Ce este și cum se scrie [+5 șabloane]

Un document de cerințe de afaceri (BRD) este un punct de plecare pentru orice proiect software sau soluție de afaceri. Acest document aliniază membrii echipei cu privire la ce să construiască, de ce să-l construiască și cum să se realizeze.

Acest articol explorează elementele de bază ale documentelor privind cerințele de afaceri. Aceasta include de ce aveți nevoie de unul, cum să scrieți unul eficient și multe altele. Am inclus, de asemenea, cele mai tari 5 exemple BRD de la companii mari.

Continuați să citiți pentru ghidul complet.

Cuprins

Ce este un document de cerințe de afaceri
De ce este important să documentezi cerințele de afaceri
Cum să scrieți un document de cerințe de afaceri în 9 pași simpli
Exemple de documente privind cerințele de afaceri

BRD-urile surprind fiecare pas al dezvoltării produsului, de la un rezumat executiv până la rezultatele așteptate. Documentele privind cerințele de afaceri includ adesea:

• Puncte de durere actuale și obiective ale proiectului.
• De ce resurse are nevoie o companie.
• Etapele de livrare și etapele de referință ale unui proiect.
• Cerințele funcționale ale unei noi soluții (tehnice și non-tehnice).
• Constrângeri ale proiectului (tot ceea ce poate încetini sau împiedica progresul unui proiect).
• Părțile interesate.
• Riscuri.
• Rentabilitatea investiției așteptată.

Structura documentelor privind cerințele de afaceri poate varia în funcție de tipul de proiect. De exemplu, veți elimina cerințele funcționale tehnice dacă soluția pe care doriți să o construiți nu este software.

Vă vom explica complet cum să scrieți un BRD. Puteți vedea un model de șablon mai jos.

Sursa imaginii

De ce sunt importante documentele privind cerințele comerciale?

BRD-urile pictează o imagine completă a unui potențial proiect. Aceste documente reunesc toate echipele implicate în lansarea unui proiect și asigură livrarea cu succes a proiectului.

De fapt, Project Management Institute a descoperit că echipele fără planificare prealabilă eșuează proiectele de două ori mai des decât echipele pregătite. PMI a dezvăluit, de asemenea, că planificarea ajută echipele să își atingă 77% din obiectivele, față de 56% pentru cele cu maturitate scăzută în managementul proiectelor .

BRD-urile permit, de asemenea, echipei dvs. să:

• Monitorizați starea generală a proiectului.
• Reunește părțile interesate și membrii echipei pentru a crea consens și colaborare.
• Acoperiți riscul schimbărilor neașteptate ale proiectului.
• Înțelegeți-vă bugetul și rentabilitatea investiției anticipată.
• Înțelegeți constrângerile proiectului și găsiți o soluție optimă pentru a le rezolva.
• Încurajează responsabilitatea în rândul echipei tale prin stabilirea unor obiective clare și transparente.

Cum să scrieți un document de cerințe de afaceri

Aici, veți învăța ce să scrieți în fiecare secțiune a unui document de cerințe de afaceri. Pentru a face procesul ușor de înțeles, vom explica fiecare pas într-un exemplu.

Deci, pentru a începe, imaginați-vă că compania dvs. dorește să creeze un sistem de management al conținutului pentru specialiștii TikTok. Ceea ce aveți acum este o mizerie de Foi de calcul Google și note pe hârtie. Scopul dvs. este să planificați, să gestionați și să măsurați performanța TikTok într-un singur loc.

Având în vedere acest lucru, să începem să descriem cerințele noastre de afaceri.

1. Începeți cu rezumatul dumneavoastră executiv.

Rezumatele executive descriu un proiect în mod concis pentru directorii dvs. sau pentru alte părți implicate (de exemplu, partenerii de afaceri). Această secțiune oferă o declarație la nivel înalt a scopurilor proiectului. Un rezumat ar trebui să surprindă următoarele:

• Punctele de durere actuale și modul în care acestea afectează afacerea.
• Ceea ce oferi ca soluție.
• Date relevante, cum ar fi rentabilitatea investiției așteptată.
• Un termen limită pentru proiect.

Rezumatul dvs. executiv ar trebui să fie ușor de înțeles. Cititorii dvs. ar trebui să învețe de ce proiectul este important și în care merită investit doar citind această secțiune.

