Ce este o carte de proiect? Ghidul complet

Chartele de proiect oferă o lumină călăuzitoare pentru orice nouă inițiativă. Deci, indiferent dacă lucrați ca manager de proiect sau ca profesionist în operațiuni, va trebui să deveniți un profesionist în scrierea acestor documente.

Pe lângă faptul că vă oferă autorizația de a începe proiecte, cartele de proiect vă ajută să vindeți viabilitatea proiectului dumneavoastră părților interesate. Acest document vă va ajuta, de asemenea, să vă implicați întreaga echipă cu planurile și termenele limită.

În acest ghid, vom explora tot ce trebuie să știți despre cartele de proiect. Vom acoperi:

Beneficiile creării de carte de proiect

„Carta proiectului este un document atât de important încât un proiect nu poate fi început fără unul”, spune Rita Mulcahy, un renumit manager de proiect, trainer și autor. Acest document vă poate menține echipa pe drumul cel bun pentru a vă atinge obiectivele proiectului la termenul limită.

Iată și alte beneficii ale creării unei carte de proiect bine scrise:

• Veți decide asupra unui buget de proiect.
• Puteți defini rezultatul proiectului.
• Veți evita scăderea domeniului de aplicare și veți respecta termenele limită.
• Puteți obține acceptarea părților interesate pentru proiectul dvs.
• Puteți seta datele estimate de început și de sfârșit ale proiectului.
• Puteți explica clar modul în care obiectivele proiectului dvs. se aliniază cu obiectivele organizaționale.

În continuare, vom explora cele mai bune practici pentru redactarea unei carte de proiect.

Cum se scrie o carte de proiect

Când scrieți cartea de management al proiectelor, este important să o faceți corect de la început. „Nu ar trebui să schimbați o carte de proiect după aprobarea sa”, spune Mary Beth Imbarrato, autoarea cărții The Project Roadmap. Schimbările de ultimă oră pot determina părțile interesate să pună la îndoială fezabilitatea proiectului.

Acest ghid pas cu pas vă va ajuta să scrieți o carte de proiect grozavă de la început.

1. Adunați informații de la echipa de proiect.

Discuția cu membrii echipei este esențială atunci când creați documentele de proiect. Colegii vă pot ajuta să stabiliți calendare realiste ale proiectelor. De asemenea, vă pot ajuta să descoperiți obiectivele, domeniul de aplicare și planurile de diminuare a riscurilor pentru proiect.

„Ar trebui să alocați timp pentru ca membrii echipei dumneavoastră să discute despre proiect, cum doresc să-l abordeze și care este lățimea lor de bandă actuală”, spune Will Yang, șeful de creștere la Instrumentl. „Făcând acest lucru, vă asigurăm că echipa de proiect este pe aceeași pagină.”

2. Păstrați charterul într-o locație centrală.

Pentru a încuraja colaborarea, stocați carta proiectului într-un hub central, astfel încât membrii echipei să o poată comenta și edita.

Acest lucru oferă tuturor un sentiment de proprietate asupra proiectului. Programe precum Google Drive și Dropbox oferă capabilități de co-editare.

3. Păstrați pe scurt charta proiectului.

S-ar putea să fii tentat să captezi fiecare detaliu din carta proiectului tău. Dar amintiți-vă: ar trebui să mergeți în profunzime în documentul de planificare a proiectului, nu în carta proiectului.

„Părțile interesate nu vor avea timp să citească o carte de 15 pagini, deoarece au alte priorități”, sfătuiește Konstandinos Christofakis, șeful de marketing la ULTATEL. „De aceea charterele ar trebui să fie o imagine de ansamblu la nivel înalt a proiectelor, să rămână suficient de scurte pentru a fi utile și suficient de lungi pentru a fi valoroase.”

Dacă informația este digerabilă, șansele de aprobare a proiectului cresc, potrivit Christofakis.

4. Adăugați imagini la charter.

Utilizarea imaginilor sau a elementelor de design poate ajuta la îmbunătățirea lizibilității documentului dvs. de proiect și la menținerea scurtă a documentului.

De exemplu, dacă doriți să schițați un plan de comunicare îndelungat sau o etapă de hotar în charter, o diagramă Gantt vă poate ajuta. Aceste diagrame ies în evidență și în carta proiectului, permițând membrilor echipei să le facă referire cu ușurință.

