intenționați să organizați toate răspunsurile la cererile dumneavoastră de propuneri?

O caracteristică remarcabilă cu Loopio este biblioteca sa de răspunsuri RFP, care vă oferă acces instantaneu la toate răspunsurile dvs. de la RFP-urile anterioare. Acest lucru vă scutește de bătaia de cap de a căuta pentru a găsi ceea ce aveți nevoie într-o căsuță de e-mail aglomerată.

Caracteristica lor magică vă va ajuta chiar să completați automat un răspuns dacă pare similar cu unul pe care l-ați făcut deja.

În plus, puteți gestiona întregul proces RFP - inclusiv trimiterea de răspunsuri automate - și puteți colabora cu echipa dvs. într-un singur loc, cu tabloul de bord intuitiv.

Și dacă instrumentele de propunere sunt în afara bugetului în acest moment sau dacă doriți să încercați mai întâi să vă creați propria dvs., folosiți acest șablon ca punct de plecare.

5. RFP360

RFP360 vă simplifică abordarea pentru gestionarea răspunsurilor la RFP. Funcțiile lor intuitive de gestionare a cunoștințelor, fluxului de lucru și colaborare facilitează crearea, revizuirea, actualizarea și aprobarea răspunsurilor convingătoare într-o singură bibliotecă. Automatizarea propunerilor și capabilitățile de inteligență a răspunsurilor (AI) vă accelerează capacitatea de a răspunde la întrebări, sugerând cele mai bune răspunsuri posibile și completându-le automat în bloc.

De asemenea, puteți importa cereri de propuneri în diferite formate și puteți genera propuneri finale rafinate, iar extensiile integrate permit oricui din organizația dvs. să utilizeze conținutul din biblioteca dvs. de cunoștințe în fișiere Microsoft Office, chestionare online și formulare - fără a părăsi acele aplicații.

Șablon RFP gratuit și editabil

Descărcați un șablon RFP gratuit, editabil.

Pentru a utiliza acest șablon, pur și simplu descărcați-l aici sau completați formularul de mai jos. Puteți elimina secțiuni sau informații care nu se referă la proiectul dvs. și puteți adăuga orice altceva aveți nevoie pentru cererile dvs. de propuneri. De asemenea, puteți utiliza această formulă de propunere încercată și testată pentru a vă asigura că cererea dvs. de propuneri este profesională și, de asemenea, lustruită.