Pentru proiectul nostru TikTok CMS, rezumatul executiv ar fi după cum urmează:

Organizația noastră caută un sistem de management al conținutului TikTok pentru a măsura performanța echipei TikTok. Ne propunem să analizăm campaniile, cheltuielile publicitare și rentabilitatea investiției pentru a scala cele mai benefice campanii.

Ne așteptăm ca produsul să fie construit până la sfârșitul celui de-al treilea trimestru.

2. Comunicați obiectivele de afaceri.

Enumerați obiectivele de afaceri pe care sperați să le atingeți prin proiect. Sistemul SMART al HubSpot oferă o metodă simplă de stabilire a obiectivelor. Obiectivele dvs. ar trebui să fie specifice, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp.

Să stabilim obiective pentru CMS-ul nostru TikTok:

• Creșteți rentabilitatea investiției reclamelor TikTok cu 10% în noiembrie.

• Accelerează crearea postărilor pentru a publica 2 postări zilnic.

• Creați un raport analitic pentru a accesa și analiza valorile TikTok într-un singur loc.

• Definiți campaniile TikTok cu cele mai bune performanțe pentru a le extinde.

Dacă nu puteți specifica numerele sau este greu să le anticipați, detaliați rezultatele specifice pe care sperați să le obțineți din implementarea completă a proiectului.

3. Explicați fundalul proiectului și de ce este necesar.

Numiți câteva probleme urgente pe care doriți să le rezolvați prin proiect. Furnizați date și cercetări pentru a vă susține declarația. De exemplu, puteți compara cheltuielile curente și cele așteptate. Asigurați-vă că includeți un rezumat al experimentelor sau proiectelor anterioare în această secțiune.

Iată fundalul exemplului nostru TikTok:

Echipa noastră nu are o înregistrare detaliată a rentabilității investiției TikTok. Un CMS TikTok va ajuta la reducerea costurilor campaniilor TikTok și la creșterea rentabilității investiției. Vom determina, de asemenea, cele mai performante campanii din punct de vedere al rentabilității investiției.

4. Stabiliți-vă domeniul de activitate.

Aceasta este cea mai importantă parte a BRD-ului dumneavoastră. Această secțiune ar trebui să includă:

• O prezentare detaliată a obiectivelor proiectului.
• Repere.
• Rezultatele proiectului.
• Criteriul de acceptare.

Domeniul dvs. de activitate identifică ceea ce trebuie făcut într-o anumită perioadă. Asigurați-vă că comunicați clar cerințele proiectului pentru fiecare pas de dezvoltare. Acest lucru favorizează comunicarea clară între părțile interesate și membrii echipei care vor lucra la proiect. De asemenea, veți atenua riscul ca proiectul să se îndepărteze de curs.

5. Definiți cerințele de funcționalitate ale proiectului.

Listați toate caracteristicile și funcționalitățile necesare ale produsului. Această secțiune include ceea ce trebuie să fie construit și toate caracteristicile necesare noului dvs. proiect. De asemenea, puteți descrie această secțiune în Domeniul de aplicare.

Pentru CMS-ul nostru TikTok, vom avea nevoie de:

• O vizualizare a activității calendaristice pentru gestionarea conținutului.

• Analize lunare de performanță pentru o postare independentă și un grup de postări.

• Filtrarea după diferite campanii.

6. Identificați părțile interesate cheie.

Această secțiune a BRD enumeră părțile interesate cheie pentru proiectul dumneavoastră. Fă-ți timp pentru a sublinia rolurile și responsabilitățile fiecărei persoane. Asigurați-vă că includeți atât părți interne, cât și externe.

Să ne aruncăm în exemplul nostru.

• Director de marketing: Aprobați crearea CMS TikTok.

• Manageri de proiect: Responsabili pentru descompunerea proiectului, desemnarea membrilor echipei și asigurarea că proiectul este finalizat în termen.

• Conducător de echipă TikTok: responsabil pentru realizarea de conținut și culegerea de valori de performanță.

7. Comunicați constrângerile proiectului.

Este esențial să specificați limitele existente care afectează dezvoltarea proiectului. Constrângerile dvs. pot fi orice, de la buget, setul de instrumente actual, limitări tehnice, disponibilitatea echipei sau dependențe.