Sursa imaginii

5. Creați un șablon de carte de proiect.

Ați scris o carte de proiect în trecut? Sau poate că documentul pe care tocmai l-ați completat este o capodopera. Transformă aceste documente în șabloane pe care le poți folosi în viitor.

A avea un șablon pentru carta de management al proiectelor vă ajută să economisiți timp și să mențineți coerența în viitor. Această abordare a documentelor de proiect vă asigură, de asemenea, că nu omiteți elemente importante din documentul dvs.

Sfat profesionist: dacă nu aveți deja un șablon, puteți căuta opțiuni online. HubSpot oferă un șablon gratuit de carte de proiect pe care îl puteți descărca oricând.

Sursa imaginii

Acum că cunoașteți elementele de bază ale creării documentelor de management de proiect, să trecem peste anatomia unei carte de proiect.

Anatomia unei carte de management de proiect

După elaborarea unei carte de proiect, managerii de proiect le trimit sponsorului proiectului pentru a obține aprobarea. Un sponsor poate include guvernul, finanțatorul individual sau managementul de vârf al organizației care execută proiectul.

Iată care sunt elementele de care carta proiectului dumneavoastră are nevoie pentru a obține aprobarea de la sponsori.

1. Obiectivul proiectului

Obiectivul proiectului este motivul la nivel înalt pentru derularea proiectului. Asocierea obiectivelor de obiectivele companiei dumneavoastră este o modalitate genială de a trezi interesul părților interesate pentru proiectul dumneavoastră.

Sfat profesionist: utilizați cadrul SMART pentru a vă face obiectivele specifice, măsurabile, realizabile, realiste și limitate în timp.

2. Prezentare generală a proiectului

Prezentarea de ansamblu a proiectului dumneavoastră intră în mai multe detalii despre cronologia și proprietatea unui proiect. Această secțiune prezintă detalii precum numele proiectului, sponsorul proiectului, managerul de proiect, datele estimate de începere și finalizare și bugetul estimat.

Sfat profesionist: adăugați un tabel la prezentarea generală a proiectului. Acest lucru face ca informațiile să fie ușor de găsit și ușor de găsit.

Sursa imaginii

3. Rezultatele proiectului

Aceasta este o listă a serviciilor sau produselor pe care echipa de proiect le va oferi părților interesate. Fiți clar ce oferă echipa dvs. pentru a evita orice dezacorduri care vă vor face să vă prelungiți termenul limită.

4. Domeniul proiectului

Sfera proiectului explică limitele proiectului. În timp ce PM-urile scriu în mod obișnuit domenii detaliate ale proiectului, menținerea pe scurt în carta proiectului este cea mai bună practică. De ce? Puteți crea o declarație detaliată a domeniului de aplicare în faza de planificare a proiectului.

5. Părțile interesate ale proiectului

Aceasta este o listă cu numele și responsabilitățile părților implicate într-un proiect. Menționând cine este responsabil pentru diferite sarcini, membrii echipei dvs. sunt responsabili.

6. Riscurile proiectului

Evidențierea riscurilor pentru un proiect vă va ajuta să identificați blocanții pentru succesul proiectului dvs. și impactul potențial al acestora. Acest lucru vă permite să elaborați strategii de diminuare a riscurilor.

Sfat pro: Creați un tabel cu riscurile potențiale. Asigurați-vă că explicați de ce riscul reprezintă o amenințare pentru proiectul dvs. și strategiile de atenuare pe care intenționați să le implementați.

Sursa imaginii

7. Resurse ale proiectului

Creați întotdeauna o listă de resurse de care va avea nevoie proiectul dvs. Și nu sunt doar bani. Resursele dumneavoastră ar trebui să includă membri ai echipei, facilități, echipamente și alte elemente esențiale care sunt esențiale pentru succesul proiectului dumneavoastră. Acest lucru vă ajută să luați în considerare tot ceea ce aveți nevoie pentru a duce proiectul la linia de sosire.

Sursa imaginii

Exemple de carte de proiect

1. Carta de management de proiect pentru Lean Six Sigma

Sursa imaginii

Acest exemplu de carte de proiect urmează formatul Lean Six Sigma, o metodologie pentru managementul proiectelor. Echipele care folosesc deja acest cadru pot opta pentru a-și structura carta de proiect în acest fel.

Ce ne place: Carta proiectului Lean Six Sigma oferă un domeniu clar de lucru. Obiectivele proiectului urmează, de asemenea, cadrul SMART, făcând extrem de clar modul în care proiectul va beneficia companiei.

Limitări ale chartei proiectului: deși această carte prezintă informații cheie, inclusiv obiectivul proiectului și declarația problemei, unele informații cheie lipsesc. Proprietarul procesului nu a precizat costurile sau riscurile proiectului. Dacă emulați acest format, asigurați-vă că includeți aceste informații.

2. Carta de management de proiect pentru reproiectarea site-ului web

Sursa imaginii

În această carte de proiect, Universitatea din Guelph explorează exact ce trebuie să facă echipa sa web pentru a reproiecta site-ul web al bibliotecii școlii. Aceasta include toate părțile interesate necesare și cine deține proiectul.

Ce ne place: Acest proiect are un domeniu de aplicare și o cronologie bine definite. Sponsorii știu exact cine lucrează la ce și când.

Limitări ale chartei proiectului: în timp ce acest proiect explorează riscurile asociate proiectului, planurile de atenuare ar îmbunătăți această secțiune a documentului.

Greșeli de evitat atunci când creați carte de management de proiect

1. Lipsește o declarație clară a scopului

Fiecare proiect ar trebui să aibă un scop și un scop clar. Dar uneori, obiectivul principal devine neclar. Pentru a combate acest lucru, aplicați efectul de adevăr iluzoriu, care afirmă că utilizarea informațiilor repetate crește înțelegerea.

Lauren Carter, consultant principal la Lauren Ashley Consulting, spune că folosește această strategie pentru a-și ajuta echipa să-și amintească scopul proiectelor. În cuvintele lui Lauren:

„Membrii proiectului pierd adesea „Steaua Nordului” în toiul lucrării. O modalitate eficientă de a preveni acest lucru este prin a avea o declarație clară a scopului în cartă, pe care o repet în mai multe moduri de-a lungul ciclului de viață al proiectului.”

„Acest lucru poate fi ca un antet pe documentele de proiect, plasându-l în partea de sus a cronologiei sau diagramelor sau folosindu-l ca o măsură în raport cu care evaluați activitățile planificate și neplanificate care apar.”

2. Crearea unui proiect Charter Mid-Project

Chartele de proiect ar trebui să dea startul inițiativei dvs. Scrierea acestui document la jumătatea procesului poate duce la difuzarea domeniului de aplicare, responsabilități nedefinite și confuzie.

„Schimbarea documentului proiectului după inițiere și planificare înseamnă că va trebui să revizuiți orice lucrare pe care ați finalizat-o și chiar să reluați unele sarcini finalizate”, spune Mary Beth Imbarrato, o veterană de 25 de ani în industria managementului de proiect.

Ea adaugă: „Acest lucru poate duce la întârzieri, costuri crescute și poate crea mai multe riscuri pentru proiect”.

Mary Beth mai spune că modificările aduse chartei pot avea un impact asupra modului în care membrii echipei văd un proiect. Rezultatul? Angajament și implicare reduse.

Concluzia: crearea charterului înainte de a începe proiectul vă va ajuta să evitați scăderea domeniului de aplicare, să preveniți timpul pierdut prin refacerea lucrărilor și să țineți la distanță riscurile suplimentare pentru proiect.

3. Ignorarea șablonului de cartă de proiect al companiei dvs

Folosirea documentelor de proiect existente ca șabloane vă poate economisi timp și vă poate asigura coerența.

În loc să creați noi charte de la zero, solicitați o mostră de document de charter completat care i-a plăcut companiei și utilizați-l ca șablon. Acest șablon vă va ajuta să înțelegeți cum preferă organizația dvs. să prezinte idei, permițându-vă să urmați exemplul și să începeți proiectele cu piciorul potrivit.

Începeți un nou proiect fără pași greșiți

O carte bine gândită este o foaie de parcurs pentru atingerea obiectivelor proiectului dumneavoastră în timp record.

Începeți prin a colecta informații de la echipa dvs. și creați o carte de proiect care va primi undă verde de la părțile interesate.