Iată un exemplu grozav de limite de proiect pentru un produs tehnic:

Sursa imaginii

8. Stabiliți un program.

Lucrați mână în mână cu managerii dumneavoastră de proiect pentru a specifica termenele limită pentru fiecare fază a inițiativelor dumneavoastră. BRD-urile pentru clienții externi ar trebui să includă termenele limită finale și datele estimate de livrare în jurul reperelor.

Pentru CMS-ul nostru TikTok, iată programul nostru.

• Faza 1. Finalizează X până în decembrie 2022

• Faza 2. Dezvoltarea și asigurarea calității caracteristicii X până în martie 2023

9. Rezumați analiza cost-beneficiu.

O analiză cost-beneficiu determină dacă beneficiile proiectului depășesc costurile acestuia. Creați o foaie de calcul care prezintă cheltuielile curente și bugetul pierdut din cauza ineficiențelor. Prognozați suma de bani și alte beneficii pe care le va câștiga o companie.

Scopul tău este să-i convingi pe directori că un nou proiect merită investiția. Susține-ți cazul prezentând fapte și cifre.

Sursa imaginii

5 Exemple de documente de cerințe de afaceri restante

Am adunat o colecție de 5 șabloane de documente pentru cerințele de afaceri. Priviți fiecare și alegeți unul care se potrivește cel mai bine cu proiectul dvs. Asigurați-vă că ajustați fiecare șablon pentru a îndeplini cerințele proiectului dvs.

Șablon PandaDoc BRD

Acesta este un șablon fantastic dacă doriți să pregătiți un BRD pentru dezvoltarea produsului. PandaDoc oferă exemple simple despre ce text ar trebui să puneți în fiecare secțiune. Veți găsi, de asemenea, cele mai bune practici pentru fiecare entitate menționată în șablon.

Sursa imaginii

Șablon TechWhirl BRD

Acest șablon este conceput special pentru soluții noi tehnologice. TechWhirl include 17 secțiuni care detaliază rezumatul proiectului, domeniul de aplicare, prezentarea generală a procesului de afaceri, cerințele de afaceri și multe altele. Puteți chiar include date în diagrame și grafice.

Cel mai bun pentru: Explicarea proceselor complexe de afaceri și a dependențelor.

Sursa imaginii

Șablon Asana BRD

Asana oferă un șablon BRD gratuit pe care îl puteți edita în timp real. Acest șablon compact include doar câmpurile necesare, iar fiecare secțiune are sfaturi despre ce să scrieți. Acest șablon este cel mai bun pentru a obține acceptarea de la părțile interesate interne.

Sursa imaginii

Șablon Smartsheet BRD

Smartsheet oferă un șablon BRD universal. Îl puteți folosi pentru proiecte interne mici și pentru proiecte complexe și costisitoare pentru furnizori externi. Fiecare secțiune este completată cu o scurtă descriere sau un exemplu a ceea ce ar trebui scris.

Doriți să vedeți mai multe șabloane? Iată 10 șabloane BRD gratuite de la Smartheet (toate urmează același model).

Sursa imaginii

Șablon BRD ClickUp

Căutați un BRD simplu care să vă ghideze proiectele? Încercați acest șablon de la ClickUp. Există doar secțiuni de bază (cu foi) pe care le puteți completa cu ușurință online. Echipele de marketing și vânzări pot folosi acest șablon pentru a obține acceptarea pentru ajustările CRM, dezvoltarea conectorilor API etc.

Cel mai bun pentru: proiecte interioare mici, cu puține cerințe și rezultate.

Sursa imaginii

Scrierea documentului privind cerințele dvs. de afaceri

Indiferent de amploarea proiectului dvs., un document de cerințe de afaceri vă poate ajuta să mențineți procesul ordonat. Cu acest document, veți avea un plan clar care să vă ghideze proiectul. În plus, veți avea un rezumat compact al cazului de afaceri care vă alimentează inițiativa.

Dacă doriți să prezentați afacerea dvs. în ansamblu, explorați șablonul gratuit de propunere de afaceri HubSpot. Vom explica cum să rezumați soluțiile dvs., să împărtășim prețurile și să stabilim termene.